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La technologie pour les organisations à but non lucratif : renforcer la confiance et maximiser l'impact
Technologie pour les organisations à but non lucratif : instaurer la confiance et accroître l'impact
Les organisations à but non lucratif emploient 12,3 millions de personnes et dépensent près de 2 000 milliards de dollars par an aux États-Unis, des charges salariales aux dépenses quotidiennes comme la nourriture et le loyer. Mais l'inflation, les hausses de taux d'intérêt et l'incertitude du marché ont poussé ces organisations à tirer le meilleur parti de ressources certes limitées. Avec la hausse des prix, les organisations à but non lucratif se battent pour répondre aux besoins de ceux et celles qu'elles servent tout en perdant des volontaires face aux prix élevés de l'essence et se démènent pour recruter et fidéliser leur personnel.
Sans un personnel suffisant pour répondre à leurs besoins, certaines organisations à but non lucratif peinent à tenir leurs promesses. Si elles ne peuvent pas utiliser leurs dons efficacement ou démontrer une gestion optimale de leurs ressources, elles risquent de perdre la confiance indispensable à leur fonctionnement.
« Les donateurs, actuels et potentiels, ainsi que les différentes générations, attachent une grande importance au respect systématique des engagements de la part des organisations à but non lucratif. C'est un facteur déterminant pour qu'ils leur accordent leur confiance. »
C'est pourquoi les organisations à but non lucratif tirer parti des technologies qui leur sont pertinentes afin de combler les lacunes et d'atteindre leur plein potentiel. Des plateformes de gestion des dons aux solutions de traitement des paiements en ligne, ces organisations peuvent utiliser des logiciels en ligne no-code pour favoriser l'innovation et le développement communautaire.
Nous allons maintenant vous expliquer pourquoi la transformation numérique est essentielle au sein des organisations à but non lucratif, afin qu'elles contrôlent les coûts, renforcent l'engagement, prouvent leur impact. Nous vous montrerons également comment créer une stratégie de numérisation réussie.
Comment les technologies pour les organisations à but non lucratif permettent de contrôler les coûts de fonctionnement
Comparées aux entreprises à but lucratif, les organisations à but non lucratif font face à un défi majeur : le manque de fonds de fonctionnement. Selon le Nonprofit Finance Fund, moins de 25 % des organisations à but non lucratif disposent de plus de six mois de réserves financières, et 10 % disposent de moins d'un mois en liquidité. Sans un financement stable et adéquat, ces organisations risquent de ne pas pouvoir rémunérer équitablement leurs employés, organiser des collectes de fonds, ou même maintenir leurs portes ouvertes assez longtemps pour avoir un impact significatif sur leur communauté et renforcer la confiance des donateurs.
Moins de 25 % des organisations à but non lucratif disposent de plus de six mois de réserve financière
10 % disposent d'une réserve inférieure à un mois
Moins vous disposez de ressources financières, moins vous pouvez répondre aux besoins de vos employés. La perte d'employés et de bénévoles, surtout dans un marché instable, réduit votre capacité à accomplir le travail nécessaire. Toutefois, les solutions technologiques adaptées aux organisations à but non lucratif offrent la possibilité de fonctionner de manière plus efficace.
Consolider les systèmes avec des solutions no-code
Avec la bonne technologie, votre organisation peut créer des processus qui unissent les efforts de vos services. Les solutions technologiques no-code permettent aux organisations à but non lucratif de créer des applications et des flux de travail puissants quelle que soit leur expérience en programmation, limitant ainsi le besoin d'une équipe informatique spécialisée.
Grâce à des intégrations tierces intégrées, bon nombre de ces programmes consolident les processus existants et les programmes disparates, renforçant ainsi la collaboration en servant de solution unique accessible à tous. Les programmes basés sur le cloud empêchent également les organisations à but non lucratif de s'appuyer sur des serveurs vulnérables aux piratages ainsi qu'aux pannes en période de trafic élevé.
Avec ce type de technologie, les organisations à but non lucratif peuvent :
- Créer des processus personnalisés adaptés à la taille, au budget et à la mission de l'organisation à but non lucratif.
- Gérer les donateurs, les bénévoles, le personnel, l'inventaire et les événements de collecte de fonds sur une seule plateforme sécurisée au lieu de plusieurs.
- Améliorer les systèmes existants en réduisant ou en éliminant les doublons.
- Collecter, traiter et gérer les données rapidement et en toute sécurité, à tout moment, en tout lieu et depuis n'importe quel smartphone, tablette ou ordinateur.
- Remplacer les systèmes de classement manuels qui font perdre du temps et de l'argent.
- Augmenter vos revenus en accélérant les délais d'exécution pour des activités telles que l'acceptation de dons.
Prenons, par exemple, le processus de planification d'un banquet de collecte de fonds qui implique tous les intervenants. Sur une seule plateforme, les organisateurs d'événements peuvent partager des idées de thèmes et les spécialistes du marketing peuvent rapidement approuver les conceptions et le matériel créatif pour les brochures et les promotions sur les réseaux sociaux. Les formulaires en ligne peuvent collecter automatiquement les RSVP tandis que le personnel utilise le même programme pour rassembler et comparer les devis des fournisseurs. En numérisant les processus manuels, les solutions technologiques destinées aux organisations à but non lucratif comme celle-ci améliorent la communication, la productivité et la créativité.
Automatisation des processus et flux de travail
Des salaires bas et des exigences élevées provoquent un épuisement professionnel des employés qui travaillent au sein des organisations à but non lucratif : 45 % d'entre eux chercheront un nouvel emploi d'ici 2025 (avec 23 % qui choisissent de ne pas rester dans le secteur non lucratif). Par ailleurs, même si un employé reste, cela ne signifie pas qu'il s'épanouit sur son lieu de travail. Le stress au travail atteint un niveau record, augmentant l'inquiétude, la tristesse et la colère au travail.
45 % des employés des organisations à but non lucratif chercheront un nouvel emploi d'ici 2025.
23 % d'entre eux quitteront le secteur non lucratif.
Une solution pour aider les travailleurs consiste à automatiser le travail. L'automatisation des processus et des flux de travail élimine les tâches subalternes, permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des activités qui contribuent directement à la mission de l'organisation. Par exemple, au lieu de saisir manuellement les montants des dons dans une feuille de calcul, les employés peuvent confirmer les détails de leur stand pour une foire locale, retourner un appel téléphonique provenant d'un bureau de subventions ou s'attaquer à une liste de tâches de collecte de fonds qui ne cesse de s'allonger.
L'automatisation confère aux travailleurs un plus grand pouvoir en leur offrant un meilleur contrôle sur la manière dont ils accomplissent leurs tâches. Cela permet de mieux lutter contre le sentiment de manque de contrôle, l'une des causes courantes du stress au travail. Par exemple, une organisation peut optimiser divers aspects de la planification d'un gala, notamment la conception des invitations. Une fois qu'un employé a personnalisé un modèle d'invitation avec les polices, les couleurs de son choix et des messages évoquant l'événement, il peut l'envoyer instantanément à l'organisateur d'événements. Les processus automatisés contribuent également à réduire les erreurs, qui prennent beaucoup de temps à corriger et coûtent des millions aux entreprises chaque année.
De plus, les systèmes de gestion des flux de travail accélèrent l'intégration des employés et des bénévoles. En quelques clics, les nouveaux employés ou bénévoles peuvent remplir les documents nécessaires, planifier leurs orientations et accéder à des vidéos de formation, le tout sans bouger de chez eux. Ainsi, leurs premières semaines sont mieux structurées et plus productives. Une expérience d'intégration solide augmente la probabilité que les nouvelles recrues restent au sein de l'organisation, tandis que les bénévoles seront plus satisfaits et mieux préparés tout au long de leur engagement.
Les organisations à but non lucratif bénéficient également des structures hiérarchiques rationalisées offertes par la technologie. Que ce soit pour allouer des dons aux campagnes appropriées ou pour approuver un budget de collecte de fonds, les notifications automatisées et le routage des approbations facilitent l'implémentation et la progression des processus internes. Ce demandes ne restent pas bloquées dans une boîte de réception pendant des jours.
Optimisation de votre vivier de talents
Les solutions technologiques destinées aux organisations à but non lucratif aident à contrôler les coûts en permettant aux employés d'en faire plus en moins de temps, augmentant ainsi l'impact de leurs talents.
Outre les bas salaires et une charge de travail importante, le manque de développement de carrière pousse de nombreuses personnes à quitter le secteur des activités à but non lucratif. Les personnes actives et les bénévoles aspirent à s'épanouir dans leur travail, surtout au sein des organisations à but non lucratif, où le développement professionnel et l'essor du leadership offrent davantage d'opportunités au service de la communauté. La technologie no-code, avec son interface conviviale, fournit aux employés les outils nécessaires pour concrétiser leur passion pour une cause en résultats tangibles, que ce soit l'ouverture de nouveaux centres communautaires ou l'octroi de bourses d'études aux étudiants locaux. Par exemple, la fonctionnalité par glisser-déposer permet à un employé de créer et de dupliquer facilement plusieurs modèles de demandes de subvention.
Certaines organisations à but non lucratif peuvent tirer le meilleur parti du temps de leurs employés et réduire leurs frais généraux en proposant des options de travail à distance, un avantage certain que de nombreux collaborateurs souhaitent désormais. Selon le poste, vous pouvez même étendre les opportunités à distance aux bénévoles.
Permettre à vos employés de travailler depuis l'endroit de leur choix est de bon augure en termes de satisfaction et rétention des employés. Grâce aux outils en ligne et aux applications mobiles internes, les bénévoles et les employés peuvent être performants sans pour autant se rendre au bureau chaque jour. Ceci est particulièrement avantageux pour les organisations à but non lucratif qui opèrent sur plusieurs sites, dans différentes régions ou États.
Comment les technologies pour les organisations à but non lucratif améliorent la transparence et l'engagement des donateurs
Les donateurs constituent une source majeure de financement, ils déterminent la longévité et l'impact de votre organisation à but non lucratif. Il est donc crucial de maintenir de bonnes relations avec eux, en veillant à une communication efficace et en cultivant leur confiance.
Tandis que quasiment 60 % des Américains font confiance aux organisations à but non lucratif, ne prenez pas leur confiance pour acquise. Les organisations doivent constamment la mériter et renforcer l'engagement des donateurs en améliorant la transparence. Plus les donateurs perçoivent les organisations à but non lucratif comme éthiques, plus ils sont enclins à leur faire confiance et à continuer à les soutenir. Les organisations peuvent utiliser la technologie pour maintenir la transparence, et renforcer ainsi la confiance des donateurs et du grand public.
Quasiment 60 % des Américains font confiance aux organisations à but non lucratif.
Enquêtes sur les donateurs
Les enquêtes en ligne constituent l'un des moyens les plus simples de stimuler l'engagement auprès des donateurs existants et potentiels. Des demandes de feedbacks aux évaluations post-événements, les enquêtes vous aident à en savoir plus sur vos donateurs et à identifier d'autres donateurs potentiels. Ensuite, vous pouvez adapter des communications pertinentes qui répondent à leurs préoccupations. Surtout, cela permet de rappeler à vos donateurs que leurs opinions ont un impact direct sur la façon dont vous gérez votre organisation à but non lucratif.
Formulaires en ligne
La numérisation des formulaires optimise immédiatement le recrutement des bénévoles et le traitement des dons. Avec les bons programmes pour créer et partager des formulaires en ligne, les organisations à but non lucratif peuvent économiser du temps, de l'argent et de l'espace de stockage. Les formulaires en ligne permettent également les dons électroniques (via des systèmes de traitement des paiements en ligne), ce qui est plus pratique. Un générateur de formulaires en ligne qui génère des formulaires optimisés pour les appareils mobiles est indispensable pour servir les donateurs, étant donné que plus de 300 millions de personnes aux États-Unis possèdent un smartphone.
Remerciements automatisés et personnalisés aux donateurs
Même s'il est idéal d'envoyer un email ou une lettre de remerciement sincère et personnalisée à chaque donateur, cela devient irréaliste à mesure que votre organisation se développe. La meilleure alternative est d'utiliser la technologie pour personnaliser les remerciements aux donateurs.
Diverses solutions technologiques destinées aux organisations à but non lucratif simplifient les communications en préremplissant les lettres ou emails de remerciement avec les informations des formulaires de dons, tout en garantissant des tarifs postaux réduits selon les zones de livraison. Certains programmes permettent également de créer des vidéos de remerciement, offrant ainsi une manière véritablement personnelle d'engager et de remercier les donateurs pour leur soutien.
Newsletters électroniques dynamiques
Méthode de communication populaire pour les organisations à but non lucratif, les newsletters électroniques revêtent une importance considérable pour les donateurs. C'est un excellent moyen d'encourager la passion pour votre cause et de renforcer les relations avec votre public, augmentant ainsi la probabilité de dons réguliers.
« Investissez dans une technologie qui facilite des échanges bidirectionnels enrichissants avec les donateurs et fournit les outils nécessaires pour répondre à l'évolution de leurs attentes. »
Un programme de newsletter électronique aide les organisations à but non lucratif à créer et planifier du contenu, tout en gérant plusieurs listes de diffusion pour mieux cibler les donateurs actuels et potentiels. Les utilisateurs peuvent facilement inclure des photos et des vidéos percutantes afin de partager les histoires des projets qu'ils ont accomplis, des statistiques de campagne, ou les témoignages des bénéficiaires d'une récente collecte de fonds. Grâce aux modèles en ligne, même les personnes n'ayant aucune expérience en design peuvent créer des zones de légende accrocheuses pour mettre en valeur les statistiques annuelles de manière plus attrayante qu'avec une simple liste à puces.
Portails, applications et expériences de donateurs personnalisés
De nombreuses solutions technologiques adaptées aux organisations à but non lucratif proposent des outils permettant de créer des applications et des portails pour les donateurs. Ces systèmes de gestion leurs permettent d'accéder à des informations précieuses, à des forums de discussion et bien plus encore.
Grâce à ces applications et portails, vous pouvez vous connecter avec vos donateurs en partageant vos performances au fil du temps, des aperçus de la situation financière de votre organisation et des listes de projets en cours et des événements à venir. Si vous regroupez vos donateurs par niveaux, les portails en ligne vous permettent de donner des informations exclusives à certains groupes spécifiques. Vous avez ainsi un moyen d'approfondir votre relation avec eux en détaillant comment des dons majeurs ont aidé des personnes ou contribué à des projets spécifiques.
Les portails de donateurs personnalisés peuvent aussi offrir des informations sur les événements à venir et les opportunités de bénévolat, des rapports financiers téléchargeables, le suivi des progrès par rapport aux objectifs de l'organisation, ainsi que des mises à jour sur les réalisations récentes. Envisagez de créer des portails permettant aux bénévoles de suivre les heures qu'ils ont consacrées à votre cause ou d'estimer la valeur monétaire de leur travail.
Collecte sécurisée de données sur les donateurs
La collecte de données numériques permet aux organisations à but non lucratif de mettre à jour les bases de données des donateurs et de personnaliser les interactions avec eux. Au-delà des informations basiques telles que les noms et adresses, il est essentiel de recueillir des données sur les habitudes de dons et les interactions avec votre organisation. Plus vous en saurez sur les donateurs, meilleure sera la qualité de votre relation avec eux.
Votre technologie doit vous permettre de mesurer et analyser les données dans tous les services afin de prendre des décisions éclairées et concrètes qui servent mieux votre cause. La possibilité de consulter des données qualitatives et quantitatives provenant des services financier, marketing et de la coordination d'événements vous montre quelles initiatives fonctionnent bien et quels programmes ont besoin d'être renforcés suite à une campagne. Vous pouvez ensuite présenter ces données dans un format qui contribue à augmenter ou à maintenir le soutien des donateurs.
Cependant, une collecte de données peu sécurisée risque de compromettre la confiance des donateurs envers votre organisation. Ceux-ci pourraient hésiter à soutenir votre cause, même si elle leur tient à cœur, s'ils craignent de devenir vulnérables à des violations de données.
En implémentant une technologie qui intègre les meilleures pratiques de sécurité dans vos opérations quotidiennes, vous pouvez rassurer les donateurs quant à la protection de leurs données, qui sont cryptées et sécurisées.
Une telle technologie facilite les exigences de sécurité, tels que des mots de passe forts et une authentification multifacteur de la part de tous les utilisateurs de vos applications et de votre système cloud. Elles garantissent également que vos logiciels et appareils sont fréquemment mis à jour. De plus, vous devez installer un pare-feu pour protéger votre connexion Internet et un filtre anti-spam et antivirus pour votre système de messagerie.
Une conception du site web qui contribue à la transparence
Bien que de nombreux programmes facilitent la création de sites web, même les organisations à but non lucratif peu familières avec la technologie devraient opter pour une solution permettant une maintenance régulière et des mises à jour visuelles simples et transparentes.
L'organisme de surveillance et d'évaluation des organisations à but non lucratif Charity Navigator mène des recherches sur les cinq éléments suivants :
- Liste des membres du conseil d'administration
- Liste des membres du personnel clés de l'organisation
- États financiers audités pour l'exercice financier. Charity Navigator évalue les organisations à but non lucratif uniquement en fonction de la publication et de l'accessibilité de ces informations, et non de ce que révèlent les états financiers.
- Formulaire IRS 990. Semblable aux états financiers audités, la publication de votre formulaire 990 le plus récent permet aux donateurs d'être informés de votre situation financière.
- Politique de confidentialité des donateurs. Les donateurs ne souhaitent pas que leurs noms, adresses ou autres informations soient échangés ou vendus. Les politiques de confidentialité des donateurs précisent clairement la manière dont vous gérez leurs données.
Grâce à un outil de création de site web convivial, vous pouvez facilement ajouter des documents financiers directement sur votre site ou les publier sous forme de fichiers téléchargeables.
Comment les solutions technologiques à but non lucratif démontrent leur impact
Que ce soit pour des expériences de marque plus personnalisées ou pour la protection des données, les clients ont des attentes accrues envers les entreprises. Cela vaut également pour le secteur des organisations à but non lucratif.
Tout comme les consommateurs qui achètent des produits, les donateurs aspirent à soutenir les organisations à but non lucratif qui réalisent leur mission. Ils apprécient les informations détaillées sur les projets achevés, les nouveaux programmes, ainsi que la transparence quant à l'utilisation des dons ou à la collecte de fonds. De plus, ils souhaitent des communications sur les progrès claires, directes et honnêtes.
Les technologies telles que les réseaux sociaux, les tableaux de bord et les rapports d’impact en temps réel peuvent aider les organisations à but non lucratif à partager rapidement leur impact en termes d'efficacité.
Mesure et partage
Démontrer son impact peut susciter davantage l'intérêt de la communauté, des donateurs et des bénévoles, renforçant ainsi la pérennité d'une organisation. Les technologies conçues pour les organisations à but non lucratif peuvent fournir aux donateurs des informations en temps réel sur l'avancement des projets, les objectifs atteints et les mises à jour plus générales. Ces outils aident les organisations à but non lucratif à quantifier leur travail et ses résultats, puis à rendre ces informations accessibles via des feuilles de calcul et des rapports partageables.
« Votre organisation à but non lucratif sera certaine d'aider effectivement les populations, de résoudre les problèmes des communautés et de protéger l'environnement, etc., si elle évalue ses performances. »
Pour mesurer l'impact, le National Council of Nonprofits (Conseil national des organisations à but non lucratif américain) suggère un processus en quatre étapes. Voici comment la technologie peut contribuer à chacune de ces étapes :
- Déterminez en quoi consiste l'action de votre organisation à but non lucratif et ses objectifs. Au cours de cette étape, vous pouvez utiliser la technologie pour enregistrer les idées issues des séances de brainstorming.
- Élaborez une stratégie réaliste contenant des objectifs et des échéances concrètes. Décrivez la stratégie dans des documents en ligne partageables et modifiables.
- Recueillez et archivez les données pendant que vous progressez vers vos objectifs afin d'évaluer votre trajectoire. Vous pouvez le faire en utilisant des enquêtes en ligne et des formulaires de rapport d'avancement qui mettent à jour automatiquement les feuilles de calcul.
- Partagez les résultats avec vos donateurs. Vous pouvez leur envoyer un rapport par email ou le diffuser sur un portail de donateurs personnalisé. Vous pouvez également le distribuer via les réseaux sociaux, dans vos applications et par le biais de vos newsletters dans lesquelles vous partagez des photos et des vidéos de vos événements caritatifs.
Consolider les données
En plus de collecter des données sur les projets et les jalons, les organisations à but non lucratif doivent également trouver des moyens de partager ces informations. Heureusement, les solutions technologiques basées sur le cloud adaptées aux organisations à but non lucratif centralisent le stockage des données et éliminent les silos fréquents au sein de ces organisations.
Si la gestion des données et des processus est inefficace entre les services, il est probable qu'ils ne soient pas bien organisés ni accessibles aux donateurs, ce qui pourrait compromettre leur relation de confiance et mettre en péril votre financement. Un système qui aide les organisations à but non lucratif à générer des rapports de qualité renforce leur image de marque et démontre leur impact auprès des donateurs, des conseils d'administration et des bureaux de subventions.
Donner la priorité à la cohérence de la marque
Une identité de marque cohérente et reconnaissable est essentielle pour démontrer l'impact d'une organisation, car elle sensibilise les donateurs, les bénévoles et le grand public. Une image de marque professionnelle et solide permet aux organisations à but non lucratif de présenter leur meilleure version en alignant visuellement leurs valeurs sur un aspect raffiné qui améliore leur réputation publique et l'expérience des donateurs.
Grâce à des modèles personnalisables et partageables, les employés peuvent s'assurer que les formulaires en ligne, les enquêtes auprès des donateurs et les tableaux de bord affichent tous le même logo, les mêmes couleurs, les mêmes polices de caractère, la même voix, le même ton et un style harmonieux. Ces outils encouragent également la collaboration en équipe et simplifient les tâches pour les employés. Même les personnes qui ne sont pas portées sur la créativité peuvent unir leurs efforts pour générer des contenus visuels attrayants sur les réseaux sociaux, les sites web, dans les PDF et les rapports, et bien d'autres supports.
Protéger les données et la confidentialité des donateurs
Pour renforcer la protection des donateurs contre les potentielles violations de données, le Nonprofit Technology Network préconise de réaliser un auto-audit des données collectées, de leur lieu de stockage et des responsabilités qui en découlent. Est-il indispensable de conserver l'intégralité de ces données, ou pourrait-on réduire encore davantage les risques en en éliminant une partie ?
45 % des organisations à but non lucratif n'ont pas de politiques ou de procédures internes en place pour gérer le partage des données avec des tiers.
Mettez en œuvre une technologie antivirus dans l'ensemble de l'organisation afin de protéger les membres de l'équipe. Les solutions anti-malware bloquent les téléchargements suspects et analysent les systèmes à la recherche de violations potentielles de la part de pirates informatique, tandis que les logiciels de confidentialité des données vous aident à gérer et à stocker les données. Mieux encore, choisissez une solution avec des outils antivirus intégrés.
Respect et maintien des normes de conformité
La protection des données des donateurs va de pair avec la garantie du respect des réglementations du secteur et locales. Un système unifié facilite le respect de ces lois tout en garantissant aux donateurs que leurs informations sont en sécurité. Satisfaire la conformité aux réglementations locales est également essentiel pour conserver le statut d’exonération fiscale ainsi que d'autres licences et certifications.
Les solutions technologiques destinées aux organisations à but non lucratif vous aident à vous conformer aux réglementations locales, étatiques et fédérales en suivant toutes les formes de financement, y compris les subventions et les dons. Grâce à des fonctionnalités comptables spéciales, ces types de solutions vous aident à gérer vos rapports budgétaires et financiers, à suivre les dons, à générer les formulaires 990 d'information fiscale requis pour les organisations à but non lucratif aux États-Unis, et même à minimiser la saisie de données redondantes, le tout sur une seule plateforme.
Prochaines étapes de la mise en œuvre de la technologie pour les organisations à but non lucratif
La transformation numérique pour les organisations à but non lucratif ne doit pas poser problème. Commencez par numériser vos processus existants pour une transition plus fluide.
Voici comment transformer ces connaissances en un plan stratégique réaliste.
Audit technique
Il est essentiel d'identifier ce qui doit être amélioré, ce qui fait de l'audit technologique la première étape vers une stratégie numérique efficace et puissante. En examinant vos outils actuels, vous pouvez déterminer s'ils sont onéreux, complexes ou simplement inefficaces à répondre à vos besoins actuels.
Pour effectuer une évaluation technique appropriée au sein d'une organisation à but non lucratif, il est essentiel de prendre en compte toutes les aspects de l'activité, y compris les compétences du personnel, la communication avec les donateurs et le budget. Cela peut inclure l'analyse de la manière dont ces parties prenantes interagissent avec votre infrastructure technologique actuelle. Commencez par dresser une liste des personnes qui utilisent la technologie actuelle (par ex., les formulaires d'inscription des bénévoles en ligne, les lettres de reconnaissance automatisées pour les donateurs, les options de traitement des paiements en ligne, etc.). Ensuite, posez-vous certaines questions. Par exemple :
- Quels processus est-il possible de regrouper en une seule solution ?
- Quels sont les programmes que nous devons remplacer ou mettre à jour ?
- Les logiciels existants correspondent-ils à nos objectifs à court et à long terme ? Si non, dans quoi devons-nous investir ?
- Combien investissons-nous chaque année dans la technologie ? Devons-nous dépenser davantage ? Des réductions sont-eles disponibles ?
- Certains aspects techniques de notre organisation à but non lucratif nécessitent-ils une actualisation urgente (comme notre site web, notre système de gestion des donateurs ou la sécurité du réseau) ?
- Quelles mises à jour devons-nous privilégier ?
- Nos systèmes actuels sont-ils évolutifs ?
Même si elles peuvent être lourdes, les évaluations techniques mettent en lumière les processus manquants ou sous-utilisés. C'est l'un des seuls moyens par lesquels vous comprendrez mieux où vous pouvez (et devriez) dépenser votre temps, votre argent et vos efforts.
Sondage auprès du personnel
Tout comme il est crucial pour les organisations à but non lucratif de sonder les donateurs pour mieux les comprendre, il est indispensable d'interroger également le personnel de votre organisation. Informez-vous sur leur emploi du temps, identifiez les processus qui posent problème et les tâches qui les épuisent. Les enquêtes de satisfaction auprès des employés servent aussi à booster le moral, en rappelant à chacun, nouveaux ou anciens, que leurs avis et préoccupations sont pris en compte.
Une fois que vous aurez combiné les résultats de votre audit technique et les réponses de vos enquêtes auprès des employés, vous comprendrez mieux quelles fonctionnalités vous devez rechercher dans une solution technologique.
Trouver un partenaire technologique
Le point crucial de votre plan d'action de stratégie numérique réside dans la sélection d'un fournisseur technologique fiable. Idéalement, optez pour un fournisseur axé sur l'innovation, offrant une solution évolutive en phase avec les besoins de votre organisation à but non lucratif. Avant de conclure un accord, testez minutieusement les options disponibles : assistez aux démos, profitez des essais gratuits et des offres réservée à votre secteur, et référez-vous aux retours clients ainsi qu'aux études de cas.
Lors de votre achat, prenez garde aux coûts superflus de la plateforme que vous avez choisie, tels que les frais d’installation, de stockage et d’utilisation. Votre objectif est de réduire les dépenses liées à la technologie, et non d'en engager davantage. Une fois que vous avez trouvé un fournisseur qui vous convient, exigez un accord de niveau de service (SLA) qui répertorie tout ce dont vous avez discuté avec lui, de la disponibilité garantie aux temps de réponse du service client.
Commencer pas à pas et progresser doucement
Introduire de nouvelles solutions technologiques au sein de votre organisation à but non lucratif et optimiser celles dont vous disposez prend du temps et exige de la patience. Il s'agit d'une stratégie à long terme, alors ne submergez pas votre équipe avec trop de changements à la fois. Au lieu de cela, commencez par un service ou un flux de travail, puis adoptez progressivement la technologie nouvelle ou optimisée dans toute l'organisation.
L'avenir propulsé par la technologie des organisations à but non lucratif
Quelle que soit l'envergure des objectifs de votre organisation à but non lucratif, l'adoption de la technologie s'avère opportune. Le passage au numérique vous connecte avec d'autres organisations à but non lucratif et commerciales, favorisant des partenariats plus fructueux. La technologie vous confère la flexibilité nécessaire pour gérer les crises inattendues au sein de votre communauté et maintenir votre agilité face aux incertitudes nationales ou aux changements majeurs. Guidée par la technologie, votre organisation à but non lucratif gagnera en résilience, renforçant ainsi votre réputation et suscitant la fierté de votre personnel et de vos bénévoles.
Avec les bonnes solutions technologiques adaptées aux organisations à but non lucratif, vous pouvez mieux remplir votre mission d'aide et rendre le monde un peu meilleur.
