Comment créer un formulaire RSVP Google

Tutoriel interactif pas à pas

Lorsque vous planifiez un événement, qu’il soit grand ou petit, vous devez organiser les détails et rester organisé. Si vous souhaitez organiser une réunion intime entre amis pour une dégustation de fromage et de vin, il vous faudra savoir combien de fromage et de vin vous devez vous procurer. Et si vous organisez une grande fête pour remercier vos bénévoles, vous devez savoir combien de sandwiches, de chips et de boissons acheter.

Il est également utile de savoir si des invités ont besoin de considérations particulières — comme s’ils ont des allergies alimentaires ou ont besoin d’un accès en fauteuil roulant ou d’un transport. Et si quelqu’un de votre liste d’invités a une compétence particulière — par exemple, si quelqu’un est expert au barbecue — cela serait bien de le savoir à l’avance afin que vous puissiez intégrer cela dans l’événement.

C’est là qu’un formulaire RSVP en ligne peut être utile. Sa création n’est pas compliquée et ne nécessite pas de logiciel spécial. En fait, vous pouvez utiliser un outil comme Google Forms pour créer un formulaire RSVP rapidement et facilement. Mieux encore, c’est gratuit.

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La solution complète de création de formulaires de Jotform est conviviale sur mobile et propose le plus d’intégrations du secteur. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des workflows, rassembler des prospects, et plus encore.

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Qu’est-ce qu’un RSVP ?

RSVP signifie “répondez s’il vous plaît,” qui se traduit directement par “répondez, s’il vous plaît”. Un RSVP confirme la présence à un événement comme un mariage ou une fête.

Recueillir les RSVPs peut grandement aider à organiser la logistique, surtout si vous êtes le planificateur de l’événement. Par exemple, vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où il n’y a pas assez de nourriture lors d’un événement avec traiteur ou de chaises pour asseoir tous les participants.

Vous pouvez également créer des listes d’invités avec les coordonnées des RSVPs et demander des retours après l’événement pour vous aider à planifier les événements futurs.

Comment créer un formulaire RSVP dans Google Forms

À titre d’exemple, créons un formulaire RSVP pour un nettoyage de plage bénévole. Nos bénévoles auront besoin de gants, de sacs-poubelle et d’une attitude positive. Il pourrait également être utile d’avoir des pinces ou d’autres outils pour ramasser les déchets sans se baisser.

Créons un formulaire pour savoir combien de personnes vont aider afin que nous puissions acheter suffisamment de sacs et de gants. Mais essayons aussi d’économiser de l’argent et de voir si quelqu’un veut contribuer avec des fournitures.

Vous avez probablement déjà un compte Google, alors allons-y directement.

1. Allez sur Google Forms et créez un nouveau formulaire en cliquant sur le signe plus.

2. Nous avons maintenant un formulaire vierge. Donnons-lui un titre et une description.
3. La première question à poser est de savoir qui vient. Cliquez sur la question et changez son type en Réponse courte à l’aide du menu déroulant.

4. Ensuite, saisissez Prénom comme texte de la question.
5. Rendez le champ obligatoire en activant l’option Obligatoire. Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’exiger cette information, cela aide à savoir qui remplit le formulaire.

6. Pour ajouter un champ Nom, nous pouvons simplement copier le champ Prénom en cliquant sur l’icône Dupliquer à côté de l’icône poubelle.

Puis changez le titre du champ de Prénom à Nom. Nous pouvons faire de même pour les champs d’email et de numéro de téléphone.

7. Les gens peuvent être découragés par un formulaire long et l’abandonner. Pour éviter cela, divisez votre formulaire en sections afin que les gens voient quelques questions à la fois plutôt que toutes à la fois. Vous pouvez le faire en cliquant sur l’icône Ajouter une section à droite de la question après laquelle vous souhaitez ajouter une section.

8. Dans la section suivante, découvrons ce que les répondants apporteront et qui ils seront. Sélectionnez la nouvelle section et nommez-la « Aide supplémentaire ». Puis cliquez sur le + en haut à droite pour ajouter une nouvelle question.

9. Voyons quelles fournitures les participants sont prêts à apporter. Sélectionnez l’option Cases à cocher dans le menu déroulant du type de question. Cette option leur permettra de choisir plus d’un article.
10. Sélectionnez le premier champ de réponse, changez le texte en Sacs-poubelle, et appuyez sur la touche Entrée. Cela ajoutera une nouvelle ligne pour votre prochain article. Ajoutez tous les articles que vous pensez que quelqu’un pourrait apporter.
11. Lorsque vous avez terminé, vous remarquerez qu’il y a un lien ajouter “Autre” en bas de la liste. Il est logique d’inclure cette option pour cette question, alors cliquez dessus pour ajouter un champ de texte supplémentaire.

12. Cliquez à nouveau sur le + pour ajouter une question sur les invités supplémentaires que la personne prévoit d’apporter. Pour cette question, choisissez l’option Échelle linéaire dans le menu déroulant du type de question. Étant donné que le participant peut ne pas amener d’autres personnes, réglons le minimum à 0 et le maximum aussi haut que vous le souhaitez.

Personnaliser vos invitations RSVP

En fonction du type d’événement que vous planifiez, vous voudrez que le formulaire RSVP corresponde à l’ambiance. Si c’est pour un mariage, par exemple, vous ne voudrez pas utiliser un vieux formulaire ordinaire.

Utilisez les capacités de personnalisation de Google Forms pour obtenir le look que vous souhaitez. Ajustez les couleurs et les polices pour évoquer une certaine atmosphère, puis ajoutez des images et des vidéos pour le rendre plus attrayant.

Pour ouvrir le menu de personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton de la palette de peinture en haut de la page. 

Envoyer votre lien RSVP

Envoyer le lien du formulaire aux invités est facile. Cliquez simplement sur le bouton Envoyer en haut à droite de la page pour partager votre formulaire par e-mail, lien ou intégration. Vous pouvez choisir si votre formulaire collectera automatiquement les adresses e-mail, afin que les invités n’aient pas à taper la leur.

Pour l’email, entrez soit les noms de vos contacts Google, soit leurs adresses email. Ajoutez ensuite l’objet de l’email et le message. Vous pouvez également sélectionner Inclure le formulaire dans l’email, ce qui permet aux invités de remplir le formulaire directement depuis leur email.

Pour un lien partageable, il vous suffit de copier et coller celui qui vous est fourni. Vous pouvez raccourcir l’URL pour qu’elle soit moins encombrante lorsque vous l’envoyez.

Si vous intégrez votre formulaire, vous pouvez personnaliser sa largeur et sa hauteur à votre convenance, puis copier le code d’intégration fourni par Google et le coller dans votre site Web.

Il existe des options supplémentaires pour se connecter à Facebook ou X (anciennement Twitter) pour créer automatiquement des publications et partager votre lien de formulaire.

Rendre le formulaire plus intelligent

Vous avez probablement remarqué que nous n’avons pas vraiment demandé si les répondants allaient assister à l’événement ou non. Si la personne recevant le formulaire ne peut pas y assister, il est inutile de recueillir toutes ses informations.

Créons donc une section à laquelle les répondants peuvent accéder s’ils ne viennent pas. Nous la garderons générique pour qu’elle fonctionne qu’ils soient présents ou non.

1. Cliquez sur l’icône Ajouter une section dans le menu de droite et nommez la section « Merci pour le RSVP ! »

2. Faites défiler vers le haut de votre formulaire et cliquez sur l’en-tête de la première section. Cliquez sur + pour ajouter une nouvelle question en haut. Changez le texte de la question en « Pourrez-vous assister ? » Nous ferons ensuite de cette question un choix multiple.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur l’icône à trois points dans le coin inférieur droit et sélectionnez Aller à une section basée sur la réponse. 

Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessus, chaque choix de réponse vous offre désormais la possibilité de naviguer vers une section différente du formulaire. Vous pouvez configurer la navigation pour sauter à la fin s’ils choisissent « non » ou « peut-être ».

4. Séparons la question RSVP en créant une nouvelle section en dessous et en l’appelant Informations de contact.

Assurez-vous d’être dans la question RSVP lorsque vous cliquez sur l’icône Ajouter une section, afin que la nouvelle section commence directement après cette question.

5. Si vous avez suivi toutes les étapes correctement, vous devriez maintenant avoir quatre sections, et votre navigation devrait fonctionner comme prévu.
6. Votre dernière section affichera automatiquement le bouton Soumettre en bas de la page. 

Vous pouvez vérifier votre travail en cliquant sur l’icône en forme d’œil dans le coin supérieur droit de la page. Cela vous permettra de prévisualiser et de tester votre formulaire.

Suivre vos résultats

Vous pouvez consulter et gérer vos réponses à tout moment en sélectionnant Réponses dans l’onglet supérieur de l’éditeur de formulaires. Vous pouvez également modifier l’affichage de vos réponses en sélectionnant Résumé, Question ou Individuel.

Et si vous souhaitez suivre vos réponses via une feuille de calcul, cliquez simplement sur Lier à Sheets dans le coin supérieur droit de l’onglet Réponses. Cela créera automatiquement une feuille Google de vos soumissions de formulaire et se mettra à jour à mesure que vous en recevrez davantage.

Comment créer un formulaire RSVP avec Jotform

Si vous souhaitez aller encore plus loin avec votre formulaire RSVP, essayez Jotform. Le Créateur de Formulaire par glisser-déposer facilite la création et la personnalisation de votre formulaire RSVP. Si vous préférez prendre une longueur d’avance dans le processus, vous pouvez également profiter de notre bibliothèque de modèles de formulaires RSVP.

Encore mieux, Jotform offre plusieurs options de partage de formulaire, y compris des URL personnalisées, des emails et des codes QR, et vous pouvez même consulter les soumissions dans une feuille de calcul avec Jotform Tables. 

Jotform s’intègre également aux plateformes populaires comme Salesforce et vos processeurs de paiement préférés, vous aurez donc la puissance de multiples automatisations à portée de main.

Vous voulez plus qu’un simple formulaire ? Vous pouvez également utiliser Jotform pour créer votre propre application mobile RSVP avec notre créateur sans code.

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