Ankündigung von Jotform Teams

Viele der Schlüsselfunktionen von Jotform Teams gehen direkt auf das Feedback unserer Kunden zurück. Einige Kunden wünschten sich eine schnellere Möglichkeit, Formulare und zugehörige Daten zu finden und neu zuzuordnen. Andere wünschten sich mehr Optionen, um den Zugriff auf Formulare und Daten innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens anzupassen.

Um diese Anforderungen zu erfüllen, haben wir eine neue Administratorrolle auf Teamebene und rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) geschaffen, um die Funktionalität zu verbessern, Störungen zu minimieren und die Sicherheit zu erhöhen.

Da Abteilungsleiter und Teamleiter von Natur aus näher an den Prioritäten und Anforderungen der Teams dran sind, können sie mit Jotform Teams die Aktivitäten überwachen, den Zugriff anpassen und den Besitz von Formularen neu zuweisen, um die Teamleistung und die Nutzung der Plattform zu optimieren.

Administratoren auf Organisationsebene können weiterhin alle Teams für ihre Organisation über die Admin-Konsole verwalten und überwachen.

Unser neuestes Angebot ermöglicht es Ihnen, gemeinsame Arbeitsbereiche für große und kleine Teams zu schaffen, die Arbeit unternehmensweit zu optimieren und Administratoren eine beispiellose Transparenz und Managern Flexibilität zu bieten. Jotform Teams bietet Unternehmen mehr Möglichkeiten, das Beste aus der Jotform Enterprise Plattform herauszuholen.

• Administrative Kontrollen auf Teamebene: Es ist jetzt einfacher denn je, Formulare zu finden und den Besitz von Formularen zu übertragen. Überwachen Sie Teamaktivitäten, um die Arbeitsbelastung anzupassen oder Schulungen durchzuführen. Teilen und organisieren Sie Plattform-Assets und passen Sie den Arbeitsbereich Ihres Teams an, um die Zusammenarbeit zu verbessern und den Teamgeist zu fördern.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Maximieren Sie die Zusammenarbeit und minimieren Sie Sicherheitsrisiken durch einen maßgeschneiderten Zugriff auf Formulare und Daten. Weisen Sie den Teammitgliedern Rollen zu – Formularersteller, Datenbetrachter und Teammitarbeiter -, um die Fähigkeiten aller optimal zu nutzen.
• Team-Ordner: Organisieren Sie Ihre Assets nach Projekt, Kunde, Ressource usw., um einen gemeinsamen Online-Arbeitsbereich zu schaffen, der die individuellen Ziele und Aufgaben Ihres Teams widerspiegelt.
• Überwachung der Teamaktivitäten: Teammitglieder können die neuesten Teamaktualisierungen und Änderungen an Teamressourcen verfolgen, einschließlich Berichten, Tabellen, Formularen, Antwortdaten und mehr. Sehen Sie Aktualisierungen, Löschungen, Erstellungen und Bearbeitungen auf einen Blick direkt von Ihrem Arbeitsbereich aus.
• Suchfunktionen: Fördern Sie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und verschaffen Sie sich mit der neuen Registerkarte Teams einen besseren Überblick über die team- und organisationsweiten Bemühungen. Benutzer können nach Teams suchen, die für die Organisation sichtbar sind, Arbeitsbereiche einsehen (wenn die entsprechenden Berechtigungen aktiviert sind) und um die Mitgliedschaft in einem Team bitten.

Sind Sie bereit, auf den Jotform Teams-Zug aufzuspringen? Los geht’s!

Ein Team zu gründen ist ganz einfach. Auf der Seite Meine Formulare in Jotform Enterprise klicken Sie im Dropdown-Menü auf Team erstellen. Sie können Teams auch über die Seite Teams erstellen, die Sie über den Link Teams in der oberen rechten Navigation neben Support erreichen.

Administratoren können ein Team von der Admin-Konsole aus erstellen, indem sie auf der folgenden Seite auf die Registerkarte Teams und die Schaltfläche +Team erstellen klicken.

Als nächstes sollten Sie sich für einen Namen für Ihr Team entscheiden. Je nach Größe Ihres Unternehmens sollten Sie eine Namenskonvention verwenden, um Konsistenz zu gewährleisten und die Suche zu erleichtern. Sie können den Namen Ihres Teams in den Einstellungen jederzeit ändern, aber dazu später mehr.

Jetzt, da Sie ein Team haben, laden Sie einige Teamkollegen ein, sich Ihnen anzuschließen. Geben Sie die E-Mail-Adressen der einzelnen Personen ein und legen Sie dabei die Zugriffsrechte fest. Jotform Teams bietet mit vier rollenbasierten Zugriffskontrolloptionen mehr Möglichkeiten für Teammitglieder, einen Beitrag zu leisten.

Neue rollenbasierte Zugriffskontrollen verbessern die Zusammenarbeit und sorgen für Sicherheit

1. Team-Verwalter: Die administrative Rolle auf Teamebene in Jotform Teams ermöglicht es Abteilungsleitern, Teammitglieder zu verwalten, Formulare zu verschieben, zu löschen, anzuzeigen und zu bearbeiten sowie Daten zur Übermittlung von Formularen zu verwalten. Die Team-Admin-Rolle erleichtert die Analyse, wie Teams Daten verwalten und die Arbeitslast der Benutzer ausgleichen. Team-Administratoren können auch teamspezifische Empfehlungen für die Nutzung der Plattform hervorheben: intelligente Formularfunktionen, Aufgabenzuweisung und Datenverwaltung in Tabellen, Apps zur Verbesserung der Team- und Kundenerfahrungen und Berichte zur Messung der Auswirkungen und zur Bereitstellung von Transparenz für Kunden und das obere Management.
2. Daten-Mitarbeiter: Diese Benutzer können Formulare anzeigen und Daten anzeigen und bearbeiten. Diese Rolle eignet sich perfekt für funktionale Manager mit spezifischen Aufgaben, wie z.B. Personal- und Finanzmanager, die Datenerhebungsprozesse informieren und Zugang zu Daten benötigen. Sie ist auch ideal für Datenanalysten und Fachleute für Leistungsverbesserungen, die Jotform Tabellen und Berichte nutzen können, um Erfolgskennzahlen und Empfehlungen für Investitionen und Verbesserungen zu teilen.
3. Datenbetrachter: Diese Teammitglieder können Daten mit minimalem Risiko für Formulare und Datenintegrität einsehen. Diese Rolle ist perfekt für diejenigen, die Daten benötigen, um Entscheidungen zu treffen, Aufträge zu bearbeiten und auf Kundenwünsche zu reagieren, die aber keine Daten bearbeiten müssen.
4. Ersteller: Ersteller können Formulare anzeigen und bearbeiten, aber keine Daten einsehen. Diese Rolle ist ideal für die Unterstützung von Teams in Ihrem Unternehmen, einschließlich Marketing-, IT- und Designspezialisten, die Formulare mit Markenzeichen entwerfen, Integrationen empfehlen und einsetzen und den Prozess der Formularerstellung optimieren können, während sie gleichzeitig die Einhaltung der Markenrichtlinien und die Konsistenz sicherstellen. Die Ersteller können gleichzeitig an Formularen arbeiten, was die Erstellung und Anpassung von Formularen noch schneller und einfacher macht.

Hinweis: Sie müssen keine Benutzer zu Ihrem Team hinzufügen, damit diese Ihr Formular ausfüllen können. Sie können Ihr Formular immer noch über die Registerkarte Veröffentlichen des jeweiligen Formulars für die Einsender freigeben.

Zusätzliche Einstellungen und Bearbeitungsoptionen

Teamadministratoren können auf das Menü Teameinstellungen in der linken unteren Ecke ihres Teamarbeitsbereichs zugreifen, um

• den Teamnamen und die benutzerdefinierte URL zu bearbeiten
• Teammitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, Zugriffsebenen anzupassen und Aktivitäten anzuzeigen
• Teamaktivitäten nach Datum, Benutzer und Aktivitätstyp anzuzeigen
• Datenschutzeinstellungen anzupassen und eine Standardrolle für Teammitglieder festzulegen

Bringen Sie ein wenig Teamgeist in Ihren Arbeitsbereich, indem Sie den Team-Avatar, die Hintergrundfarbe und das Bild unter Allgemeine Einstellungen anpassen. Wählen Sie aus den verfügbaren Bildern und Symbolen oder laden Sie Ihre eigenen hoch.

Wenn Sie große Teams erstellen, sollten Sie unter Teamsichtbarkeit eine Standardrolle für die Teammitglieder festlegen, bevor Sie weitere Mitglieder hinzufügen, um Zeit zu sparen. Hier können Sie auch die Zugriffsrechte anpassen, um Mitarbeiterwechsel, Urlaube und Beförderungen zu berücksichtigen und die Sichtbarkeit des Teams bearbeiten.

Wenn Sie ein Team erstellen, können Sie es für die gesamte Organisation sichtbar machen oder privat, so dass nur Teammitglieder es sehen und darauf zugreifen können. Mit dem Kippschalter können Sie festlegen, ob neben dem Teamnamen auch die Arbeitsbereich-Assets des Teams sichtbar sein sollen.

Sobald Sie ein Team erstellt haben, wird es auf der Registerkarte Meine Teams aufgelistet.

Teams sind im linken Menü sichtbar, wenn Sie Ihre Formulare, Tabellen, Berichte, Genehmigungen und Anwendungen anzeigen.

Wenn Sie vorhandene Formulare in einen Jotform Teams-Arbeitsbereich verschieben möchten, wählen Sie die Formulare auf Ihrer Seite Meine Formulare aus und ziehen Sie sie in das gewünschte Team, das im Menü auf der linken Seite aufgeführt ist. Sie können auch das Hamburger-Dropdown-Menü (drei Punkte) rechts neben jedem Formular verwenden, um das Formular in ein Team zu verschieben. Alle formularbezogenen Daten werden mit dem Formular verschoben und sind für das Team verfügbar.

Außerdem können Sie Formulare, Tabellen, Berichte und Genehmigungen direkt von jedem Teamarbeitsbereich aus erstellen, indem Sie auf den Button  +Erstellen klicken.

In ähnlicher Weise können Sie bestehende Tabellen und Berichte in Ihren Teamarbeitsbereich verschieben. Allerdings werden alle zugehörigen Formulare und Assets in das angegebene Team verschoben. Die einzige Ausnahme von dieser Regel sind Jotform Apps. Apps können in ein Team verschoben werden, und die zugehörigen Formulare, Tabellen und Berichte verbleiben im persönlichen Arbeitsbereich des ursprünglichen Besitzers.

Die Jotform Enterprise Admin-Rolle ermöglicht den Zugriff auf alle Formulare, Daten und Nutzer in einer Organisation. Jotform Teams verfügt über eine eigene Administratorrolle, die die Verwaltung von Team-Assets erleichtert und neue Wege zur Erreichung von Zielen und zur Zusammenarbeit eröffnet. Unternehmen können Abteilungsleiter als Teamadministratoren zuweisen, um Formulare zu sichern, Aktivitäten zu verfolgen und die Zusammenarbeit auf der Plattform zu optimieren.

Die Admin-Rolle macht es auch B2B-Organisationen wie Designfirmen, Unternehmensberatern, Logistikunternehmen, Vermietungsagenturen, Caterern, Zahlungsabwicklern, Marktforschern und anderen leicht, Ressourcen zu organisieren, den Zugang anzupassen und Daten sicher zu erfassen und zu teilen.

Verwendung von Jotform Teams zur Unterstützung funktionsübergreifender Projekte und Affinitätsgruppen

Jotform Teams kann mehr als nur die Abteilungsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln. Nutzen Sie es, um abteilungsübergreifende Bemühungen zu unterstützen, wie z.B. Ausschüsse für die Planung von Veranstaltungen, Unternehmensentwicklung und strategisches Reporting sowie Mitarbeiter-Ressourcengruppen.

Eine Studie der Harvard Business Review hat gezeigt, dass fast 75 Prozent der funktionsübergreifenden Teams dysfunktional sind, was viele zu der Frage veranlasst: “Was sind Beispiele für eine effektive Teamdynamik?”

Mit Jotform Teams können Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, einen gemeinsamen Kalender mit festgelegten Zielen und Fristen nutzen und Ressourcen zentralisieren, um die Kommunikation zu verbessern und Projekte auf Kurs zu halten.

Eine weitere Möglichkeit, wie Jotform Teams die teamübergreifende Zusammenarbeit unterstützt, ist die Suchfunktion. Wenn ein Benutzer ein Team erstellt, kann er wählen, ob er es für das gesamte Unternehmen oder nur für die bestehenden Teammitglieder sichtbar machen möchte.

Wenn Sie funktionsübergreifende Teams und Mitarbeitergruppen (Employee Resource Groups, ERGs) für Ihr Unternehmen sichtbar machen, können Sie das Engagement Ihrer Mitarbeiter steigern und eine Kultur der Zugehörigkeit fördern. Eine Studie von Great Place to Work aus dem Jahr 2021 ergab, dass die Leiter von ERGs ihre Organisationen insgesamt positiv bewerten und dass Gruppen mit 100 oder mehr Mitgliedern mit doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit als strategische Ressource für ihre Organisation dienen.

Einzelpersonen können über das Suchfeld Jotform Teams nach Teams suchen. Sobald sie ein Team gefunden haben, dem sie gerne beitreten möchten, können sie den Arbeitsbereich einsehen und den Beitritt zu dem Team beantragen.

Überwachung von Jotform Teams von der Admin-Konsole aus

Administratoren auf Unternehmensebene können alle Teams des Unternehmens einsehen, indem sie in der Verwaltungskonsole auf die Registerkarte Teams klicken. Von dort aus können Sie nach Teamnamen suchen, alle Teams auswählen oder das Hamburger-Menü (drei Punkte) rechts neben jedem Team verwenden, um die Einstellungen oder Mitglieder eines bestimmten Teams zu verwalten.

Administratoren auf Unternehmensebene können außerdem verschiedene Sortierfunktionen nutzen, um Teams nach Teamname, Anzahl der Mitglieder, Anzahl der Assets und Erstellungsdatum anzuzeigen und zu sortieren.

Wenn Unternehmen wachsen und skalieren, kann es eine Herausforderung sein, flexibel zu bleiben und die Datensicherheit zu gewährleisten. Jotform Teams hilft bei der Optimierung der Zusammenarbeit mit einem maßgeschneiderten Zugang zu Daten und einem gemeinsamen Arbeitsbereich für Plattform-Assets. Hier finden Sie einige Ideen, wie Sie Jotform Teams nutzen können.

Die Personalabteilung kann Formulare für die Personalbeschaffung gemeinsam nutzen, Tabellen verwenden, um Einstellungsziele zu verfolgen, PDF-Verträge generieren, um Unterschriften von neuen Mitarbeitern zu erfassen, Workflows für das Onboarding von Mitarbeitern erstellen, Berichte über Mitarbeiterengagement und -vielfalt gemeinsam nutzen und vieles mehr – und das alles ohne Abstriche bei der Datensicherheit.

Die IT-Abteilung kann den Ausrüstungsbestand verwalten, indem sie Anträge für Software und Hardware über Formulare erfasst, Aufgaben in Tabellen zuweist, um die Antworten zu überprüfen, Berichte über Budgets und Ausgaben erstellt und Workflows für Kaufgenehmigungen entwickelt.

Der Kundenservice kann Formulare verwenden, um Kundenanfragen zu bearbeiten, interne FAQs für einheitlichere Antworten und schnellere Reaktionszeiten zu erstellen, Tickets über Tabellen zuzuweisen und Teamaktivitäten anzuzeigen, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und Power-User zu identifizieren, die neue Mitarbeiter schulen können.

Die Buchhaltung kann Formulare für Ausgaben und Hochrechnungen gemeinsam nutzen, Erstattungen und Budgets mit Tabellen verwalten und Zahlungen mit Unterschriftsanforderungen und Genehmigungsworkflows verarbeiten und verfolgen.

Die Rechtsabteilung kann Verträge und Richtlinien des Unternehmens verwalten, Schulungsunterlagen organisieren, Zertifizierungsformulare für Mitarbeiter und Lieferanten gemeinsam nutzen und den Schulungs- und Compliance-Status mit gemeinsamen Tabellen und Genehmigungsworkflows verfolgen.

Das Marketing kann gebrandete Formularvorlagen gemeinsam nutzen, Projektanfragen und Kickoff-Formulare organisieren, Kampagnenkalender verwalten und Leistungen in Tabellen zuweisen sowie Designprüfungen mit Genehmigungsworkflows automatisieren.

Funktionsübergreifende Teams können benutzerdefinierte Apps erstellen, um Freiwilligentage, Weihnachtsfeiern und Veranstaltungen von Affinitätsgruppen zu koordinieren. Sie können auch Vorlagen für Leistungsverbesserungspläne verwenden, um Ideen zu sammeln, Daten für fundiertere Entscheidungen zu analysieren und Berichte zur Weitergabe von Empfehlungen anzupassen.

Planung von Veranstaltungen. Jotform nutzte Jotform Teams in der Beta-Phase, um die Jotformers Week zu organisieren, eine Feier, bei der Mitarbeiter aus der ganzen Welt zusammenkommen, um Ideen auszutauschen, Lösungen zu präsentieren und Erfolge zu feiern.

Möchten Sie mehr Ideen und Inspiration? Registrieren Sie sich für das Jotform Teams Webinar oder besuchen Sie die Jotform Teams Seite.

Es gibt einen Grund, warum Menschen gerne Teams anfeuern. Von überschwänglichen Spielen der Alma Mater über professionelle Sportmeisterschaften bis hin zu spielenden Kindern – es gibt viel Potenzial für Ruhm und Lernen. Das Team von Jotform Enterprise wird immer da sein, um Ihr Team anzufeuern, zu coachen und seine Erfolge zu feiern.