La gestion des demandes et des validations de congés peut rapidement devenir un casse-tête pour les managers. « Enregistrer, traiter et approuver manuellement les demandes, informer tous les collaborateurs concernés et garantir la présence d’un remplaçant constituent un processus chronophage et propice aux erreurs », souligne Karen McCandless dans The Ascent.
Cette situation peut également être source de frustration pour les employés, qui doivent parfois attendre des semaines avant d’obtenir une réponse. Lorsqu’une entreprise gère les demandes de congés manuellement, il est en effet facile pour un manager débordé de perdre un email ou d’oublier une requête, avec à la clé, des employés insatisfaits et des superviseurs sous pression.
Pour éviter cela, les entreprises ont tout intérêt à s’appuyer sur une solution technologique capable de simplifier et d’automatiser le processus. Une option simple et accessible consiste à utiliser Google Forms. Cet outil permet de créer facilement des formulaires personnalisés pour les demandes de congés, et de centraliser les réponses dans Google Sheets pour un suivi clair et efficace.
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La solution complète de création de formulaires de Jotform est compatible mobile et dispose des intégrations les plus nombreuses de l’industrie. collecter des paiements, automatiser des flux de travail, rassembler des prospects, et bien plus encore.
Google Forms simplifie les demandes de congés
Google Forms permet à ses utilisateurs de « créer et partager facilement des formulaires et enquêtes en ligne, et d’analyser les réponses en temps réel. » Le modèle de demande de congés de Google Forms facilite grandement la gestion des demandes de vacances par les superviseurs en rationalisant l’ensemble du processus, de la création des formulaires au suivi des informations.
Pour commencer, le modèle de demande de congés vous permet d’e vous éloigner d’abandonner les formulaires papier que vous pourriez égarer ou négliger, et d’utiliser un système qui vous permet de créer des formulaires de demande de congés numériques et personnalisés à partir du modèle, comme celui-ci proposé par Aquatech Management of Long Island. Vous pouvez héberger ces formulaires en ligne sur des systèmes de communication interne ou les envoyer par email aux employés pour qu’ils puissent facilement y accéder, les remplir et les soumettre sans avoir à imprimer quoi que ce soit.
Ensuite, vous pouvez lier les réponses du formulaire de demande de congés dans Google Forms à Google Sheets pour les gérer plus facilement. Dans Google Sheets, les réponses sont triées par horodatage, vous saurez donc qui a soumis leurs demandes en premier et quand elles ont été soumises. Vous pouvez même choisir de recevoir des alertes lorsque les employés soumettent de nouvelles demandes afin de ne pas les manquer.
Jotform, l’alternative idéale pour gérer les demandes de congés
Jotform constitue une alternative puissante à Google Forms pour la création et le suivi des demandes de congé. Grâce à son Générateur de formulaires intuitif par glisser-déposer, vous pouvez personnaliser facilement l’un des plus de 20 modèles de formulaires de demande d’absence et de demande de congés. L’objectif : simplifier votre flux de travail et gérer les demandes des employés de manière plus fluide et plus efficace.
Au-delà de ses nombreuses options de personnalisation, y compris la possibilité d’ajouter du CSS personnalisé, ce qui distingue véritablement Jotform de Google Forms, c’est l’expérience mobile optimisée. Les formulaires Jotform s’adaptent parfaitement à tous les types d’appareils, permettant aux employés de soumettre leurs demandes où qu’ils soient, et aux managers de les consulter à tout moment, depuis n’importe quel support. Avec l’application Formulaires mobiles Jotform, il est même possible de remplir des formulaires hors ligne : les données seront automatiquement synchronisées dès qu’une connexion Internet sera rétablie.
Ces intégrations signifient que si vous collectez actuellement des demandes de congés dans Google Forms et souhaitez passer à Jotform, vous pouvez facilement migrer vos formulaires existants avec l’outil d’importation de Jotform. Et si vous préférez continuer à tirer parti de Google Sheets, il est possible de connecter vos formulaires Jotform afin de centraliser les réponses dans un tableur Google.
Si vous ne souhaitez pas vous lier à Google, les Tableaux Jotform proposent également des modèles de feuilles de calcul, tels que le suivi des demandes de congés et le tableur de suivi des congés et congés maladie. Ces tableaux collectent automatiquement les soumissions, vous permettant de garder une vision claire des absences et de mieux anticiper la planification.
Alors, quelle solution vous convient le mieux ? En résumé, « Si vous avez besoin de formulaires offrant davantage d’options de personnalisation, une bibliothèque de modèles plus fournie et de nombreuses intégrations avec des applications tierces…, Jotform est le choix idéal », affirme Jack Wallen sur TechRepublic.
Photo par Christopher Gower sur Unsplash
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