Wie Sie die Anzahl der Antworten in Google Formulare begrenzen

Interaktives Schritt-für-Schritt-Tutorial

Google Formulare ist ein hilfreiches Tool, um Antworten für Wettbewerbe, Umfragen, Veranstaltungsanmeldungen und mehr zu erfassen. Aber was, wenn Sie die Anzahl der eingehenden Antworten begrenzen müssen? Vielleicht gibt es nur so viele Umfragen, die Sie analysieren können, oder die Veranstaltung, die Sie planen, hat physische Platzbeschränkungen.

Indem Sie die Anzahl der Antworten, die Ihr Google Formular erhält, begrenzen, können Sie diese Probleme verwalten. Gehen wir ein paar Methoden durch, um die Eingaben zu kontrollieren, damit Sie die benötigte Menge an Daten ohne Probleme erfassen können.

Was ist Google Formulare?

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Google Formulare ist ein vielseitiger und benutzerfreundlicher Formulargenerator, mit dem Sie Umfragen, Quizfragen, Anmeldeformulare und vieles mehr erstellen können. Als Teil der Google Workspace Suite lässt es sich außerdem nahtlos in Google Docs, Drive und Sheets integrieren.

Ob Sie ein Lehrer sind, der das Feedback seiner Schüler einholt, ein Unternehmer, der Marktforschung betreibt, oder ein Veranstaltungsplaner, der die RSVPs verwaltet – Google Formulare bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, Informationen online zu erfassen.

Wann Sie die Anzahl von der Antworten in Google Formulare begrenzen sollten

Es gibt eine Reihe von Szenarien, in denen die Begrenzung von Formularantworten notwendig oder hilfreich sein kann, darunter

• Wettbewerbe oder Werbegeschenke: Wenn Sie ein Preisausschreiben veranstalten und die Anzahl der Einsendungen begrenzen müssen (z.B. auf die ersten 100 Beantwortungen), müssen Sie die Anzahl der Antworten begrenzen, damit das Preisausschreiben fair bleibt.
• Anmeldungen für Veranstaltungen: Bei Veranstaltungen mit begrenztem Platzangebot kann eine Begrenzung der Anzahl der Teilnehmer eine Überbuchung verhindern.
• Exklusive Umfragen: Wenn Sie Feedback von einer ausgewählten Gruppe einholen oder nur eine bestimmte Anzahl von Beantwortungen benötigen, hilft Ihnen die Begrenzung der Beantwortungen, die Menge der Daten zu kontrollieren.

Jetzt, da Sie wissen, warum Sie Ihre Antworten in Google Formulare vielleicht einmal einschränken müssten, lernen Sie die drei gängigsten Methoden kennen, um dies zu tun.

Wie Sie Antworten manuell begrenzen

Wenn Sie die Antworten in Google Forms manuell begrenzen, bedeutet dies, dass Sie die Anzahl der Formulareingaben überwachen und das Formular deaktivieren, sobald Sie die gewünschte Anzahl erreicht haben. Dies mag als die einfachste Option erscheinen (da es den geringsten Einrichtungsaufwand erfordert). Allerdings kann es auch die am wenigsten bequeme Option sein, da Sie ständig die Antworten im Auge behalten und das Formular dann manuell schließen müssen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Erstellen Sie Ihr Formular

Öffnen Sie Google Forms. Klicken Sie auf Leeres Formular, um ein neues Formular zu erstellen und Ihre Fragen hinzuzufügen.

Teilen Sie das Formular über eine E-Mail-Einladung oder indem Sie einen Link teilen.

Erfahren Sie mehr darüber in unserem Leitfaden, Wie man ein Google Form erstellt.

2. Antworten überwachen

Sobald Ihr Formular online ist, überprüfen Sie die Anzahl der Antworten in regelmäßigen Abständen im Antworten-Tab Ihres Formulars.

3. Formular schließen

Sobald Sie die gewünschte Anzahl an Antworten erhalten haben, gehen Sie erneut zum Antworten-Tab.

Schalten Sie die Option Antworten annehmen aus.

Vor- und Nachteile der manuellen Eingrenzung von Antworten

Vorteile: Es ist einfach und unkompliziert und erfordert keine zusätzliche Einrichtung, Software oder Add-ons.

Nachteile: Es erfordert ständige Überwachung und ist fehleranfälliger. Es ist auch unpraktisch, wenn Sie große Veranstaltungen organisieren, umfassende Umfragen durchführen, wenn das Timing entscheidend ist oder wenn Sie eine genaue Anzahl von Antworten benötigen.

Wie man Antworten automatisch begrenzt

Leider gibt es keine native Möglichkeit, Antworten in Google Forms automatisch zu begrenzen. Die einzige integrierte Option, um die Anzahl der Antworten in Google Forms zu begrenzen, ist manuell. Es gibt jedoch einen Umweg. Für einen automatisierten Ansatz, der menschliche Fehler minimiert, können Sie Google Forms-Add-ons verwenden, um Ihre Antworten zu verwalten. Ein beliebtes Add-on ist formLimiter.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Installieren Sie formLimiter

Öffnen Sie Ihr Google-Formular und klicken Sie auf die drei vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke.

Wählen Sie Add-ons abrufen aus dem Dropdown-Menü.

Suchen Sie nach „formLimiter“ und installieren Sie es.

2. Begrenzen Sie Ihre Einstellungen

Sobald es installiert ist, klicken Sie im oberen Menü auf das Add-on-Symbol (ein Puzzlestück) und wählen Sie formLimiter.

Wählen Sie im Popup Limit festlegen, um die Konfigurationsoptionen zu öffnen.

3. Wählen Sie, wie Sie Ihre Antworten begrenzen möchten

Sie können einen Stoppunkt bei einer bestimmten Anzahl von Antworten, einem Datum und einer Uhrzeit oder beides festlegen.

Sobald Sie Ihr Antwortlimit festgelegt haben, wird formLimiter das Formular schließen, sobald Sie es erreicht haben.

Vor- und Nachteile der automatischen Begrenzung von Antworten

Vorteile: Diese Methode automatisiert den Prozess der Formularschließung und reduziert das Risiko menschlicher Fehler. Sie ist ideal für große Veranstaltungen, viele Antworten und wenn Sie sich an genaue Zeitvorgaben und Limits halten müssen.

Nachteile: Es erfordert die Installation eines Drittanbieter-Add-ons, das möglicherweise begrenzte Unterstützung oder Langlebigkeit bietet, und es gibt nur wenige Anpassungsoptionen.

Wie man Antworten mit anderen Add-ons begrenzt

formLimiter ist nicht das einzige Add-on seiner Art, und andere Add-ons können ihre eigenen speziellen Fähigkeiten oder Funktionen haben.

Um ein anderes Add-on zu installieren, durchsuchen Sie einfach den Google Workspace Marketplace nach weiteren Add-on-Optionen. Beginnen Sie mit dem Tippen von „Formularbegrenzer“ in die Suchleiste, wählen Sie das Add-on, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, und folgen Sie den bereitgestellten Installationsanweisungen.

Vor- und Nachteile der Limits mit einem Add-on

Welches Add-on Sie auch wählen, es wird seine eigenen Vorteile haben, teilt jedoch wahrscheinlich die gleichen Nachteile wie formLimiter. Add-ons können ohne Vorwarnung aufhören zu funktionieren, und die laufende Unterstützung kann begrenzt sein.

Wenn Sie nach einer unternehmensweiten Lösung suchen, auf die Sie sich im Laufe der Zeit verlassen und die Sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren können, sind Add-ons möglicherweise nicht die ideale Lösung.

Was Jotform zu einer großartigen All-in-One-Alternative zu Google Forms macht

Während Google Forms ideal zum Sammeln von Daten ist, lässt es sich nicht gut mit einem großen Umfragepublikum erweitern und verfügt nicht über eine integrierte Lösung zur Begrenzung von Antworten. Es bietet auch nicht so viele visuelle Anpassungsoptionen wie andere Plattformen, sodass viele Umfragen ähnlich aussehen und sich anfühlen — und sogar die Art der Daten einschränken, die Sie sammeln können.

Andererseits ist Jotform eine benutzerfreundliche Alternative zu Google Forms, die nicht nur hilft, kompliziertere oder maßgeschneiderte Formulare zu erstellen, sondern auch über eine eingebaute Möglichkeit zur Begrenzung von Einsendungen verfügt.

Wie man die Formularantworten in Jotform begrenzt

1. Erstellen oder Auswählen eines Formulars in Jotform

Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und wählen Sie Formular erstellen. Alternativ können Sie eine vorhandene Vorlage oder ein Formular wählen, an dem Sie bereits gearbeitet haben.

2. Zugriff auf die Formularstatus-Einstellungen

Gehen Sie zum Einstellungen-Tab Ihres Formulars.

Klicken Sie auf das Formularstatus-Feld und wählen Sie, ob Sie das Formular zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit schließen möchten, wenn ein Einsende-Limit erreicht ist, oder eine Kombination aus beiden. In diesem Beispiel wählen wir Deaktivieren bei Einsendelimit.

3. Limit festlegen

Je nach der von Ihnen gewählten Limits-Option geben Sie die maximale Anzahl der Einsendungen ein, die Sie zulassen möchten, das Datum und die Uhrzeit, zu der das Formular deaktiviert werden soll, oder eine Kombination aus beidem.

Passen Sie die Nachricht an, die Personen sehen werden, wenn Sie keine Formulareinsendungen mehr akzeptieren.

Die intuitive Oberfläche und die leistungsstarken Funktionen von Jotform machen es zu einer großartigen Alternative für diejenigen, die im Vergleich zu Google Forms mehr Flexibilität, Optionen und Kontrolle benötigen.

Jotform bietet auch leicht einzustellende Limits (ohne Add-ons oder ein Drittanbieter-Tool), anpassbare Formulare und umfangreiche Vorlagen sowie eine breite Palette an Integrationen.

Wie man die Daten mit Google Forms verwaltet und darüber hinaus

Sie können die Anzahl der Antworten in Google Forms auf verschiedene Weise begrenzen, entweder manuell oder mithilfe von Add-ons. Jotform hingegen bietet leistungsstarke Funktionen, die das Verwalten von Formulareinsendungen intuitiv und effizient machen, mit integrierter Funktionalität wie Formularlimits. Probieren Sie es heute kostenlos aus.

Foto von engin akyurt auf Unsplash