Daten aus Ihren Formularen zu erfassen ist schön und gut. Es ist erfreulich, die Antworten auf Ihr Formular zu sehen, und Google bietet Ihnen einige ansprechende Diagramme, um auf einen Blick zu erkennen, wie die Leute geantwortet haben.
Aber was, wenn Sie einen wirklich tiefgehenden Einblick in Ihre Daten erhalten möchten? Vielleicht möchten Sie eigene Berichte erstellen oder eine detailliertere Datenanalyse durchführen.
Oder, wenn Sie regelmäßig bestimmte Datentypen erfassen, möchten Sie möglicherweise ein noch breiteres Bild. Vielleicht möchten Sie sehen, wie sich die Antworten im Laufe der Zeit oder zwischen verschiedenen Personengruppen ändern. Sie könnten auch daran interessiert sein, die Daten mit Informationen aus unterschiedlichen Formulararten abzugleichen.
Für fortgeschrittene Datenverwaltungsanalysen benötigen Sie eine Datenbank. Google bietet keine sofort einsatzbereite Lösung, aber es gibt Optionen.
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Die Jotform-Lösung zur Erstellung von Formularen ist mobilfreundlich und verfügt über die meisten Integrationen in der Branche. Nutzen Sie es, um Zahlungen einzuziehen, Workflows zu automatisieren, Leads zu erfassen und vieles mehr.
Wo Google Formulare Daten speichert
Wahrscheinlich sind Sie, wenn Sie nach Informationen über die Datenbank suchen, ein fortgeschrittener Nutzer und haben bereits Erfahrungen mit Google Formulare. Aber nicht jeder ist schon so weit. Beginnen wir also mit den Grundlagen.
Am oberen Rand Ihres Formulars befindet sich eine Leiste mit drei Registerkarten. Die mittlere Registerkarte, Antworten, ist der Ort, an dem Sie die Daten anzeigen können, die Ihr Formular erfasst hat.
In der Antworten-Registerkarte befinden sich drei weitere Registerkarten, die es Ihnen ermöglichen, die Ansicht der Daten zu ändern:
- Die Zusammenfassung-Registerkarte gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Antworten und Diagramme, die Ihnen helfen, die Daten zu visualisieren.
- Die Fragen-Registerkarte zeigt Ihnen alle Antworten auf jede Frage.
- Die Einzelnen-Registerkarte ermöglicht es Ihnen, jede Antwort auf das gesamte Formular einzeln anzusehen.
Das ist allerdings alles ziemlich rudimentär. Und es gibt Ihnen keine Möglichkeit, wirklich mit den Daten zu interagieren. Hier kommt Google Sheets ins Spiel.
Wie Sie Google Formulare mit Google Sheets verknüpfen
Google Formulare wurde ursprünglich als Add-on für Google Sheets entworfen, daher ist es naheliegend, dass der direkteste Weg, Ihre Daten zu verwalten, über Google Sheets führt. Google Sheets ist zwar immer noch keine Datenbank, aber es ist ein Schritt in die richtige Richtung.
In der oberen rechten Ecke der Antworten-Registerkarte befindet sich ein Link zu Sheets-Button. Damit können Sie die Daten Ihres Formulars in Sheets anzeigen. Die von Ihnen verwendete Tabelle wird automatisch mit neuen Antworten aktualisiert.
Jetzt können Sie ziemlich viel mehr mit den Daten anfangen, aber es bleibt trotzdem eine einzelne Datentabelle ohne Verbindungen zu anderen Datentabellen — es ist also immer noch keine Datenbank.
Wie Sie fortgeschrittenes Datenmanagement einrichten
Obwohl ein einzelnes Google Sheet keine Datenbank ist, haben wir jetzt mehr Optionen, da die Rohdaten zugänglich sind. Hier sind drei Möglichkeiten, die Daten zu einer Datenbank hinzuzufügen:
- Verknüpfung: Sie können eine manuelle Datenbank erstellen, indem Sie Google Sheets miteinander verknüpfen. Es ist eine arbeitsintensive Methode, aber wenn Ihre Bedürfnisse einfach genug sind, könnte es ausreichen.
- Add-ons: Google Sheets bietet eine große Auswahl an Add-ons, von denen mehrere für die Integration von Datenbanken gedacht sind. Leider bringen die meisten Add-ons nur Daten von der Datenbank zu Google Sheets. Das ist für Abfragen nützlich, aber es ist immer noch nicht die Lösung, die wir suchen.
- Universelle Konnektoren: Diese ermöglichen es, Apps wie Google Sheets mit vielen anderen Apps zu verbinden und Daten zwischen ihnen zu teilen.
Mehr über universelle Konnektoren
Google Formulare entstand in einer Zeit, in der Integrationen mit anderer Software selten waren.
Früher, wenn Sie etwas Besonderes mit Ihren Google Sheets-Daten machen wollten, mussten Sie die Ärmel hochkrempeln und selbst programmieren. Daher stammen all diese Add-ons. Menschen haben sie erstellt, um Probleme zu lösen, die sie hatten, und sie dann im Marktplatz verfügbar gemacht.
Aber wenn Sie ein Problem hatten, das niemand gelöst hatte, mussten Sie es selbst in die Hand nehmen.
Zum Glück sind verschiedene universelle Konnektoren auf den Markt gekommen, die die Arbeit, Apps zu verbinden, erheblich vereinfachen. Sie funktionieren, indem sie die häufigsten Aktionen identifizieren, die Sie in einer App verfolgen möchten, und diese zu Auslösern zugeordnet werden. Diese Auslöser erfassen Daten und lösen eine Aktion in einer anderen App aus, die die Daten empfängt.
Einer der bekanntesten universellen Konnektoren ist Zapier. Zapier verbindet sich recht gut mit Google Sheets und hat viele Integrationen mit anderen Apps und Services. Zum Beispiel gibt es eine für PostgreSQL.
Durch die Verbindung von Google Sheets und einer Datenbank über Zapier wird bei jeder Formularübermittlung eine Ereigniskette ausgelöst:
- Der Nutzer übermittelt die Formularantwort.
- Google Formulare sendet die Formulardaten an Google Sheets.
- Zapier erkennt, dass eine neue Zeile in der verknüpften Tabelle erstellt wurde.
- Zapier holt die Daten aus der neuen Zeile.
- Dann sendet Zapier die Daten an die verbundene App oder Datenbank und informiert die Datenbank, was mit den Daten zu tun ist.
Die Zapier-Integration ist definitiv einfacher als das händische Programmieren einer Lösung. Und unabhängig davon, welche Datenbank Sie verwenden, wird Zapier wahrscheinlich eine Lösung für Sie haben.
Sobald alles eingerichtet ist, wird Zapier im Hintergrund still vor sich hin arbeiten und seine Aufgabe erfüllen. Aber obwohl das einfacher als Programmieren ist, kann es trotzdem schwierig sein, es einzurichten. Es ist nicht allzu kompliziert, aber Sie sollten ein wenig technisches Verständnis mitbringen, bevor Sie es ausprobieren.
Auch wenn dies eine gute Lösung ist, ist die einfachste Lösung fast immer die beste. Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, Formulardaten ohne viel Aufwand mit einer Datenbank zu verbinden.
Sehen Sie sich auch Jotforms detaillierte Anleitung zu Google Formulare an.
Wie Jotform als All-in-One-Lösung funktioniert
Wie bereits erwähnt, ist Google Formulare ein älteres Tool aus einer Zeit vor Integrationen und moderneren Lösungen. Die damals entwickelten Web-Apps wollten vor allem wie traditionelle Desktop-Apps agieren. Heute liegt der Fokus darauf, Teil eines stärker vernetzten Systems von Tools zu sein.
Wenn Sie von diesem modernen Denken profitieren möchten, ist es am besten, ein zeitgemäßes Tool wie Jotform zu verwenden. Das gilt besonders, wenn Sie auf Ihre Formulardaten aus einer Datenbank zugreifen möchten.
Jotform wird standardmäßig mit einem Datenverwaltungstool namens Jotform Tabellen geliefert. Tabellen schlägt eine Brücke zwischen Tabellen und Datenbanken. Und alle Daten, die Sie aus Ihren Formularen erfassen, gehen automatisch an Tabellen.
Tabellen hat vordefinierte Datentypen, genau wie eine Datenbank. Es ermöglicht Ihnen auch, mehrere Tabellen miteinander zu verbinden. Da es sich um ein modernes Tool handelt, erhalten Sie auch integrierte Kollaborationsfunktionen und Integrationen.
Zusätzlich zu Tabellen bietet Jotform eine Reihe von Tools, die Unternehmen bei der Erledigung verschiedener Aufgaben unterstützen. Zum Beispiel gibt es einen App-Generator, einen PDF-Editor, ein E-Signatur-Tool und ein Tool zur Einrichtung von Genehmigungsabläufen.
Darüber hinaus sind Jotform und alle seine Apps kostenlos nutzbar. Wenn Sie Jotform intensiv nutzen, müssen Sie möglicherweise auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, aber dazu besteht keine Verpflichtung.
Melden Sie sich noch heute an und probieren Sie es aus.
Foto von Tatiana Syrikova
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