Les formulaires Google représentent une solution pratique pour collecter des informations, quelle que soit la problématique. Avec Google Forms, vous pouvez créer un formulaire personnalisé qui peut être rempli en ligne, ce qui permet de rationaliser son flux de travail et de réduire les erreurs qui peuvent résulter de la saisie et du transfert manuels des données.
Google Forms offre une fonctionnalité intéressante qui vous permet d’ajouter un bouton de téléversement de fichier, lequel permet aux répondants de joindre un fichier à leur formulaire. Cette fonctionnalité est simple d’utilisation, et cela peut vous permettre d’optimiser le fonctionnement de vos formulaires pour les faire répondre à vos besoins.
Conseil de pro
Vous n’avez pas envie de passer des heures à concevoir un formulaire ? Commencez à collecter des fichiers rapidement grâce aux modèles de formulaires de téléchargement de fichiers gratuits de Jotform.
Quand est-il utile de proposer un bouton de téléversement de fichiers?
Permettre aux personnes interrogées de vous envoyer un fichier par l’intermédiaire des formulaires Google peut s’avérer utile dans de nombreux cas de figure. En voici quelques-uns :
- Vous êtes un professionnel travaillant avec des clients qui doivent soumettre des documents vous permettant de faire des devis ou signer des contrats.
- Vous êtes enseignant et vous souhaitez que vos élèves puissent soumettre des devoirs ou des documents en ligne.
- Vous recrutez pour un poste et souhaitez que les candidats joignent leur curriculum vitae à leur demande d’emploi.
- Vous organisez un concours et souhaitez que les candidats puissent joindre un portfolio à leur candidature.
- Votre entreprise ou votre école offre une bourse d’études et les candidats doivent soumettre des documents supplémentaires.
- Vous accueillez de nouveaux clients ou patients et vous avez besoin qu’ils soumettent leurs documents d’accueil dûment remplis.
Permettre aux répondants de soumettre des pièces jointes permet de conserver ces documents avec le reste des informations qu’ils ont fournies dans le formulaire. Cela réduit également le nombre d’e-mails susceptibles d’arriver dans votre boîte de réception, car cela permet aux personnes de suivre un processus automatisé au lieu de vous envoyer directement toutes leurs informations. Vous pouvez même garder votre adresse électronique confidentielle si vous le souhaitez, ce qui peut s’avérer important lorsque vous recrutez, par exemple.
Comment ajouter un bouton de téléchargement dans Google Forms?
Ajouter une option de téléversement à votre formulaire est simple.
Commencez par vous connecter à votre compte Google et ouvrez un nouveau formulaire. Vous pouvez en créer un à partir de zéro ou utiliser l’un des modèles disponibles.
Cliquez sur le bouton Ajouter une question (le signe + dans la barre latérale de droite) et décrivez le type de document que vous souhaitez que les répondants téléchargent. Par exemple, vous pouvez écrire : “Joignez votre CV”.
Cliquez sur les options de réponse à droite de la question. Choisissez Importer un fichier dans le menu déroulant. Cliquez sur Continuer quand le bouton apparaît.
Ensuite, vous pourrez choisir les spécifications et les restrictions que vous souhaitez appliquer aux téléchargements de fichiers.
Vous pouvez restreindre les téléchargements pour n’autoriser que certains types de fichiers, tels que :
- Documents
- Feuilles de calcul
- PDFs
- Vidéos
- Présentations
- Dessins
- Images
- Audio
Vous pouvez également choisir le nombre maximum de fichiers qu’un répondant peut soumettre et fixer une limite à la taille maximale des fichiers autorisés.
Vous pouvez prévisualiser votre formulaire en cliquant sur l’icône en forme d’œil dans le coin supérieur droit de la page.
Comment utiliser Jotform pour obtenir des fichiers par téléversement?
Si la fonctionnalité d’importation de fichiers de Google Forms est pratique, sachez que vous pouvez aussi utiliser Jotform pour cela. Jotform propose plus de 100 modèles de formulaires de téléchargement de fichiers, que vous pouvez facilement adapter à vos besoins. Ou si vous préférez, vous pouvez toujours en créer un à partir de zéro.
Jotform vous offre la même possibilité de laisser les personnes interrogées téléverser des documents via votre formulaire. Les soumissions peuvent inclure des photos, des vidéos, des documents et bien plus encore, et Jotform peut automatiquement importer ces fichiers téléchargés vers Dropbox, Google Drive ou Box pour les stocker en toute sécurité. Ce processus rationalisé vous permet de gagner du temps et de vous assurer que les réponses aux formulaires ne sont pas perdues, stockées de manière incorrecte ou supprimées accidentellement.
Jotform offre également des limites généreuses pour les fichiers téléversés, jusqu’à 1 Go par soumission. Vous bénéficiez de 100 Mo d’espace de stockage gratuit et pouvez envoyer jusqu’à 500 formulaires gratuitement, ce qui fait de Jotform un outil puissant qui pourrait potentiellement gérer plusieurs projets sans abonnement payant. Si vous supervisez de nombreux projets et savez que vous aurez besoin d’exploiter de nombreux formulaires, vous pouvez choisir un forfait payant qui offre davantage de possibilités.
Avec Jotform, vous bénéficiez également d’un stockage de fichiers sécurisé, ce qui vous permet de protéger les informations de vos répondants. Toutes les soumissions sont protégées par un protocole SSL 256 bits, et Jotform est en conformité avec le RGPD. Si vous devez accepter des paiements avec vos formulaires, vous pouvez le faire en toute confiance, grâce aux paiements par carte sécurisés de Jotform, lesquels sont conformes à la norme PCI. Si vous travaillez dans le secteur de la santé, vous pouvez passer à des formulaires de santé conformes à la norme HIPAA.
Plus important encore, Jotform est facile à utiliser. Personnaliser les formulaires est intuitif et rapide, et vous pouvez ajouter un champ de téléversement de fichiers via un simple glissé-déposé du champ dans votre formulaire. Comme avec Google Forms, vous pourrez avec Jotform fixer vos propres limites en matière de taille et de type de fichier, ainsi que de nombre de fichiers autorisés. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez intégrer le formulaire sur votre site web ou le partager via un lien : il n’y a rien de plus simple.
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