Les professionnels des RH le savent : les personnes qui se sentent motivées par le processus d’évaluation des performances des employés dans leur organisation ne représentent que 14 % de la main-d’œuvre. Si cela fait un moment que vous n’avez pas examiné attentivement votre système actuel, il y a de fortes chances qu’il ne fonctionne pas aussi bien que vous le pensez.
Changer votre processus peut sembler intimidant, mais il suffit de quelques ajustements pour vous faciliter la tâche, ainsi qu’à vos employés. Après tout, que les employés se sentent bien dans une entreprise commence par un service des ressources humaines compétent.
Il est primordial de toujours remettre en question la manière dont votre organisation peut améliorer la manière dont vos employés vivent leur travail. Voici huit conseils qui devraient vous aider à améliorer le processus d’évaluation des performances de vos employés.
Définissez des attentes claires
Le but d’un processus d’évaluation des performances des employés est de s’assurer que le personnel d’une entreprise fait bien son travail. Cependant, de nombreux employés peuvent se sentir mis sur la touche lorsque vient le moment d’évaluer leur travail : s’ils ne sont pas sûrs de ce que leur responsable attend d’eux, recevoir une invitation dans leur agenda pour une évaluation peut les inquiéter inutilement.
Ne laissez pas les évaluations de performances stresser inutilement vos employés et n’en faites pas un moment anxiogène. Avant d’envoyer des invitations pour les évaluations, envoyez un guide à tous les employés qui décrit ce à quoi ils peuvent s’attendre.
Fournissez un calendrier des dates importantes et rappelez aux gestionnaires de bloquer leurs calendriers s’ils ont plusieurs évaluations à effectuer. S’il y a des formulaires que les gestionnaires et les employés doivent remplir, informez-en tout le monde au moins un mois à l’avance afin qu’ils aient le temps de les remplir.
Investissez dans les bons outils
De nombreux départements RH souhaitent améliorer leurs évaluations de performance, mais ils n’ont parfois pas les ressources financières à investir à cet effet. Heureusement, ce n’est pas un problème avec les logiciels et outils gratuits ou peu coûteux comme Jotform.
Si l’échange en lui-même doit se faire de vive voix entre l’employé et son supérieur, que ce soit en présentiel ou en distanciel ; tous les échanges précédents peuvent être réalisés via un processus organisé autour de formulaires en ligne. Jotform propose plus de 230 formulaires d’évaluation des employés que vous pouvez personnaliser en fonction des besoins de votre entreprise.
De plus, si vous vous attendez à ce que vos employés sollicitent des commentaires sur leurs performances de la part de leurs collègues, facilitez-leur la tâche avec des formulaires d’évaluation des performances. Ils peuvent partager rapidement les formulaires avec leurs collègues, des responsables et les RH, et les formulaires seront stockés en toute sécurité dans le cloud et disponibles chaque fois que quelqu’un aura besoin d’y accéder.
Automatisez le processus
Certaines entreprises peuvent trouver utile d’automatiser certaines parties du processus d’évaluation des performances des employés pour créer une expérience plus transparente. Cela peut être utile lorsque plusieurs employés sont impliqués dans une seule évaluation, ou lorsque certaines approbations sont nécessaires pour faire avancer le processus.
Vous pouvez facilement automatiser les approbations à l’aide d’un modèle de processus d’approbation d’évaluation des performances. Configurez un flux d’approbation unique, créez de nouvelles étapes et définissez des conditions en fonction du processus d’évaluation de votre entreprise. Tout le monde recevra des e-mails en cours de route lorsque ce sera à son tour de terminer une tâche. Cela permettra à votre équipe RH de continuer à se consacrer à d’autres tâches importantes, même pendant une période aussi chargée que celle des évaluations de performances.
Donnez plus de temps aux employés et aux chefs d’équipes
Le temps personnel que les employés donnent à leur entreprise peut parfois représenter un choc. Un récent rapport du cabinet d’avocats Wright Hassall révèle que les Américains travaillent neuf heures supplémentaires ou plus chaque semaine, et que 52 % d’entre eux ne reçoivent pas de rémunération pour les heures supplémentaires. Si les entreprises créent un processus d’évaluation des performances qui ne fait qu’ajouter à ce travail supplémentaire, cela ne fonctionnera probablement pas bien.
Donnez aux employés un laps de temps spécifique qu’ils doivent consacrer aux évaluations. Annulez les réunions récurrentes, suspendez les rapports hebdomadaires ou faites tout ce que vous pouvez pour libérer leur temps et faire de la place pour les évaluations. Si les évaluations de performance sont une partie importante de votre stratégie commerciale, faites-le savoir en les rendant plus faciles à mettre en oeuvre.
Assurez-vous que vos gestionnaires sont préparés
Si vous avez déjà eu une conversation unilatérale avec un responsable, vous ne vous êtes probablement pas senti très valorisé en tant qu’employé. Si un responsable entre dans le processus d’évaluation des performances des employés en pensant qu’il devrait être aux commandes, rappelez-lui qu’il est également important de laisser parler ses employés. Les RH doivent contacter les responsables à l’avance pour s’assurer qu’ils sont prêts à mener à bien ces évaluations.
Envisagez de mettre en place une formation qui explique aux nouveaux managers comment mener une évaluation des performances. Cela devrait également être un moment pour les employés d’évaluer leurs performances, alors laissez de la place à l’auto-évaluation et préparez vos managers afin qu’ils prennent le temps découter.
Révélez tout commentaire négatif à l’avance
La plupart des employés préféreraient ne pas être pris au dépourvu par un avis négatif. Non seulement cela peut être un peu humiliant, mais les employés peuvent se sentir agressés s’ils n’ont pas eu le temps de réfléchir et de s’expliquer.
Il devrait être pratique courante d’envoyer un plan d’amélioration du rendement par écrit à l’employé avant l’évaluation. Ce document doit expliquer pourquoi le responsable a créé le plan, ce que le responsable attend de l’employé au cours des prochains mois et si cela peut affecter le travail ou la rémunération de l’employé de quelque manière que ce soit à l’avenir.
C’est une partie importante de la construction et du maintien du respect entre vos managers et vos employés – si cela ne fait pas déjà partie de votre processus, cela améliorera considérablement le moral de vos troupes
Faites des évaluations au moins deux fois par an
Une erreur que commettent souvent les entreprises est de ne pas faire d’évaluations assez fréquemment. Si les évaluations n’ont lieu qu’une fois par an, il est peu probable que vous puissiez suivre avec précision les progrès. Si vous repensez à vos priorités il y a un an, elles sont probablement assez différentes de ce qu’elles sont maintenant.
La tenue d’évaluations semestrielles ou trimestrielles donne à chacun la possibilité de modifier ses priorités et ses attentes si le besoin s’en fait sentir. Si vous réalisez des évaluations plus souvent, cela peut également permettre d’atténuer une partie de l’anxiété entourant le processus d’évaluation des performances des employés. Faire ce genre de mesure devrait être une routine dans l’entreprise, et personne ne devrait avoir à s’en inquiéter.
Recueillez les commentaires des employés sur le processus
La dernière étape du processus d’évaluation des performances des employés pour les RH devrait toujours être la collecte de commentaires. Sans cet apport vital des employés, les entreprises courent le risque de forcer les gens à participer à un processus qui ne leur est pas adapté. Cela crée du ressentiment et, surtout, va à l’encontre de l’objectif principal du processus.
Votre entreprise doit construire l’ensemble du processus pour rendre le temps de travail de vos employés plus productif, agréable et propice au succès global de l’entreprise.
Gardez bien tous ces conseils à l’esprit, et votre entreprise sera bien mieux placée au moment d’évaluer ses performances. Et qui sait, vos employés pourraient même commencer à avoir hâte de recevoir des avis et conseils sur leur travail !
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