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Durante el encuentro, la acomodación por habitación será compartida entre dos personas del mismo sexo.
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Este encuentro está dirigido solo a personas convocadas y que confirmen asistencia mediante el diligenciamiento de este formulario. No es posible que asistan menores de edad o personas que no cumplan con las condiciones mencionadas anteriormente.
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El Ministerio de las Culturas las Artes y los Saberes , a través del convenio 3537 de 2024 suscrito con la Corporación de Desarrollo Social Elite, suministrará, en el marco del encuentro, a las personas que confirmaron asistencia, el hospedaje, la alimentación (desayuno, refrigerios, almuerzo y cena), los espacios de trabajo pedagógico, los materiales, las ayudas audiovisuales y el auxilio de desplazamiento. Cualquier consumo adicional corre por cuenta de la persona que lo ocasione.
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Los auxilios de desplazamiento terrestre, tanto para el trayecto de ida del municipio de residencia a la sede del encuentro, y de regreso a los municipios de origen, serán entregados en su totalidad durante la presencialidad.
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Los auxilios de desplazamiento aéreo serán gestionados directamente por la entidad en convenio.
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Los auxilios de desplazamiento fluviales o marítimos serán consignados por la entidad en convenio a la persona que lo requiera, dos (2) días antes del encuentro.
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Si la persona que confirma asistencia cuenta con (esquema de seguridad) medidas de prevención y protección, deberá tramitar con antelación y de acuerdo con el procedimiento, la solicitud de desplazamientos hospedaje y alimentación ante la Unidad Nacional de Protección o la entidad competente. En este sentido, los gastos de desplazamiento, hospedaje y alimentación relacionados con la medida de prevención y protección, serán asumidos por la Unidad Nacional de Protección o la entidad competente o asumidos directamente por el asistente registrado. Por lo tanto, el Ministerio de las Culturas las Artes y los Saberes, se reserva el derecho de solicitar información sobre dicho trámite al participante o a la entidad correspondiente.