De mauvais processus impliquent des problèmes dans les flux de travail, des délais non respectés, des données incomplètes et, pire que tout, une perte de temps et de ressources. Si votre organisation est aux prises avec des problèmes d’efficacité et que vos employés sont frustrés parce qu’ils ne peuvent pas atteindre leurs objectifs, il est temps d’améliorer les mesures que vous prenez pour atteindre vos objectifs.
Améliorer les processus est une initiative à long terme, laquelle permet d’améliorer le fonctionnement d’une organisation. Comment faire pour créer un plan d’amélioration des processus ? Cet article vous explique les différentes étapes.
Cartographier le processus existant
La première étape de la création de votre plan consiste à analyser le processus existant qui pose problème à votre organisation. Notez chaque étape du processus avec autant de détails que possible. Assurez-vous de décomposer visuellement les étapes dans un organigramme afin de vous faire une idée du flux de travail.
Par exemple, un processus qui implique l’obtention de l’approbation du responsable peut nécessiter deux ou trois étapes distinctes : envoyer un document pour approbation, effectuer des ajustements en fonction des commentaires du responsable et recevoir l’approbation.
Analyser où se situent les problèmes
Après avoir décrit le processus en détail, il est temps d’examiner chaque étape pour voir où se situent les problèmes. Ces problèmes peuvent, par exemple, être liés à des questions de ressources allouées en trop petite ou trop grande quantité ou une mauvaise communication.
Mettez en évidence les étapes où les problèmes surviennent régulièrement. Demandez leur avis aux employés qui sont directement impliqués dans le processus spécifique, car ils peuvent être en mesure de faire la lumière sur des problèmes que vous n’avez pas encore pris en compte.
Repenser le processus
Une fois que vous avez identifié les problèmes potentiels, il est temps de chercher une solution et de reconcevoir le processus. Quelle est la meilleure façon d’éliminer les problèmes que vous avez identifiés ? Pouvez-vous automatiser certaines étapes ou supprimer entièrement des étapes ? Les ressources doivent-elles être réaffectées ? Y-a-t’il un problème de communication ?
Pensez à toujours travailler conjointement avec les personnes impliquées dans le processus pour obtenir leur avis sur la meilleure façon de repenser les processus.
Créer une équipe de mise en œuvre de l’amélioration des processus
Une fois que vous avez déterminé quelle est la meilleure refonte pour le processus, il est temps de monter une équipe qui la mettra en action. Cette équipe devrait être composée des personnes les plus directement touchées par le processus et ses changements.
Cependant, vous devez également inclure d’autres personnes qui ont les compétences spécifiques nécessaires au sein de l’organisation pour mettre en œuvre le processus. Il peut s’agir, par exemple, de personnes travaillant dans l’informatique ou le secteur opérationnel.
Pensez à bien contrôler le plan de refonte afin de vous assurer que chaque membre de l’équipe comprend le nouveau processus et son propre rôle au sein de celui-ci.
Mettre en œuvre le nouveau processus
Mettre en oeuvre le nouveau processus est la partie la plus difficile de la planification de l’amélioration des processus. C’est là que vous pouvez voir si la refonte est efficace et aide l’organisation à atteindre ses objectifs, ou si elle est toujours problématique et gaspille du temps et des ressources.
Assurez-vous qu’il existe une liste de tâches détaillée pour chaque étape du processus, dont un calendrier et des affectations pour chaque personne impliquée. Décrivez comment vous allez mesurer les effets du nouveau processus, le temps qu’il faut pour mener la refonte à bien ou le coût des ressources allouées.
Surveiller et ajuster le processus au besoin
La dernière étape de votre plan, à savoir le suivi des performances du nouveau processus ; est un élément essentiel. Le nouveau processus est-il plus efficace que l’ancien ? Examinez les KPI et concentrez-vous sur les données, mais obtenez également des commentaires qualitatifs des personnes impliquées.
Par exemple, le nouveau processus peut faire gagner du temps, mais vous pouvez apprendre en discutant avec l’équipe qu’il présente plus de risques potentiels dans certains domaines. Tenez compte à la fois des informations qualitatives et quantitatives lorsque vous décidez si le processus doit être ajusté.
Maintenant que vous savez comment créer un plan d’amélioration des processus, il est temps de vous mettre au travail et d’apporter des améliorations à votre organisation. Assurez-vous d’impliquer ceux qui sont directement touchés par le changement et n’oubliez pas de prendre en compte les données quantitatives et qualitatives lors du suivi des performances du nouveau processus.
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