Comment limiter le nombre de réponses dans Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Google Forms est un outil utile pour recueillir des réponses pour des concours, des enquêtes, des inscriptions à des événements, et bien plus encore. Mais que faire si vous devez limiter le nombre de soumissions que vous recevez ? Peut-être que vous avez une limite sur le nombre de réponses de sondage que vous pouvez analyser, ou peut-être que l’événement que vous planifiez a des contraintes d’espace physique.

Limiter le nombre de réponses que votre Google Form peut recevoir vous aidera à gérer ces problèmes. Explorons quelques méthodes pour contrôler les soumissions afin que vous puissiez collecter la quantité de données dont vous avez besoin sans tracas.

Qu’est-ce que Google Forms ?

Google Forms est un créateur de formulaires en ligne polyvalent et convivial qui permet aux utilisateurs de créer des sondages, des quiz, des formulaires d’inscription, et plus encore. Faisant partie de la suite Google Workspace, il s’intègre également parfaitement avec Google Docs, Drive et Sheets.

Que vous soyez un enseignant recueillant des retours d’élèves, un propriétaire d’entreprise menant une enquête de marché ou un organisateur d’événements gérant des RSVP, Google Forms offre un moyen rapide et facile de recueillir des informations en ligne.

Quand limiter le nombre de réponses dans Google Forms

Il existe de nombreux scénarios où limiter les réponses au formulaire peut être nécessaire ou utile, notamment

• Concours ou tirages au sort : Si vous organisez un concours et devez limiter le nombre d’entrées (par exemple, aux 100 premières soumissions), vous devrez limiter le nombre de réponses pour maintenir l’équité du concours.
• Inscriptions à des événements : Pour les événements avec des limitations d’espace, limiter le nombre d’inscrits peut prévenir les sur-réservations.
• Enquêtes exclusives : Lorsque vous recueillez des commentaires d’un groupe sélectionné ou que vous avez besoin seulement d’un certain nombre de réponses, limiter vos soumissions vous aide à contrôler la quantité de données que vous obtenez.

Maintenant que vous savez pourquoi vous pourriez avoir besoin de limiter vos réponses sur Google Forms, il est temps d’apprendre les trois façons les plus courantes de le faire.

Comment limiter les réponses manuellement

Limiter manuellement les réponses dans Google Forms implique de surveiller le nombre de réponses et de désactiver le formulaire une fois le nombre souhaité atteint. Vous pouvez considérer cela comme l’option la plus facile (dans le sens où elle nécessite le moins de configuration). Cependant, cela peut aussi être l’option la moins pratique car vous devez constamment garder un œil sur le nombre de réponses et ensuite fermer manuellement le formulaire.

Guide étape par étape

1. Créez votre formulaire

Ouvrez Google Forms. Cliquez sur Formulaire vierge pour créer un nouveau formulaire et ajouter vos questions.

Partagez le formulaire via une invitation par e-mail ou en partageant un lien.

Découvrez-en plus dans notre guide, Comment créer un formulaire Google.

2. Surveillez les réponses

Une fois votre formulaire en ligne, vérifiez le nombre de réponses à intervalles réguliers dans l’onglet Réponses de votre formulaire.

3. Fermez le formulaire

Une fois que vous avez reçu le nombre de réponses souhaité, retournez dans l’onglet Réponses.

Désactivez l’option Accepter les réponses.

Avantages et inconvénients de limiter les réponses manuellement

Avantages : C’est simple et direct, et cela ne nécessite aucune configuration supplémentaire, logiciel ou module complémentaire.

Inconvénients : Cela nécessite une surveillance constante et est plus sujet aux erreurs. C’est également peu pratique lorsque vous gérez de grands événements, que vous réalisez des enquêtes de grande envergure, lorsque le timing est critique, ou lorsque vous avez besoin d’un nombre exact de réponses.

Comment limiter les réponses automatiquement

Malheureusement, il n’y a pas de moyen natif pour limiter les réponses automatiquement dans Google Forms. La seule option intégrée pour limiter le nombre de réponses dans Google Forms est manuelle. Cependant, il existe une solution. Pour une approche automatisée qui minimise les erreurs humaines, vous pouvez utiliser des modules complémentaires de Google Forms pour gérer vos réponses. Un module complémentaire populaire est formLimiter.

Guide étape par étape

1. Installer formLimiter

Ouvrez votre Google Form et cliquez sur les trois points verticaux dans le coin supérieur droit.

Sélectionnez Obtenir des modules complémentaires dans le menu déroulant.

Recherchez “formLimiter” et installez-le.

2. Définissez votre limite

Une fois installé, cliquez sur l’icône Module complémentaire (un puzzle) dans le menu du haut et sélectionnez formLimiter.

Choisissez Définir la limite dans le popup pour ouvrir les options de configuration.

3. Choisissez comment limiter vos réponses

Vous pouvez définir un point de coupure à un certain nombre de réponses, une date et une heure, ou les deux.

Une fois que vous avez défini votre limite de réponses, formLimiter fermera le formulaire une fois atteinte.

Avantages et inconvénients de limiter les réponses automatiquement

Avantages : Cette méthode automatise le processus de fermeture de votre formulaire, réduisant ainsi les risques d’erreur humaine. Elle est idéale pour les grands événements, les nombreuses réponses, et lorsque vous devez respecter des délais et des limites précis.

Inconvénients : Cela nécessite l’installation d’un module complémentaire tiers qui peut avoir un support ou une longévité limités, et il y a peu d’options de personnalisation.

Comment limiter les réponses avec d’autres modules complémentaires

formLimiter n’est pas le seul module complémentaire de ce type, et d’autres modules peuvent avoir leurs propres capacités ou caractéristiques spécifiques.

Pour installer un autre module complémentaire, il suffit de rechercher sur le Google Workspace Marketplace d’autres options de modules. Commencez par taper “form limiter” dans la barre de recherche, choisissez le module qui répond le mieux à vos besoins, et suivez les instructions d’installation fournies.

Avantages et inconvénients de limiter les réponses avec un module complémentaire

Quel que soit le module complémentaire que vous choisissez, il aura ses propres avantages, mais il partagera probablement les mêmes inconvénients que formLimiter. Les modules peuvent cesser de fonctionner sans avertissement, et le support continu peut être limité.

Si vous recherchez une solution pour toute l’entreprise sur laquelle vous pouvez compter dans le temps et intégrer à votre flux de travail, les modules complémentaires peuvent ne pas être la solution idéale.

Ce qui fait de Jotform une excellente alternative tout-en-un à Google Forms

Bien que Google Forms soit excellent pour collecter des données, il ne s’étend pas bien à un large public d’enquête, et il lui manque une solution intégrée de limitation des réponses. Il ne dispose pas non plus d’autant d’options de personnalisation visuelle que d’autres plateformes, ce qui fait que de nombreuses enquêtes se ressemblent et masse les types de données que vous pouvez collecter.

En revanche, Jotform est une alternative conviviale à Google Forms qui non seulement vous aide à créer des formulaires plus complexes ou sur-mesure, mais qui a également une capacité intégrée pour limiter les soumissions.

Comment limiter les réponses aux formulaires dans Jotform

1. Créez ou sélectionnez un formulaire dans Jotform

Connectez-vous à votre compte Jotform et sélectionnez Créer un formulaire. Vous pouvez également choisir un modèle existant ou un formulaire sur lequel vous travaillez déjà.

2. Accédez aux paramètres de statut du formulaire

Accédez à l’onglet Paramètres de votre formulaire.

Cliquez sur la boîte Statut du formulaire et choisissez si vous souhaitez fermer le formulaire à une certaine date et heure, lorsqu’une limite de soumissions est atteinte, ou une combinaison des deux. Pour cet exemple, nous choisirons Désactiver sur limite de soumission.

3. Définissez votre limite

Selon l’option de limite de formulaire que vous avez choisie, entrez le nombre maximum de soumissions que vous souhaitez autoriser, la date et l’heure où vous souhaitez que le formulaire se ferme, ou une combinaison des deux.

Personnalisez le message que les utilisateurs verront lorsque vous n’acceptez plus de soumissions de formulaire.

L’interface intuitive de Jotform et ses fonctionnalités puissantes en font une excellente alternative pour ceux qui ont besoin de plus de flexibilité, d’options et de contrôle par rapport à Google Forms.

Jotform propose également des limites faciles à définir (sans nécessiter de modules ou d’outil tiers), des formulaires personnalisables, et des modèles étendus, ainsi qu’une large gamme d’intégrations.

Comment contrôler vos données avec Google Forms et au-delà

Vous pouvez limiter le nombre de réponses dans Google Forms de plusieurs manières, soit manuellement, soit en utilisant des modules complémentaires. Cependant, Jotform offre des fonctionnalités puissantes qui rendent la gestion des soumissions de formulaires intuitive et efficace, avec des fonctionnalités comme les limites de formulaire intégrées à la plateforme. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui.

Photo par engin akyurt sur Unsplash

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