Comment créer une enquête de satisfaction des employés

Ces dernières années, les entreprises ont réalisé à quel point il est essentiel que les employés de cette même entreprise soient engagés afin de générer une meilleure satisfaction et des employés qui restent, ainsi que de meilleurs résultats. Permettre aux employés de partager des informations sur comment ils se sentent au sein de l’entreprise peut permettre aux ressources humaines et à la direction de l’entreprise de prendre des décisions éclairées sur l’avenir de l’entreprise.

L’enquête de satisfaction est l’un des outils parmi les plus utilisés pour obtenir, comprendre et surveiller le degré de satisfaction des employés. Les enquêtes de satisfaction représentent un excellent moyen de compléter les enquêtes annuelles réalisées auprès des employés ; plus fréquemment tout au long de l’année.

Cet article va vous expliquer ce qu’est une enquête de satisfaction des employés (et le plus important, ce qu’elle n’est pas), les avantages de cette  enquête et comment en créer une qui réponde à vos besoins.

Qu’est-ce qu’une enquête de satisfaction des employés ?

Une enquête de satisfaction des employés est une enquête qui contient juste quelques questions courtes permettant de recueillir les commentaires des employés sur un sujet particulier au cours d’une certaine période. La fréquence à laquelle mener ce type d’enquêtes peut varier. Si vous en réalisez souvent, compte tenu de leur fréquence, ces enquêtes de satisfaction devraient être brèves et ne doivent pas prendre plus de quelques minutes à remplir.

Le format court distingue les enquêtes de satisfaction des enquêtes annuelles plus longues et plus formelles. Là où les enquêtes annuelles peuvent englober de nombreuses questions couvrant toute une gamme de fonctions et d’initiatives organisationnelles, les enquêtes de satisfaction se concentrent sur une initiative donnée ou un sujet précis afin de déterminer ce que les employés en pensent. C’est une sorte de baromètre de la situation des employés à un moment donné.

Les enquêtes annuelles sont précieuses en elles-mêmes. Elles permettent aux dirigeants d’obtenir des commentaires sur la culture de l’entreprise et sur l’orientation organisationnelle. Cependant, de nombreuses questions s’accompagnent de nombreuses collectes et analyses de données – cela ne prend même pas en compte la planification des actions en fonction des résultats de votre enquête. Si l’on considère tout le travail de préparation et celui à effectuer post-enquête impliqués dans le processus, rendre les données d’enquête annuelles significatives et les transposer ensuite dans la vie réelle peut prendre beaucoup de temps.

Lancez-vous dans les enquêtes de satisfaction et cela permettra à vos employés de vous fournir tous les commentaires dont ils aimeraient vous faire part, à tout moment de l’année. Vous pouvez créer rapidement et facilement des enquêtes de satisfaction et les personnaliser pour qu’elles correspondent à vos besoins.

En ayant davantage de données en temps réel, votre équipe peut être plus agile et, si nécessaire, agir sur les retours qui en résultent pour un sujet donné. Pensez-y de cette façon : si les enquêtes annuelles à grande échelle auprès des employés sont une roue, par exemple, les enquêtes de satisfaction en sont les rayons, lesquelles soutiennent la roue et garantissent que vous allez dans la bonne direction.

Quels sont les avantages d’une enquête sur la satisfaction des employés et pourquoi en avez-vous besoin ?

Maintenant que nous savons en quoi consiste une enquête de satisfaction des employés, parlons un peu des raisons pour lesquelles elle est bénéfique (et nécessaire) pour l’entreprise, ses têtes pensantes et son équipe RH.

Nous sommes probablement tous d’accord pour dire qu’aucune organisation ne devrait prendre une décision commerciale majeure sans d’abord comprendre comment cela affectera ses clients. De fait, vous devez considérer vos employés comme vos premiers et plus importants clients.

Obtenir l’engagement de vos employés et leur avis est essentiel, et le fait de leur demander leur avis leur montre que vous vous intéressez à leurs contributions et à leur développement. Lorsque les employés savent que leurs avis ne sont pas seulement valorisés, mais aident également à guider de vraies décisions commerciales, ils s’engagent davantage dans leur travail.

Au fil des ans, de nombreux rapports ont été publiés sur la corrélation entre l’engagement des employés et une productivité organisationnelle accrue. Le rapport le plus récent de Gallup est un état de santé des lieux de travail des américains, et montre que les unités commerciales très engagées voient une augmentation de 17% de la productivité et une rotation du personnel inférieure de 59% par rapport aux unités commerciales moins engagées.

L’un des principaux avantages de l’enquête de satisfaction des employés est sa capacité à maintenir l’engagement de ses employés de manière cohérente. Lorsque les employés sont engagés, ils ressentent un sentiment d’appartenance à l’entreprise et sont plus satisfaits, car ils savent qu’ils sont appréciés. Les employés se sentent informés sur l’entreprise car ce sont eux qui apportent une part de l’information. En conséquence, vous avez une équipe plus heureuse qui se sent encouragée à aller au-delà de son rôle.

Plus loin, nous vous montrerons comment garantir que les employés continueront de répondre à vos enquêtes et resteront engagés.

En parlant de réponses, un autre avantage des enquêtes de satisfaction est le taux de réponse. Les enquêtes de satisfaction ont généralement des taux de réponse de 90 à 100%, tandis que les enquêtes annuelles ont généralement des taux de réponse de 30 à 40%.

Nous avons parlé plus tôt de la relation entre les deux modèles d’enquête par la métaphore de la roue et des rayons ; ces statistiques soulignent à quel point les enquêtes de satisfaction sont importantes pour obtenir plus de réponses afin que vous puissiez brosser un tableau clair des résultats pour votre service des ressources humaines et votre direction.

Et ça ne s’arrête pas là. Les enquêtes de satisfaction vous permettent également :

• D’approfondir ses connaissances sur certains sujets ou problèmes. Centrer l’ensemble de l’enquête (même si elle est brève) sur un seul sujet alerte les employés sur un besoin et crée une dynamique de changement.
• De planifier des actions. La rétroaction collective sur une idée spécifique comble les lacunes, ce qui est nécessaire pour élaborer un plan d’action bien équilibré qui permettra à toutes les personnes impliquées de se sentir concernées.

Comment créer une enquête de satisfaction qui correspond à vos besoins ?

Maintenant que nous savons en quoi consiste l’enquête de satisfaction et pourquoi elle est importante pour votre entreprise, voyons comment créer une enquête de satisfaction efficace.

Que vous créiez votre première enquête de satisfaction ou votre cinquantième, il est important de garder à l’esprit que plusieurs facteurs peuvent rendre votre enquête efficace – ou non. Les questions que vous incluez, la façon dont vous posez les questions, la fréquence à laquelle vous envoyez vos enquêtes et ce que vous faites des informations que vous avez collectées sont autant d’éléments qui jouent un rôle non-négligeable lors de la création d’une enquête, si l’on souhaite qu’elle réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise et offre un taux de réponse élevé. 

Les questions que vous incluez

Les enquêtes de satisfaction sont uniques car non seulement elles mesurent l’engagement, mais elles peuvent également inciter les employés à s’engager. Les questions que vous incluez dans votre enquête dépendent de vos objectifs et de votre entreprise. Cependant, plusieurs domaines sur lesquels il est judicieux de se concentrer dans une enquête de satisfaction incluent le degré de satisfaction des employés (en ce qui concerne le sujet d’intérêt), la culture, la confiance dans la direction et le rôle des dirigeants dans l’initiative, la communication et les opportunités de croissance personnelle associées, ou attitudes vis-à-vis du sujet traité.

De plus, voici quelques questions essentielles sur l’engagement des employés qui peuvent vous aider à tirer tous les bénéfices possibles de vos enquêtes.

Comment poser vos questions

Selon l’objectif poursuivi par votre enquête, il existe généralement trois façons de poser les questions que vous allez utiliser pour obtenir des retours de vos employés.

• Échelle de Likert
  • Qu’est-ce que c’est ? Une échelle de Likert est une échelle sur 5 à 7 points qui évalue généralement le niveau d’accord d’un utilisateur avec un sujet ou une déclaration. Ces échelles peuvent également être utilisées pour mesurer la fréquence, la qualité et la probabilité.    
  • Pourquoi l’échelle de Likert est-elle utile dans les enquêtes de satisfaction des employés ? Au lieu d’un simple oui ou non, l’échelle de Likert couvre une gamme d’opinions. Cela permet d’obtenir des données quantitatives qui peuvent être examinées et analysées facilement.
• Échelle dichotomique
  • Qu’est-ce que c’est ? Une échelle dichotomique est une échelle à deux points avec des options opposées (par ex. oui/non, vrai/faux). Ce type d’échelle de réponse oblige l’utilisateur à s’engager dans un choix dans un sens ou dans l’autre.
  • Pourquoi les échelles dichotomiques sont-elles utiles dans les enquêtes de satisfaction des employés ? Tout simplement, ces questions sont courtes et il est facile d’y répondre. Les questions dichotomiques doivent être utilisées s’il n’y a que deux réponses possibles, par opposition aux questions destinées à déterminer un degré de sentiment ou d’émotion.
• Les questions ouvertes
  • Qu’est-ce que c’est ? Une question ouverte permet à l’utilisateur de mettre ses propres mots sur son ressenti ou de formuler son avis à sa manière.
  • Pourquoi exploiter les questions ouvertes est-il utile dans les enquêtes de satisfaction des employés ? Les réponses obtenues sont précieuses pour recueillir des commentaires qualitatifs ; cela permet de renforcer les données quantitatives que vous avez collectées ailleurs dans l’enquête.     

En gardant à l’esprit que les enquêtes de satisfaction doivent être courtes et rapides à remplir, nous vous suggérons d’utiliser un mélange de ces types de questions avec pas plus d’une ou deux questions ouvertes pour augmenter le nombre de réponses. 

À quelle fréquence faut-il réaliser ce type d’enquêtes ?

Les enquêtes de satisfaction sont courtes et peuvent être utilisées pour analyser une problématique ou un sujet en temps réel avec son évolution au fil du temps, ou dans le cas où l’on veut obtenir l’avis des employés sur une initiative donnée. Mais vous devez faire attention au rythme auquel vous les utilisez : les utiliser trop souvent ou à l’inverse, les utiliser insuffisamment, peut entraîner une baisse des taux d’engagement ou pire, une perte de confiance des employés.

Voici quelques règles relatives à la fréquence des enquêtes : 

• Les enquêtes de satisfaction devraient idéalement être réalisées mensuellement ou hebdomadairement afin de monitorer avec précision les changements.     
• Plus une enquête est courte, plus vous pouvez l’exploiter fréquemment ; et à l’inverse, plus l’enquête est longue, moins vous devriez l’exploiter.   
• Réalisez vos enquêtes assez fréquemment pour que vos employés puissent donner des commentaires significatifs, mais pas si souvent que vous ne pouvez pas agir sur les résultats entre les questionnaires.   

Que faire des informations que vous avez collectées ?

Comme mentionné précédemment, les enquêtes de satisfaction bénéficient de taux de réponse et d’engagement élevés. Mais pour maintenir ces taux élevés, être sûr que les employés restent concentrés et garantir un bon taux de remplissage et d’utilité de ces enquêtes, vous devez garder à l’esprit quelques idées directrices.

Collectez des données. La collecte et l’organisation des données collectées peut représenter un processus long. Plus vite vous pouvez récupérer les données (peu importe qu’elles soient collectées via un ordinateur ou un appareil mobile) et les organiser sous un format facilement compréhensible, plus vite votre équipe peut agir rapidement sur les réponses que vous avez reçues. 

Soyez transparent. Pensez bien à partager les données que vous avez collectées avec toutes les équipes concernées. Incluez également un résumé des progrès réalisés depuis la dernière enquête, car les employés voudront savoir quel impact a eu la précédente enquête remplie. Les dirigeants sont généralement heureux que les employés partagent et aident l’entreprise à se développer. Les employés seront plus confiants dans leur travail, en sachant que l’information circule librement et que les décisions ne sont pas prises dans le vide.

Passez à l’action. Organisez les résultats de votre enquête de satisfaction et transformez ces données en informations afin de créer un plan d’action qui sera pertinent pour votre entreprise. Lorsque la planification d’actions significatives résulte des commentaires des employés, les salariés apprécient généralement d’être entendus et en conséquence s’investissent et  s’engagent davantage. Jotform propose plus de 300 modèles d’enquêtes, ce qui facilite le travail de collecte des données dont vous avez besoin. Vous pouvez utiliser un modèle d’enquête ou partir de zéro avec une enquête de base en utilisant vos propres questions pour votre enquête de satisfaction des employés.