Wie man ein Google RSVP-Formular erstellt

Interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bei der Planung einer Veranstaltung, egal ob groß oder klein, muss man die Details ausarbeiten und organisiert bleiben. Wenn Sie ein intimes Treffen von Freunden für eine Käse- und Weinverkostung veranstalten möchten, müssen Sie wissen, wie viel Käse und Wein Sie besorgen sollten. Und wenn Sie eine große Feier zur Danksagung an Ihre Freiwilligen organisieren, müssen Sie wissen, wie viele Sandwiches, Chips und Getränke Sie kaufen müssen.

Es ist auch hilfreich zu wissen, ob Gäste besondere Rücksichtnahme benötigen – etwa ob sie Lebensmittelempfindlichkeiten haben oder Rollstuhlzugang oder eine Mitfahrgelegenheit benötigen. Und wenn jemand auf Ihrer Gästeliste eine besondere Fähigkeit hat – vielleicht ist jemand ein Grillmeister – wäre es schön, dies im Voraus zu wissen, um es in die Veranstaltung einplanen zu können.

Hierbei kann ein Online-RSVP-Formular sehr hilfreich sein. Eines zu erstellen muss nicht kompliziert sein und erfordert keine spezielle Software. Tatsächlich können Sie ein Tool wie Google Forms verwenden, um schnell und einfach ein RSVP-Formular zu erstellen. Das Beste daran ist, dass es kostenlos ist.

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Was ist ein RSVP?

RSVP steht für die französische Phrase „répondez s’il vous plaît“, was direkt übersetzt „antworten Sie bitte“ bedeutet. Ein RSVP bestätigt die Teilnahme an einer Veranstaltung wie einer Hochzeit oder Feier.

Das Sammeln von RSVPs kann eine große Hilfe bei der Planung der Logistik sein, insbesondere wenn Sie der Veranstaltungsplaner sind. Zum Beispiel möchten Sie nicht in eine Situation geraten, in der es bei einer Catering-Veranstaltung nicht genügend Essen oder nicht genug Stühle für alle Teilnehmer gibt.

Sie können auch Gästelisten mit den Kontaktinformationen der RSVPs erstellen und nach der Veranstaltung um Feedback bitten, um Ihnen bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen zu helfen.

Wie man ein RSVP-Formular in Google Forms erstellt

Als Beispiel erstellen wir ein RSVP-Formular für eine Strandsäuberung mit Freiwilligen. Unsere Helfer werden Handschuhe, Müllsäcke und eine positive Einstellung benötigen. Es könnte auch hilfreich sein, Greifer oder andere Werkzeuge zu haben, um das Aufsammeln von Müll ohne Bücken zu erleichtern.

Lassen Sie uns ein Formular erstellen, um herauszufinden, wie viele Personen helfen werden, damit wir genügend Säcke und Handschuhe kaufen können. Wir wollen aber auch etwas Geld sparen und sehen, ob jemand bereit ist, Material mitzubringen.

Sie haben wahrscheinlich bereits ein Google-Konto, also lassen Sie uns gleich loslegen.

1. Gehen Sie zu Google Forms und erstellen Sie ein neues Formular, indem Sie auf das Pluszeichen klicken.

2. Jetzt haben wir ein leeres Formular. Geben wir ihm einen Titel und eine Beschreibung.
3. Das Erste, was wir fragen müssen, ist, wer kommt. Klicken Sie auf die Frage und ändern Sie den Typ über das Dropdown-Menü in Kurzantwort.

4. Geben Sie als Nächstes Vorname als Fragetext ein.
5. Machen Sie das Feld erforderlich, indem Sie die Erforderlich-Einstellung aktivieren. Obwohl es nicht unbedingt erforderlich ist, diese Information zu verlangen, hilft es zu wissen, wer das Formular ausfüllt.

6. Um ein Nachname-Feld hinzuzufügen, können wir einfach das Vorname-Feld kopieren, indem wir auf das Duplizieren-Symbol neben dem Mülleimer-Symbol klicken.

Ändern Sie dann den Feldtitel von Vorname zu Nachname. Dasselbe können wir auch für die Felder E-Mail und Telefonnummer tun.

7. Menschen könnten durch ein langes Formular abgeschreckt werden und es abbrechen. Um dies zu verhindern, teilen Sie Ihr Formular in Abschnitte auf, sodass die Leute nur wenige Fragen auf einmal sehen, anstatt alle auf einmal. Dazu können Sie auf das Abschnitt hinzufügen-Symbol rechts neben der Frage klicken, nach der Sie einen Abschnitt hinzufügen möchten.

8. Im nächsten Abschnitt wollen wir herausfinden, was und wen die Befragten mitbringen werden. Wählen Sie den neuen Abschnitt aus und nennen Sie ihn „Zusätzliche Hilfe“. Klicken Sie dann auf das + in der oberen rechten Ecke, um eine neue Frage hinzuzufügen.

9. Lassen Sie uns sehen, welche Materialien die Teilnehmer mitbringen möchten. Wählen Sie im Dropdown-Menü für den Fragetyp die Option Kontrollkästchen aus. Diese Option ermöglicht es ihnen, mehr als einen Artikel auszuwählen.
10. Wählen Sie das erste Antwortfeld aus, ändern Sie den Text zu Müllsäcke und drücken Sie die Enter-Taste. Dadurch wird eine neue Zeile für Ihren nächsten Artikel hinzugefügt. Fügen Sie alle Artikel hinzu, von denen Sie denken, dass jemand sie mitbringen könnte.
11. Wenn Sie fertig sind, werden Sie bemerken, dass es am Ende der Liste einen „Andere hinzufügen“-Link gibt. Es ist sinnvoll, diese Option für diese Frage einzuschließen, also klicken Sie darauf, um ein zusätzliches Textfeld hinzuzufügen.

12. Klicken Sie erneut auf das +, um eine Frage hinzuzufügen, die nach zusätzlichen Gästen fragt, die die Person mitbringen möchte. Wählen Sie für diese Frage die Option Lineare Skala aus dem Dropdown-Menü für den Fragetyp. Da der Teilnehmer möglicherweise niemanden mitbringt, setzen wir das Minimum auf 0 und das Maximum so hoch, wie Sie möchten.

Passen Sie Ihre RSVP-Einladungen an

Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie planen, möchten Sie, dass das RSVP-Formular zur Atmosphäre passt. Wenn es sich zum Beispiel um eine Hochzeit handelt, möchten Sie nicht einfach ein schlichtes, altes Formular verwenden.

Nutzen Sie die Anpassungsmöglichkeiten von Google Forms, um das gewünschte Aussehen zu erzielen. Passen Sie Farben und Schriftarten an, um ein bestimmtes Gefühl zu erzeugen, und fügen Sie dann Bilder und Videos hinzu, um es ansprechender zu gestalten.

Um das Anpassungsmenü zu öffnen, klicken Sie einfach auf das Farbpaletten-Symbol oben auf der Seite. 

Senden Sie Ihren RSVP-Link

Das Versenden des Formularlinks an Gäste ist einfach. Klicken Sie einfach auf die Senden-Schaltfläche oben rechts auf der Seite, um Ihr Formular per E-Mail, Link oder Einbettung zu teilen. Sie können wählen, ob Ihr Formular automatisch E-Mail-Adressen sammeln soll, sodass Gäste ihre eigene nicht eingeben müssen.

Geben Sie für E-Mails entweder die Namen Ihrer Google-Kontakte oder deren E-Mail-Adressen ein. Fügen Sie dann die Betreffzeile der E-Mail und die Nachricht hinzu. Sie können auch Formular in E-Mail einfügen auswählen, wodurch Gäste das Formular direkt aus ihrer E-Mail ausfüllen können.

Für einen teilbaren Link müssen Sie nur den Ihnen bereitgestellten Link kopieren und einfügen. Sie können die URL verkürzen, damit sie beim Senden weniger sperrig aussieht.

Wenn Sie Ihr Formular einbetten, können Sie die Breite und Höhe nach Ihren Wünschen anpassen, dann den Einbettungscode kopieren, den Google bereitstellt, und ihn in Ihre Website einfügen.

Es gibt zusätzliche Optionen, um sich mit Facebook oder X (ehemals Twitter) zu verbinden, um automatisch Beiträge zu erstellen, die Ihren Formularlink teilen.

Das Formular intelligenter machen

Sie haben wahrscheinlich bemerkt, dass wir eigentlich nicht gefragt haben, ob die Befragten teilnehmen werden oder nicht. Wenn die Person, die das Formular erhält, nicht an der Veranstaltung teilnehmen kann, macht es keinen Sinn, alle ihre Informationen zu sammeln.

Lassen Sie uns also einen Abschnitt erstellen, den die Befragten überspringen können, wenn sie nicht kommen. Wir halten ihn allgemein, damit er unabhängig davon funktioniert, ob sie teilnehmen oder nicht.

1. Klicken Sie auf das Abschnitt hinzufügen-Symbol im Menü auf der rechten Seite und benennen Sie den Abschnitt „Danke für das RSVP!“

2. Scrollen Sie zurück zum Anfang Ihres Formulars und klicken Sie auf die erste Abschnittsüberschrift. Klicken Sie auf +, um oben eine neue Frage hinzuzufügen. Ändern Sie den Fragetext in „Werden Sie teilnehmen können?“ Wir machen diese Frage dann zu einer Mehrfachauswahl.

3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol in der unteren rechten Ecke und wählen Sie Gehe zu Abschnitt basierend auf Antwort. 

Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, bietet Ihnen jede Antwortoption jetzt die Möglichkeit, zu einem anderen Abschnitt des Formulars zu navigieren. Sie können die Navigation so einstellen, dass sie zum Ende springt, wenn sie „nein“ oder „vielleicht“ wählen.

4. Lassen Sie uns die RSVP-Frage trennen, indem wir darunter einen neuen Abschnitt erstellen und ihn Kontaktinformationen nennen.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der RSVP-Frage befinden, wenn Sie auf das Abschnitt hinzufügen-Symbol klicken, damit der neue Abschnitt direkt nach dieser Frage beginnt.

5. Wenn Sie alle Schritte korrekt befolgt haben, sollten Sie jetzt vier Abschnitte haben, und Ihre Navigation sollte wie erwartet funktionieren.
6. Ihr letzter Abschnitt zeigt automatisch die Absenden-Schaltfläche am Ende der Seite an. 

Sie können Ihre Arbeit überprüfen, indem Sie auf das Augensymbol in der oberen rechten Ecke der Seite klicken. Dadurch können Sie Ihr Formular in der Vorschau anzeigen und testen.

Verfolgen Sie Ihre Ergebnisse

Sie können Ihre Antworten jederzeit überprüfen und verwalten, indem Sie im oberen Tab des Formular-Builders Antworten auswählen. Außerdem können Sie die Ansicht Ihrer Antworten ändern, indem Sie Zusammenfassung, Frage oder Einzeln auswählen.

Und wenn Sie Ihre Antworten über eine Tabelle verfolgen möchten, klicken Sie einfach auf Mit Tabellen verknüpfen in der oberen rechten Ecke des Antwortentabs. Dadurch wird automatisch ein Google Sheet mit den Übermittlungen Ihres Formulars erstellt und aktualisiert, wenn Sie mehr erhalten.

Wie man ein RSVP-Formular mit Jotform erstellt

Wenn Sie Ihr RSVP-Formular noch weiter ausbauen möchten, probieren Sie Jotform aus. Der Drag-and-Drop Form Builder macht es einfach, Ihr RSVP-Formular zu erstellen und anzupassen. Wenn Sie lieber direkt mit der Erstellung beginnen möchten, können Sie auch unsere RSVP-Formularvorlagenbibliothek nutzen.

Noch besser, Jotform bietet verschiedene Optionen zum Teilen von Formularen, einschließlich benutzerdefinierter URLs, E-Mails und QR-Codes, und Sie können sogar Einreichungen in eine Tabelle mit Jotform Tables anschauen. 

Jotform integriert sich auch mit beliebten Plattformen wie Salesforce und Ihren bevorzugten Zahlungsabwicklern, sodass Sie die Leistung mehrerer Automatisierungen in Ihren Händen haben.

Möchten Sie mehr als nur ein Formular? Sie können Jotform auch verwenden, um mit unserem No-Code-Builder Ihre eigene RSVP-Mobile-App zu erstellen.

Und glauben Sie es oder nicht, Jotform hat noch mehr zu bieten, von einem Online-PDF-Editor bis hin zu e-Signatur-Software. Melden Sie sich für ein kostenloses Konto an, um zu sehen, wie Jotform sowohl Ihre Formulare als auch Ihr Geschäft unterstützen kann, und schauen Sie sich unsere erschwinglichen Preispläne für Upgrades an.