FAQ Emails de Résumé

La fonctionnalité Emails de Résumé est la nouvelle automatisation de Jotform qui permet aux propriétaires de formulaires de suivre et d'analyser leurs soumissions de formulaires à l'aide de résumés périodiques envoyés par email. Généralement, les emails de résumé sont des emails programmés qui sont générés automatiquement par une plateforme numérique pour compiler des informations de manière récurrente.

Les emails de résumé de Jotform incluent le nombre de soumissions de formulaires au cours de la période de soumission la plus récente, un graphique affichant les réponses aux champs de formulaire sélectionnés par le propriétaire du formulaire et les détails de soumission concernant ces champs sélectionnés. Cette nouvelle fonctionnalité native permet aux propriétaires de formulaires d'obtenir rapidement et efficacement des informations sur les soumissions récentes, sans avoir à compiler manuellement des données.

Si vous n'avez pas le temps d'analyser vos soumissions de formulaires une par une, ou si vous ne voulez tout simplement pas recevoir un email à chaque soumission ; les emails de résumé représentent le moyen idéal de rationaliser votre flux de travail.

Auparavant, Jotform proposait une application de synthèse quotidienne qui fonctionnait comme une intégration, mais la nouvelle fonctionnalité native permet de créer, personnaliser et gérer beaucoup plus facilement des emails de résumé directement dans votre compte Jotform.

Les utilisateurs de Jotform qui reçoivent des emails de résumé peuvent facilement suivre l'activité de soumission de formulaire au cours de leur période de soumission la plus récente et obtenir des informations rapides avec des emails qui s'intègrent dans leur flux de travail. Les emails de résumé peuvent cumuler plusieurs formulaires afin que les propriétaires de formulaires puissent afficher toutes leurs informations de soumission en un seul endroit. De plus, lors de la configuration de leur résumé, les utilisateurs peuvent choisir à quelle fréquence ils vont les recevoir : tous les jours, toutes les semaines, ou tous les mois ; ce qui leur permet de choisir l'heure de la journée, le jour de la semaine et/ou le jour du mois où ils souhaitent recevoir des emails.

Les emails de résumé affichent le nombre de soumissions au cours de la période de soumission précédente, un graphique des champs sélectionnés par le propriétaire du formulaire et les détails de soumission de ces champs. Grâce à ces instantanés réguliers de ces informations clés, vous pouvez gagner du temps et obtenir des informations exploitables même lors de vos déplacements.

Vous pouvez créer des emails de résumé via la page Mes rapports en cliquant simplement sur Créer un nouveau rapport en haut à gauche et en sélectionnant Emails de résumé. Vous pouvez également accéder aux emails de résumé dans le menu Emails de la section Paramètres du générateur de formulaires en cliquant sur Ajouter un email et en sélectionnant Email de résumé. Enfin, vous pouvez créer des emails de résumé à partir de la page Mes formulaires. Sélectionnez un formulaire, cliquez sur Plus à l'extrême droite, puis sélectionnez Créer un email de résumé.

Vous pouvez spécifier les destinataires de vos emails de résumé au moment où vous les configurez. Ceux qui bénéficient de forfaits gratuits ne peuvent envoyer des emails de résumé qu'à un seul destinataire, mais il est possible de les envoyer à jusqu'à 10 destinataires avec un forfait payant. Si vous êtes un utilisateur Entreprise, vous pouvez ajouter un nombre illimité de destinataires pour vos emails de résumé.

Oui. Jotform est le seul générateur de formulaire qui offre une prise en charge de plusieurs formulaires, avec des résumés par email de toutes vos soumissions sur plusieurs formulaires. Il vous suffit simplement de choisir quels formulaires inclure dans dans votre email de résumé.

Oui, c'est l'un des meilleurs avantages de notre nouvelle fonctionnalité qui propose des emails de résumé, mais en natif ! Le résumé a une mise en page par défaut que vous pouvez ajuster en fonction de vos préférences. Incluez ou masquez certaines informations, modifiez la ligne d'objet de l'email et personnalisez les graphiques en sélectionnant les champs de formulaire et les soumissions à afficher, en modifiant le type de graphique, etc.

Lorsque vous créez des emails de résumé, vous créez la mise en page des emails que vous recevrez à intervalles réguliers. À ce stade, vous ne verrez que des informations concernant des espace réservé dans vos champs et graphiques, car les informations sur la période de résumé concernée sont toujours en cours de collecte.

Oui, la visualisation graphique est une fonctionnalité clé des emails de résumé. Les graphiques sont un moyen utile d'obtenir des informations rapides sur vos soumissions de formulaires, et si votre formulaire contient le bon type de question, au moins un graphique sera ajouté par défaut. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez personnaliser le type de graphique et les champs selon vos besoins.

Les types de questions adaptées à la génération de graphiques dans les emails de résumé sont les suivants : choix unique, choix multiples, liste déroulante, classement par étoiles et oui/non (uniquement pour les formulaires à cartes).

Si vous êtes propriétaire d'un compte conforme HIPAA, vous pouvez créer des emails de résumé pour afficher le nombre de soumissions à vos formulaires, mais vous ne pouvez pas recevoir de graphiques de soumission pour les champs contenant des informations de santé protégées. Cela garantit que les données sensibles des patients restent protégées et sécurisées conformément aux réglementations HIPAA.

Oui, vous pouvez créer des emails de résumé pour vos formulaires chiffrés. Cependant, vous ne pouvez afficher que le nombre de soumissions ; les graphiques et les listes ne peuvent pas être créés pour les formulaires chiffrés, ce qui garantit que les informations soumises dans ces formulaires restent sécurisées de bout en bout.

Oui, vous pouvez créer des emails de résumé dans vos espaces de travail Teams ! Cette fonctionnalité permet à tous les membres de votre équipe d'accéder facilement aux informations de soumission. Vous pouvez déplacer un email de résumé existant vers un espace de travail Teams si vous déplacez également le formulaire associé.