Lorsque l’on décide de se lancer dans un projet, l’une des premières choses qu’un chef d’entreprise doit faire est de planifier son projet. Logique, n’est-ce pas ?
Néanmoins, si élaborer un plan de projet solide peut être rapide et facile, cela peut aussi parfois être un processus complexe qui prend du temps. Cela dépend principalement de la nature du projet. Ceci étant dit, il ne faut pas sous-estimer l’importance de bien planifier son projet.
Planifier un projet n’est pas juste une autre étape de la gestion du projet. C’est peut-être l’étape la plus critique de l’ensemble du processus. Voyons exactement pourquoi bien planifier son projet est si important, non seulement pour le projet, mais aussi pour l’entreprise elle-même et son personnel.
1. Planifier son projet augmente ses performances et son taux de réussite
Malheureusement, en règle générale, le taux d’échec sur les projets des entreprises se situe autour de 70%. Atteindre les objectifs que l’on s’est fixé pour un projet n’est souvent pas aussi facile qu’il n’y paraît.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les projets échouent. Par exemple, 38% des entreprises déclarent que la principale cause à l’échec d’un projet est que les membres de l’équipe n’étaient pas sûrs de leurs rôles et responsabilités individuels. 37% des projets échouent parce que les dirigeants ne définissent pas clairement les objectifs et les étapes du projet. Lorsque les chefs d’équipe ne gèrent pas efficacement les exigences, 47 % des projets n’atteignent pas leurs objectifs.
Planifier un projet implique de cartographier et organiser les objectifs, les tâches, les calendriers et les ressources du projet ; avant d’attribuer des tâches et des rôles en lien avec ce projet, et surtout avant que l’équipe ne commence à travailler selon le plan. Vous pouvez éviter presque tous les écueils liés à l’échec d’un projet en planifiant soigneusement votre projet.
2. Planifier son projet permet d’économiser de l’argent
Les projets échoués coûtent cher. Même lorsqu’une entreprise réussit à mener à bien un projet, elle peut encore utiliser beaucoup de budget supplémentaire inutile.
Un projet mal planifié peut facilement se heurter à des retards, des problèmes inattendus ou à une dérive des objectifs. La dérive des objectifs se produit lorsqu’un projet augmente progressivement en taille (et en coût) en raison de circonstances ou de changements imprévus.
Planifier son projet permet de bénéficier d’un cadre pour la phase d’exécution, ce qui permet d’éliminer les activités et les modèles inutiles. C’est pourquoi les entreprises qui s’en tiennent à des pratiques de gestion de projet solides gaspillent beaucoup moins d’argent que les entreprises qui ne le font pas – 28 fois moins, de fait !
3. Planifier son projet améliore la communication d’équipe
Bien communiquer est essentiel pour que le projet s’exécute de manière fluide, et cela s’applique aux projets de toute taille et de tout type. Même deux collaborateurs doivent bien communiquer pour s’assurer qu’ils terminent les tâches du projet à temps.
Lorsqu’un projet implique plusieurs employés ou équipes, des fournisseurs tiers et peut-être même des membres du personnel dans d’autres lieux ou fuseaux horaires, il devient alors vital de planifier la façon dont les chefs de projet et les membres de l’équipe géreront les communications.
Un plan de projet prend en compte les besoins de communication de l’équipe et permet de mettre en place les solutions pour que chacun ait accès aux informations en temps réel de la manière la plus efficace possible : e-mails, chat en temps réel, réunions virtuelles, documents partagés, etc.
4. Planifier son projet garantit que les ressources seront utilisées au mieux
L’un des éléments clés de la planification de projet est la planification des ressources. Tout projet repose sur des ressources : personnel, équipement, budget, espace de bureau et temps. Sans une bonne planification, il est presque impossible de s’assurer qu’une organisation alloue et utilise les ressources de la manière la plus rentable et la plus appropriée.
Différentes tâches de projet sont souvent en concurrence pour des ressources limitées, de sorte que les planificateurs de projet doivent prendre des décisions à l’avance sur la meilleure façon d’affecter ces ressources. Cela implique une analyse coûts-avantages pour chaque tâche du projet afin que les planificateurs n’affectent pas simplement les ressources au hasard, mais le fassent avec un objectif, sur la base de prévisions intelligentes et en gardant à l’esprit les objectifs du projet et les indicateurs de performance clés (KPI).
5. Planifier son projet facilite le suivi des objectifs et des résultats du projet
Un autre élément clé du processus de planification du projet consiste à définir les buts et objectifs du projet. Des objectifs de projet clairement définis et spécifiques sont plus faciles à traduire pour les chefs d’équipe en mesures quantitatives du succès.
Par exemple, une entreprise planifie le lancement d’un nouveau produit. L’un des objectifs du projet est de générer 1 000 ventes au cours des deux premiers mois. Les chefs d’équipe surveillent cet objectif spécifique et mesurable tout au long du projet et peuvent adapter l’exécution du projet en fonction des résultats du suivi. Ainsi, si les ventes à la fin du premier mois sont faibles, l’équipe peut réaffecter des ressources pour stimuler les activités marketing au cours du mois suivant.
Lorsque l’étape de planification du projet comprend une cartographie détaillée des KPI, il est beaucoup plus facile d’évaluer les performances réelles du projet au fil du temps et de décider comment ajuster l’exécution pour atteindre ces objectifs.
6. Planifier son projet permet de garder tout le monde sur la même longueur d’ondes
Travailler en équipe est un facteur critique dans toute activité de groupe, en particulier dans la gestion de projet.
Un bon travail d’équipe n’existe que lorsque tous les collaborateurs connaissent leurs rôles et responsabilités, comment leur partie s’intègre dans l’ensemble, quel impact leurs actions ont sur la productivité des autres membres de l’équipe et quelles attentes les chefs de projet ont pour eux en tant qu’individus et en tant qu’équipe.
Un plan de projet solide fournit un point de référence officiel pour tous les collaborateurs. De cette façon, tout le monde va dans la même direction et est au courant des tâches, des délais, des attentes et du flux de travail. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet pour créer un plan de projet, il est encore plus facile pour tous les collaborateurs d’accéder et de visualiser l’intégralité du plan à tout moment, et même d’apporter leurs opinions et leur expertise à la phase de planification.
7. Planifier son projet fidélise les employés
Bien planifier son projet profite non seulement à la performance et aux résultats du projet, mais joue également un rôle dans la fidélisation des employés. Les employés sont huit fois plus susceptibles de rester chez leur employeur s’ils estiment que leurs supérieurs sont efficaces pour les aider à gérer leur charge de travail. Cela les aide à se sentir plus connectés à leur travail, et lorsqu’ils se sentent connectés, ils sont 87 % moins susceptibles de quitter leur poste.
Impliquer les employés dans la planification du projet les encourage à apporter leur point de vue et leurs compétences, plutôt que de simplement leur dire ce qu’ils doivent faire. Cela garantit une exécution plus efficace et donne aux membres de l’équipe le sentiment d’être une partie valorisée de l’entreprise.
L’importance de la planification du projet va bien au-delà du projet lui-même. Cela a un impact direct sur ce que les employés pensent de leur lieu de travail – et s’ils partent ou restent ou non.
Planifier stimule la performance
Les projets ne sont pas séparés des opérations quotidiennes de votre entreprise. Ils ont un grand impact sur l’organisation dans son ensemble. Lorsqu’elle est effectuée correctement, gérer ses projets consciemment économise des ressources, réduit les coûts, améliore la culture d’entreprise et améliore le moral des employés. Et une bonne gestion de projet commence toujours par la planification du projet. Si votre phase de planification de projet est ciblée et précise, vous récolterez les fruits de la réussite du projet.
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