Comment tirer parti de l'automatisation de Google Forms

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, la rapidité et l’agilité ne sont plus seulement des avantages concurrentiels, elles sont devenues indispensables pour garantir la rentabilité. L’automatisation des processus métier joue un rôle clé dans l’amélioration de l’efficacité en éliminant les tâches manuelles et répétitives, permettant ainsi de fluidifier et de rationaliser les flux de travail. En mettant en place des technologies d’automatisation en arrière-plan, les entreprises peuvent mieux soutenir leurs équipes, augmenter leur productivité et leur précision, accélérer les processus internes et réduire les coûts opérationnels globaux.

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel pour vous aider à automatiser davantage vos processus, vous avez probablement déjà entendu parler de Google Forms. Cette plateforme gratuite permet de créer des sondages, des enquêtes, des formulaires de candidatures, des formulaires personnalisés et bien plus encore, tout en facilitant la gestion des données collectées et les soumissions. Découvrez dans cet article ce que l’automatisation avec Google Forms peut vous apporter et comment cet outil peut devenir un pilier de votre entreprise.

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La solution de création de formulaires complète de Jotform est adaptée aux mobiles et offre le plus d’intégrations dans l’industrie. Utilisez-la pour collecter des paiements, automatiser des flux de travail, recueillir des prospects, et bien plus encore.

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Les bases de l’automatisation avec Google Forms

Au cœur de la plupart des processus métier se trouve une tâche essentielle : la collecte et la gestion des données. L’automatisation avec Google Forms permet aux utilisateurs de créer des formulaires personnalisés pour recueillir tout type d’information, tout en déclenchant automatiquement des flux de travail liés aux validations, aux notifications ou encore au traitement des données..

En automatisant ces processus, les entreprises peuvent considérablement améliorer leur efficacité, réduire les erreurs et être plus productive en moins de temps. Voici quelques-uns des processus que les entreprises peuvent automatiser avec Google Forms :

1. Collecte et gestion des données métier : Google Forms permet d’automatiser la collecte et la gestion d’un large éventail d’informations pour tous les services de l’entreprise : profils clients, historiques d’achat, opportunités commerciales, retours produits, demandes d’assistance, candidatures, etc. Les utilisateurs peuvent personnaliser les formulaires en fonction des données à recueillir, et les réponses sont automatiquement enregistrées dans Google Sheets pour une analyse et un reporting facilités.
2. Enquêtes et retours : les équipes commerciales et marketing peuvent utiliser Google Forms pour automatiser la collecte des retours clients et des enquêtes de satisfaction, tandis que les RH peuvent recueillir les avis des collaborateurs. La plateforme propose plusieurs types de questions : réponses ouvertes, cases à cocher, échelles de notation, grilles à choix multiples, et bien plus encore.
3. Inscriptions aux événements : Google Forms permet de créer des formulaires d’inscription pour simplifier la gestion des participations à des conférences, ateliers, webinaires ou autres événements. Les formulaires recueillent les informations des participants ainsi que leurs préférences, ce qui facilite ensuite la logistique, les notifications et les communications de suivi.
4. Intégration des nouveaux employés : les services RH peuvent automatiser la collecte des informations nécessaires à l’intégration de nouveaux collaborateurs au sein des équipes, comme leurs coordonnées ou leurs préférences professionnelles. Google Forms permet ainsi de fluidifier les étapes les plus chronophages de ce processus, tout en stockant automatiquement les données dans Google Sheets pour éviter toute gestion manuelle.
5. Assistance et service client : les entreprises peuvent également utiliser Google Forms pour gérer les demandes d’assistance. Il devient facile de soumettre et de suivre les tickets. Les équipes en charge de l’expérience client peuvent centraliser les informations, ajouter des notes, attribuer des priorités et rediriger automatiquement les tickets vers les interlocuteurs concernés.
6. Gestion des stocks : Google Forms peut être utilisé pour suivre les entrées et sorties de stock, surveiller les niveaux d’approvisionnement et automatiser les notifications de réapprovisionnement. Cet outil facilite également le suivi des expéditions et l’enregistrement des commandes.
7. Gestion de projets : l’automatisation avec Google Forms permet d’organiser facilement les détails d’un projet, en centralisant les informations et en simplifiant la collaboration entre les parties prenantes.

Jotform : l’alternative idéale à l’automatisation de Google Forms

Google Forms n’est qu’un des nombreux créateurs de formulaires en ligne gratuits pour l’automatisation des processus métier. Grâce à une vaste gamme d’intégrations et à une bibliothèque de plus de 10 000 modèles de formulaires prêts à l’emploi, Jotform offre tous les avantages de Google Forms, plus de nombreuses autres fonctionnalités avancées, intégrations et capacités de personnalisation.

Pour commencer, le Générateur de formulaires Jotform offre une fonctionnalité de glisser-déposer qui rend la création de formulaires plus intuitive. Il propose également de nombreux formats de questions supplémentaires. La plateforme s’intègre parfaitement à plus de 100 applications tierces (y compris Google Sheets), permettant aux entreprises de créer, personnaliser et automatiser presque tous les aspects de leur activité.

Voici quelques-unes des fonctionnalités avancées de Jotform :

• Traitement des paiements : Jotform propose un certain nombre de modèles de formulaires de paiement en ligne qui s’intègre parfaitement à plus de 30 plateformes de traitement des paiements comme Stripe, PayPal, et Venmo pour que les clients puissent traiter les paiements en ligne.
• Collecte de signatures électroniques : Jotform Sign permet de collecter des signatures légalement contraignantes directement dans des formulaires en ligne de manière sécurisée pour un traitement de documents ultra-rapide. Le produit aide les parties prenantes dans l’immobilier, l’assurance, la finance, et d’autres industries à compléter les processus de demande, à déposer des contrats et à enregistrer le consentement des clients sans nécessiter de papier ou de logiciels de signature électronique supplémentaires.
• Créateurs de flux de travail : Jotform permet de transformer n’importe quel formulaire en flux de travail, d’automatiser rapidement la collecte de données, la gestion de projets ainsi que les processus d’approbation pour un temps d’exécution plus rapide.
• Gestion du commerce en ligne : le Générateur de boutiques en ligne Jotform convertit toutes les caractéristiques clés de Jotform en une plateforme de gestion de vitrine robuste pour construire rapidement des sites de commerce en ligne personnalisés, gérer les stocks, suivre les ventes, et collecter les paiements.
• Conformité à l’HIPAA : Jotform offre un certain nombre de fonctionnalités qui vous aident à vous conformer aux exigences de la loi HIPAA, spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des prestataires de soins de santé, et permettant de collecter et de stocker en toute sécurité des informations sensibles pour un traitement plus rapide, sans mettre en danger les patients ou leurs informations.

L’automatisation des processus métier transforme complètement la manière dont les entreprises rivalisent sur le marché. Cependant, le succès de l’automatisation dépend des solutions dans lesquelles votre entreprise investit. Avec son Générateur de formulaires intuitif, sa bibliothèque de modèles complète et ses fonctionnalités avancées, Jotform permet aux entreprises de créer des formulaires personnalisés adaptés à leurs besoins spécifiques et d’automatiser leurs processus métier en toute facilité.

Que vous souhaitiez collecter des feedbacks clients, gérer un inventaire, ou traiter des commandes, Jotform peut vous aider à rationaliser chaque aspect de vos opérations, allégeant ainsi la charge des employés et améliorant l’expérience client.

Photo par Yan Krukau