Comment créer un formulaire de consentement avec Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

De nombreuses situations nécessitent le consentement de vos clients, qu’il s’agisse de procédures médicales ou d’événements, et l’obtenir pour les services que vous fournissez est essentiel pour votre protection légale. Puisque les formulaires de consentement sont si importants pour de nombreuses entreprises, pouvoir les créer rapidement est essentiel.

Google Forms, un créateur de formulaires populaire, est un outil qui peut aider votre équipe à créer des formulaires de consentement. Cependant, cette solution peut ne pas offrir la personnalisation dont votre équipe a besoin. Continuez à lire pour découvrir comment créer un formulaire de consentement sur Google Forms et en savoir plus sur un autre créateur de formulaires à envisager.

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La solution de création de formulaires complète de Jotform est adaptée aux mobiles et dispose du plus grand nombre d’intégrations de l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des flux de travail, recueillir des prospects, et plus encore.

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Quand utiliser des formulaires de consentement

Les formulaires de consentement sont répandus dans divers secteurs. Les entreprises, organisations et individus les utilisent pour se protéger contre d’éventuels problèmes légaux concernant leurs produits et services.

Ces formulaires décrivent généralement les détails, les risques et les règles de participation à une activité, procédure ou événement donné, afin que les utilisateurs puissent décider s’ils sont à l’aise avec les éventuels résultats. Si un utilisateur signe, il confirme sa compréhension des risques associés à la participation et son intérêt pour la poursuite.

Il existe de nombreux types de formulaires de consentement, notamment

• Formulaires de consentement éclairé
• Formulaires de consentement médical
• Formulaires de consentement de voyage
• Formulaires de décharge
• Contrats clients
• Décharges de responsabilité
• Formulaires de consentement parental

Une fois que vous identifiez le type de formulaire dont vous avez besoin pour vos circonstances particulières, vous pouvez le créer dans Google Forms. (Note : Pour ceux dans le secteur médical, gardez à l’esprit que votre fournisseur de formulaires devra offrir des fonctionnalités qui aident à la conformité HIPAA, ce qui peut nécessiter l’utilisation d’une alternative à Google Forms).

Comment créer un formulaire de consentement sur Google Forms

Comprendre les différentes fonctionnalités et règles logiques disponibles dans Google Forms est essentiel pour créer un formulaire de consentement. Cependant, tout le monde ne connaît pas les outils de Google Forms. Voici un guide étape par étape pour créer vous-même un formulaire de consentement dans Google Forms.

1. Ouvrez Google Forms et sélectionnez le signe plus (Vide) sous Commencer un nouveau formulaire.

2.  Ajoutez un titre à votre formulaire. Vous pouvez également ajouter une description pour aider les utilisateurs à comprendre le but de votre formulaire.

3. Votre nouveau formulaire inclura automatiquement un champ de question unique. Ajoutez votre question et des options de réponse Oui et Non.
4. Assurez-vous d’activer le bouton Obligatoire afin que les utilisateurs doivent répondre avant de continuer.

5. Dans la barre latérale à côté de votre première question, cliquez sur le bouton Ajouter un titre et une description.

6. Déplacez votre nouvelle section de boîte de texte au-dessus de votre première question et entrez les informations concernant à quoi le répondant consent.

7. Retournez à la barre latérale à côté de votre question et cliquez sur Ajouter une section pour créer une deuxième section. Cette deuxième section sera pour ceux qui choisissent de refuser le consentement.

8. Remplissez les informations pour votre deuxième section, informant les utilisateurs qu’ils ont refusé le consentement pour votre formulaire.

9. Une fois vos sections créées, vous pouvez utiliser le format conditionnel pour offrir la meilleure expérience utilisateur à vos répondants. Configurez vos questions pour diriger les utilisateurs vers la bonne section suivante en fonction de leurs réponses. Pour cela, cliquez sur les trois points verticaux dans le coin inférieur droit de votre question et sélectionnez Aller à la section selon la réponse.

10. Sélectionnez le menu déroulant à côté de chaque question et dirigez vos questions en conséquence. Votre réponse “oui” devrait rediriger les utilisateurs vers la page “soumettre la réponse”, tandis que “non” devrait rediriger les utilisateurs vers la page “consentement refusé”.

Apprendre à créer un formulaire de consentement sur Google Forms vous permet de rendre vos formulaires de consentement accessibles et faciles à remplir. Cependant, Google Forms manque de personnalisation et de fonctionnalités supplémentaires et n’offre pas de capacités de signature électronique, vous pouvez donc envisager un autre créateur de formulaires plus séduisant. 

Conseils pour créer des formulaires de consentement avec Google Forms

Avoir un formulaire de consentement de base dans Google Forms peut aider à protéger votre entreprise. Cependant, si vous voulez vous assurer que votre formulaire de consentement est aussi efficace que possible, il est important de suivre ces meilleures pratiques :

• Utilisez un langage simple autant que possible. Le jargon juridique peut être nécessaire dans certains secteurs et entreprises, mais utilisez un langage simple pour expliquer le formulaire de consentement autant que possible. Fournissez des détails clairs sur ce pour quoi vous demandez un consentement et quel impact cela peut avoir sur le répondant du formulaire. Soyez clair sur votre demande pour vous assurer que tout le monde comprend les implications de la signature.
• Tenez compte de votre public. Le langage, la structure et le style que vous utilisez dans votre formulaire de consentement Google Forms doivent être adaptés à votre public cible. Par exemple, un formulaire destiné à des professionnels du monde des affaires adoptera une approche plus formelle qu’un formulaire créé pour un public de parents d’écoliers.
• Faites appel à un public mondial. Si des personnes parlant différentes langues utiliseront votre formulaire de consentement, envisagez de traduire le formulaire pour que votre public puisse mieux le comprendre. Malheureusement, Google Forms ne prend pas en charge l’utilisation de plusieurs langues dans un même formulaire, mais vous pouvez créer plusieurs formulaires, chacun dans une langue différente.
• Assurez-vous que votre formulaire soit entièrement accessible à tous. Certaines personnes qui remplissent votre formulaire peuvent avoir besoin d’aide pour y accéder. Par exemple, une personne ayant des problèmes de vision peut avoir besoin d’utiliser un lecteur d’écran pour que le formulaire lui soit lu. Utilisez un texte alternatif pour toutes les images du formulaire, ajoutez des étiquettes descriptives pour tous les graphiques et tableaux, et ajoutez d’autres fonctionnalités d’accessibilité lorsque c’est possible. Google Forms fonctionne avec de nombreux types de technologies d’assistance.
• Travaillez avec un professionnel du droit. Bien que de nombreuses personnes rédigent leur propre langage pour un formulaire de consentement Google Forms, d’autres préfèrent travailler avec un professionnel du droit pour se sentir plus confiantes quant à sa validité. Les experts juridiques peuvent offrir des conseils sur les types de clauses et de langage à inclure pour vous protéger si l’accord est examiné de près.

Les avantages d’utiliser des formulaires de consentement 

Si vous hésitez à utiliser un formulaire de consentement ou non, la liste suivante peut vous aider à prendre une décision. Il y a de nombreux avantages à utiliser un formulaire de consentement dans Google Forms (ou tout autre créateur de formulaires). 

Les formulaires de consentement peuvent

• Vous aider à projeter une image professionnelle : Utiliser un formulaire de consentement peut vous aider à construire une image d’autorité, crédible et professionnelle. Cela montre à votre public que vous appréciez leur consentement et que vous voulez vous assurer d’en avoir un enregistrement.
• Augmenter la confiance de votre public cible en vous ou votre marque : La plupart des gens valorisent la transparence, l’ouverture et l’honnêteté. Lorsque vous utilisez un formulaire de consentement, vous démontrez votre engagement envers ces caractéristiques clés. Cela envoie un signal à votre public que vous ne cherchez pas à leur cacher quoi que ce soit.
• Vous aider à vous assurer que vous communiquez clairement : Un formulaire de consentement décrit les règles, directives et restrictions de l’activité ou du service, en précisant clairement les risques associés et en spécifiant toutes les attentes. Cela peut minimiser les malentendus et vous aider à réfléchir à des moyens de rendre votre offre aussi sûre que possible. 
• Fournir une protection légale : L’un des avantages les plus précieux de l’utilisation d’un formulaire de consentement est qu’il peut vous offrir une certaine protection légale si quelque chose d’inattendu se produit. Pour beaucoup, cet avantage est inestimable. Assurez-vous de consulter un professionnel du droit pour que le formulaire réponde à vos besoins. 

Pourquoi Jotform est une alternative plus puissante

Google Forms est un créateur de formulaires populaire, mais vous pourriez constater qu’il manque de fonctionnalités dont votre entreprise a besoin pour obtenir les meilleurs résultats de vos formulaires de consentement. Jotform, en revanche, est conçu pour renforcer l’efficacité de vos formulaires tout en réduisant le travail requis de votre équipe.

Jotform offre davantage grâce à des ressources telles que

• Formulaires hors ligne avec Jotform Mobile Forms
• Plus de 100 intégrations disponibles avec des applications tierces populaires
• Fonctionnalités qui aident à la conformité HIPAA
• Signatures électroniques avec Jotform Sign

Avec le créateur de formulaires intuitif par glisser-déposer de Jotform, créer des formulaires de consentement puissants n’a jamais été aussi facile pour votre équipe.

Comment créer un formulaire de consentement dans Jotform

Créer un formulaire de consentement dans Jotform ne prend que quelques étapes et garantit la protection de votre entreprise. Voici comment commencer :

1. Allez sur le Form Builder.
2. Ajoutez le nom et le logo de votre organisation, si vous le souhaitez.
3. Donnez un titre à votre formulaire de consentement et ajoutez une description.
4. Sélectionnez le bouton Ajouter un élément de formulaire + sur le côté gauche du Form Builder pour ouvrir le menu des éléments de formulaire.
5. Trouvez les champs de formulaire que vous souhaitez inclure, tels que texte long, titre, nom et champs de signature. Ensuite, glissez-les et déposez-les en place.
6. Pour ajouter une logique conditionnelle, cliquez sur l’onglet Paramètres, puis sélectionnez Conditions. Vous pouvez afficher ou masquer des champs, sauter certaines pages, et plus en fonction des réponses apportées aux questions précédentes.
7. Une fois vos champs et votre logique en place, concevez votre formulaire pour qu’il s’adapte à votre marque en utilisant le bouton Form designer sur le côté droit du créateur.

Une fois votre formulaire terminé, sélectionnez le bouton Publier en haut à droite de l’écran et partagez-le avec vos clients aussi souvent que nécessaire. Avec Jotform, vous pouvez envoyer vos formulaires de consentement par email, les partager via un lien, les ajouter aux bios des réseaux sociaux, ou même les intégrer à votre site web.

Vous n’avez pas le temps de créer un formulaire à partir de zéro ? Jotform propose plus de 750 modèles de formulaires de consentement parmi lesquels choisir, et ils sont entièrement personnalisables — pour que vous puissiez obtenir le formulaire dont vous avez besoin sans les tracas de le construire de zéro.

Au fur et à mesure que vos clients remplissent votre formulaire, leurs réponses seront automatiquement collectées et organisées dans Jotform Tables. Cela réduit le fardeau de la saisie manuelle de données pour votre équipe et garantit que vous ne manquez jamais une réponse.

Si votre équipe doit créer un formulaire de consentement, Google Forms le rend possible. Mais, si vous recherchez les formulaires de consentement les plus simples et les plus efficaces, envisagez une alternative comme Jotform qui protège votre entreprise et simplifie le processus de création de formulaires.

Photo de Pixabay