3 Wege zur Kostensenkung bei Geschäftsprozessen durch digitale Transformation

Ein Unternehmen zu führen, ist teuer. Wie das Sprichwort sagt: „Man braucht Geld, um Geld zu verdienen“. Neue Technologielösungen ermöglichen es Unternehmen jedoch, ihr Geld intelligenter auszugeben.

Eine immer häufiger anzutreffende Methode zur Senkung der Geschäftskosten ist die Verlagerung veralteter, papierbasierter Prozesse ins Internet, ein Prozess, der als digitale Transformation bezeichnet wird.

Die digitale Transformation ist eine großartige Möglichkeit, durch mehr Effizienz, weniger Papierverbrauch und optimierte Abläufe Kosten zu sparen. In diesem E-Book stellen wir Ihnen einige bewährte Verfahren vor, die Ihnen den Sprung zur digitalen Transformation erleichtern. Außerdem untersuchen wir verschiedene Markt- und Umweltfaktoren, die die Geschäftskosten in die Höhe treiben können.

Bestimmte Wirtschafts-, Umwelt- und Verbraucherfaktoren haben einen erheblichen Einfluss auf die Kosten, die Unternehmen entstehen. Diese Faktoren sind zwar weitgehend unkontrollierbar, aber dennoch wichtig, wenn Sie die Kostenstruktur Ihres Unternehmens untersuchen. Im Folgenden finden Sie einige externe Faktoren, die zu den Unternehmenskosten beitragen.

Auch wenn externe Faktoren weitgehend unkontrollierbar sind, gibt es viele Möglichkeiten, Technologie zur internen Kostensenkung einzusetzen. Eine der besten Möglichkeiten, die Kosten in Ihrem Unternehmen zu senken, ist die Digitalisierung bestehender Prozesse. Sehen wir uns drei verschiedene Möglichkeiten an, wie Sie durch digitale Transformation Kosten einsparen können.

Papierprozesse digitalisieren

Die Digitalisierung von Papierformularen und -prozessen kann eine unmittelbare Auswirkung haben, da die Kosten für Papier, Druck und Lagerung entfallen. Die Aufrechterhaltung von Papierprozessen ist zeitaufwendig, ineffizient und teuer. Laut McKinsey kann die Digitalisierung von informationsintensiven Prozessen die Kosten um bis zu 90 Prozent senken.

Ein Papierprozess, der sich hervorragend für die Digitalisierung eignet, ist das Ausfüllen von Formularen und die Erfassung von Informationen. Papierformulare sind in allen Branchen weitverbreitet, sei es für Reservierungen in einem Restaurant oder für die Aufnahme von Patienten in einem Krankenhaus. Die Digitalisierung der Formulare Ihres Unternehmens ist eine einfache Möglichkeit, Kosten zu senken und die Sicherheit der Kundendaten zu erhöhen.

Ein guter Online Formulargenerator garantiert, dass die eingegebenen Daten verschlüsselt werden, was im Vergleich zu Papierformularen mehr Sicherheit bietet. Außerdem sollte es einfach zu bedienen sein und einen sofortigen Zugriff auf Ihre Daten über mobile Benachrichtigungen, Datentabellen, Integrationen und mehr ermöglichen.

Ein weiterer wichtiger Prozess, der digitalisiert werden sollte, ist die Archivierung. Einem Bericht von Deloitte zufolge „betragen die Kosten für die elektronische Aktenverwaltung, selbst wenn sie zu Zwecken der Datenwiederherstellung (DR) gesichert werden, weniger als ein Fünftel der Kosten für die physische Aktenverwaltung.“ Außerdem lassen sich elektronische Aufzeichnungen leichter durchsuchen, filtern und in Berichten darstellen, wenn sie auf einer ganzheitlichen Datenverwaltungsplattform gespeichert sind.

Um den größten Nutzen aus der Digitalisierung der Aktenverwaltung zu ziehen, suchen Sie nach Lösungen mit branchenführender Sicherheit, robusten Tools für die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz und Funktionen zur Workflow-Automatisierung, einschließlich E-Mail-Benachrichtigungen, automatischen Berichten und Kalenderoptionen.

Eine weitere Möglichkeit, Kosten zu sparen, ist die Digitalisierung des Prozesses der Unterschriftensammlung. Physische Verträge in Papierform mögen zwar vertraut sein, aber das Sammeln von Unterschriften ist oft teuer und ineffizient. E-Signatur-Lösungen können Unternehmen Zeit und Geld sparen, indem sie die mit Papier verbundenen Kosten senken, die Zustellung rationalisieren und einen digitalen Audit-Trail zur Verfolgung des Status von Dokumenten bereitstellen. Im Vergleich zu Unterschriften mit Stift und Papier sind digitale Signaturen sicherer, kostengünstiger und einfacher zu erfassen.

Wenn Sie Anbieter für diese und andere papierbasierte Prozesse evaluieren, sollten Sie die Vor- und Nachteile von Einzeldienstleistern gegenüber ganzheitlichen Lösungen abwägen. Spezialisierte Dienstleistungen haben zwar ihre Vorteile, können aber zu höheren Kosten und mehr Komplexität führen, wenn Sie mehrere Lösungen für verschiedene Funktionen verwenden müssen. Suchen Sie nach flexiblen Lösungen mit einer Erfolgsbilanz an Innovationen, die die Bemühungen Ihres Unternehmens um Wachstum und Skalierung unterstützen.

Eine digitale Umstellung zur Reduzierung des Papierverbrauchs ist nicht nur gut für Ihr Geschäftsergebnis, sondern auch für die Umwelt. Der durchschnittliche amerikanische Arbeitnehmer erzeugt jedes Jahr 10.000 Blatt Büropapier. Infolge der alten Papiersysteme ist die Zellstoff- und Papierindustrie für etwa 5 Prozent der weltweiten Treibhausgasemissionen verantwortlich und verbraucht etwa 4 Prozent der weltweiten Energie. Der schnellste und einfachste Weg, den Papierverbrauch Ihres Unternehmens zu reduzieren, ist die Digitalisierung von Papierformularen.

Effizienz steigern

Eine weitere Möglichkeit, mit der digitalen Transformation Kosten zu senken, besteht darin, die organisatorische Effizienz mit digitalen Automatisierungslösungen zu steigern. Automatisierung kann helfen, Zeit zu sparen, indem sie den Arbeitsaufwand reduziert und die Workflows rationalisiert. Werfen wir einen Blick auf einige der besten zeitsparenden Lösungen, die die digitale Transformation bieten kann.

Wenn Sie die Prozesse Ihres Unternehmens digitalisieren, ist es wichtig, die technische Komplexität zu minimieren. Entscheiden Sie sich für multifunktionale Lösungen, die sich nahtlos integrieren lassen, und ersetzen Sie Anbieter von Einzeldiensten. Suchen Sie nach Lösungen, die Papierformulare und die Datenverwaltung digitalisieren, E-Signaturen und Zahlungen erfassen und manuelle Aufgaben und Workflows automatisieren können.

Weniger komplexe Technik

Die Verwendung einer robusten, No-Code-Plattform anstelle verschiedener Single-Service-Anbieter spart IT-Kosten für Erneuerungen, Wartung und Schulungen. Außerdem können so Silos beseitigt und die Akzeptanz erhöht werden, was zu einer besseren, kooperativen Entscheidungsfindung führt. Hier sind einige weitere Optionen, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie die technische Komplexität reduzieren möchten.

Online Formulargeneratoren, Zahlungsportale und E-Signatur-Plattformen sind allesamt fantastische Lösungen, um die Effizienz Ihres Unternehmens zu maximieren. Im Durchschnitt sparen digitale Formulare 11 Stunden Arbeit pro Woche. Online-Formulare erhöhen nicht nur die organisatorische Effizienz, sondern verringern auch die Arbeitsbelastung. Die Effizienz, die durch den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von zuvor papiergebundenen Prozessen gewonnen wird, kann die Betriebskosten um bis zu 25 Prozent senken.

Eine weitere Möglichkeit zur Maximierung der organisatorischen Effizienz sind automatisierte Genehmigungsprozesse. Die besten Lösungen für Genehmigungsprozesse ermöglichen eine weitreichende Automatisierung interner Genehmigungsprozesse, einschließlich E-Mail-Benachrichtigungen und der Erfassung von E-Signaturen. Die Digitalisierung der internen Genehmigungsprozesse ist ein wesentlicher Bestandteil einer echten digitalen Transformation. Auf diese Weise können Sie jede Woche unzählige Stunden einsparen und gleichzeitig eine bessere Organisation fördern.

Betrachten wir zum Beispiel das Abo einer Veranstaltung über einen Genehmigungsprozess. Ein Veranstaltungsplaner kann über ein Formular einen Veranstaltungsort beantragen, der dann automatisch an interne Parteien zur Genehmigung gesendet werden kann. Wenn alle Parteien die Anfrage für den Veranstaltungsort genehmigen, können automatische E-Mails an den Absender des Formulars gesendet werden, um ihn zu informieren, dass seine Anfrage genehmigt wurde. Wird der Veranstaltungsort nicht genehmigt, können Genehmigungsabläufe automatisch eine Ablehnungs-E-Mail senden und den Prozess für einen weiteren Genehmigungsablauf neu starten.

Förderung der Produktivität und Befähigung der Mitarbeiter

Eine letzte Möglichkeit, mit der digitalen Transformation Kosten zu sparen, besteht darin, Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, No-Code-Lösungen zu verwenden. No-Code-Lösungen sind Anwendungen, die die Erstellung verschiedener Lösungen ohne Programmierung ermöglichen. Benutzerfreundliche Drag & Drop-Schnittstellen machen die Erstellung verschiedener Lösungen für alle zugänglich.

Diese Technologie spart Unternehmen Zeit, Geld und IT-Ressourcen. Angesichts dieser Vorteile dürfte es nicht überraschen, dass No-Code-Lösungen in den vergangenen Jahren auf dem Vormarsch sind. Laut Gartner werden bis 2024 80 Prozent der Technologieprodukte und -dienstleistungen von Personen entwickelt werden, die keine Technologieexperten sind.Gartner zufolge.

No-Code-Lösungen sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglichen es den Mitarbeitern auch, mehr Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen. Anstatt bestimmte Aufgaben automatisch an ein Entwicklungsteam weiterzuleiten, können Mitarbeiter ihre eigenen Lösungen erstellen und gestalten.

Unternehmen mit einer Kultur, in der die Mitarbeiter selbstbestimmt handeln können, geben 1,3 Mal häufiger an, ihre Leistungsziele zu übertreffen. Darüber hinaus steigert die Autonomie der Mitarbeiter die Arbeitsmoral und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter mehr für ihre Arbeit engagieren – ein unschätzbares Asset in einem Markt, in dem 32 Prozent der Mitarbeiter sich nicht für ihre Arbeit engagieren.

No-Code-Lösungen fördern nicht nur Produktivität und Autonomie, sondern sparen auch Zeit, indem sie den Arbeitsaufwand der Mitarbeiter verringern. Genehmigungsprozesse können den Zeitaufwand für lästige Verwaltungsaufgaben drastisch reduzieren. Die Erstellung von Drag & Drop-Lösungen reduziert auch den Arbeitsaufwand der Entwickler, die im Durchschnitt mehr als 17 Stunden pro Woche mit der Wartung verbringen.

Automatisierungstechnologie ist zum neuen Standard am Arbeitsplatz geworden. 77 Prozent der Mitarbeiter erwarten einfachere Optionen für die Erledigung von Routineaufgaben. Ganzheitliche Lösungen für Datenmanagement und Automatisierung ermöglichen es Ihnen, in allen Bereichen Ihres Unternehmens Zeit zu sparen und Ihre Mitarbeiter zufriedener zu machen.

Durch die Automatisierung lästiger Aufgaben bleibt außerdem mehr Zeit für neue und innovative Projekte. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeit zu automatisieren, haben Sie nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch eine ganze Reihe anderer Vorteile.

Eine Möglichkeit, mit der No-Code-Tools enorme Zeiteinsparungen erzielen können, ist die automatische Erstellung von Berichten. Lösungen zur Erstellung von Berichten, die sich in Datentabellen integrieren lassen, ermöglichen eine sofortige, automatisierte Berichterstellung. Die direkte Erstellung von Berichten kann ein unschätzbares Werkzeug sein, um schnelle Entscheidungen zu treffen und mit wichtigen Interessengruppen zu kommunizieren. Der Gesundheitsdienstleister One to One Health beispielsweise nutzt die automatisierte Erstellung von Berichten ohne Programmierung, um Berichte in Sekundenschnelle zu erstellen – ein Prozess, der bei manueller Erstellung Stunden dauern könnte.

Digital werden

Die digitale Transformation ist eine großartige Möglichkeit, Wachstum und langfristigen Wohlstand in Ihrem Unternehmen zu fördern. Sie senkt nicht nur die Organisationskosten, sondern erhöht auch die Effizienz, verbessert die Datensicherheit und gibt den Mitarbeitern mehr Möglichkeiten. Mit dem Aufkommen von No-Code-Softwarelösungen in den vergangenen Jahren und der Tatsache, dass immer mehr Unternehmen sich vom Papier abwenden, ist eines klar geworden: Die Digitalisierung ist der einzige Weg in die Zukunft.