Comment créer un flux de travail d'approbation avec Google Forms

Guide interactif étape par étape

Les décisions ne sont rarement prises par une seule personne dans une organisation, il est donc essentiel de rendre le processus de collecte des approbations aussi efficace que possible. C’est là qu’interviennent les flux de travail d’approbation. Ces processus structurés définissent les étapes nécessaires pour examiner et approuver les décisions et actions importantes au sein d’une organisation.

Dans l’environnement commercial ultra-technologique d’aujourd’hui, les flux de travail d’approbation sont mieux gérés via des logiciels d’automatisation des processus. Google Forms est un créateur de formulaires et sondages populaire qui permet aux utilisateurs de créer des formulaires personnalisés et de gérer les soumissions. Bien qu’il n’offre pas d’outil d’approbation dédié, les utilisateurs peuvent utiliser le module complémentaire Form Approvals pour construire des flux de travail d’approbation avec Google Forms.

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La solution complète de création de formulaires de Jotform est compatible avec les mobiles et offre le plus d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser les flux de travail, recueillir des prospects, et bien plus encore.

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Comment créer un flux de travail d’approbation avec Google Forms

Les flux de travail d’approbation peuvent automatiser de nombreux processus commerciaux courants, y compris les demandes d’achat, les approbations budgétaires, les demandes de congé, et même les propositions de projets. Pratiquement tout processus commercial impliquant une demande nécessitant l’approbation d’un ou plusieurs intervenants peut bénéficier de l’automatisation des flux de travail d’approbation. Ce type d’automatisation peut améliorer l’efficacité, réduire les erreurs, et garantir que la direction peut prendre des décisions critiques en temps opportun.

Pour créer un flux de travail d’approbation avec Google Forms, vous devrez utiliser le créateur de formulaires basique et un module complémentaire. Voici comment procéder :

1. Ouvrez Google Drive.
2. Cliquez sur le bouton + Nouveau en haut à gauche de l’écran.
3. Sélectionnez l’option Google Forms pour créer un nouveau formulaire Google.
4. Personnalisez le formulaire selon vos besoins, que ce soit pour l’approbation de demandes de congés, de propositions budgétaires ou d’autres demandes nécessitant un examen par les parties prenantes.
5. Incluez un champ dans votre formulaire pour l’adresse e-mail de l’approbateur. Dans l’exemple ci-dessous, ce champ est intitulé E-mail du Gestionnaire.
6. Rendre ce champ obligatoire en activant le bouton Requis.

7. Ensuite, cliquez sur l’icône à trois points en haut à droite de l’écran.
8. Sélectionnez Obtenir des modules complémentaires dans le menu déroulant.

9. Tapez “Form Approvals” dans la barre de recherche et appuyez sur Entrée.

10. Sélectionnez le module complémentaire Form Approvals de formapprovals.com et cliquez sur le bouton Installer.
11. Cliquez sur Continuer puis sur Autoriser pour approuver l’installation du module complémentaire.
12. Retournez au Google Form que vous souhaitez transformer en flux de travail d’approbation.
13. Cliquez sur l’onglet Paramètres, puis cliquez sur Réponses.
14. Sélectionnez l’option pour activer Collecter les adresses e-mail et choisissez soit Vérifié (pour demander aux utilisateurs de se connecter à Google) soit Saisie par le répondeur (pour leur demander d’ajouter manuellement leur e-mail). Le module complémentaire Form Approvals générera automatiquement et enverra un e-mail de confirmation lorsqu’un utilisateur soumettra une réponse.

15. Ensuite, cliquez sur la nouvelle icône de pièce de puzzle dans le menu supérieur, sélectionnez le module complémentaire Form Approvals, et ouvrez-le.
16. Un nouveau sous-menu s’ouvrira en bas à droite de l’écran. Cliquez sur l’icône plus ombrée pour choisir Ajouter un destinataire dynamique. Cela créera un nouveau menu déroulant.

17. Cliquez sur le texte Sélectionner le titre de la question, puis sélectionnez la question dans le menu déroulant suivant qui identifie l’approbateur. Dans ce cas, vous souhaitez orienter le formulaire vers le responsable de l’employé, donc sélectionnez l’option E-mail du Gestionnaire depuis le menu déroulant.
18. Cliquez sur Enregistrer. Désormais, chaque fois que quelqu’un remplit ce formulaire, il enverra automatiquement un message à l’adresse e-mail inscrite dans le champ E-mail du Gestionnaire pour demander une approbation.

Le responsable peut approuver ou refuser la demande en cliquant sur un bouton dans l’e-mail. La personne qui a soumis le formulaire recevra automatiquement un e-mail de notification concernant la décision du responsable.

Jotform Workflows : une alternative puissante aux flux de travail d’approbation de Google Forms

Google Forms n’est qu’un des nombreux créateurs de formulaires en ligne gratuits disponibles sur le marché. Jotform offre encore plus de fonctionnalités pour les utilisateurs qui souhaitent créer des enquêtes, quiz et formulaires de demande d’approbation sur mesure et d’apparence professionnelle. Facile à configurer et à utiliser — sans besoin de compétences en codage — il propose davantage d’options de personnalisation de design en profondeur que Google Forms et autres créateurs de formulaires. Il propose également un outil dédié pour automatiser les approbations.

Voici ce qui distingue Jotform de Google Forms en termes de flux de travail d’approbation :

• Logique conditionnelle : Pour créer des flux de travail d’approbation simples, les utilisateurs de Jotform peuvent ajouter une logique conditionnelle aux formulaires qu’ils utilisent au quotidien. Les fonctionnalités de logique conditionnelle de Jotform peuvent déclencher des e-mails de notification et des demandes d’approbation qui sont automatiquement envoyés aux intervenants appropriés. Les réponses sont enregistrées dans Jotform Tables.
• Modèles de flux de travail : Les utilisateurs peuvent également créer des flux de travail d’approbation via Jotform Workflows, spécialement conçu pour aider les utilisateurs à créer des flux de travail d’approbation robustes. Il propose également des modèles de flux de travail que les utilisateurs peuvent personnaliser selon leurs besoins, afin qu’ils n’aient pas à créer des flux de travail à partir de zéro.
• Approvals de groupe : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’approuver ou de refuser des demandes dans la même étape, plutôt que l’une après l’autre.
• Flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux : Avec Jotform Workflows, les utilisateurs peuvent même créer des flux de travail d’approbation à plusieurs niveaux, où les gestionnaires peuvent escalader leurs décisions aux contacts appropriés plus haut dans la hiérarchie.

Concevoir des flux de travail d’approbation efficaces est essentiel pour rationaliser les processus métier et maintenir un niveau élevé de productivité. Bien que vous puissiez créer des flux de travail d’approbation Google Forms pour des processus d’approbation de base, ils nécessitent beaucoup de configuration manuelle. Jotform Workflows, en revanche, offre davantage de personnalisation robuste et est plus facile à configurer. Avec son créateur de formulaires facile à utiliser, sa logique conditionnelle et ses intégrations avec des outils de gestion de projet, Jotform rationalise le processus d’approbation pour des gains d’efficacité dans tous les départements.

Photo par Karolina Grabowska