Comment utiliser l'automatisation de Google Forms pour votre entreprise

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la rapidité et l’agilité ne sont plus seulement des avantages concurrentiels — elles sont obligatoires pour les entreprises qui souhaitent maintenir leur rentabilité. L’automatisation des processus d’affaires est un élément clé pour atteindre une plus grande efficacité en éliminant les tâches manuelles et répétitives pour des flux de travail plus rapides et plus rationalisés. La mise en œuvre de la technologie d’automatisation en coulisses aide les organisations à soutenir les employés, à augmenter la production et la précision, à accélérer les processus, et à réduire les coûts d’exploitation globaux.

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel pour vous aider à automatiser davantage de processus d’affaires, vous avez probablement déjà entendu parler de Google Forms. La plateforme gratuite permet aux utilisateurs de créer des sondages, des applications, des formulaires personnalisés et d’autres documents pour gérer facilement toutes les soumissions et les données qu’ils collectent. Continuez à lire pour découvrir ce que vous pouvez accomplir avec l’automatisation de Google Forms et comment cela peut devenir une partie centrale de votre organisation.

Vous cherchez la meilleure alternative à Google Forms ?

La solution de création de formulaires complète de Jotform est adaptée aux mobiles et offre le plus d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des flux de travail, recueillir des prospects, et bien plus encore.

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Les bases de l’automatisation de Google Forms

À la base, la plupart des processus commerciaux impliquent la collecte et la gestion de données. L’automatisation de Google Forms permet aux utilisateurs de créer des formulaires personnalisés pour collecter tout type d’information nécessaire et déclencher automatiquement les flux de travail d’approbation, de notification et de traitement des données.

En automatisant ces processus, les entreprises peuvent considérablement améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et faire plus en moins de temps. Voici quelques-uns des processus que les entreprises peuvent automatiser avec Google Forms :

1. Collecte et gestion des données d’affaires : Google Forms peut automatiser la collecte et la gestion d’une large gamme d’informations pour chaque département, y compris les profils clients et l’historique des achats, les prospects commerciaux, les retours produits, les demandes de support, les candidatures, et bien plus encore. Les utilisateurs peuvent personnaliser Google Forms pour incorporer des champs de données spécifiques et stocker automatiquement les soumissions dans Google Sheets pour une analyse et un reporting simplifiés.
2. Feedbacks et sondages : Google Forms peut automatiser le processus de collecte de feedback clients et de sondages pour les équipes de vente et de marketing, ainsi que de feedback des employés pour le département RH. La plateforme permet aux utilisateurs de poser des questions sous divers formats, y compris des soumissions en paragraphe ouvertes, des grilles à choix multiples, et des échelles d’évaluation.
3. Inscriptions aux événements : Les utilisateurs peuvent créer des formulaires d’inscription avec Google Forms pour simplifier les processus d’inscription et de RSVP pour les conférences, ateliers, webinaires, et autres événements. Les formulaires peuvent collecter les informations des participants et leurs préférences d’événement. Par la suite, les parties prenantes peuvent utiliser ces données pour gérer la logistique de l’événement, les notifications, et d’autres communications de suivi.
4. Intégration des employés : Les départements RH peuvent utiliser l’automatisation de Google Forms pour recueillir les informations des nouveaux employés, telles que les coordonnées et les préférences professionnelles, et simplifier les aspects les plus fastidieux de l’intégration. Le mieux, c’est que Google Forms stocke automatiquement les informations dans Google Sheets pour éliminer la gestion manuelle des fichiers.
5. Support client : Les entreprises peuvent également utiliser Google Forms pour gérer le support client, facilitant la soumission et le suivi des tickets de support. Les utilisateurs du service expérience client peuvent facilement suivre chaque ticket, conserver des notes dans un endroit central, attribuer une priorité à chaque partie du processus, et acheminer automatiquement les tickets au responsable approprié pour résolution.
6. Gestion des stocks : Les utilisateurs peuvent créer des Google Forms pour collecter et suivre des informations sur tous les stocks entrants et sortants, et simplifier le processus de suivi des niveaux de stock. Google Forms facilite également la notification des parties prenantes concernant les réapprovisionnements, le suivi des expéditions, et l’enregistrement des informations de commande.
7. Gestion de projets : L’automatisation de Google Forms permet une organisation facile des détails de projet.

Jotform : Votre alternative à l’automatisation de Google Forms

Google Forms n’est qu’un des nombreux créateurs de formulaires en ligne gratuits que vous devriez envisager pour l’automatisation des processus d’affaires. Grâce à une vaste gamme d’intégrations et à une bibliothèque de plus de 10 000 modèles de formulaires prédéfinis, Jotform offre tous les avantages de Google Forms, plus de nombreuses autres fonctionnalités avancées, intégrations et capacités de personnalisation.

Pour commencer, le Jotform Form Builder offre une fonctionnalité de glisser-déposer qui rend la création de formulaires plus intuitive. Il propose également de nombreux formats de questions supplémentaires. La plateforme s’intègre parfaitement à plus de 100 applications tierces (y compris Google Sheets), permettant aux entreprises de créer, personnaliser et automatiser presque tous les aspects de leur activité.

Voici quelques-unes des fonctionnalités avancées de Jotform :

• Traitement des paiements : Jotform propose un certain nombre de modèles de formulaires de paiement en ligne et s’intègre parfaitement à plus de 30 plateformes de traitement des paiements comme Stripe, PayPal, et Venmo pour que les clients puissent traiter les paiements en ligne.
• Collecte de signatures électroniques : Jotform Sign permet de collecter des signatures légalement contraignantes directement dans des formulaires en ligne de manière sécurisée pour un traitement de documents ultra-rapide. Le produit aide les utilisateurs dans l’immobilier, l’assurance, la finance, et d’autres industries à compléter les processus de demande, à déposer des contrats et à enregistrer le consentement sans nécessiter de papier ou de logiciels de signature électronique supplémentaires.
• Créateurs de flux de travail : Jotform permet aux utilisateurs de transformer n’importe quel formulaire en flux de travail, automatiser rapidement la collecte de données de base, la gestion de projets et les processus d’approbation pour un temps d’exécution plus rapide.
• Gestion du e-commerce : Jotform Store Builder traduit toutes les caractéristiques clés de Jotform en une plateforme de gestion de vitrine robuste qui aide les utilisateurs à construire rapidement des sites e-commerce personnalisés, gérer les stocks, suivre les ventes, et collecter les paiements.
• Conformité HIPAA : Jotform offre un certain nombre de fonctionnalités de conformité HIPAA spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des organisations de santé et permettant aux utilisateurs de collecter et de stocker en toute sécurité des informations sensibles pour un traitement plus rapide — sans mettre en danger les patients ou leurs informations.

L’automatisation des processus d’affaires transforme complètement la manière dont les organisations rivalisent sur le marché. Cependant, le succès de l’automatisation dépend des solutions dans lesquelles votre organisation investit. Avec son créateur de formulaires intuitif, sa bibliothèque de modèles complète et ses fonctionnalités avancées, Jotform permet aux entreprises de créer des formulaires personnalisés adaptés à leurs besoins spécifiques et d’automatiser leurs processus d’affaires avec facilité.

Que vous collectiez des feedbacks clients, gériez l’inventaire, ou traitiez des commandes, Jotform peut aider votre entreprise à rationaliser chaque aspect de ses opérations, allégeant ainsi la charge des employés et améliorant l’expérience client.

Photo par Yan Krukau