8 modèles d'e-mails de rappel de rendez-vous

Les rendez-vous non honorés font partie de ces problèmes qui empoisonnent la vie des entreprises qui fonctionnent sur la base de rendez-vous avec des clients. Si un client ne se présente pas à l’heure prévue, votre entreprise rate une occasion de conclure un contrat avec une autre personne. 

Non seulement ces rendez-vous manqués entraînent une perte de revenus, mais essayer de reprogrammer votre client peut vous faire perdre du temps et vous coûter de l’argent.

Chaque secteur possède son propre problème de non-présentation, mais à titre d’exemple, les prestataires de soins de santé ont un taux de non-présentation de 30 % en moyenne. Les patients manquent souvent des rendez-vous parce qu’ils ont oublié, noté la mauvaise heure ou ont eu un conflit d’horaire. 

Envoyer des rappels de rendez-vous réduit la probabilité que vos clients manquent leur rendez-vous, c’est pourquoi il est toujours utile pour une entreprise de mettre en place un système de rappel. Au lieu de perdre du temps avec des appels téléphoniques individuels, vous pouvez améliorer votre efficacité en utilisant des rappels de rendez-vous automatisés.

Vous pouvez personnaliser un modèle d’e-mail de rappel de rendez-vous dans votre système de rendez-vous pour informer les clients des réunions ou des rendez-vous à venir, ce qui permettra ainsi aux gens de se présenter à la bonne heure.

Tous les modèles suivants sont faciles à utiliser avec le widget de génération de rendez-vous de Jotform. Cet outil sans code vous permet de personnaliser le texte et les éléments visuels des e-mails de rappel afin que vous puissiez communiquer plus efficacement avec vos clients.

Personnalisation du modèle d’e-mail

Tenez compte de votre marque et de votre secteur d’activité lorsque vous choisissez un modèle d’e-mail de rappel de rendez-vous. Exploiter des modèles d’e-mails simples et sans fioritures est potentiellement suffisant, mais vous pouvez également en profiter pour insuffler une partie de votre personnalité et de la culture de votre entreprise dans vos rappels de rendez-vous. 

Quel message souhaitez-vous faire passer et quel ton souhaitez-vous faire employer dans votre e-mail de rappel ? Vous pouvez choisir d’exploiter quelque chose de professionnel, simple, amusant ou formel. Choisissez parmi les modèles disponibles ci-dessous et n’oubliez pas de personnaliser le message pour le rendre plus convivial.

Modèle de rappel d’e-mail formel

Objet : Votre prochain rendez-vous le [DATE ET HEURE]

Bonjour [NOM DU CLIENT],

Votre prochain rendez-vous avec [NOM DU FOURNISSEUR] aura lieu le [DATE] à [HEURE]. Avant de vous présenter à nos bureaux, veuillez prendre connaissance de ce qui suit  :

• Veuillez remplir nos formulaires d’admission numériques avant le rendez-vous : [LIEN SITE].
• Apportez votre carte d’assurance, une pièce d’identité et [autres documents essentiels].
• Veuillez noter que la prestation est à régler sur place.

Si vous ne pouvez pas vous présenter à ce rendez-vous, veuillez contacter notre bureau dès que possible pour le reporter.

Bien cordialement,

[NOM DE L’ENTREPRISE]

[ADRESSE DES LOCAUX]

[TÉLÉPHONE BUREAU]

Modèle de rappel court par e-mail

Objet : Rappel de rendez-vous pour le [DATE ET HEURE]

Cher [NOM DU CLIENT],

Ceci est un rappel de [NOM DE L’ENTREPRISE] concernant votre rendez-vous prévu pour le [DATE ET HEURE]. Si vous devez reprogrammer, veuillez répondre à cet e-mail ou appelez-nous au [TÉLÉPHONE BUREAU].

Modèle d’e-mail de confirmation de rendez-vous

Objet : Votre rendez-vous le [DATE ET HEURE]

Bonjour ! Cet e-mail confirme votre prochain rendez-vous avec [NOM DU FOURNISSEUR] le [DATE ET HEURE]. Si vous devez reprogrammer, veuillez nous appeler au moins 48 heures avant le rendez-vous pour éviter des frais d’annulation.

Modèle de rappel d’e-mail occasionnel

Objet : Votre rendez-vous le [DATE ET HEURE]

Bonjour [NOM DU CLIENT],

Ceci est un petit message pour vous rappeler votre prochain rendez-vous le [DATE & HEURE].

Veuillez répondre pour confirmer ce rendez-vous. Vous pouvez appeler notre bureau au [TÉLÉPHONE BUREAU] à tout moment si vous souhaitez reporter.

Dans l’attente de vous recevoir,

[NOM DE L’ENTREPRISE]

[ADRESSE DES LOCAUX]

[TÉLÉPHONE BUREAU]

Modèle de rappel amusant par e-mail

Objet : [NOM DU CLIENT], nous avons hâte de vous voir !

Bonjour [NOM DU CLIENT],

Nous comptons les jours jusqu’à votre rendez-vous. Nous vous avons programmé pour [DATE & HEURE]. Cela vous convient-il toujours ?

Vous n’aimez pas qu’on vous oublie ? Nous non plus. Alors envoyez-nous un message si vous devez reporter, quelle qu’en soit la raison.

Passez une belle journée !

[NOM DE L’ENTREPRISE]

Modèle de rappel d’e-mail de rendez-vous beauté

Ligne d’objet : L’heure de se refaire une beauté est venue : c’est le [DATE ET HEURE]

Bonjour beauté,

Êtes-vous prête à mettre à jour votre look chez [NOM DU SALON] ? Nous vous avons réservé pour un [NOM DE LA PRESTATION] le [DATE & HEURE]. Faites-nous savoir si cette heure vous convient toujours ; répondez pour confirmer ou reporter votre rendez-vous.

Modèle de rappel d’e-mail de rendez-vous dentaire amusant

Ligne d’objet : Vous faire sourire le [DATE ET HEURE]

Bonjour [NOM DU PATIENT],

Nous sommes impatients de voir votre sourire illuminer notre bureau le [DATE ET HEURE]. Vous avez réservé pour [NOM DU SERVICE] avec [NOM DU DENTISTE]. Veuillez arriver quelques minutes à l’avance afin que nous puissions commencer à l’heure.

L’inattendu se produit parfois, nous comprenons donc si vous devez reporter. Si ce créneau horaire ne vous convient plus, ne vous inquiétez pas ; vous pouvez nous appeler pour modifier votre rendez-vous. Nous sommes à votre disposition.

À bientôt !

[NOM DU CABINET DENTAIRE]

[NUMÉRO DE TÉLÉPHONE]

Modèle de rappel d’e-mail chaleureux

Objet : [NOM DU CLIENT] : Votre rendez-vous le [DATE ET HEURE]

Cher [NOM DU CLIENT],

Nous vous informons de votre prochain rendez-vous le [DATE ET HEURE] avec [NOM DU FOURNISSEUR]. Notre équipe se réjouit de vous revoir bientôt !

Comme toujours, nous voulons vous offrir la meilleure qualité de soins. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez nous parler de vos services à venir, n’hésitez pas à nous contacter à tout moment. Nous vous répondrons dès que possible.

Veuillez nous faire savoir s’il y a autre chose que nous pouvons faire pour vous.

Bien cordialement,

[NOM DE L’ENTREPRISE]

[ADRESSE DES LOCAUX]

[TÉLÉPHONE BUREAU]