10 alternativas a Notion para la colaboración en el espacio de trabajo en 2025

Las notas adhesivas coloridas son bonitas, pero seamos honestos: no son la forma más efectiva de gestionar datos personales o empresariales.

Afortunadamente, el concepto de espacio de trabajo y las muchas plataformas que se han desarrollado en torno a él hacen que sea más fácil que nunca gestionar datos y compartirlos entre usuarios y dispositivos. Estas plataformas ofrecen mucho más que la simple toma de notas. Los líderes del mercado como Notion, son herramientas de colaboración en equipo robustas y multifacéticas.

A diferencia de algunos de sus competidores más conocidos, Notion no es simplemente una colección de carpetas con notas: es una solución de espacio de trabajo todo en uno. Notion permite a los usuarios crear tablas, que son básicamente bases de datos avanzadas con la apariencia y la funcionalidad de una hoja de cálculo. Esta es una función potente: el modelo híbrido que combina hoja de cálculo y base de datos ha ganado popularidad en los últimos años.

Sin embargo, Notion no se limita a las tablas. Los usuarios pueden tomar, almacenar y visualizar notas y otra información en una variedad de formatos, incluidos tableros, listas y galerías. Estos formatos, llamados “vistas”, ayudan a organizar la información rápidamente. Los usuarios pueden personalizar la configuración para cada vista, incluyendo filtros, etiquetas y organización, eliminando menús extensos y la sobrecarga de datos.

No cabe duda de que Notion es una herramienta potente para aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo, pero no es la única solución de colaboración disponible. A continuación, conozca 10 alternativas de gestión de tareas a Notion.

1. Jotform Tableros

Jotform Tableros es un software de gestión de tareas diseñado para mejorar la manera en que sus formularios impactan sus flujos de trabajo. Los usuarios de Notion quizás ya conozcan a Jotform como una de sus mejores integraciones, pero con Jotform Tableros puede prescindir del intermediario para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Esta solución, centrada en el usuario, ayuda a su equipo a optimizar la gestión de tareas y aumentar la eficiencia general.

Con Jotform Tableros no solo puede crear tableros de proyectos desde cero, sino también generar automáticamente tareas accionables a partir de los envíos de formularios conectados. Además, puede vincular un solo formulario o varios para crear un tablero centralizado y accesible para todo su proyecto.

La interfaz de Jotform Tableros está diseñada para un flujo de trabajo estilo Kanban, que le permite arrastrar y soltar tareas fácilmente. También puede filtrar y organizar sus tareas rápidamente con campos clave como fecha límite, descripción, prioridad u otras etiquetas.

Esta solución de gestión de tareas también facilita la colaboración. Puede asignar tableros a los miembros de su equipo, compartirlos dentro de su organización y hacer seguimiento de los cambios a través del registro de actividad.

En Jotform Tableros, su espacio de trabajo es completamente personalizable. Puede elegir qué campos mostrar en la vista de tarjetas, cuáles incluir en el diseño de sus tareas e incluso ajustar los grupos del tablero para reflejar su flujo de trabajo. Además, los tableros pueden personalizarse para coincidir con su identidad visual o con su estilo personal.

Jotform Tableros también es compatible con dispositivos móviles e integra toda la suite de productos Jotform, ofreciendo así una experiencia de gestión de proyectos sin interrupciones.

Ideal para: Flujos de trabajo basados en formularios

Desarrollador: Jotform

Funciones clave: Tableros basados en formularios, biblioteca de integraciones, herramientas de personalización

Ventajas: Automatizaciones, integración con la suite de Jotform, interfaz fácil de usar

Desventajas: Es relativamente nuevo en el mercado, menos robusto que otras opciones, no incluye wikis ni funciones específicas para tomar notas

Planes y precios: Cuenta con una versión gratuita; planes de pago desde $34 hasta $99 por mes; también hay precios personalizados para planes empresariales

Calificación en G2: 4.7

2. Evernote

Evernote fue el pionero: la primera empresa en crear una solución de toma de notas multiplataforma que alcanzó gran popularidad. Fundada en 2004, Evernote prometía de ayudar a los usuarios a “recordarlo todo”. Ha pasado por varias transformaciones a lo largo de los años, pero la versión actual permite a los usuarios tomar notas en varios formatos, incluyendo texto, bocetos, PDF, fotos, videos e incluso recortes web para capturar cualquier idea sobre la marcha.

A diferencia de Notion, no intenta ser una herramienta de espacio de trabajo todo en uno ni ofrece herramientas de base de datos. En cambio, Evernote se centra en ayudar a los usuarios a organizar sus ideas y mantener sus archivos en un solo lugar.

Ideal para: Toma de notas

Desarrollador: Evernote

Funciones clave: Toma de notas, documentos centralizados, Evernote Teams

Ventajas: Software de toma de notas de alta calidad, fácil de usar, personalizable

Desventajas: Menos completo que otras opciones, límites de uso, soporte al cliente limitado, enfoque principal en la toma de notas

Planes y precios: Ofrece versión gratuita; planes de pago desde $10.83 por usuario al mes; los planes empresariales tienen precios personalizados

Calificación en G2: 4.4

3. Coda

Coda es una potente herramienta de colaboración en el lugar de trabajo que incluye la mayoría de las funciones avanzadas que ofrece Notion, además de una creciente colección de plantillas que facilitan a los usuarios crear proyectos más rápido y aumentar su productividad. También ofrece útiles herramientas de automatización e integración sencilla con aplicaciones populares como Slack, Google Calendar y GitHub.

Como la mayoría de las plataformas potentes, tiene una curva de aprendizaje. Puede tomar tiempo que los usuarios se familiaricen con la amplia variedad de opciones y funciones que Coda ofrece.

Ideal para: Gestión de conocimiento estructurado

Desarrollador: Coda

Funciones clave: Sistema de documentos flexible, espacios de colaboración para equipos, Coda AI

Desventajas: Curva de aprendizaje pronunciada, interfaz compleja, no cuenta con aplicación de escritorio, uso menos intuitivo

Ventajas: Amplia biblioteca de funciones, herramientas estructurales útiles

Planes y precios: Versión gratuita disponible; planes de pago desde $10 hasta $30 por usuario al mes; precios personalizados para planes empresariales

Calificación en G2: 4.7

4. Quip

Quip es la plataforma de productividad de Salesforce. Aunque no es tan completa como algunas de las otras alternativas, tiene una gran ventaja en colaboración y comunicación. En Quip, es fácil compartir documentos con los miembros del equipo, añadir comentarios, enviar respuestas en línea, revisar el historial de documentos y más.

Es ideal para anotar ideas y planes de trabajo, y facilita la importación de su agenda de contactos desde servicios conocidos como Gmail, Yahoo, Hotmail, Microsoft Outlook, Google e iCloud para que pueda compartir sus ideas con sus colegas y amigos.

Además, Quip permite que las notas se presenten como documentos, hojas de cálculo o chats de equipo, los cuales pueden organizarse en carpetas. No cuenta con las funciones avanzadas de base de datos de algunas de las otras herramientas, pero su ventaja es que es fácil de aprender y usar.

Ideal para: Usuarios de Salesforce

Desarrollador: Salesforce

Funciones clave: Documentos colaborativos, chat dentro de la app, plantillas de flujo de trabajo

Ventajas: Integración nativa con Salesforce, interfaz sencilla, protocolos de seguridad de Salesforce

Desventajas: Funciones limitadas, requiere Salesforce, no hay versión gratuita para equipos, útil solo para usuarios actuales de Salesforce

Planes y precios: No cuenta con versión para equipos; planes de pago desde $10 hasta $100 por usuario al mes

Calificación en G2: 4.2

5. Slite

Slite es un poco como una combinación de Notion y la popular plataforma de comunicación laboral Slack. La apariencia y funcionamiento de la plataforma se asemejan más a Slack, donde los documentos se organizan en canales. Los canales pueden ser públicos o privados, y los usuarios pueden almacenar múltiples documentos en cada uno. Slite también ofrece herramientas de toma de notas más simplificadas y sencillas que las de Notion.

Sus herramientas de edición tienen una sensación familiar y son fáciles de usar. Los documentos pueden compartirse, y todas las partes pueden trabajar colaborativamente en el documento al mismo tiempo en un sistema fácil de usar y colaborativo.

Ideal para: Funciones de IA

Desarrollador: Slite

Funciones clave: Base de conocimiento con IA, canales colaborativos, respuestas instantáneas

Ventajas: Herramientas avanzadas de IA

Desventajas: Funciones limitadas, sin versión gratuita completa, personalización limitada, enfoque principalmente en la gestión del conocimiento

Planes y precios: Prueba gratuita de 14 días disponible; planes de pago de $8 hasta $12.50 por miembro al mes; precios personalizados para planes empresariales

Calificación en G2: 4.6

6. Asana

Asana fue creada como una herramienta de gestión de flujo de trabajo, más que como una aplicación de notas o base de datos, aunque ofrece muchas de esas funciones. Organiza todo, desde tareas básicas hasta objetivos empresariales generales, para que cada miembro del equipo pueda entender sus responsabilidades y prioridades.

Asana ofrece varias maneras de visualizar los flujos de trabajo, también llamadas “vistas”, que incluyen listas, tableros Kanban, diagramas de Gantt y calendarios. También puede compartir documentos con otros usuarios o guardarlos en tableros de proyectos comunes.

Ideal para: Interfaz sencilla

Desarrollador: Asana

Funciones clave: Tableros de gestión de proyectos, seguimiento de objetivos, gestión de carga de trabajo

Ventajas: Automatizaciones personalizadas, funciones de gestión enfocadas en objetivos, amplia biblioteca de integraciones

Desventajas: Funciones clave disponibles limitadas a los planes de pago más altos, formatos de exportación de archivos limitados, curva de aprendizaje, no incluye funciones nativas de documentos o wikis

Planes y precios: Versión gratuita disponible; planes de pago desde $11 hasta $25 por usuario al mes; precios personalizados para planes Enterprise y Enterprise Plus

Calificación en G2: 4.4

7. Microsoft Loop

Si ya cuenta con una suscripción a Microsoft 365, tendrá acceso al software de colaboración nativo de Microsoft: Microsoft Loop. Esta herramienta permite que su equipo trabaje de manera colaborativa en documentos dentro del ecosistema de Microsoft, evitando la necesidad de invertir en aplicaciones de colaboración externas.

Sin embargo, en comparación con otros software de colaboración, Microsoft Loop ofrece menos funciones avanzadas. Si busca una solución más básica, esto podría no ser un inconveniente, pero podría limitar la eficiencia de su equipo. Además, el acceso a Microsoft Loop está limitado, ya que solo está disponible como parte de la suite completa de Microsoft 365.

Ideal para: Usuarios de Microsoft 365

Desarrollador: Microsoft

Funciones clave: Documentos colaborativos, integración con Microsoft Copilot, bloques de contenido dinámicos

Ventajas: Integración nativa con aplicaciones de Microsoft, fácil de usar, basado en la web

Desventajas: Sin versión gratuita, depende del ecosistema de Microsoft, funciones avanzadas limitadas, requiere suscripción a Microsoft 365

Planes y precios: No cuenta con versión gratuita; planes de Microsoft 365 desde $6 hasta $22 por usuario al mes con Teams y desde aproximadamente $5 hasta $20 sin Teams

Calificación en G2: 4.2

8. ClickUp

ClickUp está diseñado como una herramienta todo en uno para la gestión de proyectos y del conocimiento de su equipo. Ofrece una amplia variedad de funciones para mejorar la eficiencia, la colaboración y la productividad de su equipo. Además, su versión gratuita es de las mejores del mercado, incluyendo muchas funciones que otras soluciones solo ofrecen en sus planes de pago de nivel superior.

Sin embargo, debido a la profundidad y complejidad de ClickUp, los usuarios con menos experiencia pueden enfrentar una curva de aprendizaje pronunciada. Esto no solo puede afectar su experiencia general, sino también el retorno de inversión. Además, la gran cantidad de funciones puede hacer que ClickUp funcione más lento que otras soluciones con menos funciones.

Ideal para: Funciones avanzadas

Desarrollador: ClickUp

Funciones clave: Documentos colaborativos, pizarras digitales, wikis

Ventajas: Versión gratuita muy completa, amplia variedad de funciones, más de 1,000 integraciones

Desventajas: Tiene una curva de aprendizaje, el programa puede tardar en cargar, las vistas en dispositivos móviles son limitadas y la complejidad de la plataforma puede hacerla más lenta en comparación con otras alternativas

Planes y precios: Versión gratuita disponible; los planes de pago son desde $7 hasta $12 por usuario al mes; precios personalizados para planes empresariales

Calificación en G2: 4.7

9. Nuclino

Uno de los inconvenientes que muchos usuarios encuentran en Notion es que su complejidad puede volverla lenta y difícil de manejar, algo parecido a lo que ocurre con ClickUp. Por eso, Nuclino se propuso crear una alternativa ligera que brinde solo las herramientas esenciales, sin el exceso de funciones que suelen ralentizarla. Esta solución mantiene muchas de las funciones principales de Notion, como wikis y herramientas de colaboración, pero con una interfaz más simple, rápida y fácil de usar.

La otra cara de esta interfaz ligera es que carece de algunas funciones avanzadas que sí ofrecen soluciones más completas como Notion. Aunque permite trabajar con mayor rapidez e integrar a los usuarios con facilidad, también implica renunciar a algunas de las capacidades más potentes que otras alternativas a Notion sí ofrecen.

Ideal para: Solución ligera

Desarrollador: Nuclino GmbH

Funciones clave: Espacio de colaboración unificado, compartir conocimientos y gestionar proyectos

Ventajas: Interfaz sencilla, fácil de usar y rápida

Desventajas: Menos funciones, falta de integraciones, potencial de crecimiento limitado y menos robusta que otras alternativas

Planes y precios: Cuenta con una versión gratuita; planes de pago desde $6 hasta $10 dólares por usuario al mes

Calificación en G2: 4.7

10. Airtable

Airtable es una solución integral de colaboración en el lugar de trabajo, diseñada específicamente para el desarrollo de aplicaciones. Permite a los equipos de desarrollo gestionar el conocimiento del equipo, comunicar actualizaciones de proyectos y mantener un registro preciso de la información relevante. Los datos pueden organizarse en tablas o mostrarse en diferentes vistas personalizables.

Dado que esta solución está tan enfocada en un uso específico, Airtable puede carecer de algunas funciones de uso general que podría necesitar. Además, podría presentar una curva de aprendizaje pronunciada si no forma parte de su público objetivo: los desarrolladores. También vale la pena señalar que Airtable es una de las soluciones más costosas de esta lista. Sin embargo, si usted trabaja en el ámbito del desarrollo de aplicaciones, podría ser la opción que le ofrezca el mayor valor por su inversión.

Ideal para: Creación de aplicaciones

Desarrollador: Airtable

Funciones clave: Plataforma para crear aplicaciones, automatizaciones y visualizaciones de datos

Ventajas: Altamente automatizable e interfaces de datos personalizables

Desventajas: Alcance de usuarios limitado, curva de aprendizaje pronunciada, costoso e interfaz difícil de aprender para principiantes

Planes y precios: Versión gratuita disponible; planes de pago de $20 a $45 por usuario al mes; precios personalizados para planes empresariales

Calificación en G2: 4.6

No es un bloc de notas promedio

El reciente cambio hacia el trabajo remoto ha acelerado la demanda de herramientas de toma de notas, colaboración y espacios de trabajo más avanzadas. Además de Notion, existen varias opciones con funciones sólidas que facilitan crear, organizar e intercambiar información.

La fácil personalización permite a cada usuario crear herramientas que se adapten a sus necesidades únicas. Con tantas alternativas a Notion, la adecuada para usted está a solo unos clics de distancia.