Wie erhalte ich eine E-Mail, wenn ein Google-Formular eingereicht wird?

Interaktives Schritt-für-Schritt-Tutorial

Google Forms begann als Add-on zu Google Sheets, dem beliebten Online-Tabellentool von Google. Mit diesen beiden Produkten ist es kinderleicht, Formulareinreichungen automatisch in einer Tabelle zu erfassen.

Aber was, wenn Sie eine E-Mail erhalten möchten, wenn ein Google-Formular eingereicht wird? Zum Glück lässt sich auch diese Automatisierung leicht einrichten.

In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wann immer jemand Ihr Google-Formular ausfüllt. Wir gehen auch auf einige andere Aktionen ein, die Sie durchführen können, wenn ein Befragter auf den Absenden-Button klickt.

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E-Mail-Benachrichtigung erhalten

Um loszulegen, gehen Sie zur Formularerstellungsseite in Google Forms, wo Sie drei Tabs oben sehen. Der Standard-Tab ist “Fragen”. Um E-Mail-Benachrichtigungen einzurichten, klicken Sie auf den Antworten-Tab.

In der oberen rechten Ecke des Antwortbereichs befinden sich zwei Symbole. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Symbol rechts.

Wählen Sie nun E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten aus dem Dropdown-Menü. Das war’s. Sie erhalten nun Benachrichtigungen an die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Google-Konto verbunden ist.

Wie Sie sehen, ist es ziemlich einfach. Und wenn das alles ist, was Sie wissen mussten, danke fürs Lesen.

Aber wenn Sie sich fragen, was Sie sonst noch mit Formularen tun können, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie andere Aktionen auslösen können, wenn jemand ein Formular ausfüllt.

Senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an Ihren Befragten

Um einen Befragten zu benachrichtigen, dass seine Google-Formular-Einreichung eingegangen ist, sich für seine Zeit zu bedanken oder eine andere Art von Nachricht zu senden, können Sie ihm automatisch eine E-Mail senden. Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, finden Sie in der oberen Leiste der Formularerstellungsseite in Google Forms drei Tabs. Um die Befragten zu benachrichtigen, wenn ihre Einreichung eingegangen ist, klicken Sie auf den dritten Tab: Einstellungen.

Im Tab “Einstellungen” ist die zweite Rubrik Antworten. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten daneben, um sie zu erweitern. Das öffnet einige Optionen.

Um Ihren Befragten eine E-Mail-Zusammenfassung ihrer Einreichung zu senden, aktivieren Sie die beiden oberen Optionen im Abschnitt “Antworten”.

Stellen Sie zunächst sicher, dass die Einstellung E-Mail-Adressen sammeln aktiviert ist (Sie benötigen eine E-Mail-Adresse, um die Benachrichtigung zu senden). Wählen Sie dann eine Option unter Eine Kopie ihrer Antwort senden aus — entweder Wenn gewünscht, um Befragten die Möglichkeit zu geben, benachrichtigt zu werden, oder Immer.

In eine Tabelle exportieren

Wir haben diese Fähigkeit zu Beginn dieses Artikels angesprochen. Das Erfassen von Formularantworten in einem Online-Tabellenblatt ist ein wesentlicher Bestandteil dessen, was Google Forms so populär gemacht hat. So funktioniert es. 

Gehen Sie erneut zur oberen Tab-Leiste und navigieren Sie zum Antworten-Tab.

In der oberen rechten Ecke des Antwortbereichs befinden sich zwei Schaltflächen: eine Drei-Punkte-Menü-Schaltfläche und ein grünes Symbol, das wie eine Tabelle aussieht. Klicken Sie auf das grüne Tabellensymbol.

Standardmäßig ist die Option Eine neue Tabelle erstellen ausgewählt. Benennen Sie die Datei, wie Sie möchten, und klicken Sie auf Erstellen.

Ein neuer Tab wird in Ihrem Browserfenster angezeigt, der Ihnen die neue, mit Ihrem Formular verbundene Tabelle zeigt. Jede Spalte repräsentiert eine Frage in Ihrem Formular, und jede Zeile zeigt eine Antwort.

Nun werden alle Änderungen, die Sie an Ihrem Formular vornehmen, automatisch in Ihrem Tabellenblatt aktualisiert. Hinzugefügte Fragen werden rechts von den vorhandenen Spalten angehängt. Änderungen an bestehenden Fragen, wie Umbenennungen, aktualisieren die Spaltenüberschriften.

Die Änderungen erfolgen jedoch nicht sofort. Wenn Ihr Tabellenblatt nicht synchron zu sein scheint, versuchen Sie, zwischen den Tabs Ihres Formulars hin- und herzuwechseln oder aktualisieren Sie einfach die Seite.

Mehr mit Automatisierungen erreichen

E-Mails zu senden ist gut und schön, aber was können Sie sonst noch bewirken, wenn Ihr Besucher auf den Absenden-Button klickt?

Zum Beispiel möchten Sie vielleicht automatisch einen Termin in einem Kalender buchen. Oder Sie möchten eine E-Mail an eine Gruppe von Personen senden. Vielleicht möchten Sie Ihre Formulardaten an eine andere Plattform wie Airtable senden.

Wenn Sie die Funktionalität Ihrer Formulare verbessern möchten, können Sie ein Tool wie Zapier verwenden. Zapier ermöglicht es Ihnen, fast jedes Software-Tool im Internet mit einem anderen zu verbinden, einschließlich Google Forms und Google Sheets. Wählen Sie einfach die Plattformen, die Sie verbinden möchten, und legen Sie die Auslöser und Aktionen für Ihre Automatisierung fest. 

Noch einfachere Formular-Einreichungsautomatisierungen

Zapier ist ein hervorragendes Tool zur Verbindung von Software, kann aber anfangs etwas knifflig einzurichten sein. Außerdem ist es eine Drittanbieter-App, die ein kostenpflichtiges Abonnement erfordert, wenn Sie mehr als fünf Automatisierungen einrichten möchten. Wenn Sie Google Forms bevorzugen, weil es kostenlos ist, ist Zapier möglicherweise nicht die beste Wahl für Sie.

Es gibt ein weiteres Formular-Tool, das kostenlos ist und Ihnen sofort eine Menge Funktionalität bietet: Jotform. Sie können jede der drei im vorherigen Abschnitt genannten Szenarien mit Jotform durchführen — ohne zusätzliche Software.

Jotform verfügt über ein Widget, mit dem Sie ein Terminbuchungssystem zu einem Formular hinzufügen können. Sie können eine E-Mail-Benachrichtigung an sich selbst oder an mehrere Empfänger senden, wenn jemand ein Formular ausfüllt (obwohl Sie einen kostenpflichtigen Plan benötigen, um eine Benachrichtigung an mehr als einen Empfänger zu senden). Und Sie können sich nahtlos mit vielen anderen Tools, wie Google Sheets, mit Jotforms über 150 Integrationen verbinden.

Tatsächlich benötigen Sie nicht einmal eine Integration, um Ihre Formularergebnisse in eine Tabelle einzufügen. Jotform Tables kann automatisch Einreichungen in einer Tabellen-Datenbank aufzeichnen, die eher wie Airtable als Google Sheets funktioniert. Sie werden in der Lage sein, Ihre Formulareinreichungen an einem Ort zu organisieren, zu sortieren und zu verwalten. Probieren Sie es heute kostenlos aus.