Comment créer un flux d'approbation avec Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Les décisions sont rarement prises par une seule personne au sein d’une entreprise. Il est donc essentiel de rendre le processus de collecte des approbations aussi efficace que possible. C’est là qu’interviennent les flux d’approbation. Ces processus structurés définissent les étapes nécessaires pour examiner et approuver les décisions et actions importantes au sein de l’entreprise.

Dans le monde des affaires hautement numérisé d’aujourd’hui, les flux d’approbation gagnent en efficacité lorsqu’ils sont gérés par des outils d’automatisation. Google Forms, largement utilisé pour créer des formulaires et des enquêtes personnalisés, ne propose pas de fonctionnalité d’approbation native. Cependant, il est possible de contourner cette limite en utilisant le module complémentaire Form Approvals, qui permet de mettre en place des processus d’approbation directement dans Google Forms.

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La solution complète de création de formulaires de Jotform est compatible avec les mobiles et offre le plus d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser les flux de travail, recueillir des prospects, et bien plus encore.

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Comment créer un flux d’approbation avec Google Forms

Les flux d’approbation peuvent automatiser de nombreux processus commerciaux courants, y compris les demandes d’achat, les approbations budgétaires, les demandes de congé, et même les propositions de projets. Pratiquement tout processus métier impliquant une demande nécessitant l’approbation d’un ou plusieurs intervenants peut bénéficier de l’automatisation des flux d’approbation. Ce type d’automatisation peut améliorer l’efficacité, réduire les erreurs, et garantir que la direction peut prendre des décisions critiques en temps opportun.

Pour créer un flux d’approbation avec Google Forms, vous devez utiliser le créateur de formulaires basique et un module complémentaire. Voici comment procéder :

1. Connectez-vous à Google Drive.
2. Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut à gauche de l’écran.
3. Sélectionnez l’option Google Forms pour créer un nouveau formulaire Google.
4. Personnalisez le formulaire selon vos besoins, que ce soit pour l’approbation de demandes de congés, de propositions budgétaires ou d’autres demandes nécessitant un examen par les parties prenantes.
5. Incluez un champ dans votre formulaire pour l’adresse e-mail de l’approbateur. Dans l’exemple ci-dessous, ce champ est intitulé Email du manager.
6. Rendre ce champ obligatoire en activant le bouton Obligatoire.

7. Ensuite, cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite de l’écran.
8. Sélectionnez Télécharger des modules complémentaires dans le menu déroulant.

9. Saisissez « Form Approvals » dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée.

10. Sélectionnez le module complémentaire Form Approvals de formapprovals.com et cliquez sur le bouton Installer.
11. Cliquez sur Continuer puis sur Autoriser pour approuver l’installation du module complémentaire.
12. Retournez au formulaire Google que vous souhaitez transformer en flux d’approbation.
13. Cliquez sur l’onglet Paramètres, puis cliquez sur Réponses.
14. Sélectionnez l’option pour activer Collecter les adresses e-mail et choisissez soit Validées (pour demander aux utilisateurs de se connecter à Google) soit Informations saisies par le participant (pour demander aux utilisateurs d’ajouter manuellement leur adresse email). Le module complémentaire Form Approvals générera automatiquement un email de confirmation et l’enverra à l’utilisateur lorsqu’il ou elle soumettra votre formulaire.

15. Ensuite, cliquez sur la nouvelle icône de pièce de puzzle dans le menu supérieur, sélectionnez le module complémentaire Form Approvals, et ouvrez-le.
16. Un nouveau sous-menu s’ouvrira en bas à droite de l’écran. Cliquez sur l’icône plus ombrée pour choisir Ajouter un destinataire dynamique. Cela créera un nouveau menu déroulant.

17. Cliquez sur le texte Select question recipient, puis sélectionnez la question dans le menu déroulant pour identifier l’approbateur. Dans ce cas, vous souhaitez orienter le formulaire vers le responsable de l’employé, donc sélectionnez l’option Adresse email du responsable depuis le menu déroulant.
18. Cliquez sur Save. Désormais, chaque fois qu’un répondant remplira ce formulaire, il enverra automatiquement un message à l’adresse email inscrite dans le champ Adresse email du responsable pour demander une approbation.

Le responsable peut approuver ou refuser la demande en cliquant sur un bouton inclus dans l’email. L’employé(e) qui a soumis le formulaire recevra automatiquement un email de notification l’informant de la décision du responsable.

Flux de travail Jotform : une alternative puissante à Google Forms

Google Forms n’est qu’un des nombreux outils gratuits de création de de formulaires en ligne disponibles sur le marché. Jotform offre encore plus de fonctionnalités pour les utilisateurs qui souhaitent créer des enquêtes, sondages, quiz, questionnaires et formulaires de demande d’approbation personnalisés et au rendu professionnel. Facile à configurer et à utiliser, sans aucune ligne de code, Jotform propose des options de personnalisation du design bien plus poussées que celles de Google Forms et d’autres générateurs de formulaires. La plateforme Jotform intègre également un outil dédié à l’automatisation des processus d’approbation.

Voici ce qui distingue Jotform de Google Forms en termes de flux d’approbation :

• Logique conditionnelle : pour créer des flux d’approbation simples dans Jotform, vous pouvez ajouter une logique conditionnelle aux formulaires que vous utilisez au quotidien. Les fonctionnalités de logique conditionnelle de Jotform déclenchent des emails de notification et demandes d’approbation qui sont automatiquement envoyés aux approbateurs concernés. Les réponses sont ensuite enregistrées dans les Tableaux Jotform.
• Modèles de flux de travail : vous pouvez créer des flux d’approbation via les Flux de travail Jotform, spécialement conçus pour créer des flux d’approbation robustes. Jotform propose également des modèles de flux de travail que vous pouvez personnaliser selon leurs besoins, afin de ne pas avoir à les créer à partir de zéro.
• Approbations de groupe : cette fonctionnalité vous permet d’approuver ou de refuser des demandes en une seule fois plutôt qu’en deux étapes.
• Flux d’approbation à plusieurs niveaux : avec les Flux de travail Jotform, vous pouvez créer des flux d’approbation à plusieurs niveaux, permettant aux managers d’escalader leurs décisions aux responsables appropriés placés plus haut dans la hiérarchie.

Concevoir des flux d’approbation efficaces est essentiel pour fluidifier les processus métier, éviter les retards dans la prise de décision et maintenir une productivité optimale au sein des équipes. Bien que Google Forms permette de mettre en place des processus d’approbation simples, sa configuration reste largement manuelle et peu flexible. Les Flux de travail de Jotform se distinguent par leur simplicité de déploiement et leur haut niveau de personnalisation. Grâce à un générateur de formulaires intuitif, à une logique conditionnelle avancée et à des intégrations avec des outils de gestion de projet, Jotform offre une solution complète pour automatiser les circuits de validation. Que ce soit pour les ressources humaines, la finance ou la gestion de projet, Jotform permet de créer des flux d’approbation sur mesure, adaptés aux besoins spécifiques de chaque service, tout en garantissant une expérience fluide et professionnelle.

Photo par Karolina Grabowska