Comment déclencher les notifications par e-mail de Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Google Forms facilite la création d’un sondage et son partage par e-mail ou son intégration sur une page web. La version de base est gratuite, simple d’utilisation, et permet des réponses illimitées.

Les notifications par e-mail sont importantes pour les créateurs de formulaires et les répondants. Elles confirment les soumissions pour les utilisateurs et aident les créateurs à suivre les réponses.

Bien que Google Forms soit un outil complet, ses fonctionnalités de notification sont limitées. Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser son système de notification intégré, explorerons des modules complémentaires utiles et vous proposerons des alternatives pour des besoins de notification plus avancés.

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Comment configurer les notifications par e-mail de Google Forms

Heureusement, la configuration des notifications par e-mail pour Google Forms est facile. Voici comment procéder :

1. Accédez au formulaire Google pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.
2. Cliquez sur Publier pour que les répondants puissent accéder à votre formulaire.

3. Lorsque les réponses commencent à arriver, cliquez sur Réponses.

4. Cliquez sur l’icône à trois points dans le coin supérieur droit.

4. Cliquez sur “Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses“.

Les étapes ci-dessus sont tout ce dont vous avez besoin pour recevoir une notification par e-mail chaque fois que quelqu’un répond à votre formulaire.

Malheureusement, Google ne fournit pas de résumé de la réponse dans l’e-mail. Cela signifie que vous devez revenir sur Google Forms pour voir chaque réponse dans son intégralité.

De plus, seulement vous (le créateur du formulaire) recevrez les notifications. Si vous souhaitez que vos collègues reçoivent des notifications, vous devrez les ajouter en tant que collaborateurs dans le formulaire et leur demander d’activer les notifications par e-mail.

Modules complémentaires de notifications par e-mail de Google Forms

Si vous recherchez plus de fonctionnalités que les notifications par e-mail par défaut de Google, il existe des modules complémentaires qui vous permettent de recevoir des notifications par e-mail incluant les résultats complets du sondage.

Module complémentaire Notification par e-mail pour Google Forms

Ce module complémentaire simple vous permet de personnaliser chaque e-mail de notification et d’inclure autant ou aussi peu des résultats du formulaire que vous le souhaitez dans la notification. Voici comment l’utiliser.

1. Installez le module complémentaire depuis le Google Workspace Marketplace. Vous pouvez l’installer pour des utilisateurs individuels, ou les administrateurs peuvent l’installer pour toute votre équipe.

2. Rendez-vous sur votre formulaire et cliquez sur l’icône des modules complémentaires (la pièce de puzzle). Cliquez sur Notification par e-mail pour les formulaires puis sur Ouvrir l’application.

3. Une fois l’application ouverte, cliquez sur le bouton Créer à droite et sélectionnez Notification par e-mail.

4. Entrez un nom pour votre notification afin de la reconnaître facilement. Ajoutez toutes les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez envoyer des notifications (par exemple, votre équipe de support client), ainsi qu’un nom et une adresse e-mail d’expéditeur. 

5. Entrez l’objet et le message du corps pour la notification par e-mail de Google Forms. Vous pouvez utiliser la variable {{All Answers}} pour inclure tous les champs du formulaire.

6. Vous pouvez également envoyer un e-mail automatisé à chaque répondant qui remplit le formulaire en cochant la case Avertir le répondant du formulaire.

7. Une fois que vous avez parcouru tous les paramètres, cliquez sur Enregistrer et Continuer pour activer la notification.

Module complémentaire de notifications par e-mail du workflow de signature

Le workflow de signature (anciennement Mailrecipe) est un autre module complémentaire simple pour Google Workspace qui vous permet de créer des notifications par e-mail personnalisées pour les soumissions de formulaires Google tout en permettant aux utilisateurs de modifier leurs réponses après soumission. Voici comment l’utiliser.

1. Installez le module complémentaire depuis le Google Workspace Marketplace. Encore une fois, les administrateurs peuvent l’installer pour chaque utilisateur. 
2. Ouvrez votre formulaire, cliquez sur l’icône des modules complémentaires, puis cliquez sur workflow de signature.

3. Cliquez sur Plus d’options.

4. Sélectionnez Configurer sur Notifier les collaborateurs pour chaque soumission de formulaire.

5. Entrez l’adresse e-mail où vous souhaitez recevoir les notifications. Cliquez sur suivant.

6. Entrez une ligne d’objet pour votre e-mail de notification.

7. Toutes les réponses du formulaire sont affichées par défaut dans le texte de l’e-mail, mais vous pouvez personnaliser l’e-mail si vous le souhaitez. 
8. Cliquez sur Oui pour envoyer un e-mail de test afin de confirmer le bon fonctionnement de la notification.

Comment utiliser Jotform pour des notifications par e-mail à la place

Une autre alternative consiste à utiliser Jotform pour vos formulaires en ligne. Jotform offre un vaste éventail de fonctionnalités, d’intégrations et de modèles comparé aux autres créateurs de formulaires sur le marché.

Contrairement à Google Forms, Jotform vous permet d’intégrer facilement des processeurs de paiement, de supprimer le branding Jotform, de personnaliser le design de vos formulaires, d’ajouter des champs de signature et de créer des formulaires adaptés aux mobiles.

Jotform facilite également l’envoi de notifications automatiques par e-mail dès qu’une personne termine un formulaire. Il suffit de suivre ces étapes :

1. Dans l’onglet Paramètres du Jotform Form Builder, cliquez sur E-mails dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez sur Ajouter un e-mail. 

3. Sélectionnez Notification par e-mail.

Les notifications par e-mail sont fournies avec un modèle préconçu et personnalisable, mais tous les champs de réponse sont affichés dans l’e-mail par défaut. Vous pouvez ajouter des destinataires spécifiques sous l’onglet Destinataires. Dans l’onglet Avancé, assurez-vous que l’option Envoyer un e-mail lorsqu’une soumission est reçue est cochée pour garantir que tous les collaborateurs et répondants reçoivent des notifications.