Comment utiliser les champs dynamiques dans les formulaires Google

Les enquêtes existent depuis 3800 ans avant notre ère, lorsque les anciens Babyloniens ont mis au point le premier recensement. Depuis lors, les enquêtes sont devenues l’un des moyens les plus efficaces de mener des recherches et de recueillir des avis ou des opinions.

À l’ère numérique, Les enquêtes sont utiles pour collecter toutes sortes d’informations. Les entreprises et les organisations à but non lucratif utilisent des formulaires d’enquête pour recueillir des avis sur leurs produits ou services. Les prestataires de soins de santé recueillent des informations sur les nouveaux patients. Les enseignants les utilisent même pour créer des tests et des questionnaires virtuels pour leurs élèves.

Google Forms est l’une des plateformes gratuites parmi les plus populaires pour générer des formulaires. Conviviale, personnalisable et collaborative, la plateforme de Google Forms est suffisamment intuitive dans sa prise en main pour permettre à n’importe qui de créer une enquête, même sans grandes compétences techniques.

De plus, l’assistant de formulaire permet de générer des enquêtes à partir de modèles personnalisables en fonction des besoins de l’utilisateur ou de fournir des suggestions prédictives pour la question ou la réponse suivante. En outre, les résultats de votre enquête sont automatiquement téléchargés dans des feuilles de calcul.

Le module complémentaire Champs dynamiques de Google Forms simplifie également la génération de formulaires. Voici ce qu’il faut savoir sur les champs dynamiques.

Pourquoi des champs dynamiques ?

Le module complémentaire Champs dynamiques de Google Forms permet de créer et de gérer des enquêtes rapidement et simplement grâce au remplissage automatique : le module va chercher des données auprès de sources tierces, et remplit automatiquement les réponses aux questions pertinentes. 

Il peut s’agir d’une question à choix multiple, d’une case à cocher ou d’une réponse à menu déroulant, le module complémentaire peut extraire des données depuis, par exemple, Google Sheets, Agenda, Contacts, Groupes et Google Drive.

Une solution de facilité qui peut être exploitée, pour, par exemple :

• Demande de renseignements commerciaux. Créez des demandes de service ou des formulaires de commande de produits directement liés à une feuille de calcul de l’inventaire. 
• Inscription aux cours. Permettez à vos élèves de choisir l’instructeur avec lequel ils souhaitent travailler à partir d’une liste issue d’une feuille de calcul.
• Réservations pour des événements. Rationalisez le processus de confirmation de présence et de réservation en remplissant automatiquement un champ avec les éléments d’un calendrier prévisionnel.

Les champs dynamiques de Google Forms vous permettent également de :

• Créer des formulaires plus rapidement. Générer des enquêtes dans Google Forms est simple, mais exploiter les champs dynamiques permet de gagner du temps en pré-remplissant les options de réponse pour chaque question. Si une question d’enquête est basée sur une feuille de calcul ou un document Google existant, vous pouvez l’associer à votre enquête afin de ne pas avoir à retaper les mêmes réponses dans votre formulaire.
• Éviter les tâches redondantes. De même, si vous créez un formulaire et une feuille de calcul correspondante à partir de zéro, vous pouvez éviter les doublons en ajoutant d’abord toutes les réponses à une feuille de calcul. Une fois cette étape franchie, vous pouvez rédiger les questions dans Google Forms et associer les colonnes de votre feuille de calcul aux questions appropriées afin de remplir automatiquement les choix de réponses.
• Mettre à jour automatiquement des données pour tous les produits. Si vos formulaires sont liés à des données susceptibles d’évoluer fréquemment (par exemple, de la gestion de stock ou de la disponibilité d’offres et services) ;  les champs dynamiques vous évitent d’avoir à mettre à jour manuellement votre formulaire à chaque fois que les données changent. Si, par exemple, vous utilisez régulièrement un formulaire d’inscription à un événement, les modifications apportées à votre calendrier seront automatiquement répercutées dans le formulaire : vous n’aurez jamais à vous inquiéter qu’un utilisateur choisisse une date ou un créneau indisponible.

Comment utiliser les champs dynamiques ?

Mapper des données dans les formulaires Google à l’aide de champs dynamiques peut sembler complexe, mais il s’agit d’un processus étonnamment intuitif. Voici comment procéder :

1. Installez le module complémentaire. Accédez à la page du module complémentaire Champs dynamiques de Google Forms et cliquez sur le bouton Installer. Si vous possédez plusieurs comptes Google, vous serez invité à sélectionner le compte auquel vous souhaitez l’ajouter.
2. Créez ou ouvrez le formulaire que vous souhaitez utiliser avec Champs Dynamiques. Rédigez la question à laquelle vous souhaitez associer des données ou choisissez celle que vous souhaitez utiliser.
3. Cliquez sur l’icône du module complémentaire (la pièce de puzzle) en haut du formulaire, puis sélectionnez Champs dynamiques.
4. Sélectionnez Créer un mappage. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez la question à laquelle vous souhaitez associer des données.
5. Choisissez le type de source de données que vous souhaitez utiliser (vous pourrez choisir entre Google Sheet, Contacts et Agenda). Choisissez ensuite la source de données spécifique à utiliser. Si votre source de données est une Google Sheet, vous devrez également sélectionner la feuille et la colonne à partir desquelles vous souhaitez mapper les données. Notez que vous ne pourrez choisir que les sources de données disponibles dans votre Google Drive.
6. Une fois que vous avez sélectionné votre source de données, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermez la boîte de dialogue.
7. Cliquez à nouveau sur l’icône du module complémentaire, sélectionnez Champs dynamiques et, cette fois, cliquez sur l’option Mettre à jour le mappage. Vous devriez voir les champs de réponse aux questions de votre enquête se remplir automatiquement avec les options de votre source de données. En cas d’erreur ou de texte à modifier, vous pouvez éditer chaque réponse individuellement dans le formulaire.

Si vous cherchez une alternative à Google Forms, Jotform permet de générer des formulaires encore plus puissants. N”hésitez pas à essayer : vous verrez ainsi comment vous pouvez améliorer vos flux de travail et améliorer votre productivité grâce aux formulaires en ligne.