Comment créer un formulaire d'accueil dans Google Forms

Qu’il s’agisse de cabinets d’avocats ou d’experts-comptables, de salons de beauté ou d’hôpitaux, de nombreuses entreprises utilisent des formulaires d’accueil pour enregistrer leurs nouveaux clients dans leurs bases de données. Les formulaires d’accueil sont des questionnaires qui permettent de recueillir des informations sur les nouveaux clients afin de mieux les servir : leur nom et leur adresse e-mail ou leur téléphone, bien sûr, mais aussi leurs besoins, leurs souhaits et leurs difficultés.

Ces informations permettent non seulement aux entreprises de mieux orienter leurs efforts de vente et de gérer les relations avec les clients, mais aussi de créer un contenu plus pertinent pour générer de futurs prospects et de rationaliser les flux de travail internes afin d’améliorer la productivité.

Cependant, pour créer les formulaires d’accueil de clients les plus efficaces possibles, il y a certaines choses que vous devez savoir. Voici un aperçu des champs de formulaire à inclure dans vos formulaires d’admission et de la manière de les créer à l’aide de deux générateurs de formulaires populaires : Google Forms et Jotform.

Incluez les bons champs dans vos formulaires d’accueil

Il existe de nombreuses sortes de formulaires d’accueil :cela va des formulaires d’admission des patients dans des cliniques au formulaires d’inscriptions dans des clubs ; mais nous allons ici nous intéresser plus particulièrement aux formulaires d’accueil dont l’objectif est commercial, d’entreprise à entreprise.

Pour sélectionner au mieux vos nouveaux clients et vous assurer que vous pouvez leur fournir les services dont ils ont besoin, vous devez inclure quelques champs dans votre formulaire d’accueil. Veillez à demander à vos clients les informations suivantes :

• Contact et informations générales : Si vous ne recueillez pas ces informations de base auprès des clients, comment saurez-vous comment prendre contact avec eux ? Incluez des champs qui leur permettent d’expliquer ce qu’ils font, leurs principaux produits et services, et ce qu’ils apprécient. Cela vous permettra de vous faire une idée plus précise des priorités de vos clients et d’éviter de faire des suppositions erronées sur ce dont vous pensez qu’ils ont besoin.
• Les points douloureux : En interrogeant votre client sur les défis auxquels il est confronté au quotidien, au sein de son service, de son entreprise ou de l’ensemble du secteur ; vous pouvez élaborer une stratégie pour l’aider. Envisagez d’inclure des questions sur leurs faiblesses et les obstacles qu’ils rencontrent, ainsi que sur ce qu’ils attendent d’un fournisseur, afin de vous assurer que vos services correspondent à leurs attentes.
• Le budget : Bien qu’il puisse sembler gênant d’aborder des questions d’argent dans un formulaire d’accueil, si un client n’a pas les moyens de payer vos services, le processus d’accueil n’a aucune raison d’être. Allez droit au but et gagnez tous les deux beaucoup de temps en incluant un champ “budget”. Si son budget ne correspond pas à vos honoraires, demandez-lui s’il peut l’augmenter. Si son budget correspond à vos honoraires ou s’en rapproche suffisamment pour que cela fonctionne ; vous serez mieux à même de fixer des limites et d’élaborer une stratégie qui vous convienne à tous les deux.
• La concurrence : Poser des questions sur les concurrents vous permet de vérifier les informations et de faire des recherches sur la manière dont ces entreprises fonctionnent. Cela montrera au client que vous prenez ce nouveau partenariat au sérieux et vous permettra de mieux comprendre qui sont vos clients et ce dont ils ont besoin.

À la fin de votre formulaire d’accueil des clients, incluez un champ où ils pourront ajouter des commentaires, des questions ou des préoccupations concernant cette nouvelle relation vendeur-client. Cette option montre que vous accordez de l’importance à leurs commentaires et leur permet d’aborder des questions importantes que vous auriez pu oublier d’aborder dans le formulaire.

Maintenant que vous savez pourquoi il est important d’exploiter un formulaire d’accueil des clients, et quels sont les champs à y inclure, il est temps d’en créer un.

Ajouter des champs à un formulaire d’accueil dans Google Forms

Avec le générateur de formulaires en ligne Google Forms, vous pouvez créer un formulaire d’accueil en quelques clics. Il est gratuit, facile à utiliser et compatible avec de nombreux systèmes d’exploitation et navigateurs.

Voici comment créer un formulaire d’accueil et y ajouter des champs dans Google Forms.

1. Accédez à Google Forms et créez une nouveau formulaire vierge.
2. Cliquez sur la case d’en-tête “Sans titre” et saisissez un nom pour votre formulaire (par exemple, “Formulaire d’accueil des clients de la société xyz”).
3. Dans le champ Description du formulaire, saisissez une description simple, comme “Merci de vous être rapproché de l’entreprise xyz. Veuillez répondre aux questions suivantes.”
4. Il est maintenant temps d’ajouter des questions. Vous pouvez utiliser cet exemple de formulaire d’admission Google comme exemple des champs que vous pouvez inclure. Dans votre formulaire, cliquez sur la case Question sans titre et tapez “Quel est votre nom ?”.
5. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant à droite de la boîte à questions pour sélectionner le type de champ de réponse pour cette question. Dans ce cas, la réponse courte est la meilleure. Pensez à basculer l’interrupteur Obligatoire pour vous assurer que votre répondant ne saute pas cette question.
6. Pour ajouter une autre question, cliquez sur le signe plus dans le menu vertical à droite.
7. Cette fois, posons une question avec une liste de réponses possibles. Tapez “Comment souhaitez-vous que nous vous recontactions ?” dans le champ Question.
8. Sélectionnez Choix multiple dans la liste déroulante.
9. Cliquez sur la case Option 1 et tapez “Par téléphone”.
10. Répétez ces étapes pour l’option 2 et l’option 3 – en saisissant par exemple “Par SMS” et “Par e-mail”. Veillez à appuyer à basculer l’interrupteur “Obligatoire”, là encore.
11. Enfin, une fois que vous avez ajouté toutes vos questions et réponses, cliquez sur Envoyer pour partager votre nouveau formulaire d’accueil via un lien ou l’intégrer à une page web.

Si vous souhaitez d’abord personnaliser votre formulaire pour le personnaliser un minimum par rapport à votre marque, cliquez sur l’icône en forme de palette de peinture en haut de l’écran pour modifier le style et la taille de la police, la couleur d’arrière-plan et même ajouter une image.

Et voilà ! Vous avez créé votre formulaire d’accueil dans Google Forms.

Si vous recherchez encore plus d’options de personnalisation, il va probablement falloir vous intéresser à un autre générateur de formulaires en ligne.

Alternative à Google Forms: Jotform

Via le générateur de formulaires en ligne sans code de Jotform, vous pouvez créer des formulaires, des PDF, des applications et même des boutiques e-commerce entièrement personnalisables grâce à son fonctionnement par glissé-déposé, sa bibliothèque de widgets, ses modèles prêts à l’emploi, son interface intuitive et sa centaine d’intégrations tierces. 

De plus, Jotform va encore plus loin dans la création de formulaires d’accueil, puis que Jotform propose des plans compatibles avec la loi HIPAA, ce qui est essentiel pour les établissements médicaux et les cliniques de bien-être, et garantit la protection des données les plus sensibles de vos clients.

Peu importe votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise : exploiter des formulaires d’accueil est essentiel pour optimiser votre productivité. Que vous les créiez avec Google Forms ou Jotform, vous serez en mesure d’établir et d’entretenir de solides relations avec vos clients.