Si vous avez besoin de recueillir des données, l’un des moyens les plus efficaces consiste à utiliser des formulaires, sondages, enquêtes, questionnaires ou quiz en ligne. Grâce à un outil de création de formulaires en ligne, vous pouvez concevoir des formulaires personnalisés avec différents types de questions, comme des choix multiples, des échelles de notation ou des champs de texte libre.
Parmi les générateurs de formulaires les plus populaires figurent Microsoft Forms et Google Forms. Tous deux sont simples d’utilisation, offrent de nombreuses fonctionnalités et s’adaptent aussi bien aux environnements professionnels qu’éducatifs. Vous hésitez entre les deux ? Découvrez notre comparatif entre Microsoft Forms et Google Forms pour vous aider à choisir celui qui répond le mieux à vos besoins.
Conseil de pro
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Avantages et inconvénients de Microsoft Forms
Faisant partie de la suite Microsoft 365, Microsoft Forms est une application web accessible depuis toutes les plateformes et navigateurs. Elle est utilisée aussi bien dans les environnements professionnels qu’éducatifs, et reste également disponible pour un usage personnel. L’application est gratuite pour un usage personnel avec un compte Microsoft. Des fonctionnalités supplémentaires, comme une limite de répondants plus élevée, sont proposées avec les abonnements payants Microsoft 365 Personnel, Microsoft 365 Éducation et Microsoft 365 Entreprise.
Avec Microsoft Forms, vous pouvez facilement créer des formulaires, des questionnaires, des quiz et des enquêtes, comme des sondages de satisfaction client ou employé, des tests de fin d’année ou encore des formulaires d’inscription à des événements.
Avantages
L’un des principaux atouts de Microsoft Forms est sa fonctionnalité de logique conditionnelle (ou logique de branchement), qui permet d’orienter les répondants vers différentes questions en fonction de leurs réponses précédentes. Ainsi, chaque utilisateur ne voit que les questions qui le concernent. Autre avantage notable : la facilité d’exportation des réponses vers Microsoft Excel pour l’analyse des données.
Voici quelques avantages supplémentaires, cités par des utilisateurs :
- Intégration automatique. « Le meilleur atout de Microsoft Forms, c’est qu’il est inclus dans Microsoft Office 365 », explique Aden R. sur G2. « Notre organisation utilise Office 365, et donc, nous n’avons pas besoin de souscrire à un autre logiciel. »
- Facilité d’utilisation. L’un des aspects les plus appréciés d’un outil de création de formulaires est sa simplicité, et de nombreux utilisateurs soulignent que Microsoft Forms est très accessible. « Je trouve Microsoft Forms très simple à utiliser et à comprendre ; il est possible de créer une enquête ou un questionnaire très rapidement », affirme Shannon M. sur G2. « Il n’est pas nécessaire d’avoir une connaissance approfondie des enquêtes en ligne pour savoir comment concevoir un formulaire. »
- Flexibilité. Sur G2, Avani J. met en avant la flexibilité de Microsoft Forms : « En plus des questions textuelles, on peut aussi créer des formulaires avec des images comme réponses. Je peux concevoir des sondages, des enquêtes, des questionnaires, des quiz, des tests de sélection, des épreuves préliminaires pour des stages, ou encore des formulaires de candidature, le tout avec un même logiciel. »
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Inconvénients
Dominic Harper, entrepreneur et fondateur de Debt Bombshell, a utilisé à la fois Microsoft Forms et Google Forms dans le cadre de son activité. Selon lui, l’un des principaux inconvénients de Microsoft Forms réside dans ses limitations en matière de collaboration.
« Pour le partage et la collaboration sur un formulaire, Google Forms offre plus de liberté puisqu’il suffit d’une invitation pour activer cette fonctionnalité », explique Dominic Harper. « Avec Microsoft Forms, il faut débourser quelques euros pour pouvoir collaborer avec d’autres personnes. »
D’autres utilisateurs de Microsoft Forms soulignent également plusieurs inconvénients :
- Types de questions limités : Aden R. regrette le manque de diversité dans les formats de questions. Cela limite non seulement les fonctionnalités de l’outil, mais aussi « la collecte des informations que nous souhaitons. Nous devons créer plusieurs questions pour obtenir certaines données, alors que d’autres logiciels permettent de le faire en une seule. »
- Trop basique pour certains cas d’utilisation : selon Jessica C. sur G2, Microsoft Forms manque de flexibilité dans certaines situations : « J’aimerais pouvoir ajuster davantage de paramètres. Ce n’est pas un outil d’évaluation très puissant (comparé à une solution comme Qualtrics) et il est plus adapté à la collecte de petites quantités de données. »
- Pas toujours intuitif : un utilisateur sur G2 indique que l’interface est globalement « facile à utiliser », mais que certaines options fréquemment utilisées, comme le changement de type de question, par exemple passer de boutons radio à une liste déroulante, « sont dissimulées sous d’autres menus, ce qui demande des clics supplémentaires. »
Avantages et inconvénients de Google Forms
Faisant partie de la suite d’outils de Google, Google Forms est une application web accessible sur n’importe quelle plateforme. Elle est utilisée dans de nombreux contextes, professionnels, éducatifs, sociaux ou personnels. L’outil de création de formulaires est gratuit, mais nécessite un compte Google pour être utilisé.
Avantages
Contrairement à Microsoft Forms, Google Forms propose une large gamme de formats de questions, comme l’échelle linéaire, la liste déroulante ou le choix multiple.
« Pour les questions-réponses, Google Forms est clairement meilleur que Microsoft Forms », affirme Harper. « Grâce à sa diversité de formats et à sa gestion des sections, il est plus facile pour un utilisateur de concevoir ses propres questions avec souplesse. »
Tout comme Microsoft Forms, Google Forms permet également d’utiliser une logique conditionnelle, afin de rediriger les utilisateurs vers différentes sections du formulaire selon leurs réponses.
Voici quelques autres avantages de Google Forms :
- Processus facilités : étant intégré à l’ensemble de la suite Google, Google Forms permet, selon l’utilisateur Sagar M. sur G2 d’optimiser les flux de travail. « Chaque aspect de mon processus peut être pris en charge et interconnecté. Il est facile de relier des feuilles de calcul, des formulaires et des documents pour créer un processus complet, simple à configurer et à gérer. »
- Pertinence des questions : l’utilisatrice Cassandra S. sur G2 apprécie la capacité de Google Forms à afficher uniquement les questions pertinentes pour chaque participant : « Google Forms nous a permis de créer une enquête intuitive que les patients peuvent remplir avant leur rendez-vous. Contrairement à un questionnaire classique, Google Forms permet aux patients d’ignorer facilement les sections qui ne s’appliquent pas à leur situation personnelle. »
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Inconvénients
En matière de graphismes, Microsoft Forms prend l’avantage, selon Dominic Harper. « Il propose une variété de thèmes parmi lesquels choisir, contrairement à Google Forms, où l’on ne peut modifier que la couleur et l’arrière-plan », explique-t-il. « Microsoft Forms offre également des thèmes attrayants et dynamiques, ce qui est un vrai plus si vous souhaitez des pages de formulaires esthétiques. »
Voici quelques autres limites de Google Forms :
- Conception de formulaire limitée : l’utilisatrice Kiki M. sur G2 estime que la présentation des questions pourrait être améliorée : « Je préfère qu’une seule question s’affiche à la fois, mais dans Google Forms, toutes les questions apparaissent sur un seul écran. »
- Fonctionnement exclusivement en ligne : étant un outil basé sur le cloud, Google Forms n’est disponible qu’en ligne. Cela peut poser problème si vous n’avez pas de connexion Internet fiable ou si vous avez besoin de travailler hors ligne.
Conseil de pro
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Microsoft Forms vs Google Forms : comparaison des fonctionnalités
1. Images et vidéos
Google Forms permet aux utilisateurs d’ajouter des images et d’intégrer des vidéos n’importe où dans un formulaire, qu’elles soient ou non liées à une question. En revanche, avec Microsoft Forms, les utilisateurs ne peuvent ajouter des vidéos et des images que dans le cadre d’une question, soit dans l’énoncé de la question, soit dans les options de réponse.
2. Modèles
Si vous souhaitez démarrer rapidement, les modèles sont la solution idéale. Bien que les deux outils proposent des ensembles de modèles gratuits, Google Forms en offre 36, contre 21 pour Microsoft Forms.
3. Types de questions
Bien que Google Forms et Microsoft Forms proposent tous deux des types de questions à choix multiples, de sélection de date et de réponse courte, chacun offre également des options que l’autre ne propose pas. Google Forms permet d’insérer des listes déroulantes, des matrices à choix multiples ou à cases à cocher, ainsi que des champs de téléversement de fichiers. Microsoft Forms, de son côté, propose une question préconfigurée pour le Net Promoter Score (NPS), ainsi que des formats de questions de notation et de classement.
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