Tout au long de la journée, vos employés accomplissent des dizaines de tâches, du travail sur des projets majeurs à la réalisation de petites améliorations qui rationalisent les processus. En tant que responsable d’équipe, vous pourriez avoir l’impression qu’il est impossible de faire un suivi efficace de ce que fait chaque personne ou de ce sur quoi vous aimeriez qu’elle travaille.
C’est là que vous pouvez tirer bénéfice à utiliser un outil de suivi des tâches des employés. Avec outil de suivi des tâches, vous pouvez attribuer des tâches et répartir uniformément le travail pour que chacun ait une charge adaptée à ses possibilités. Cela évite de se retrouver avec du travail en retard et peut permettre à votre équipe à rester concentrée sur ses objectifs.
Il existe de nombreux outils de suivi des tâches sur le marché. Voici quelques options auxquelles vous pouvez réfléchir.
Jotform
Jotform propose des dizaines de modèles que vous pouvez utiliser pour votre entreprise, des formulaires de collecte d’e-mails aux questionnaires, mais vous pouvez également utiliser son modèle de liste de tâches des employés pour créer des tâches, les attribuer aux employés et suivre leur état d’avancement. Et vous pouvez ajouter des dates d’échéance et des notes tout au long du projet afin d’identifier tout retard ou problème.
Envisagez cet outil si vous souhaitez créer des formulaires de collecte de données pour tout événement ou processus en plus du suivi des tâches et des projets des employés.
Conseil de pro
Gérez et suivez les tâches et les projets des employés avec les modèles de suivi des tâches dans les Tableaux Jotform.
ClickUp
ClickUp est un outil de gestion de projet et de suivi des tâches destiné à des équipes de toutes les tailles. Vous pouvez créer des flux de travail visuels pour aider vos employés à décomposer des projets complexes et leur donner une vision claire de leurs échéances. Vous pouvez également ajouter une arborescence des tâches, ce qui empêchera un employé de démarrer une tâche tant qu’il n’a pas certaines informations ou tant qu’une autre personne n’a pas terminé la partie qui lui incombe.
ClickUp est un outil particulièrement utile pour les responsable d’équipes car il permet de définir des priorités. De cette façon, les membres de votre équipe ne négligeront pas les tâches les plus importantes lorsqu’ils travailleront sur de nouvelles tâches. Cela permet à votre personnel de se concentrer sur les projets ayant le plus grand impact pour obtenir les meilleurs résultats.
ClickUp propose plusieurs plans, de gratuit jusqu’à 19 $ par utilisateur, par mois pour le plan Business Plus.
PlanStreet
PlanStreet est un outil logiciel de suivi des tâches et de gestion de cas pour les organisations à but non lucratif et du secteur public, en particulier celles du travail social, de la santé et des services communautaires. Il est utile pour les équipes qui ont à la fois besoin d’un outil de gestion de projet agile et de méthodes traditionnelles en cascade. PlanStreet est par ailleurs conçu pour être flexible.
Avec cet outil, les employés peuvent filtrer les tâches au sein des projets, trier pour trouver les plus importantes, créer des catégories pour diverses tâches et les organiser généralement pour bénéficier de plus de clarté. Cela peut permettre d’éviter la confusion pour les employés qui ont beaucoup de petites tâches faciles à oublier ou à confondre.
PlanStreet est au prix de 700 $ par mois, ou de 35 $ par utilisateur, par mois, pour 20 utilisateurs.
Flowlu
Si vous recherchez un système sous forme de tableau où vous pouvez facilement basculer entre les tâches des employés et les listes de projets, alors Flowlu peut être une bonne option. Vous pouvez convertir des listes de tâches de projet en mosaïques pour suivre votre flux de travail.
Au fur et à mesure que les membres de l’équipe terminent des tâches, ils les barrent, ce qui permet de voir facilement ce qui est terminé. Par exemple, vous pouvez rayer une tâche d’approbation une fois que le client a validé une étape de développement, ce qui fait que les employés affectés à la phase de développement suivante savent qu’ils peuvent commencer à travailler.
Si vous dirigez une petite entreprise, vous et un autre membre de votre équipe pouvez utiliser Flowlu gratuitement. Il existe quatre options payantes, à commencer par le plan Team à 29 $ par mois pour huit utilisateurs et se terminant par le plan Enterprise à 199 $ par mois pour un nombre illimité d’utilisateurs. Découvrez les différentes options et voyez celle qui vous convient le mieux.
QuickBooks Time
QuickBooks Time est un autre outil qui peut vous aider à attribuer des tâches pour un projet et à en suivre la réalisation. Cette application est utile si vous facturez des clients en fonction du nombre d’heures travaillées ou si vous devez les facturer une fois que votre entreprise atteint des objectifs spécifiques.
QuickBooks Time propose deux plans tarifaires : Premium et Elite. Le plan Premium commence à 20 $ plus 8 $ par utilisateur, par mois, tandis que l’option Elite est de 40 $ plus 10 $ par utilisateur, par mois. L’option Elite vous permet de suivre les estimations du projet par rapport aux dépenses réelles et offre un géorepérage aux membres de votre équipe.
Trello
Trello est l’un des outils de suivi des tâches parmi les plus largement utilisés. Il offre un format pratique qui permet de suivre plusieurs projets à la fois. Cette application est idéale si vous souhaitez suivre l’avancement d’un certain projet et obtenir un aperçu rapide de l’étape à laquelle il se trouve.
La version gratuite de Trello vous donne jusqu’à 10 tableaux par équipe avec des cartes illimitées et un stockage illimité. Les niveaux Standard, Premium et Enterprise offrent plus de fonctionnalités (par exemple, des listes de contrôle avancées et une assistance prioritaire). L’option Premium est pour les équipes jusqu’à 100 personnes et coûte 10 $ par utilisateur et par mois. Le plan Entreprise est destiné aux grandes organisations et coûte 17,50 $ par utilisateur et par mois.
Testez différents logiciels
Non seulement il est important de trouver un outil de suivi des tâches qui vous permettra de gérer efficacement votre équipe, mais vous avez également besoin d’un outil que vos employés peuvent utiliser et avec lequel ils se sentent à l’aise d’interagir. Essayez différents outils pour voir ce qui vous convient pour rationaliser au mieux vos projets et faciliter le développement des processus.
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