Wie man ein Google-Formular vorab ausfüllt

Egal, ob im Straßenverkehrsamt, bei der Schulregistrierung oder beim Arzt, fast jeder musste schon einmal ein Bündel Papierkram mit den üblichen Informationen wie Name, Adresse und Telefonnummer ausfüllen.

Das Problem ist, dass man oft dieselben grundlegenden Informationen immer wieder in die Formulare einträgt. Warum kann man bei der Dateneingabe für die anderen Formulare nicht einfach die Adresse aus einem Formular verwenden? Das ist eine Rückkehr in ein dunkleres, vor-digitales Zeitalter.

Glücklicherweise kann das Ausfüllen von Formularen online dazu beitragen, viel von diesem Ärger zu umgehen, da die Daten digital für die Abteilungen verfügbar sind, die sie benötigen.

Wenn Sie also ein Formular erstellen, warum nicht einen Schritt weiter gehen und es so einfach wie möglich gestalten? Hier erfahren Sie, wie Sie das mit Google Forms tun können.

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Die TL;DR (zu lang, nicht gelesen) Eliminierung

Wenn Sie bereits mit Google Forms vertraut sind, ist das Vorabfüllen eines Formulars einfach. Wählen Sie im Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke Link vorabfüllen.

Das öffnet das Formular in einem neuen Tab. Füllen Sie dort alle relevanten Felder aus, auf die Sie die Antwort bereits kennen, für die Person, an die Sie den Link senden möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten im Formular auf die Schaltfläche Link abrufen. Klicken Sie dann unten auf der Seite auf Link kopieren. Jetzt können Sie den Link in einen neuen Tab einfügen, um eine Vorschau anzuzeigen. Oder Sie fügen ihn in eine E-Mail, eine Webseite oder einen Slack-Chat ein — was auch immer am besten für Sie funktioniert.

Wenn es sich anfühlt, als wäre das schrittweise Ausfüllen von Google Forms eine große Zeitverschwendung, springen Sie zum letzten Abschnitt für eine viel bessere Lösung.

Wenn Sie mehr Informationen und eine Veranschaulichung wünschen, wie das für Sie funktionieren könnte, lesen Sie weiter. 

Organisiert arbeiten mit Judy

Judy ist eine ‚Empty Nester‘ mit zu viel Zeit. Als sie in den Ruhestand ging, beschloss sie, die Garage aufzuräumen. Sie und ihr Mann hatten sie in den letzten 20 Jahren hauptsächlich zur Lagerung genutzt. Auf dem Boden lagen Haufen von Pappkartons verstreut, ungenutzte Werkbänke waren mit Werkzeugen bedeckt, und überall waren Tüten mit Festschmuck verteilt. Es war ein Chaos.

Nach der Lektüre mehrerer Bücher über Organisation von Marie Kondo und anderen war ihre Garage in hervorragendem Zustand. Ihr Mann fing sogar wieder an zu basteln. Aber Judy war noch nicht fertig.

Sie nahm sich Schränke, Küchenschränke und das staubige Schuppenhäuschen hinten im Garten vor. Doch dann geschah etwas Schreckliches — sie war fertig.

Alles in ihrem ganzen Zuhause war gut organisiert, und sie hatte nichts mehr zu tun. Eines Tages, als sie am Park vorbeifuhr, sah sie ein Schild für kostenlose Kurse im Gemeindezentrum, was ihr eine Idee gab — vielleicht könnten andere von ihrem Wissen über Heimorganisation profitieren.

Also schickte sie ein Google-Formular an alle ihre Freunde und Bekannten, um zu sehen, ob jemand Interesse an einem Organisationkurs hätte.

Die Resonanz war überwältigend. Dutzende von Menschen sagten, sie wollten ihre Hilfe.

Das war die Entscheidung. Judy beschloss, einen Kurs zu geben. Sie erstellte einen Lehrplan und nahm Kontakt mit dem Gemeindezentrum auf, um alle Arrangements zu treffen.

Dann erstellte sie eine Kopie ihres Formulars zur Kursanmeldung. Sie fügte eine Datums- und Ortsbeschreibung hinzu und änderte die Frage nach Interesse, um sie auf die Teilnahme zu beziehen.

Judy hatte bereits die Namen und E-Mail-Adressen ihrer Freunde gesammelt. Und sie wusste genau, welche daran interessiert waren, an ihrem Kurs teilzunehmen. Sie dachte, es wäre nett, ihren Freunden etwas Zeit zu sparen und ihre Namen für sie einzutragen.

Nach ein wenig Googeln fand sie diesen Artikel und fand heraus, wie sie genau das tun konnte. (Zum Glück las sie nie über den TL;DR-Abschnitt hinaus, sonst wäre sie extrem verwirrt und vielleicht sogar ein bisschen schockiert gewesen, sich selbst im Artikel zu finden.)

Wenn Sie den TL;DR-Abschnitt gelesen haben, wissen Sie jetzt, was sie getan hat, um ihre Formulare vorab auszufüllen. Wenn nicht, sollten Sie ihn jetzt lesen.

Nach einer Stunde des Ausfüllens von Formularen mit den Namen ihrer Freunde aus der Tabelle merkte sie, dass sie nur 20 Links zu ihren vorab ausgefüllten Formularen per E-Mail verschickt hatte.

Judy war kurz davor, sich die Haare zu raufen. Das würde die ganze Nacht dauern. Dann lernte sie eine bessere Methode kennen.

Automatisierung des Prozesses mit Jotform Prefill

Judy erfuhr vom Jotform Prefill-Tool. Zuerst war sie besorgt, ihr Formular von Grund auf neu erstellen zu müssen. Aber die Drag-and-Drop-Elemente von Jotform machten es noch einfacher als das Erstellen ihres Google-Formulars.

Dann exportierte Judy ihre Google-Tabelle in eine CSV-Datei und importierte sie in eine Jotform Tabelle.

Judy nutzte Jotform Tabellen, um alle Personen, die an ihrem Kurs interessiert waren, einfach zu gruppieren. Dann erstellte sie eine neue Vorabfüllung aus ihren Tabellendaten.

Plötzlich war es einfach, nur diejenigen auszuwählen, die an ihrem Kurs interessiert waren, und Vorabfüllungen für alle zu erstellen.

Sobald sie auf Erstellen klickte, hatte sie eine Liste von Vorabfüllungen, die versandbereit waren.

Nach all dem dachte Judy, dass sie vielleicht auch mehr über digitale Organisation lernen sollte. Und Jotform schien der absolut beste Ausgangspunkt zu sein.