Les avantages et les inconvénients de Google Forms

Si vous recherchez un créateur de formulaires pour créer des sondages, des questionnaires, des quizzes et des enquêtes, vous avez probablement envisagé d’utiliser Google Forms. De nombreuses raisons expliquent pourquoi les utilisateurs se tournent vers ce créateur de formulaires — mais cela ne signifie pas forcément qu’il conviendra à tout le monde.

Dans cet article, nous examinons les avantages et les inconvénients de Google Forms et écoutons les témoignages de personnes ayant de l’expérience avec cet outil dans différents contextes. De plus, nous explorons une alternative populaire à Google Forms, Jotform, pour vous aider à déterminer si c’est le bon créateur de formulaires pour vos besoins.

Les avantages de Google Forms

Pourquoi devriez-vous envisager d’utiliser Google Forms pour créer vos sondages, questionnaires, quizzes et enquêtes ? De nombreuses raisons expliquent pourquoi cet outil se distingue en tant que leader sur le marché.

Facilité d’utilisation

Avec une interface utilisateur très intuitive, Google Forms est facile à apprendre et à utiliser. Google Forms permet à toute personne possédant des compétences techniques de base de créer rapidement un formulaire, selon Naomi Clarke, responsable de la diversité chez Flingster, une plateforme de chat. « Sa simplicité en fait le choix préféré de nombreux utilisateurs, dit-elle, et ce design simple offre un avantage considérable puisqu’il n’y a pas de barrières à l’entrée pour les utilisateurs avertis en technologie. »

Rentabilité

Google Forms ne coûte rien — tant que vous vous inscrivez pour un compte Google. « Google Forms est gratuit, ce qui le rend parfait pour les petites entreprises avec des budgets limités », déclare Rhealyn Mugri, fondatrice de The Digital Projects, une agence de référencement pour les petites entreprises. « Lorsque l’on travaille avec des entrepreneurs locaux, l’aspect gratuit signifie que davantage de ressources peuvent être dirigées vers d’autres domaines, comme l’automatisation du marketing ou les services de référencement. Cela permet des campagnes complètes sans contrainte financière. »

Options de personnalisation

Google Forms vous permet de personnaliser un formulaire en ajustant le schéma de couleurs, la structure et le contenu. Les options de personnalisation ne sont pas étendues, mais pour de nombreux utilisateurs, elles suffisent. « Les bases couvrent ce dont notre petite équipe a besoin », déclare Michael Dinich, conseiller financier et fondateur de Wealth of Geeks, un site de finance personnelle.

« Google Forms peut être adapté à des situations uniques où les organisations conçoivent leurs formulaires personnalisés pour répondre à des exigences spécifiques », ajoute Clarke. « Vous avez également le contrôle sur les types de questions, vous pouvez ajouter de la logique conditionnelle qui modifie le formulaire en fonction des réponses, et vous pouvez le personnaliser avec des images et d’autres éléments visuels. Ce niveau de personnalisation rend Google Forms polyvalent et il peut être utilisé pour tout, d’un simple sondage à une enquête complexe avec de multiples cheminements. »

Intégration avec Google Workspace

Si votre organisation utilise Google Workspace, alors vous avez de la chance — Google Forms s’intègre parfaitement à l’ensemble de l’écosystème Google. Il a également été spécialement développé comme application associée à Google Sheets.

« Les réponses de Google Forms peuvent être automatiquement enregistrées sur une feuille de calcul Google Sheet, vous permettant ainsi de les traiter et de partager les résultats avec d’autres sans avoir à copier les données manuellement », explique Clarke. « Cela peut rendre tout plus efficace, car vous pouvez accélérer les processus et ajouter des éléments à la volée lorsque le temps presse. »

Partage facile

Une fois que vous avez créé votre formulaire, le partager avec d’autres est simple. Vous avez la possibilité d’envoyer le formulaire par e-mail, de le partager avec un lien, de l’intégrer sur un site Web, ou de le diffuser via les réseaux sociaux. De plus, vos répondants peuvent utiliser Google Forms sur des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des tablettes, et des téléphones mobiles. « Google Forms est facilement accessible sur n’importe quel appareil connecté à Internet », déclare Mugri.

Soumissions illimitées

Il n’y a pas de limite spécifique au nombre de formulaires ou de soumissions que vous pouvez avoir avec Google Forms. La seule limite est un plafond de 5 millions de cellules dans la feuille de calcul Google Sheet correspondante aux réponses d’un formulaire.

« Avec Google Forms, nous pouvons créer un nombre illimité de formulaires et collecter un nombre illimité de réponses », déclare Cameron Lee, PDG de ACCURL, un fabricant de machines. « Cette fonctionnalité est particulièrement bénéfique pour une grande organisation comme ACCURL, où nous devons gérer plusieurs enquêtes et formulaires simultanément. Cela nous permet de recueillir des données étendues auprès des employés, clients et partenaires sans nous soucier des coûts supplémentaires ou des limitations. »

Les inconvénients de Google Forms

Bien que Google Forms ait ses avantages, il n’est pas le meilleur choix pour tout le monde ou pour chaque cas d’utilisation. Ci-dessous, nous explorons certains des inconvénients de Google Forms.

Options de design limitées

Bien que Google Forms propose quelques options de personnalisation, son menu ne se compare pas à la grande variété d’options offertes par d’autres créateurs de formulaires.

« Google Forms ne propose que des fonctionnalités de design basiques, ce qui peut rendre les formulaires génériques et moins alignés avec notre identité de marque », explique Lee. « La personnalisation avancée est cruciale pour nous afin de maintenir une apparence professionnelle et cohérente dans toutes nos communications. Le manque de ces options signifie que nous devons parfois chercher d’autres créateurs de formulaires offrant des capacités de design plus sophistiquées. »

Obligation de compte Google

Pour créer un formulaire, un questionnaire, une enquête, un quiz, ou un sondage, vous devez vous inscrire pour un compte Google. Cependant, la bonne nouvelle est que vos répondants n’ont pas besoin d’un compte Google pour remplir votre formulaire.

Manque d’outils d’analyse robustes

Si vous cherchez à analyser les données que vous collectez avec Google Forms, vous n’avez que quelques options basiques. « Google n’offre aucune fonctionnalité avancée d’analyse ou de reporting nativement dans leur solution de formulaires », explique Clarke.

« Google Forms peut exporter des données vers Google Sheets pour une analyse plus poussée, mais il manque des fonctionnalités natives de reporting et de visualisation approfondies », ajoute Clarke. « Cela nécessite donc généralement l’utilisation d’autres outils car, en essence, il n’est pas possible d’analyser l’ensemble complet des résultats générés. Cela peut rendre l’utilisation un peu difficile ou gênante et allonger le temps d’accès aux insights. »

Préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité

Si vous traitez des informations très sensibles et sécurisées dans vos formulaires que vous devez garder privées, vous voudrez explorer les fonctionnalités de sécurité et de confidentialité spécifiques de Google Forms. Bien que l’écosystème Google soit globalement sécurisé, il y a eu des cas où Google Forms a été utilisé dans des escroqueries par hameçonnage.

Manque de logique conditionnelle avancée

Google Forms propose une logique conditionnelle de base qui permet d’orienter les répondants vers différentes sections du formulaire en fonction de leurs réponses aux questions. Cependant, il ne propose pas de logique conditionnelle pour afficher ou masquer des questions spécifiques selon les réponses précédentes ou d’autres contrôles plus granulaires au niveau des questions.

Nécessite une connexion Internet

Si vous ou vos répondants souhaitez utiliser Google Forms, vous aurez besoin d’une connexion Internet. « Google Forms nécessite un accès Internet fiable, ce qui peut être un inconvénient dans les opérations sur le terrain », déclare Mugri.

« J’ai rencontré des problèmes lors de projets de référencement local dans des endroits éloignés avec une connectivité instable, causant des retards dans la soumission des formulaires », dit-elle. « L’absence de fonctionnalité hors ligne peut entraver la continuité du flux de travail dans de tels scénarios. »

Restrictions de téléversement de fichiers

Les répondants peuvent téléverser des fichiers sur Google Forms gratuitement, ce qui est un avantage, mais il existe quelques restrictions à connaître. « La fonction de téléversement de fichiers requiert que les utilisateurs aient un compte Google pour téléverser des fichiers », explique Lee.

« Cela peut être un obstacle pour les candidats ou répondants externes qui n’ont pas de compte Google », ajoute-t-il. « Les limitations de taille de fichier peuvent être restrictives, surtout lorsque nous devons collecter de gros fichiers, tels que des propositions de projet détaillées ou des documents techniques de la part de candidats et de partenaires. »

Jotform : Une alternative à Google Forms

Après avoir exploré les avantages et les inconvénients de Google Forms, vous vous demandez peut-être s’il existe une alternative à Google Forms qui soit à la hauteur. Jotform est un créateur de formulaires qui propose tous les avantages de Google Forms — et bien plus encore — sans les mêmes inconvénients. Découvrez :

• Options de personnalisation avancées : Jotform propose des milliers de modèles que vous pouvez utiliser comme base pour votre formulaire, enquête, questionnaire, quiz ou sondage — ou vous pouvez créer votre propre design à partir de zéro. Jotform permet le stylage CSS pour les utilisateurs souhaitant atteindre des objectifs de design spécifiques, tels que l’harmonisation avec la charte graphique de leur entreprise.
• Fonctionnalités avancées de formulaire : Les widgets de Jotform, la fonctionnalité de signature électronique, la logique conditionnelle au niveau des questions, les téléversements de fichiers, les champs de formulaire avancés, et bien plus encore vous permettent d’en faire davantage avec vos formulaires. De plus, vous pouvez pré-remplir les formulaires, créer des formulaires adaptatifs, et accomplir d’autres tâches avancées.
• Intégrations tierces : Comme Google Forms, Jotform s’intègre aux applications Google telles que Google Sheets et Google Drive. Mais il propose également des intégrations avec plus de 240 applications tierces, y compris des processeurs de paiement comme PayPal, des outils de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce, et des outils de productivité comme Slack.
• Fonctionnalité d’analyse avancée : Avec Jotform, vous avez accès au Jotform Report Builder, qui vous permet de créer vos propres rapports visuels personnalisés pour analyser et présenter vos données de formulaire.
• Options de sécurité au niveau de l’entreprise : Comme Google Forms, Jotform respecte le RGPD et d’autres régulations de confidentialité pour renforcer la sécurité des formulaires. Jotform est également certifié PCI-DSS Niveau 1 pour la collecte sécurisée des paiements et propose des fonctionnalités pour la conformité HIPAA afin de protéger les informations de santé personnelle (PHI).

Une autre bonne raison d’essayer Jotform : Il a une note de 4,7 sur 5 sur G2 et figure dans la liste des meilleures entreprises de logiciels de G2 pour 2024. Si vous avez déjà des formulaires sur Google Forms, vous pouvez les importer facilement dans Jotform et commencer votre prochain formulaire dès aujourd’hui.

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