Comment utiliser Form Ranger dans Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Configurer manuellement des formulaires en ligne peut entraîner des erreurs de saisie de données, ce qui peut semer la confusion chez les répondants et mener à des réponses inexactes. C’est pourquoi il est utile d’avoir un outil qui peut automatiquement transférer des données de feuilles de calcul dans vos formulaires lorsque vous les configurez. Pour les utilisateurs de Google Forms, cette fonctionnalité est disponible via le module complémentaire Form Ranger.

Bien que Form Ranger soit gratuit à utiliser, sa configuration pour fonctionner correctement prend du temps. Dans cet article, nous allons décomposer le processus étape par étape de l’installation du module complémentaire afin que vous puissiez l’utiliser efficacement dans Google Forms. De plus, nous vous présenterons une manière alternative de connecter des feuilles de calcul à des formulaires en ligne.

Qu’est-ce que Google Forms ?

Google Forms est un créateur de formulaires en ligne offert dans le cadre de la suite de produits Google Workspace. Ce créateur de formulaires est gratuit pour quiconque possède un compte Google, et il permet aux utilisateurs de créer divers types de formulaires, tels que des applications, des enquêtes et des quiz. Bien que de nombreux utilisateurs préfèrent cette solution car apprendre comment utiliser Google Forms est facile, sa fonctionnalité et ses caractéristiques restent assez basiques sans l’aide de modules complémentaires.

Qu’est-ce que Form Ranger ?

Form Ranger est un module complémentaire pour Google Forms conçu pour aider les utilisateurs à importer des options de questions de formulaire à l’aide de données provenant de Google Sheets.

Avec Form Ranger, vous pouvez facilement remplir les options de réponse pour les questions à choix multiples, à liste déroulante, ou à cases à cocher dans Google Forms avec des informations provenant de Google Sheets. Le module complémentaire se connecte à vos feuilles pour transférer automatiquement les données, vous faisant ainsi gagner du temps et évitant les erreurs associées à la saisie manuelle des données.

Vous pouvez même ajouter des formules à Google Sheets qui permettent à l’application de modifier les options de choix multiples dans votre formulaire. Par exemple, si vous organisez un événement avec plusieurs créneaux horaires ayant chacun leurs limites de participants, vous pouvez configurer Form Ranger pour éliminer les créneaux horaires de votre formulaire lorsqu’ils ont atteint leur capacité.

Vous pouvez également configurer Form Ranger pour étendre la liste des options de réponse pour les questions à choix multiples ou à cases à cocher à mesure que les utilisateurs remplissent votre formulaire. Supposons qu’un répondant ajoute une réponse à une question dans une boîte de réponse ouverte “autre”. Vous pouvez configurer Form Ranger pour ajouter cette option au formulaire pour que les futurs répondants puissent également la sélectionner.

Quand utiliser Form Ranger

Vous pouvez utiliser Form Ranger pour maintenir des données précises sur vos feuilles et formulaires dans différentes circonstances, notamment

• Concordance des bons de commande avec l’inventaire actuel
• Coordination des formulaires d’inscription à un événement avec les participants attendus
• Remplir les noms des étudiants ou des employés dans les listes
• Planification d’événements et suivi des limites de participation

Bien que Form Ranger puisse être un ajout utile à Google Forms, sa configuration est également quelque peu compliquée. Vous devrez bien comprendre comment utiliser Form Ranger dans Google Forms pour vous assurer que vos données sont transférées correctement.

Comment utiliser Form Ranger dans Google Forms

Form Ranger est un module complémentaire, ce qui signifie que vous devrez le trouver dans Google Marketplace et l’installer dans Google Forms. Ensuite, vous devrez le configurer soigneusement pour créer un flux de données précis.

Suivez-nous tandis que nous décomposons comment utiliser Form Ranger dans Google Forms en ces étapes.

1. Accédez à la page du Google Workspace Marketplace pour Form Ranger et cliquez sur le bouton Installer.

2. Ouvrez votre Google Form et cliquez sur l’icône en forme de pièce de puzzle (qui ouvre le menu des modules complémentaires) dans la barre de navigation supérieure.

3. Cliquez sur l’option Form Ranger pour ouvrir Form Ranger.

4. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, cliquez sur Démarrer pour commencer à utiliser Form Ranger.

5. Dans Form Ranger, trouvez la question que vous souhaitez remplir avec les données de la feuille de calcul et cochez la case intitulée Remplir à partir de la plage. Cliquez sur le bouton + pour ajouter une nouvelle plage.

6. Sélectionnez la feuille de calcul d’où vous souhaitez extraire les données, puis cliquez sur le bouton Sélectionner.

7. Sous Nom de la feuille, sélectionnez la feuille qui contient les données dont vous avez besoin dans votre feuille de calcul. Sous En-tête de colonne, sélectionnez la colonne que vous souhaitez utiliser pour remplir vos questions. Form Ranger vous montrera un aperçu pour que vous puissiez être sûr d’utiliser les bonnes données. Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant en bas de la page.

8. Remplissez le nom de cette plage de données dans la boîte de texte sous Nom de la plage et cliquez sur Sauvegarder et remplir la question pour mettre à jour votre question.

9. Répétez ce processus pour chaque question applicable. Si vous souhaitez que les questions soient mises à jour régulièrement avec de nouvelles données, sélectionnez la fréquence que vous préférez en activant le curseur soit à la Soumission du formulaire, soit Toutes les heures vers Actif dans le menu Remplissage automatique des questions en bas de Form Ranger. Cliquez sur le bouton Mettre à jour la liste des questions pour finaliser votre choix.

Utiliser Jotform pour le remplissage automatique des formulaires en ligne

Form Ranger n’est compatible qu’avec Google Sheets et les feuilles de calcul Doctupus. Cette limitation, ainsi que le temps nécessaire pour configurer le module complémentaire, sont des raisons pour lesquelles vous pourriez envisager d’utiliser une alternative à Google Forms plus simple.

Jotform vous permet de remplir des formulaires à partir de feuilles de calcul sans avoir à configurer un plug-in supplémentaire. Avec Jotform, vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour renseigner automatiquement certains champs pour les répondants, leur faisant gagner du temps et assurant des résultats plus précis. Il offre également de nombreux avantages supplémentaires, notamment

• Plus de 500 widgets intégrés, y compris le widget Feuille de calcul vers formulaire
• Stockage des données en ligne via Jotform Tables
• Analyse des données et rapports avec le Créateur de rapports Jotform

Jotform vous permet également de télécharger n’importe quel fichier XLS pour le connecter à vos formulaires, vous faisant ainsi gagner du temps et vous évitant des soucis. Commencer est simple et ne nécessite que quelques étapes faciles.

Comment utiliser le widget Feuille de calcul vers formulaire dans Jotform

Vous pouvez remplir automatiquement vos formulaires avec des données d’une feuille de calcul en quelques minutes grâce au widget Feuille de calcul vers formulaire de Jotform. Suivez ces étapes pour apprendre à utiliser le widget Feuille de calcul vers formulaire et simplifier l’expérience de remplissage des formulaires.

1. Cliquez sur le bouton Ajouter un élément de formulaire sur le côté gauche du Jotform Form Builder.

2. Sélectionnez l’onglet Widgets sous le menu Éléments de formulaire. Recherchez le widget Feuille de calcul vers formulaire et sélectionnez-le dans la liste déroulante.

3. Cliquez sur la zone Télécharger un fichier dans le panneau Paramètres du Widget pour télécharger votre feuille de calcul, ou glissez-déposez votre fichier. Si votre feuille de calcul contient plusieurs feuilles, vous devrez sélectionner le nom de la feuille appropriée.

4. Cliquez sur le menu déroulant Colonne de code d’accès pour choisir la colonne par laquelle les données seront importées dans votre formulaire. Par exemple, si vous souhaitez permettre aux employés de remplir un formulaire automatiquement en utilisant leur numéro d’identification d’employé, attribuez la colonne du numéro d’identification comme colonne de code d’accès.

5. Mettre à jour d’autres options que vous souhaitez inclure, telles que Saisir la valeur du champ, Remplissage automatique selon condition, Réinitialiser les champs si invalide, et Exécuter en arrière-plan. Ensuite, cliquez sur le bouton Mettre à jour le widget en bas pour terminer la configuration.

Pourquoi ne pas rendre la création de formulaires plus efficace globalement avec Jotform ?

Ne perdez pas de temps à configurer manuellement vos formulaires en ligne. Avec Jotform, vous n’avez pas besoin de modules complémentaires pour étendre les fonctionnalités de vos formulaires. Vous pourrez accéder à une gamme d’outils et de widgets avancés dans le cadre de la plateforme. Vous pouvez également profiter de ses plus de 10 000 modèles de formulaires pour faciliter encore la création de formulaires.

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Photo par Vitaly Gariev sur Unsplash