Wie Sie eine E-Mail erhalten, wenn ein Google-Formular gesendet wird

Interaktives Schritt-für-Schritt-Tutorial

Google Formulare begann als Add-on zu Google Sheets, dem beliebten Online-Tabellentool von Google. Mit diesen beiden Produkten ist es ganz, Beantwortungen automatisch in einer Tabelle zu erfassen.

Aber was, wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten, wenn ein Google-Formular gesendet wird? Zum Glück lässt sich auch diese Automatisierung leicht einrichten.

In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wann immer jemand Ihr Google-Formular ausfüllt. Wir gehen auch auf einige andere Aktionen ein, die Sie durchführen können, wenn ein Befragter auf den Button Absenden klickt.

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Jotforms umfassende Formularlösung ist mobilfreundlich und verfügt über die meisten Integrationen der Branche. Nutzen Sie es, um Zahlungen einzuziehen, Workflows zu automatisieren, Leads zu erfassen und vieles mehr.

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E-Mail-Benachrichtigung erhalten

Um loszulegen, gehen Sie zur Formularerstellungsseite in Google Forms, wo Sie drei Registerkarten oben sehen. Die Standardregisterkarte ist “Fragen”. Um E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, klicken Sie auf die Registerkarte Antworten.

In der oberen rechten Ecke des Antwortbereichs befinden sich zwei Symbole. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol rechts.

Wählen Sie nun E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten aus dem Dropdown-Menü. Das war’s. Sie erhalten nun Benachrichtigungen an die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Google-Konto verbunden ist.

Wie Sie sehen, ist es ziemlich einfach. Und wenn das wirklich alles war, was Sie wissen wollten, dann vielen Dank fürs Lesen.

Wenn Sie sich aber fragen, was Sie sonst noch mit Formularen machen können, dann lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie andere Aktionen auslösen können, wenn jemand ein Formular ausfüllt.

E-Mail-Benachrichtigung an Ihren Befragten senden

Um einen Befragten zu benachrichtigen, dass seine Google-Formular-Einreichung eingegangen ist, sich für seine Zeit zu bedanken oder eine andere Art von Nachricht zu senden, können Sie ihm automatisch eine E-Mail senden. Wie bereits im vorigen Abschnitt erwähnt, finden Sie in der oberen Leiste der Seite zur Formularerstellung in Google Formulare drei Registerkarten. Um die Befragten zu benachrichtigen, wenn ihre Beantwortungen eingegangen ist, klicken Sie auf die dritte Registerkarte: Einstellungen.

Auf der Registerkarte “Einstellungen” ist die zweite Rubrik Antworten. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten daneben, um sie zu erweitern. Daraufhin werden einige Optionen angezeigt.

Um Ihren Befragten eine E-Mail-Zusammenfassung ihrer Beantwortung zu senden, aktivieren Sie die beiden oberen Optionen im Bereich “Antworten”.

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Einstellung E-Mail-Adressen erfassen aktiviert ist (Sie benötigen eine E-Mail-Adresse, an die Sie die Benachrichtigungen senden können). Wählen Sie dann eine Option unter Eine Kopie ihrer Antwort senden aus — entweder Wenn angefordert, um Befragten die Möglichkeit zu geben, benachrichtigt zu werden, oder Immer.

In eine Tabelle exportieren

Wir haben diese Funktion bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt. Das Erfassen von Formularantworten in einer Online-Tabelle ist ein wesentlicher Bestandteil dessen, was Google Formulare so populär gemacht hat. Und so funktioniert es. 

Beginnen Sie wieder in der Registerkartenleiste oben und navigieren Sie zur Registerkarte Antworten.

In der oberen rechten Ecke des Antwortbereichs befinden sich zwei Button: ein Drei-Punkte-Menü-Button und ein grünes Symbol, das wie eine Tabelle aussieht. Klicken Sie auf das grüne Tabellensymbol.

Standardmäßig ist die Option Eine neue Tabelle erstellen ausgewählt. Benennen Sie die Datei, wie Sie möchten, und klicken Sie auf Erstellen.

In Ihrem Browserfenster öffnet sich eine neue Registerkarte, in der Sie die neue Tabelle sehen, die mit Ihrem Formular verbunden ist. Jede Spalte steht für eine Frage in Ihrem Formular, und jede Zeile zeigt eine Antwort an.

Nun werden alle Änderungen, die Sie an Ihrem Formular vornehmen, automatisch in Ihrer Tabelle aktualisiert. Hinzugefügte Fragen werden rechts von den vorhandenen Spalten angehängt. Änderungen an bestehenden Fragen, wie Umbenennungen, aktualisieren die Spaltenüberschriften.

Die Änderungen erfolgen jedoch nicht sofort. Wenn Ihre Tabelle nicht synchron zu sein scheint, versuchen Sie, zwischen den Registerkarten Ihres Formulars hin- und herzuwechseln oder aktualisieren Sie einfach die Seite.

Mit Automatisierungen mehr erreichen

E-Mails zu senden ist gut und schön, aber was können Sie sonst noch bewirken, wenn Ihr Besucher auf den Button Absenden klickt?

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht automatisch einen Termin in einem Kalender buchen. Oder Sie möchten eine E-Mail an eine Gruppe von Personen senden. Vielleicht möchten Sie Ihre Formulardaten an eine andere Plattform wie zum Beispiel Airtable senden.

Wenn Sie die Funktionalität Ihrer Formulare erhöhen möchten, können Sie ein Tool wie Zapier verwenden. Zapier ermöglicht es Ihnen, fast jedes Software-Tool im Internet mit einem anderen zu verbinden, einschließlich Google Formulare und Google Sheets. Wählen Sie einfach die Plattformen, die Sie verbinden möchten, und legen Sie die Auslöser und Aktionen für Ihre Automatisierung fest. 

Noch einfachere Formular-Einreichungsautomatisierungen

Zapier ist ein hervorragendes Tool zum Verbinden von Software, aber die Einrichtung kann anfangs etwas kompliziert sein. Außerdem handelt es sich um eine Drittanbieter-App, für die ein kostenpflichtiger Plan erforderlich ist, wenn Sie mehr als fünf Automatisierungen einrichten möchten. Wenn Sie Google Formulare bevorzugen, weil es kostenlos ist, ist Zapier möglicherweise nicht die beste Wahl für Sie.

Es gibt ein weiteres kostenloses Formular-Tool, das Ihnen von Anfang an eine Menge Funktionen bietet: Jotform. Mit Jotform können Sie jedes der drei im vorherigen Abschnitt genannten Szenarien durchführen — ohne zusätzliche Software.

Jotform verfügt über ein Widget, mit dem Sie ein Terminbuchungssystem zu einem Formular hinzufügen können. Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung an sich selbst oder an mehrere Empfänger senden, wenn jemand ein Formular ausfüllt (obwohl Sie einen kostenpflichtigen Plan benötigen, um eine Benachrichtigung an mehr als einen Empfänger zu senden). Und mit den mehr als 150 Integrationen von Jotform können Sie viele andere Tools, wie Google Sheets, problemlos einbinden.

Tatsächlich benötigen Sie nicht einmal eine Integration, um Ihre Formularergebnisse in eine Tabelle einzufügen. Jotform Tabellen kann automatisch Einreichungen in einer Tabellen-Datenbank aufzeichnen, die eher wie Airtable als Google Sheets funktioniert. Sie werden in der Lage sein, Ihre Formulareinreichungen an einem Ort zu organisieren, zu sortieren und zu verwalten. Probieren Sie es heute kostenlos aus.