Être capable de collecter des données à partir de vos formulaires, c’est bien. C’est agréable de voir les réponses à votre formulaire, et Google vous offre des graphiques attrayants pour vous permettre de voir en un coup d’œil comment les gens ont répondu.
Mais que se passe-t-il si vous voulez vraiment approfondir vos données ? Peut-être souhaitez-vous réaliser vos propres rapports, ou peut-être voulez-vous effectuer une analyse de données plus approfondie.
Ou, si vous collectez régulièrement certains types de données, vous pourriez vouloir une vision encore plus large. Vous pourriez vouloir voir comment les réponses évoluent au fil du temps ou entre différents groupes de personnes. Vous pourriez également vouloir croiser les données avec des données provenant de différents types de formulaires.
Pour une analyse avancée de gestion de données, vous avez besoin d’une base de données. Google ne fournit pas de solution prête à l’emploi, mais il existe des options.
Vous cherchez la meilleure alternative à Google Forms ?
La solution de création de formulaires tout-en-un de Jotform est adaptée aux mobiles et possède le plus grand nombre d’intégrations de l’industrie. Utilisez-la pour percevoir des paiements, automatiser les flux de travail, collecter des prospects, et bien plus encore.
Où Google Forms stocke les données
Il est probable que si vous cherchez des informations sur la base de données, vous êtes un utilisateur avancé et vous avez déjà de l’expérience avec Google Forms. Mais tout le monde n’en est pas encore là. Commençons donc par les bases.
En haut de votre formulaire se trouve une barre avec trois onglets. L’onglet du milieu, Réponses, est l’endroit où vous pouvez voir les données collectées par votre formulaire.
Dans l’onglet Réponses, il y a trois autres onglets qui vous permettent de modifier la façon dont vous visualisez les données :
- L’onglet Résumé vous donne un aperçu rapide des réponses et des graphiques pour vous aider à visualiser les données.
- L’onglet Question vous montre toutes les réponses à chaque question.
- L’onglet Individuel vous permet d’examiner chaque réponse au formulaire entier, une à la fois.
C’est tout de même assez basique. Et cela ne vous permet pas d’interagir réellement avec les données. C’est là que Google Sheets intervient.
Comment lier Google Forms à Google Sheets
Google Forms avait à l’origine été conçu pour être un complément pour Google Sheets, il est donc logique que le moyen le plus direct de gérer vos données soit avec Google Sheets. Google Sheets n’est toujours pas une base de données, mais c’est un pas dans la bonne direction.
Dans le coin supérieur droit de l’onglet Réponses, vous trouverez un bouton Lien vers Sheets. Cela vous permettra de voir les données de votre formulaire dans Sheets. Et la feuille de calcul que vous utilisez sera automatiquement mise à jour avec les nouvelles réponses.
Il y a maintenant beaucoup plus de choses que vous pouvez faire avec les données, mais il s’agit toujours d’une seule table de données sans connexions avec d’autres tables de données — donc ce n’est toujours pas une base de données.
Comment configurer une gestion de données plus avancée
Bien qu’une seule feuille Google ne soit pas une base de données, nous avons plus d’options maintenant que les données brutes sont accessibles. Voici trois façons d’ajouter les données à une base de données :
- Liaison : Vous pouvez créer une base de données manuelle en liant ensemble les Google Sheets. C’est une méthode qui demande beaucoup de travail, mais si vos besoins sont suffisamment simples, cela pourrait faire l’affaire.
- Modules complémentaires : Google Sheets propose une vaste sélection de modules complémentaires, dont plusieurs pour l’intégration de bases de données. Malheureusement, la plupart des modules complémentaires ne font qu’importer des données de la base de données vers Google Sheets. C’est utile pour les requêtes, mais ce n’est toujours pas la solution que nous recherchons.
- Connecteurs universels : Ceux-ci vous permettent de connecter des applications comme Google Sheets à de nombreuses autres applications et de partager des données entre elles.
En savoir plus sur les connecteurs universels
Google Forms a vu le jour à une époque où les intégrations avec d’autres logiciels étaient rares.
Dans le passé, si vous vouliez faire quelque chose de spécial avec les données de vos Google Sheets, il fallait retrousser vos manches et faire un peu de programmation. C’est de là que viennent tous ces modules complémentaires. Les gens les ont créés pour résoudre des problèmes qu’ils rencontraient, puis les ont mis à disposition sur le marché.
Mais si vous aviez un problème que personne n’avait résolu, vous deviez le faire vous-même.
Heureusement, plusieurs connecteurs universels sont apparus pour simplifier considérablement la tâche de connecter des applications. Ils fonctionnent en identifiant les actions les plus courantes que vous pourriez souhaiter suivre dans une application et en les affectant à des déclencheurs. Ces déclencheurs collectent des données et déclenchent une action dans une autre application qui reçoit les données.
L’un des connecteurs universels les plus populaires est Zapier. Zapier se connecte très bien avec Google Sheets, et il dispose de nombreuses intégrations avec d’autres applications et services. Par exemple, il y en a un pour PostgreSQL.
En connectant Google Sheets et une base de données via Zapier, une chaîne d’événements se produit chaque fois que quelqu’un soumet un formulaire :
- L’utilisateur soumet la réponse au formulaire.
- Google Forms envoie les données du formulaire à Google Sheets.
- Zapier détecte qu’une nouvelle ligne a été créée dans la feuille de calcul à laquelle il est connecté.
- Zapier récupère les données de la nouvelle ligne.
- Ensuite, Zapier envoie les données à l’application ou la base de données à laquelle il est connecté et indique à la base de données quoi faire avec ces données.
L’intégration Zapier est certainement beaucoup plus facile que de coder une solution manuellement. Et peu importe la base de données que vous utilisez, Zapier aura probablement une solution pour vous.
Une fois que vous avez tout configuré, Zapier fonctionnera discrètement en arrière-plan, faisant son travail. Cependant, bien que ce soit plus simple que le codage, cela peut encore être compliqué à configurer. Ce n’est pas trop compliqué, mais vous devriez être au moins un peu familier avec la technologie avant de vous y essayer.
Aussi, bien que ce soit une bonne solution, la solution la plus simple est presque toujours la meilleure. Il y a une autre façon de connecter les données de formulaire à une base de données sans tout le câblage.
Consultez également le guide détaillé de Jotform sur Google Forms.
Comment Jotform fonctionne comme une solution tout-en-un
Comme nous l’avons mentionné, Google Forms est un outil plus ancien qui précède les intégrations et d’autres solutions plus modernes. Les applications web créées à cette époque étaient principalement concernées par le fait d’agir davantage comme des applications de bureau traditionnelles. De nos jours, l’accent est mis sur le fait d’être une partie d’un réseau d’outils plus connecté.
Si vous souhaitez profiter de cette pensée moderne, votre meilleur choix est d’utiliser un outil moderne comme Jotform. C’est particulièrement vrai si vous souhaitez accéder aux données de votre formulaire à partir d’une base de données.
Jotform est équipé d’un outil de gestion des données appelé Jotform Tables. Tables comble le fossé entre les feuilles de calcul et les bases de données. Et toutes les données que vous collectez à partir de vos formulaires vont automatiquement dans Tables.
Tables dispose de types de données prédéfinis, tout comme une base de données. Il vous permet également de connecter plusieurs tables entre elles. Mais comme il s’agit d’un outil moderne, vous bénéficiez également de fonctionnalités de collaboration et d’intégrations intégrées.
En plus de Tables, Jotform propose une suite d’outils pour aider les entreprises à accomplir de nombreuses tâches. Par exemple, il y a un créateur d’applications, un créateur de PDF, un outil de signature électronique, et un outil pour configurer des flux d’approbation.
De plus, Jotform et toutes ses applications sont gratuites à utiliser. Si vous vous retrouvez à utiliser Jotform de manière intensive, vous pourriez avoir besoin de passer à une version payante, mais cela ne vous engage à rien.
Inscrivez-vous aujourd’hui pour l’essayer.
Photo par Tatiana Syrikova
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