Gérer les demandes de congé des employés et les approbations peut être compliqué pour les managers. « Essayer d’enregistrer, de traiter et d’approuver manuellement les demandes de congés, de notifier tous les membres du personnel concernés et de s’assurer que vous avez une couverture est un processus prenant et sujet aux erreurs », écrit Karen McCandless pour The Ascent.
Cela peut également être frustrant pour les employés qui peuvent devoir attendre des semaines avant de recevoir l’approbation de leur demande. En effet, lorsque les entreprises suivent manuellement les demandes de congé, il est facile pour les managers de les perdre dans les emails ou de les oublier lorsqu’ils sont occupés par d’autres tâches. Le résultat final est des employés mécontents et des superviseurs débordés.
C’est pourquoi les entreprises ont besoin d’un outil technologique pour gérer ce processus de manière plus efficace. Une option facile à utiliser est Google Forms. Il est simple de personnaliser les formulaires de demande de congé dans Google Forms et de gérer les données avec Google Sheets.
Vous cherchez la meilleure alternative à Google Forms ?
La solution complète de création de formulaires de Jotform est adaptée aux mobiles et possède le plus grand nombre d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des workflows, recueillir des leads, etc.
Google Forms simplifie les demandes de congé
Google Forms permet à ses utilisateurs de « créer et partager facilement des formulaires et enquêtes en ligne, et d’analyser les réponses en temps réel. » Le modèle de demande de congé de Google Forms facilite grandement la gestion des demandes de vacances par les superviseurs en rationalisant l’ensemble du processus — de la création des formulaires au suivi des informations.
Pour commencer, le modèle de demande de congé vous permet de vous éloigner des formulaires papier que vous pourriez égarer ou négliger, et d’utiliser un système qui vous permet de créer des formulaires de demande de congé numériques et personnalisés à partir du modèle, comme celui-ci de Aquatech Management of Long Island. Vous pouvez héberger ces formulaires en ligne sur des systèmes de communication interne ou les envoyer par email aux employés pour qu’ils puissent facilement y accéder, les remplir et les soumettre sans avoir à imprimer quoi que ce soit.
Ensuite, vous pouvez lier les réponses du formulaire de demande de congé dans Google Forms à Google Sheets pour les gérer plus facilement. Dans Sheets, les réponses sont triées par horodatage, vous saurez donc qui a soumis leurs demandes en premier et quand elles ont été soumises. Vous pouvez même choisir de recevoir des alertes lorsque les employés soumettent de nouvelles demandes afin de ne pas les manquer.
Jotform : Une meilleure alternative pour gérer les demandes de congé
Jotform est une alternative puissante pour créer et suivre les formulaires de demande de congé dans Google Forms. Le constructeur par glisser-déposer de Jotform facilite la personnalisation complète de l’un des plus de 20 modèles de formulaires de demande d’absence et de demande de congé, pour rationaliser votre flux de travail et gérer plus efficacement les demandes de congé des employés.
En dehors des capacités de personnalisation étendues (y compris la possibilité d’ajouter du CSS personnalisé), ce qui distingue Jotform de Google Forms, c’est que les formulaires sont réellement adaptés aux mobiles. Ils fonctionnent sur n’importe quel appareil, permettant aux utilisateurs de soumettre des formulaires et aux superviseurs de consulter les soumissions depuis n’importe quel appareil — à tout moment, partout. Jotform Mobile Forms permet même aux utilisateurs de remplir des formulaires hors ligne, et leurs réponses seront synchronisées une fois reconnectés à Internet. De plus, Jotform s’intègre à plus de 100 applications tierces, ce qui en fait l’outil idéal à associer avec des outils existants, y compris Google Drive et Google Sheets.
Ces intégrations signifient que si vous collectez actuellement des demandes de congés dans Google Forms et souhaitez passer à Jotform, vous pouvez facilement migrer vos formulaires existants avec l’outil d’importation de Jotform. Si vous êtes plus à l’aise avec Google Sheets, vous pouvez également lier les formulaires de demande de congé de Jotform à Google Sheets pour suivre et gérer les réponses.
Si vous ne souhaitez pas vous lier à Google, Jotform Tables propose également des modèles de tableurs, tels que le suivi des demandes de congé et le tableur de suivi des congés et maladie, qui collectent automatiquement les soumissions. La capacité de suivre ces données signifie que vous pouvez rester organisé et planifier en conséquence les absences des employés.
Alors, lequel est le mieux pour vous ? En bref, « Si vous avez besoin de formulaires avec plus de personnalisations, une bibliothèque de modèles plus grande, et de nombreuses intégrations d’applications…Jotform est l’option qu’il vous faut », écrit Jack Wallen sur TechRepublic.
Photo par Christopher Gower sur Unsplash
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