Wie man Zoom benutzt: Eine umfassende Zoom-Anleitung

Online-Tools für die Zusammenarbeit können die Geschäftsergebnisse verbessern. Wenn Unternehmen effektivere Collaboration-Tools bereitstellen, insbesondere für Mitarbeiter an entfernten Standorten, können die verbesserte Teamarbeit und die Produktivitätsvorteile zu erheblichen finanziellen Vorteilen führen. Laut einer Studie von Forrester haben die befragten Unternehmen durch den Einsatz von Collaboration-Technologie insgesamt 5,3 Millionen Dollar eingespart. Aber das ist nicht der einzige Grund, warum Unternehmen auf diese Tools zurückgreifen.

Online-Collaboration-Tools wie Zoom können dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und die Mitarbeiter miteinander zu verbinden. Sie können auch dazu beitragen, Reisekosten zu reduzieren, indem Sie Online-Meetings mit Kollegen an verschiedenen Standorten abhalten können, anstatt zu einem einzigen Standort zu reisen.

Während der COVID-19-Pandemie hat auch die persönliche Nutzung von Zoom zugenommen. Die Menschen nutzen es, um virtuelle Tanzpartys und Happy Hours zu veranstalten, an Online-Fitnesskursen teilzunehmen und in einigen Fällen sogar ihre Hochzeit voranzutreiben. Es ist zu einer Möglichkeit geworden, mit Familie und Freunden in Kontakt zu treten und sich gleichzeitig sozial zu distanzieren.

Während die persönlichen Anwendungen von Zoom wichtig sind, konzentriert sich dieser Leitfaden darauf, wie Unternehmen und Mitarbeiter es beruflich nutzen.

Was ist Zoom?

Für diejenigen, die neu in der Welt der Online-Zusammenarbeit sind, ist Zoom ein Videokonferenz-Tool, mit dem Sie Video- und Audioanrufe einrichten und Webinare veranstalten können. Sie können z. B. Ihren Bildschirm für andere Teilnehmer freigeben. Zoom funktioniert sowohl auf Computern als auch auf mobilen Geräten, wenn Sie eine App herunterladen.

Sie könnten zum Beispiel einen virtuellen Besprechungsraum mit Ihrem Marketingteam einrichten. Ihr Grafikdesigner könnte seinen Bildschirm freigeben und Ihnen die neueste Version Ihres neuen Logos zeigen. Teilnehmer, die nicht von ihrem Computer aus teilnehmen können, könnten ihr Smartphone benutzen, um ebenfalls Feedback zu geben.

Zoom verfügt auch über eine Whiteboard-Funktion auf dem Bildschirm, mit der Sie virtuelle Brainstorming-Sitzungen durchführen können. Sie können Ideen von Ihrem Team einholen und sie in Echtzeit auf einem virtuellen Whiteboard sehen.

Schließlich können Sie Zoom-Sitzungen aufzeichnen. Sie können Sitzungsaufzeichnungen transkribieren, sie an Teammitglieder weitergeben, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten, oder eine Aufzeichnung eines Webinars veröffentlichen.

Die Bedeutung von Zoom für Unternehmen

Wie bereits erwähnt, wurde Zoom bereits vor der Coronavirus-Pandemie in Unternehmen zur Durchführung von Videokonferenzen genutzt. Die Plattform hatte im Jahr 2019 1,99 Millionen Nutzer hinzugewonnen und als die Besorgnis über die Pandemie wuchs, kamen in den ersten beiden Monaten des Jahres 2020 2,22 Millionen Nutzer hinzu. Viele Fachleute waren bereits mit der Plattform vertraut und wussten, wie sie ihnen bei der Zusammenarbeit mit Kollegen helfen konnte.

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen Zoom schon vor COVID-19 genutzt haben. Zunächst einmal ist es viel einfacher, mit Ihrem Team aus der Ferne zusammenzuarbeiten, wenn Sie z. B. Bildschirme teilen und die Gesichter der anderen sehen können. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Mitarbeiter in Meetings engagieren, ist größer, denn es ist schwieriger, abzuschalten, wenn Ihre Kollegen und Manager Sie sehen können.

Außerdem haben Unternehmen erkannt, dass sie durch den Einsatz von Videokonferenz-Tools wie Zoom eine Menge Geld sparen können. Ein weltweit tätiges Unternehmen bezifferte die Kosteneinsparungen, die es durch eine Videokonferenz erzielen könnte, anstatt eine Person von seinem Büro in London zu seinem Büro in San Francisco zu fliegen, auf $5.584 pro Person und pro Reise.

Zoom für Remote-Teams

Diese und viele andere Gründe machen Zoom zu einem hervorragenden Tool für die Durchführung von Meetings mit Remote-Teams. In Anbetracht der steigenden Zahl von Remote-Mitarbeitern, die vor COVID-19 von 3,9 Millionen Mitarbeitern im Jahr 2015 auf 4,7 Millionen im Jahr 2020 angestiegen ist, ist es praktisch ein Muss, eine Plattform für die Online-Zusammenarbeit zu haben.

Solange Ihre Mitarbeiter Zugang zum Internet und zu einer Webcam haben, können sie an einem Zoom-Meeting teilnehmen und sich einbringen. Die Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen und die Präsentation machen es ihnen leicht, dem Geschehen zu folgen, ohne dass sie separate Dateien öffnen müssen, um zu fragen: “Wo genau finde ich das?”

Darüber hinaus kann Zoom Teams auch in Notfällen helfen, in Verbindung zu bleiben, wenn Mitarbeiter nicht ins Büro kommen können. Zum Beispiel könnte eine Besprechung für Ihr Team angesetzt sein, wenn ein Schneesturm aufzieht. Mit Zoom können Sie alle in eine Videokonferenz einsteigen, so dass Sie Ihr Projekt ohne Unterbrechung fortsetzen können.

Zoom für verschiedene Berufe

Zoom ist nicht nur auf Firmenbesprechungen mit mehreren Personen beschränkt. Auch andere Berufsgruppen können Zoom nutzen, um mit ihren Klienten und Kunden in Kontakt zu bleiben, ohne dafür reisen zu müssen.

Zum Beispiel wurde Zoom während der COVID-19-Pandemie häufig für die Telemedizin genutzt. Zoom hat sogar eine spezielle Plattform für das Gesundheitswesen. Die Nutzung von Telemedizin ist von 22 Prozent im Jahr 2018 auf 41 Prozent im März 2020 gestiegen, so dass medizinische Fachkräfte ihre Patienten auch dann behandeln können, wenn sie zu Hause bleiben.

Pädagogen auf allen Ebenen, von Vorschullehrern bis zu Universitätsprofessoren, nutzen Zoom ebenfalls. So können sie Online-Kurse und Tutorien anbieten, vor allem wenn die Studenten nicht in der Lage sind, den Unterricht zu besuchen.

Auch Fitnessprofis nutzen Zoom. Wie Pädagogen bieten sie virtuelle Kurse an, vom persönlichen Einzeltraining bis hin zu Gruppentrainingskursen, die den Kursen in ihren Studios ähneln.

Sogar Anwälte, die in der Vergangenheit bei der Einführung von Technologie eher zurückhaltend waren, nutzen Zoom, um sich virtuell mit ihren Mandanten zu treffen. Auch Gerichte haben virtuelle Anhörungen mit dieser Technologie abgehalten.

Diese professionellen Anwendungsfälle sowie die weit verbreitete Nutzung von Zoom für den privaten Gebrauch machen deutlich, dass Online-Zusammenarbeit und Videokonferenz-Tools wie diese nicht ignoriert werden können. Da die Belegschaft immer mehr verstreut arbeitet, müssen Unternehmen Tools wie Zoom nutzen, um Meetings durchzuführen, Geld zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Wenn Sie Zoom nutzen, um an einem Sportkurs oder einer virtuellen Happy Hour teilzunehmen, können Sie wahrscheinlich die Ausrüstung verwenden, die Sie bereits haben. Aber Videokonferenzen in einem professionellen Umfeld sind eine andere Sache. Bevor Sie Zoom für die Arbeit nutzen können, müssen Sie einen Raum für Ihre Meetings einrichten.

Wenn Sie Ihr Zuhause in ein Home Office verwandeln möchten, müssen Sie möglicherweise einige Upgrades vornehmen. Wenn Sie planen, an Zoom-Meetings an einem anderen Ort teilzunehmen, stellen Sie sicher, dass die Bedingungen für Videokonferenzen geeignet sind.

Ausrüstung, die Sie für Zoom benötigen

Wenn Sie Zoom für die Arbeit nutzen, arbeiten Sie wahrscheinlich mit einem Desktop- oder Laptop-Computer, so dass Sie eine stabile Breitband- oder drahtlose Internetverbindung benötigen. Wenn die Verbindung nicht stabil ist, kann Ihr Video einfrieren, es kann zu Audioverzögerungen kommen, oder Sie können sogar aus dem Gespräch ausgeschlossen werden.

Sie benötigen Lautsprecher und ein Mikrofon, die in den meisten Laptops eingebaut sind, damit Sie bei Zoom-Anrufen Audio hören und sprechen können. Um Hintergrundgeräusche zu reduzieren, sollten Sie ein Headset mit eingebautem Mikrofon kaufen. So können Sie besser hören, was vor sich geht und Geräusche wie ein Rasenmäher oder ein bellender Hund werden von den anderen Gesprächsteilnehmern nicht so gut wahrgenommen.

Da Sie an einem Videoanruf teilnehmen, sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie eine einfache Webcam oder eine hochauflösende (HD) Webcam haben, damit Sie gesehen werden können. Zoom funktioniert auch mit einer HD-Cam oder einem HD-Camcorder mit einer Video-Capture-Karte. Sie müssen also keine Webcam kaufen, wenn Sie keine haben oder die an Ihrem Laptop nicht funktioniert.

Prüfen Sie schließlich die Version des Betriebssystems auf Ihrem Computer. Zoom funktioniert auf einem macOS X mit macOS 10.7 oder höher, oder auf einem Windows 10 Home, Pro oder Enterprise Betriebssystem. Es funktioniert auch mit

• Windows 8 oder 8.1
• Windows 7
• Windows Vista mit SP1 oder höher
• Windows XP mit SP3 oder höher
• Ubuntu 12.04 oder höher
• Mint 17.1 oder höher
• Red Hat Enterprise Linux 6.4 oder höher
• Oracle Linux 6.4 oder höher
• CentOS 6.4 oder höher
• Fedora 21 oder höher
• OpenSUSE 13.2 oder höher
• ArchLinux (nur 64-Bit)

Sie können auch ein Surface PRO 2 oder höher verwenden, auf dem Windows 8.1 oder höher läuft. Unterstützte Webbrowser unter Windows sind Internet Explorer 11+, Edge 12+, Firefox 27+ und Chrome 30+. Auf einem Mac benötigen Sie Safari 7+, Firefox 27+ oder Chrome 30+.

Wie man seinen Heimarbeitsplatz für Zoom einrichtet

Die Grundausstattung für den Betrieb von Zoom ist nur ein Teil der Einrichtung für Videokonferenzen. Auch Ihr Arbeitsplatz zu Hause sollte für eine Videokonferenz geeignet sein, und das kann ein wenig Hintergrundarbeit erfordern.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie sich in einem Bereich befinden, in dem Sie nicht unterbrochen werden. Es muss nicht völlig geräuschlos sein (Sie können z.B. den bellenden Hund Ihres Nachbarn nicht kontrollieren), aber es sollte ein Ort sein, an dem Ihr eigener Hund nicht ins Bild springt oder Ihr Mitbewohner nicht mitten in der Konferenz anfängt, mit Ihnen zu reden.

Als nächstes sollten Sie sich Gedanken über den Hintergrund machen, den Ihre Kollegen auf dem Videobild sehen werden. Während der COVID-19-Pandemie war es ziemlich normal, die Schlafzimmer der Leute und die Rückseiten ihrer Sofas zu sehen. Wenn Sie jedoch ein professionelleres Bild vermitteln wollen, positionieren Sie sich so, dass Sie vor einer Wand oder einem Bücherregal zu sehen sind.

Wenn das nicht möglich ist, sollten Sie in einen Fotohintergrund und ein Stativ investieren. Das kann ein einfacher weißer Hintergrund sein oder ein gemusterter Hintergrund, wie z.B. eine unechte Ziegelwand. Sie können auch einen Paravent hinter sich aufstellen, der den zusätzlichen Vorteil hat, dass er Ihren Arbeitsbereich abtrennt und für mehr Privatsphäre sorgt.

Sie können auch einen virtuellen Hintergrund für einen Zoom-Anruf verwenden. Wenn Sie allerdings einen langsameren Computer verwenden, benötigen Sie möglicherweise einen grünen Bildschirm hinter sich, damit dies gut funktioniert. Der grüne Bildschirm hilft Zoom, den Unterschied zwischen Ihnen und dem Hintergrund zu erkennen, so dass Sie sich deutlich vom Hintergrund abheben.

Virtuelle Hintergründe können dazu führen, dass Sie unzusammenhängend erscheinen oder mit dem Hintergrundbild verschmelzen, insbesondere wenn Sie die gleiche oder eine ähnliche Farbe wie der Hintergrund tragen. Dies kann auch passieren, wenn Sie keine einheitliche Beleuchtung in Ihrem Arbeitsbereich verwenden oder wenn die Oberfläche hinter Ihnen nicht einheitlich ist. Wenn Sie einen virtuellen Hintergrund verwenden müssen, halten Sie ihn einfach und professionell. Die vorhandenen virtuellen Hintergründe von Zoom können Ihnen als Inspiration dienen.

Achten Sie auch auf die Beleuchtung in Ihrem Arbeitsbereich. Wenn es dunkel ist oder Ihr Gesicht im Schatten liegt, ist es für die anderen Teilnehmer Ihrer Zoom-Konferenz schwierig, Ihre Mimik zu erkennen, was die Vorteile einer Videokonferenz zunichte macht. Idealerweise positionieren Sie sich in natürlichem Licht. Wenn das nicht möglich ist, sorgen Sie dafür, dass Sie während des Gesprächs beleuchtet sind.

Wenn Sie Zoom-Anrufe an einem anderen Ort als Ihrem Heimbüro tätigen, stellen Sie sicher, dass es sich um eine für Videokonferenzen geeignete Umgebung handelt, in der Sie die anderen Teilnehmer hören können und diese nicht durch Hintergrundgeräusche gestört werden.

Sobald Sie über die Grundausstattung und einen geeigneten Ort für die Teilnahme verfügen, können Sie Zoom für Videokonferenzen am Arbeitsplatz nutzen.

Einer der Gründe, warum in den ersten drei Monaten des Jahres 2020 täglich 200 Millionen Menschen an Zoom-Meetings teilgenommen haben, liegt darin, dass Zoom recht einfach zu bedienen ist. Die meisten Menschen verfügen bereits über die Grundausstattung, die sie benötigen, sei es ein Laptop mit Webcam oder ein Smartphone. Wenn Sie jedoch einige der beliebtesten Produktfunktionen von Zoom kennen, können Sie das Beste aus dem Produkt herausholen.

Wenn Sie ein Gelegenheitsnutzer sind, der sich nur einloggt, um an Meetings teilzunehmen, müssen Sie sich nicht für ein Zoom-Konto anmelden. Wenn Sie aber anfangen möchten, Zoom-Meetings zu veranstalten, benötigen Sie ein Konto. Sie können ein kostenloses Konto erhalten, indem Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrem Google-Konto oder Ihrem Facebook-Konto anmelden.

Was Sie vor der Planung eines Meetings wissen sollten

Bevor Sie etwas planen, sollten Sie den Unterschied zwischen einem Zoom-Meeting und einem Zoom-Webinar kennen. Es handelt sich um zwei verschiedene Plattformen. Die erste ist die kostenlose Option, während die zweite ein kostenpflichtiges Add-on für Zoom Pro Abonnements ist.

In einem Zoom-Meeting können alle Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben und Video und Audio einschalten. Ein Zoom-Webinar hingegen ist wie ein virtueller Hörsaal, in dem die Teilnehmer den Moderatoren zusehen und zuhören. Die Moderatoren sind die einzigen, die Audio, Video oder Bildschirm freigeben können.

Wie man ein Meeting einrichtet

Sie können ein Meeting über die Zoom Desktop- oder Mobil-App, das Zoom-Webportal oder die Zoom-Integration von Jotform planen.

Wenn Sie das Meeting über Zoom planen, melden Sie sich an, klicken Sie auf Planen und wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für Ihr Meeting sowie Einstellungen, z. B. ob sich die Teilnehmer mit ihren Telefonen einwählen können. Sie können auch ein Meeting-Passwort festlegen und die automatische Aufzeichnung des Meetings aktivieren.

Nachdem Sie Ihr Meeting erstellt haben, müssen Sie die Teilnehmer einladen. Wenn Sie sich anmelden, gehen Sie auf die Registerkarte Meeting und wählen Sie das Meeting aus, zu der Sie Teilnehmer einladen möchten. Fügen Sie das Meeting zu Ihrem Kalender hinzu, wenn Sie Google Kalender, Yahoo Kalender oder Outlook Kalender verwenden, und laden Sie dann die Teilnehmer wie bei jedem anderen Meeting ein.

Alternativ können Sie die Meetingsinformationen auch manuell kopieren und per E-Mail an die Teilnehmer senden. Klicken Sie auf den Text “Kopieren Sie die Einladung” und fügen Sie ihn in eine neue E-Mail ein.

Sie können die Meeting-Teilnehmer um eine RSVP bitten. Wenn Sie über ein kostenpflichtiges Zoom-Konto verfügen, können Sie die Teilnehmer auffordern, sich für das Meeting anzumelden. Sie können auch eine RSVP anfordern, wenn Sie die Einladungen über Ihre Kalender-App verschicken.

Sie können mehrere dieser Schritte einsparen, wenn Sie die Jotform-Zoom-Integration verwenden, um ein Meeting zu planen. Erstellen Sie einfach ein Formular für einen Besprechungstermin oder passen Sie eine Jotform-Vorlage an, und wenn die Teilnehmer Ihr Formular ausfüllen, wird das Meeting automatisch in Zoom erstellt. Sie können die Integration auch nutzen, um Teilnehmer zu bestehenden Meetings hinzuzufügen.

An einem Meeting teilnehmen

Um über eine Einladung an einem Zoom-Meeting teilzunehmen, klicken Sie einfach auf den Link zum Meetingraum. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie das Meeting-Passwort ein, das in der Einladung enthalten ist. Sie können direkt von Ihrem Webbrowser aus teilnehmen.

Während des Meetings müssen Sie möglicherweise Ihren Bildschirm für andere freigeben. Klicken Sie dazu auf den Button Bildschirm freigeben in den Steuerelementen des Meetings. Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht freigeben können, bedeutet dies, dass der Gastgeber diese Funktion möglicherweise deaktiviert hat. Bitten Sie den Gastgeber, diese Funktion zu aktivieren, damit Sie mit der Freigabe beginnen können.

Möglicherweise möchten Sie sich während eines Meetings stummschalten, um zu verhindern, dass Hintergrundgeräusche die anderen Teilnehmer ablenken. Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol, um Ihren Ton stumm zu schalten.

Aufzeichnung eines Meetings

Eines der besten Merkmale von Online-Meetings ist die Möglichkeit, sie aufzuzeichnen und später wieder abzuspielen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie die Besprechung transkribieren müssen oder wenn es ein Thema gibt, das Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgreifen möchten.

Zoom verfügt über integrierte Funktionen zur Aufzeichnung von Meetings. Wenn Sie der Gastgeber sind, brauchen Sie nur auf den Button Aufzeichnen in Ihrer Symbolleiste zu klicken. Wenn Sie nicht der Gastgeber der Besprechung sind, kann der Gastgeber Ihnen den Zugang zur Aufzeichnung der Besprechung gewähren. Ausführlichere Informationen zum Aufzeichnen von Meetings finden Sie in dem Blogbeitrag Wie man ein Zoom-Meeting aufzeichnet.

In einigen Fällen möchten Sie vielleicht die Zustimmung der Teilnehmer einholen, um mit der Aufzeichnung zu beginnen, insbesondere wenn es in Ihrem Land Gesetze gibt, die dies vorschreiben. Sie können mit Jotform eine Einverständniserklärung erstellen und diese vor Beginn des Meetings an die Teilnehmer senden. Wenn Sie die Jotform-Zoom-Integration verwenden, können Sie auch ein Einverständnisfeld in Ihr Anmeldeformular einfügen, damit Sie die Zustimmung der Teilnehmer im Voraus einholen können.

Eine Meeting-Aufzeichnung verwenden

Nachdem Sie eine Besprechung aufgezeichnet haben, möchten Sie sie vielleicht mit Kollegen teilen, die nicht dabei sein konnten. Sie können unnötige Teile der Aufzeichnung herausschneiden, z. B. den Anfang der Besprechung, wenn alle fragen: “Ist Tom schon da?”

Zoom bietet zwar keine eigenen Tools zur Videobearbeitung, aber es nimmt in den Formaten MP4 und M4A auf. Sie können Dateien in diesen Formaten in jeder beliebigen Videobearbeitungssoftware bearbeiten, einschließlich ScreenFlow, Camtasia und iMovie.

Ändern Ihres virtuellen Hintergrunds

Wie bereits im vorigen Abschnitt erwähnt, möchten Sie oder andere Meeting-Teilnehmer vielleicht Ihren Bildschirmhintergrund ändern. Das kann zum Spaß sein oder wenn Sie einfach nicht Ihren persönlichen Bereich zeigen möchten.

Um bei Zoom einen virtuellen Hintergrund einzustellen, der Ihren tatsächlichen Hintergrund ausblendet, klicken Sie auf die Option Einstellungen. Klicken Sie dann auf Virtueller Hintergrund. Auf diesem Bildschirm können Sie einen vorinstallierten Hintergrund auswählen oder Ihren eigenen hochladen, indem Sie auf +Bild hinzufügen klicken und ein Bild von Ihrem Computer auswählen.

Ein Webinar veranstalten

Neben regelmäßigen Meetings können Sie auch Webinare auf Zoom veranstalten. Dazu benötigen Sie einen kostenpflichtigen Zoom-Tarif und müssen ein Webinar-Add-on für 100 oder mehr Teilnehmer erwerben.

Das Einrichten eines Zoom-Webinars ist ähnlich wie das Einrichten eines Zoom-Meetings. Sie können Webinare planen, für die eine Anmeldung erforderlich ist, und Sie können bis zu 100 Teilnehmer zur Teilnahme an dem Webinar einladen. Auch wenn Sie die Teilnehmer nicht zur Anmeldung auffordern, müssen sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben, wenn sie am Webinar teilnehmen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Anmeldung zu verlangen, können Sie mit Zoom die Teilnehmer manuell genehmigen, bevor sie die Details zur Teilnahme erhalten. Zoom lässt Sie Anmeldungen auch automatisch genehmigen. Wenn Sie jedoch Gebühren für Webinare und Online-Schulungen erheben, sollten Sie die manuelle Option verwenden, um sicherzustellen, dass Sie die Zahlung der Teilnehmer erhalten haben, bevor Sie sie anmelden.

Zoom bietet eine Möglichkeit, Zahlungen auf der Plattform zu erfassen. Allerdings müssen Sie dafür PayPal verwenden.

Wenn Sie lieber ein anderes Zahlungsgateway verwenden möchten, können Sie ein Jotform-Anmeldeformular einrichten, das neben PayPal mit über 30 weiteren wichtigen Zahlungsgatewys kompatibel ist. Richten Sie dann die Zoom-Integration ein, um Teilnehmer über Ihr Formular anzumelden. (Die Integration fügt nur Teilnehmer zu einem bestehenden Webinar hinzu; sie kann kein neues Webinar erstellen).

Mit Zoom Meetings und Zoom Webinars können Sie eine Menge anstellen – dies sind nur einige der Funktionen, die beide Plattformen bieten. Wenn Sie sich mit den Plattformen vertraut gemacht haben, können Sie weitere Funktionen ausprobieren.

Es kann vorkommen, dass Sie von Ihrem Laptop oder Desktop-Computer aus nicht an einem Zoom-Anruf teilnehmen können. Zum Glück können Sie Ihr mobiles Gerät verwenden, um auf Zoom zuzugreifen. Die Downloads der mobilen Zoom-App sind im März 2020 um 1.330 Prozent gestiegen, als die Regierungen wegen der COVID-19-Pandemie Hausarrest anordneten.

Sie können Zoom auf einem iOS-, Android– oder BlackBerry-Gerät nutzen, solange Sie die entsprechende App herunterladen. Sobald Sie die App heruntergeladen haben, verwenden Sie dieselben Anmeldedaten, mit denen Sie sich bei Ihrem Webportal oder Ihrer Desktop-App anmelden, um Meetings zu planen und ihnen beizutreten. Sie können auch an einem Meeting teilnehmen, ohne sich bei Ihrem Konto anzumelden.

Wenn Sie mit Ihrem Mobiltelefon an einem Meeting teilnehmen, klicken Sie auf den Link, den Ihnen der Organisator des Meetings geschickt hat. Dadurch wird automatisch die mobile App geöffnet. Von dort aus nehmen Sie an einem Meeting teil, wie Sie es von Ihrem Desktop aus tun würden.

Die mobilen Apps von Zoom bieten einige Funktionen, die für mobile Geräte besonders nützlich sind. Sie können Bilder oder PDFs von Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive oder Dropbox freigeben, was über das Web oder die Desktop-App nicht möglich ist. Außerdem können Sie mit einer Berührung automatisch eine Nummer wählen, um einem Meeting beizutreten.

Die meisten Steuerelemente in der mobilen Zoom-App entsprechen denen der Desktop-App. Aufgrund der Einschränkungen auf mobilen Geräten können Sie jedoch keine Aufzeichnung eines Meetings lokal speichern, keine Umfragen starten oder Ihr Meeting live auf Facebook oder einen anderen Streaming-Dienst übertragen.

Es kann jedoch vorkommen, dass Sie keinen Zugang zu einem mobilen Gerät haben oder dass Sie Schwierigkeiten haben, dem Gespräch über Ihr Gerät beizutreten. Wenn der Organisator des Meetings die Telefonkonferenz aktiviert hat, können Sie sich in diesen Fällen wie bei einer Telefonkonferenz einwählen und am Audioteil des Meetings teilnehmen.

Während die Nutzung von Zoom schnell zugenommen hat, gibt es auch Bedenken bezüglich des Datenschutzes und der Sicherheit der Plattform. Neben den bekannten “Zoombombing”-Vorfällen, bei denen ungebetene Nutzer Meetings stören, haben Sicherheitsforscher festgestellt, dass Zoom mehrere Sicherheitslücken aufweist, die Nutzer anfällig für Hacker machen könnten. Bis heute wurden mehr als 500.000 Zoom-Anmeldedaten von Cyberkriminellen zum Verkauf angeboten.

In dieser Hinsicht ist Zoom wie viele andere Online-Tools. Wenn Sie sich für einen Online-Dienst anmelden und ihn nutzen, besteht die Gefahr, dass Sie Ihre persönlichen Daten preisgeben oder dass Ihre Kommunikation abgefangen wird. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, Ihre Meetings sicher zu halten.

Bedenken hinsichtlich der Zoom-Verschlüsselung

Eines der Sicherheits- und Datenschutzprobleme, die mit der zunehmenden Nutzung von Zoom ans Licht kamen, ist die fehlende Verschlüsselung von Zoom. Zoom behauptete, dass die Meetings mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert seien, solange alle Teilnehmer des Meetings ihr Computer-Audio und kein Telefon zur Einwahl verwenden.

Sicherheitsforscher haben jedoch festgestellt, dass das, was Zoom als “Ende-zu-Ende-Verschlüsselung” bezeichnet, eigentlich eine Transportverschlüsselung ist. Diese Art der Verschlüsselung schützt die Daten nur vor denjenigen, die in Ihrem Wi-Fi-Netzwerk angemeldet sind – aber Zoom als Unternehmen war immer noch in der Lage, die Inhalte Ihrer Meetings einzusehen.

Änderungen an Apps zum Schutz der Privatsphäre

Kürzlich geriet Zoom in die Kritik, weil die mobilen Apps Daten mit Facebook geteilt haben. Zoom nutzte das Facebook Software Development Kit (SDK), um die Funktion “Login mit Facebook” für seine iOS-App zu erstellen.

Das SDK von Facebook erfasste dann jedoch Informationen über das Gerät, mit dem Sie auf Zoom zugreifen, wie z.B. das Betriebssystem des Geräts, die Zeitzone, den Mobilfunkanbieter und die Größe des Speicherplatzes. Glücklicherweise hat Zoom das SDK in einem Update seiner iOS-App neu konfiguriert, und jeder, der die App nach dem 27. März 2020 aktualisiert hat, ist geschützt.

Aktionärsklagen zeigen Sicherheitslücken auf

Die Datenschutzprobleme von Zoom beunruhigten die Aktionäre so sehr, dass sie am 7. April bei einem Bundesgericht in San Francisco Klage einreichten und dabei Probleme mit der gemeinsamen Nutzung von Facebook-Daten, Verschlüsselungsprotokollen und andere Probleme anführten.

Zoom hat jedoch Schritte unternommen, um die Nutzerdaten zu schützen und die Probleme mit der gemeinsamen Nutzung von Daten mit Facebook zu lösen. Das Unternehmen hat einen “Feature Freeze” eingeführt, damit sich seine Mitarbeiter auf den Datenschutz konzentrieren können, anstatt neue Funktionen zu veröffentlichen. Zoom bereitet außerdem einen Bericht für die Nutzer vor, in dem detailliert beschrieben wird, was als Reaktion auf Anfragen der Strafverfolgungsbehörden veröffentlicht wurde.

Verhindern von Zoombombing

Das vielleicht bekannteste Problem für den Datenschutz bei Zoom ist das so genannte Zoombombing. Dabei handelt es sich um einen ungebetenen Gast, der den virtuellen Besprechungsraum betritt und die Sitzung mit unangemessenen Inhalten stört, ähnlich wie ein Partycrasher. Zoombombing wurde so besorgniserregend, dass das FBI eine Mitteilung über die Risiken herausgab.

In dieser Hinsicht kann Zoom aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit auch ein Ziel für Missbräuche sein. Um ungebetene Gäste zu vermeiden, sollten Sie die eindeutige Meeting-ID des Zoom-Meetings nur mit den Personen teilen, die daran teilnehmen sollen. Veröffentlichen Sie den Link nicht in öffentlichen Foren, auch nicht in Facebook-Gruppen, die Sie für privat halten. Sie können auch ein Passwort festlegen, das nur die Eingeladenen erhalten.

Zoombombing ist ein noch größeres Problem bei der Telemedizin. Die Vorschriften des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) verlangen den Schutz von Patientendaten. (Wir werden dies im nächsten Kapitel näher erläutern.)

Trotz der Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit unternimmt Zoom Schritte, um die Nutzerdaten besser zu schützen. Wie bei jedem Online-Dienst sollten Sie vorsichtig damit sein, was und wie viel Sie bei einem Zoom-Anruf weitergeben.

Angesichts der Datenschutz- und Sicherheitsbedenken in Bezug auf Zoom mag es kontraproduktiv erscheinen, es für die Telemedizin zu verwenden. Auch wenn das Department of Health and Human Services Office for Civil Rights (OCR) die Durchsetzung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) gelockert hat, können Gesundheitsdienstleister immer noch wegen Datenschutzverletzungen belangt werden, wenn sie Videokonferenzanwendungen wie Zoom verwenden.

Trotz dieser Bedenken hat Zoom ein separates Produkt, das HIPAA-freundlich ist: Zoom für das Gesundheitswesen. Für Anbieter, die Zoom für telemedizinische Besuche nutzen möchten, lohnt es sich zu prüfen, ob diese Lösung Ihren Anforderungen entspricht.

HIPAA-Konformität für Telemediziner

Die Einhaltung des HIPAA ist ein wichtiges Thema für Gesundheitsdienstleister. Verstöße können zu saftigen Geldstrafen führen, die von $100 pro Verstoß für etwas, von dem der Anbieter nicht im Voraus wissen konnte, bis zu $50.000 pro Verstoß reichen, wenn der Anbieter den Schutz der Patientendaten vorsätzlich vernachlässigt. Ein Zoom-Problem würde wahrscheinlich in den Bereich von $1.000 bis $50.000 pro Verstoß fallen, da davon ausgegangen werden kann, dass der Anbieter die Risiken für den Datenschutz kannte.

Daher ist es wichtig, dass jeder Videokonferenzdienst, den ein Gesundheitsdienstleister zur Durchführung von telemedizinischen Terminen nutzt, HIPAA-freundlich ist. Das bedeutet, dass der Dienst, den er in Anspruch nimmt, personenbezogene Gesundheitsinformationen (personal health information – PHI) schützen und eine Vereinbarung mit Geschäftspartnern (Business Associate Agreement, BAA) abschließen muss, die den Dienst verpflichtet, die Verantwortung zu übernehmen, wenn es auf seiner Seite zu einem Verstoß gegen den Datenschutz kommt.

Zoom bietet Funktionen zur Einhaltung des HIPAA

Gesundheitsdienstleister, die Zoom nutzen möchten, können sich für HIPAA-konforme Tarife anmelden. Zoom for Healthcare enthält Verschlüsselungsfunktionen, die persönliche Gesundheitsdaten schützen. Mit diesem Tarif können Sie Video- und Audioübertragungen für telemedizinische Besuche wie bei jeder anderen Videokonferenz nutzen. Zoom stellt eine BAA zur Verfügung.

Sobald die BAA unterzeichnet ist, werden mehrere wichtige Funktionen in Ihrem Konto aktiviert. Zunächst werden die Endpunkte von Drittanbietern verschlüsselt, um alle übertragenen Daten zu schützen. Die Cloud-Aufzeichnung wird deaktiviert, so dass die Aufzeichnungen der telemedizinischen Besuche nicht in einen Cloud-Dienst hochgeladen werden. Auch der Chat wird verschlüsselt, wenn Sie die Chat-Funktion nutzen möchten.

Zu den verschlüsselten Chat-Funktionen, die zum Schutz persönlicher Gesundheitsdaten beitragen können, gehören die Verschlüsselung von Textnachrichten sowie die Möglichkeit, Nachrichten nur nach Austausch eines Datenschutzschlüssels offline auszutauschen. Der verschlüsselte Chat verhindert auch, dass Sie Bildschirmaufnahmen machen oder Bilder versenden.

Zoom für das Gesundheitswesen (Zoom for Healthcare) ist der einzige HIPAA-freundliche Zoom-Tarif. Wenn Sie sich für diesen Tarif entscheiden, müssen Sie nicht befürchten, von der OCR für Verstöße seitens Zoom haftbar gemacht zu werden.

Jetzt, wo Sie Zoom nutzen möchten, müssen Sie herausfinden, welcher Tarif für Sie am besten geeignet ist. Zoom bietet alles, vom kostenlosen Basis-Tarif bis zum Enterprise-Tarif, der sich an große Unternehmen richtet. Entscheiden Sie sich für einen Tarif, je nachdem, was Sie mit dem Service erreichen möchten.

Verwenden der kostenlosen Version von Zoom

Wenn Sie Zoom nur aus persönlichen Gründen nutzen, bietet Ihnen die kostenlose Version vielleicht alles, was Sie brauchen, und noch mehr. Mit den kostenlosen Konten – verfügbar im Basic-Tarif – können Sie ein Meeting mit drei bis 100 Teilnehmern für bis zu 40 Minuten abhalten.

Während der COVID-19-Pandemie hat Zoom die zulässige Dauer von Meetings im Rahmen des kostenlosen Tarifs erhöht, aber es scheint, dass der kostenlose Tarif wieder auf 40 Minuten begrenzt ist, außer für K-12 Schulen in ausgewählten Ländern.

Mit den kostenlosen Zoom-Konten können Sie HD-Video- und HD-Voice-Konferenzen abhalten, mit der Ansicht des aktiven Sprechers und der Galerieansicht (die an den Vorspann von The Brady Bunch erinnert). Sie können virtuelle Hintergründe verwenden, Ihren Desktop freigeben und eine persönliche Meeting-ID verwenden.

Außerdem können Sie mit dem kostenlosen Basic-Tarif Breakout-Räume einrichten, damit sich Teams aufteilen und getrennte Themen besprechen können. Sie können auch Meetings aufzeichnen, die Whiteboard-Funktionen nutzen und Zoom auf der Plattform Ihrer Wahl verwenden; Mac, Windows, Linux, iOS und Android werden alle unterstützt.

Wann man einen kostenpflichtigen Tarif wählen sollte

Wenn Sie mehr benötigen als die kostenlose Version, z. B. die Möglichkeit, mehr Teilnehmer hinzuzufügen oder längere Meetings abzuhalten, sollten Sie sich für die kostenpflichtigen Zoom-Tarife entscheiden. Diese werden pro Monat und pro Host abgerechnet, nicht pro Nutzer. Das bedeutet, dass Sie nicht für einzelne Lizenzen zahlen müssen, wenn Sie die Hosting-Privilegien auf einige wenige Personen in Ihrem Unternehmen beschränken.

Zoom Pro

Der Zoom Pro-Tarif, der sich an kleine Teams richtet, unterstützt bis zu neun Hosts pro Tarif und beginnt bei $14,99 pro Monat und Host. Er umfasst alle Funktionen des Basic-Tarifs und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Meetings von bis zu 24 Stunden Dauer abzuhalten. Die Anzahl der Teilnehmer pro Meeting ist nach wie vor auf 100 begrenzt, aber Sie können das Add-on Large Meetings erwerben, um bis zu 1.000 Teilnehmer zu empfangen.

Mit dem Pro-Tarif können Sie auch Nutzer verwalten, einschließlich der Einrichtung von Eigentümer- und Administratorrollen zur Verwaltung des Kontos. Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Funktionen wie Aufzeichnung, Verschlüsselung und Chat ein- und auszuschalten.

Pro-Nutzer können Berichte darüber erstellen, wie viele Nutzer an ihren Meetings teilnehmen, wie lange die Meetings dauern und andere Metriken. Sie können jemanden damit beauftragen, Meetings für sie zu planen und eigene Meeting-IDs einrichten. Außerdem können Sie mit dem Pro-Tarif 1 GB MP4- oder MP4A-Cloud-Aufnahmen nutzen.

Zoom Business

Kleine und mittlere Unternehmen sollten Zoom Business nutzen. Dieser Tarif beginnt bei $19,99 pro Monat und Host, bei einer Mindestanzahl von 10 Hosts. Er umfasst alle Funktionen des Basic- und Pro-Tarifs und ermöglicht es Ihnen, bis zu 300 Teilnehmer in Ihre Meetings einzubeziehen. Das Zusatzmodul Large Meetings kann ebenfalls erworben werden.

Mit dem Business-Tarif können Sie nicht nur Ihre Meeting-ID individuell gestalten, sondern auch eine Vanity-URL für Ihre Zoom-Meetingräume erstellen. Sie können Ihre Unternehmens-E-Mail-Domäne verwenden, um Nutzer hinzuzufügen und Sie können das Branding in Ihren Besprechungsräumen und Warteräumen individuell gestalten.

Zusätzlich zu den grundlegenden Berichtsfunktionen erfasst die Admin-Benutzeroberfläche für den Business-Tarif alle Informationen, auf die Sie mit einem Pro-Konto Zugriff haben. Mit dieser Funktion können Sie die Nutzung für alle Nutzer des gesamten Kontos an einem einzigen Ort einsehen. Und Sie erhalten nicht nur Cloud-Aufnahmen, sondern auch Cloud-Aufnahme-Transkripte.

Und schließlich bietet Zoom Business einen speziellen Telefonsupport. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie die LTI-Integration (Learning Tools Interoperability) für Lernmanagementsysteme nutzen, um virtuelle Kurse abzuhalten, oder wenn Sie sich entschieden haben, Zoom vor Ort zu installieren, eine Option, die nur mit dem Business-Tarif verfügbar ist.

Zoom Enterprise

Für große Unternehmen, die Zoom nutzen möchten, sollte der Enterprise-Tarif alle Ihre Anforderungen erfüllen. Zusätzlich zu allen Funktionen, die in den Tarifen Basic, Pro und Business enthalten sind, können Sie mit Zoom Enterprise Meetings mit bis zu 500 Teilnehmern veranstalten, mit dem Add-on Large Meetings auch mehr. Die Preise beginnen bei $19,99 pro Monat und Gastgeber, mit einem Minimum von 100 Gastgebern.

Neben der Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen und zu transkribieren, erhalten Sie mit Zoom Enterprise unbegrenzten Cloud-Speicher. Sie können auch die Funktion Executive Business Reviews nutzen, die Ihnen einen detaillierten Einblick in den ROI der Plattform und die Roadmap für das Produkt gibt. Und nicht zuletzt stellt Zoom Ihnen einen eigenen Customer Success Manager für den Produktsupport zur Verfügung.

Bei allen kostenpflichtigen Tarifen können Sie zusätzliche Funktionen wie Webinare, Audiopläne, die es Ihnen ermöglichen, Anrufe zu tätigen oder gebührenfreie Nummern hinzuzufügen und zusätzlichen Cloud-Speicher hinzuzufügen. Zoom bietet auch einen Zoom Phone-Tarif an, mit dem Sie sichere Anrufe von Ihrem Computer aus tätigen können.

Wenn Sie sich für einen Zoom-Tarif entscheiden, sollten Sie darauf achten, welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen und dann versuchen, den Tarif zu finden, der für Sie am besten geeignet ist. Der Basic-Tarif bietet eine Menge, aber wenn Sie Zoom für Ihr Unternehmen nutzen möchten, kann ein kostenpflichtiger Tarif dazu beitragen, ein professionelleres Bild zu vermitteln, wenn Sie Videokonferenzen mit Kunden abhalten.

Egal, ob Sie es beruflich oder privat nutzen, Zoom ist nützlich für die Durchführung von virtuellen Meetings und Videokonferenzen. Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie haben sich sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen aufgrund der einfachen Handhabung für Zoom entschieden.

Wenn Sie Zoom noch nicht nutzen, werden Sie es wahrscheinlich in naher Zukunft tun. Das Einrichten eines Kontos ist ganz einfach. Sie benötigen eine Grundausstattung, aber das ist ziemlich Standard. Damit Sie sich vor der Kamera von Ihrer besten Seite zeigen, können Sie einige Tricks und Tipps anwenden, z. B. die Verwendung eines virtuellen Hintergrunds, um Ihre Umgebung zu verbergen, wenn Sie nicht möchten, dass andere Teilnehmer Ihr Zuhause oder Ihren Arbeitsplatz sehen.

Auch wenn es bei Zoom einige Sicherheitsprobleme gab, können Sie Ihre Meetings schützen, indem Sie z.B. die Meeting-URL nur an Personen weitergeben, die daran teilnehmen sollen, und ein Passwort für Ihren Meetingraum festlegen. Der Zoom for Healthcare Tarif ist sicher genug, um ihn für die Telemedizin zu nutzen.

Der kostenlose Zoom-Basistarif hat eine Menge zu bieten. Aber wenn es Ihren Bedürfnissen nicht entspricht, gibt es verschiedene Tarife, die Sie für Ihr Unternehmen nutzen können.

Wenn Sie wissen, wie Sie die Funktionen von Zoom nutzen können, werden Sie bessere Meetings abhalten können. Wenn Sie sich jetzt die Zeit nehmen, das Produkt einzurichten, wird es in Zukunft viel einfacher sein, an Meetings teilzunehmen und diese zu planen.