Comment utiliser les formulaires Google pour organiser des rendez-vous

Lorsqu’un client a besoin de prendre rendez-vous avec vous, il est plus facile de le laisser choisir un créneau horaire par lui-même que de procéder à un échange fastidieux d’e-mails pour trouver une date qui convienne à tout le monde. L’une des solutions parmi les plus faciles à mettre en œuvre consiste à exploiter un formulaire Google dédié à la prise de rendez-vous.

Utiliser Google Forms pour prendre des rendez-vous vous permet de disposer d’une plateforme centralisée pour gérer tous vos besoins en matière d’organisation, en particulier si vous faites un suivi de vos rendez-vous à l’aide de Google Agenda. Partager les formulaires est facile, et presque tout le monde sait utiliser cette plateforme, au moins basiquement.

Continuez à lire pour en savoir davantage sur comment utiliser Google Forms pour organiser des rendez-vous, et quelle autre solution nous vous proposons, si vous ne souhaitez pas utiliser Google Forms.

Pourquoi serait-il intéressant pour mon entreprise d’utiliser les formulaires pour planifier des rendez-vous ?

Lorsque vous créez des formulaires en ligne pour fixer des rendez-vous, vous bénéficiez de quelques avantages immédiats. Tout d’abord, une fois le formulaire créé, vous avez généré un modèle standard que vous pouvez utiliser quel que soit le type de service que vous proposez.

Une fois ce formulaire créé, vous gagnerez du temps sur la planification de rendez-vous, et vous pourrez vous concentrer sur des tâches plus importantes. Vous pouvez également optimiser vos formulaires et processus de planification au fil du temps, en testant de nouvelles stratégies et en veillant à ce que les interactions avec les clients se déroulent sans heurts.

Si vous disposez de plusieurs sites gérés par des personnes différentes, par exemple, exploiter un formulaire bien conçu peut permettre de garantir que la prise de rendez-vous se fera de manière simple et cohérente sur tous vos sites. En bref, exploiter des formulaires de prise de rendez-vous peut être un moyen très efficace de permettre à votre entreprise de respecter les délais et d’assurer le bon déroulement des rendez-vous.

Comment utiliser Google Forms pour créer un formulaire de prise de rendez-vous ?

Il y a quelques étapes à suivre pour pouvoir utiliser Google Forms à des fins de prise de rendez-vous, et vous devrez utiliser certains modules complémentaires. Vous devrez télécharger des fichiers sur votre ordinateur ; assurez-vous donc de pouvoir le faire avant de continuer.

1. Créer un formulaire Google

Commencez par vous rendre sur le site web de Google Forms et cliquez sur Créer un nouveau formulaire. Ajoutez ensuite les champs nécessaires. Vous pouvez ajouter une option à choix multiple qui permet aux utilisateurs de sélectionner le type de service dont ils ont besoin, par exemple, et des champs de réponse courte qui leur permettent d’entrer leurs coordonnées.

2. Configurer les champs de rendez-vous

Ensuite, vous définirez une question à choix multiple ou une question déroulante présentant toutes les options de créneaux horaires parmi lesquelles vos clients peuvent choisir, en fonction de ce que votre organisation propose.

Vous pouvez même commencer votre formulaire en demandant aux répondants de choisir le jour de la semaine où ils souhaitent vous rencontrer, puis, à l’aide d’une logique conditionnelle, leur proposer des créneaux horaires spécifiques à choisir en fonction du jour.

3. Conserver uniquement des plages horaires spécifiques

Si vous souhaitez pouvoir bloquer les plages horaires déjà sélectionnées par les clients, vous pouvez télécharger un module complémentaire pour Google Forms appelé Choice Eliminator afin d’éviter les doubles rendez-vous.

Ce module complémentaire est disponible sur Google Workspace Marketplace. Une fois que vous l’avez installé, intégrez-le à votre formulaire à l’aide de l’icône représentant une pièce de puzzle en haut de votre formulaire pour terminer de configurer votre formulaire de prise de rendez-vous.

Alternative à Google : Jotform et les formulaires de prise de rendez-vous

Si Google Forms est simple d’utilisation et assez efficace pour organiser ses rendez-vous, il a ses inconvénients. L’interface est assez basique et informelle, et convient donc mieux à un usage informel en interne qu’à un usage formel et commercial.

Le générateur de formulaires en ligne de Jotform, quant à lui, vous permet de personnaliser votre formulaire de prise de rendez-vous autant que vous le souhaitez, tout en vous permettant de paramétrer les créneaux disponibles directement sur la plate-forme. Il vous suffit de sélectionner l’élément de formulaire Rendez-vous lorsque vous créez votre formulaire de prise de rendez-vous avec Jotform pour ajouter un calendrier qui affiche les heures disponibles pour chaque jour. Vous pouvez définir des conditions telles que la durée des plages de rendez-vous et les dates auxquelles vous n’êtes pas disponible, si vous êtes en vacances, par exemple.

L’élément Rendez-vous n’affiche automatiquement que les créneaux horaires disponibles, et chaque réponse est stockée sur la plateforme Jotform. Vous pouvez même collecter les paiements par le biais du même formulaire grâce aux intégrations de passerelles de paiement de Jotform.

Si vous souhaitez que vos rendez-vous soient transférés directement dans votre calendrier Google, il existe également une intégration pour cela. Vous pouvez intégrer Google Agenda à Jotform et l’intégration crée automatiquement un nouvel événement dans votre calendrier pour chaque formulaire de rendez-vous rempli que vos clients soumettent.

Que ce soit avec Jotform, Google ou un autre service, planifier vos rendez-vous à l’aide de formulaires en ligne automatise l’une des parties les plus fastidieuses de la gestion d’une entreprise. Vous n’aurez plus à vous soucier de rater un rendez-vous, de prendre trop de clients à la fois ou de vous perdre dans des échanges d’e-mails sans fin une fois que vous aurez le formulaire dont vous avez besoin.