Jotform Enterprise FAQ

Das Jotform Enterprise Basispaket ist der Mindesteinstieg in Jotform Enterprise und beinhaltet bis zu 5 Berechtigte Benutzer. Zusätzliche Berechtigte Benutzer können in 5er-Paketen erworben werden. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der zugelassenen Benutzer, die Sie zu Ihrem Paket hinzufügen können.

Bitte beachten Sie, dass unsere Lizenzvereinbarung bei der Festlegung der Nutzerzahl voraussetzt, dass jeder Nutzer eine eindeutige Person mit einer eindeutigen, individuellen E-Mail-Adresse ist. Gruppenaliase wie marketing@company.com sind ebenso wenig erlaubt wie das Teilen von Zugangsdaten mit anderen Personen. Aus Gründen der Nachverfolgbarkeit und für IT-Audits muss jeder Log-in auf eine individuelle Person rückverfolgbar sein.

Mit Jotform Enterprise haben Sie beispielsweise zwei Administratoren und 18 Nutzer. Zusammen sind das 20 Nutzer (oder "Seats"), sodass Sie Lizenzen für jeden individuellen Nutzer erwerben. Zusätzlich benötigt jeder Nutzer einen einmaligen Benutzernamen und ein eigenes Passwort. Administratoren können die Benutzernamen und Passwörter jederzeit ändern.

Ein "Nutzer" ist definiert als Person, die einen Zugang zu Ihrem Jotform Enterprise Account hat, um

1. Formulare zu erstellen/bearbeiten,
2. Integrationen zu initiieren, und/oder
3. Antwortdaten direkt in der Antwortdatenbank zu sehen/bearbeiten/analysieren

Jotform Enterprise verfügt über zwei Benutzerfunktionsstufen – Benutzer und Administrator. Sie bestimmen, ob eine Person als Benutzer oder als Administrator eingestuft wird.

Standardmäßig kann ein Benutzer Formulare erstellen und die Antwortdaten nur für seine eigenen Formulare einsehen. Benutzer können dann den Zugriff auf eines, einige oder alle dieser Formulare und/oder Daten für einen, einige oder alle anderen Benutzer auf demselben Enterprise Server freigeben.

Ein Administrator verwaltet Ihr Jotform Enterprise Konto. Dazu gehören das Hinzufügen oder Löschen von Benutzern, die Überprüfung von Leistungskennzahlen für Formulare und andere Aufgaben. Außerdem kann ein Administrator Formulare erstellen und die Daten von Formularantworten überprüfen. Ein Administrator hat Zugriff auf alle Formulare und Antworten, die von einer Person in Ihrem Jotform Enterprise Konto erstellt wurden, es sei denn, Sie haben einen HIPAA-Server. In diesem Fall hat der Administrator nur Zugriff auf die Antwortdaten, die ihm von den Eigentümern der Formulare ausdrücklich mitgeteilt wurden.

Ein Kunde, der Ihr Formular ausfüllt, gilt nicht als Nutzer. Nur diejenigen, die Formulare erstellen, Antwortdaten analysieren oder Ihren Jotform Enterprise Account managen, gelten als Nutzer und/oder Administratoren.

Das Problem mit Single-User-Accounts in großen Organisationen ist vielschichtig:

Mit einem Single-User-Account gehören die Formulare sowie die gesammelten Daten technisch gesehen diesem Nutzer. Falls und wenn diese Person Ihre Organisation verlässt, gehen damit auch die Formulare und die Daten verloren. Diese Daten sollten eigentlich im Besitz der Organisation sein, sind es aber mit einem Single-User-Account nicht. Mit Jotform Enterprise kann der Administrator diese Rolle einfach einem anderen Nutzer zuweisen, um damit sicherzustellen, dass die Daten weiterhin in der Organisation bleiben.

Außerdem sind Single-User-Accounts von anderen JotForm-Accounts getrennt. Das bedeutet, dass es keine Möglichkeit gibt, bereits erstellte Formulare zu teilen und an ihnen zusammenzuarbeiten sowie auf die Daten der Accounts anderer Nutzer zuzugreifen.

Jeder einzelne Zugriff auf Antwortdaten muss für IT-Audit-Zwecke auf einzelne Personen und Ihre identifizierbaren Zugangsdaten rückverfolgbar sein. In Abonnements mit nur einem Nutzer ist das Teilen von Daten nicht möglich, weshalb die Weitergabe und Nutzung von Zugangsdaten durch weitere Personen eine Verletzung der Jotform Nutzungsbedingungen darstellt.

Beachten Sie, dass der letzte Punkt ein sogar noch größeres Problem darstellt, da HIPAA-Regulierungen vorschreiben, dass jeder einzelne Zugriff auf sensible Gesundheitsdaten (PHI) auf eine individuelle Person und deren Zugangsdaten rückverfolgbar ist.

Unsere standardmäßigen Abonnements (Starter, Bronze, Silber und Gold) sind Single-User-Abonnements, die auf geteilten Servern betrieben werden und nur über Online-Support verfügen.

Jotform Enterprise ist unser einziges Angebot für mehrere Benutzer, bei dem ein Administrator den Benutzern Zugriffsrechte zuweisen kann und diese Benutzer mit anderen Benutzern zusammenarbeiten können.Jotform Enterprise läuft auf einem speziell für Ihr Unternehmen eingerichteten Server und verfügt über ein eigenes Enterprise Support-Team, das Ihnen jederzeit zur Verfügung steht.

Einen Überblick über die Unterschiede finden Sie in dieser Anleitung.

Jotform Enterprise ist ein Software as a Service (SaaS) webbasiertes Produkt, was für Sie bedeutet, dass Sie keinerlei Software auf Ihren Unternehmenscomputern oder -servern installieren müssen. Sie brauchen lediglich einen Webbrowser wie Chrome, Firefox oder Safari.

Ab dem Zeitpunkt, an dem Sie unsere Enterprise-Vereinbarung unterzeichnet haben, können wir innerhalb eines Werktages Ihren Server aufsetzen, vorhandene Formulare und Daten (falls zutreffend) migrieren und Ihnen Ihre Zugangsdaten bereitstellen.

Jotform Enterprise Formulare sind dynamisch und können praktisch in jedem Webbrowser, Smartphone und Tablet genutzt werden.

Jotform Enterprise ist unlimitiert bezogen auf die Anzahl von Formularen, Antworten, Formularfelder, Zahlungen, API-Calls und Speicherplatz.

Jotform Enterprise bietet Integrationen mit großen Zahlungsanbietern wie Stripe, Square, PayPal, Authorize.Net und andere.

Wenn Sie ein Zahlungsformular erstellen, werden Sie dazu aufgefordert, die Zugangsdaten Ihres Zahlungsanbieters einzugeben. Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, können Sie mit dem Erhalt von Online-Zahlungen beginnen.

Darüberhinaus erhebt Jotform Enterprise keine zusätzlichen Gebühren über Zahlungen. Sie müssen lediglich die standardmäßigen Gebühren für Kreditkartenzahlungen zahlen.

Wenn Sie Jotform Enterprise erwerben, ist ein Service Level Agreement (SLA) als Teil des Kaufvertrags enthalten. Dieser Vertrag gilt für mindestens ein Jahr und beinhaltet sowohl alle Bedingungen und Konditionen als auch die Gesamtkosten. Um Ihren Jotform Enterprise Account zu eröffnen, müssen Sie diesen Vertrag unterzeichnen.

Ja. Jotform kann Änderungswünsche in den rechtlichen Dokumenten berücksichtigen oder Ihr Business Associate Agreement (BAA) oder Data Processing Agreement (DPA) als Grundlage für eine Vereinbarung verwenden.

Ja, Jotforms Security-Team kann mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Fragen der IT-Sicherheit und gesetzliche Fragen beantwortet werden.

Die Preise für Jotform Enterprise richten sich nach der Anzahl der Benutzer, die Jotform Enterprise nutzen werden. Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen erhalten einen Rabatt von 30%. Für HIPAA-Server ist kein Rabatt möglich. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Preise zu erfahren.

Jotform Enterprise wird auf jährlicher Basis im Voraus bezahlt. Eine monatliche Zahlungsoption ist nicht verfügbar.

Sie können jederzeit innerhalb Ihrer Vertragslaufzeit neue Nutzer erstellen, die dann anteilig angerechnet werden. Wenn Sie beispielsweise nach fünf Monaten Vertragslaufzeit fünf neue Nutzer anlegen, werden Ihnen diese für die restlichen sieben Monate des Vertragsjahres berechnet.

Aufgrund der mit der Einrichtung Ihres Jotform Enterprise Accounts und Servers verbundenen Kosten, können wir keine Testversion der Enterprise-Plattform anbieten und eine Rückerstattung ist nicht möglich. Vor dem Erwerb von Jotform Enterprise werden Sie gebeten, eine Vereinbarung zu prüfen und zu unterzeichnen. Sie sind dafür verantwortlich die Vereinbarung vor der Unterzeichnung sorgfältig zu lesen.

Jotform Enterprise wird in einem lokalen Datenresidenzzentrum ausgeführt, so dass Sie die Benutzererfahrung vollständig anpassen können, indem Sie Ihre eigene Domain verwenden (z. B. forms.ihredomain.com). Bei Bedarf erwirbt Jotform für Sie ein SSL-Zertifikat und installiert es ohne zusätzliche Kosten, so dass Ihre Formulare mit der sicheren https:// Kennzeichnung gekennzeichnet sind.

Ja, die Migration Ihrer bestehenden Formulare und Daten (sofern vorhanden) ist Teil unseres Server-Einrichtungsprozesses. Um zu beginnen, können Sie entweder Ihren Benutzernamen für das Jotform-Standardkonto an Ihren Account Manager weitergeben oder sich an das Support-Team wenden, um eine Migrationsanfrage zu stellen.

Sie können eine Umstellung beantragen, nachdem Ihr Enterprise-Server eingerichtet wurde, indem Sie ein Ticket an unser Customer Success Team senden. Bitte fügen Sie Ihrer Anfrage die folgenden Informationen bei:

• The username or email of your Jotform Standard account that will be migrated.
• The username or email address of the account on the Enterprise server that will receive the forms.
• Whether you want to enable URL redirection.
• Whether you want to downgrade your Jotform Standard account afterward.

Nein, es gibt keine Ausfallzeiten während der Migrationen. Die meisten Migrationen erfolgen unmittelbar.

Ja, Ihre Formularantworten werden übertragen. Es gibt einige Ausnahmen, wie Entwürfe von Antworten und unvollständige Genehmigungen, überprüfen Sie daher auch diese.

Nach der Migration werden alle Formular-URLs zu Ihrer Enterprise-URL umgestellt. Wenn Sie URL-Weiterleitungen aktiviert haben, können Sie den Formularbenutzern sowohl die alte Jotform-URL als auch die neue Jotform Enterprise Formular-URL zur Verfügung stellen. Wir empfehlen, bei Gelegenheit alle Links auf die neue Enterprise-URL umzustellen.

Beispielsweise wird jotform.com/formID in {subdomain}.jotform.com/formID geändert.

Per iFrame und JavaScript eingebettete Formulare werden automatisch zur neuen URL weitergeleitet.

Per Quellcode eingebundene Formulare werden nicht automatisch weitergeleitet. Daher müssen Sie den Quellcode in der Enterprise-Version des Formulars entsprechend anpassen.

Formulare werden in den Bereich Mein Workspace des Benutzerkontos migriert, das Sie in Ihrer Enterprise-Migrationsanfrage angeben. Dieser Benutzer wird dann der Formularbesitzer auf Ihrem Enterprise-Server sein.

Nach der Migration können Sie das Formular für andere lizenzierte User auf dem Server freigeben, es einem Team hinzufügen, ihm ein Label zuweisen oder die Eigentümerschaft übertragen, sofern Sie sich nicht auf einem HIPAA-Server befinden.

In den meisten Fällen nicht.

Wenn Sie Dropbox oder OneDrive verwenden, müssen Sie sich im Einstellungen-Tab des Formulars erneut bei Ihrer Integration anmelden.

Wenn Sie Zapier oder Power Automate verwenden, müssen Sie den Trigger und die Variablen im Workflow ersetzen, wenn Sie dynamische Daten verwenden.

Nein, Sie müssen vor der Migration des Formulars die Verschlüsselung deaktivieren. Nach der Migration können Sie denselben Verschlüsselungscode verwenden, um die Verschlüsselung auf nicht HIPAA-Servern wieder zu aktivieren.

Alle bereits verschlüsselten Antworten bleiben verschlüsselt und können mit dem aktuellen Zugangscode weiterhin abgerufen werden.

Wenn Ihr Standard-Konto bei Jotform durch HIPAA geschützt ist, werden Ihre HIPAA-Formulare automatisch übertragen und Sie müssen nichts weiter tun.

Nein, Ihre API-URLs ändern sich. Ihre API-URL ändert sich von https://api.jotform.com zu https://{subdomain}.jotform.com/API (mit API in Großbuchstaben).

Nach der Migration können Sie Ihre Formulare auf dem neuen Enterprise-Server bearbeiten. Änderungen, die an den ursprünglichen Formularen in Ihrem Standard-Konto vorgenommen werden, werden nicht auf die Enterprise-Versionen übertragen und aufgrund der Weiterleitung nicht angezeigt.

Um Verwechslungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen dringend, ausschließlich auf Ihrem Enterprise-Server zu arbeiten.

Nein, Formularempfänger und deren Formularausfüll-/Zuweisungsverlauf werden nicht auf Ihren Enterprise-Server übertragen. Es wird empfohlen, dass Sie Ihre Empfänger darüber informieren, dass neue Einladungen verschickt werden und sie ein neues Login-Konto auf Ihrem Enterprise-Server erstellen müssen. Der Prozess für die erneute Einladung von Benutzern ist der gleiche, und Sie können mehr darüber hier erfahren.

Auf Anfrage stufen wir Ihr Standard-Jotform-Konto herab, damit Ihnen in Zukunft keine Kosten entstehen.

Bereits bezahlte, aber zum Zeitpunkt der Migration nicht verwendete Beträge, werden auf die von Ihnen bei Jotform hinterlegte Kreditkarte zurückerstattet.

Sie können ein Standard-Konto nur einmal migrieren. Migrationen sind universell und alle Informationen werden übertragen.

Wenn Sie ein Standard Jotform HIPAA-Konto verwenden, werden keine Entwürfe von Antworten übertragen.

Die Workflow-URLs werden auf die Jotform Enterprise-URL geändert. Achten Sie darauf, alle Workflow-E-Mails und Links nach der Migration zu ändern.

Nein, unvollständige Genehmigungen werden nicht migriert. Sie können den Genehmigungsprozess nach der Migration neu starten.

Ja, Ihre bestehenden KI Assistenten werden migriert.

Nein, KI Assistent Telefonnummern werden nicht migriert. Alle mit KI Assistenten verknüpften Nummern werden automatisch und dauerhaft widerrufen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie diese nach der Migration ändern.

Migrationen sind universell, und alle Assets werden migriert. Wenn es etwas gibt, das Sie nicht migrieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie es vor der Migration löschen.

Ihr Jotform Enterprise Konto bietet Ihnen den exklusiven Vorteil eines eigenen Enterprise Support-Teams. Über unser integriertes Support-Portal können Sie 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche Tickets einreichen oder die Plattform-Administratoren können Zoom-Supportanrufe vereinbaren. So wird sichergestellt, dass alle Anfragen und Anliegen schnell und effizient bearbeitet werden.

Jotform Enterprise unterstützt SAML 2.0 (Security Assertion Markup Language), was bedeutet, dass es mit SSO-Lösungen von Anbietern wie Microsoft, Google, Okta, Duo, OneLogin und weiteren integriert werden kann.

Die Integration von SSO erlaubt zwei bestimmte Anwendungen:

Jotform Enterprise Nutzer und Administratoren loggen sich mit Ihren SSO-Zugangsdaten in die Plattform ein, um auf ihre Formulare und Antwortdaten zuzugreifen, ohne sich ein weiteres Paar aus Benutzername und Passwort merken zu müssen. Das erlaubt es Ihrer IT-Abteilung außerdem neben anderer IT-Anwendungen, Logins zentral zu erfassen.

Zusätzlich können interne Formulare nach belieben durch SSO geschützt werden, sodass nur Mitarbeiter/Teammitglieder/Mitglieder/Studenten Zugriff auf die Formulare haben. Für die Datenerfassung in sensiblen Anwendungen stellt die SSO-basierte Authentifizierung sicher, dass die Identität der Person eindeutig identifiziert ist.

Weitere Informationen über SSO für Formulare finden Sie in dieser Anleitung.

Wenn Sie einen anderen Directory Service nutzen, wenden Sie sich an das Jotform Enterprise Team, um zu erfahren, wie wir Sie unterstützen können. Zusätzliche Informationen finden Sie auf unserer SSO-Informationsseite.

Jotform Enterprise wird in einem lokalen Datenresidenzzentrum ausgeführt, so dass Sie die Benutzererfahrung vollständig anpassen können, indem Sie Ihre eigene Domain verwenden (z. B. forms.ihredomain.com). Bei Bedarf erwirbt Jotform für Sie ein SSL-Zertifikat und installiert es ohne zusätzliche Kosten, so dass Ihre Formulare mit der sicheren https:// Kennzeichnung gekennzeichnet sind.

Die Jotform Enterprise API unterstützt die Datenkommunikation in beide Richtungen. Falls Sie zusätzliche Informationen benötigen, lesen Sie bitte unsere API-Dokumentation.

Ihr lokales Datenresidenzzentrum von Jotform wird von Google Cloud Platform, unserem bevorzugten Hosting-Partner, gehostet. Wir arbeiten auch mit anderen Hosting-Partnern zusammen, z.B. Amazon Web Services (AWS), je nach Bedarf.

Da Ihre Daten in einem lokalen Datenresidenzzentrum gespeichert werden, sind wir in der Lage, Ihre speziellen Anforderungen an die Datenresidenz zu erfüllen, wobei Ihre Daten das Land nie verlassen. Dies ist besonders wichtig für Kunden in Australien, Kanada, den USA, Großbritannien, der EU und anderen Ländern. Mit 19 Datenresidenzzentren in 15 Ländern auf der ganzen Welt sind wir in der Lage, die Anforderungen an die Datenresidenz in Ihrem Land bei Bedarf zu erfüllen.

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten beim Ausfüllen von Formularen hat für Jotform höchste Priorität. Jotform Enterprise trifft alle Vorkehrungen, um einen hochsicheren Online-Formulardienst anzubieten - einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung, SOC 2 Compliance und, falls erforderlich, HIPAA-Lösungen für die Anforderungen des Gesundheitswesens. Weitere Informationen finden Sie auf der Jotform Sicherheitsseite.

Daten werden auf Enterprise Servern standardmäßig bei der Speicherung verschlüsselt:

• Die Enterprise-Lösung ist vollständig von der Jotform Enterprise Umgebung isoliert, sodass nichts mit anderen Nutzern geteilt ist.
• Alle Daten (Formulare von Nutzern/Antworten, etc.) werden automatisch verschlüsselt, während Sie auf das Speichermedium geschrieben werden.
• Jeder Verschlüsselungsschlüssel wird außerdem mittels Hauptschlüsseln verschlüsselt, die von der Google Cloud Plattform (unserem Hosting-Partner) verwaltet werden.

Die Verschlüsselung von gespeicherten Daten in der Datenbank (verfügbar für HIPAA) ist eine Ebene darüber:

• Unsere Server erhalten die Rohdaten, und während sie diese in die Datenbank schreiben, verschlüsselt Jotform sie mit AES256 (jede einzelne Antwort hat einen eindeutigen Schlüssel) und jeder einzelne AES265-Schlüssel wird zusätzlich mit dem öffentlichen Schlüssel des Benutzers (RSA2048) verschlüsselt. Die Schlüssel werden von Jotform vollständig verwaltet und sind für den Benutzer nicht sichtbar.

In Kürze: Das normale Enterprise Setup bietet die Verschlüsselung von Speichermedien, wohingegen mit HIPAA eine Datenbankverschlüsselung hinzukommt.

Jotform Enterprise bietet Funktionen zur Einhaltung des HIPAA, die Ihnen helfen, Ihre Gesundheitsdaten zu schützen. Mehr erfahren.

Ihr Jotform Enterprise Konto wird auf die gleiche Weise funktionieren. Bestehende Antworten werden automatisch in Ihrem lokalen Datenresidenzzentrum und in der Datenbank verschlüsselt.

Wenn Sie vertrauliche Gesundheitsinformationen (Protected Health Information, PHI) erfassen und Ihr Server HIPAA-konform sein muss, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager und das Enterprise Customer Success Team, um die Preise und Möglichkeiten der Datenmigration zu besprechen. Rabatte für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen sind für die Kosten eines HIPAA-Servers nicht verfügbar.

Der Datenschutz und die Gewährleistung der Privatsphäre bei der Beantwortung von Formularen hat bei Jotform höchste Priorität. Jotform Enterprise trifft alle Vorkehrungen, um einen Online-Formularservice mit branchenführender Sicherheit zu bieten, einschließlich 256-Bit-Verschlüsselung, SOC 2-Compliance-Lösungen und HIPAA-Compliance für Anforderungen im Gesundheitswesen. Weitere Informationen finden Sie auf Jotforms Sicherheitsseite.

HIPAA-Funktionen erfordern eine zusätzliche CPU-Auslastung auf den Servern aufgrund der zusätzlichen Verschlüsselung im Ruhezustand auf Datenbankebene. Unsere Hosting-Provider berechnen die CPU-Auslastung, so dass für Jotform zusätzliche Kosten für die HIPAA-Funktionen anfallen. Erfahren Sie mehr darüber, warum Jotform Enterprise eine hervorragende Lösung für das Gesundheitswesen ist.

Wenn Sie über einen Unternehmensserver verfügen, werden Ihre Formulare und Antworten im Ruhezustand automatisch auf der Ebene der physischen Festplatte verschlüsselt.

HIPAA-Lösungen gehen in Sachen Sicherheit noch einen Schritt weiter und bieten eine zusätzliche Datenbankverschlüsselung mit eindeutigen AES256-Schlüsseln für jede einzelne Antwort.

Nach US-amerikanischem Recht müssen Organisationen, die personenbezogene Daten erheben und speichern, HIPAA-gerechte Methoden anwenden. Wenn Sie also personenbezogene Daten sammeln und in den USA ansässig sind, benötigen Sie HIPAA-Compliance-Funktionen. Aber auch einige Jotform Enterprise Kunden, die nicht in den USA ansässig sind, nutzen die HIPAA-Funktionen als zusätzliche Sicherheitsstufe.

Ihr Gold-Konto ist ein Einzelbenutzerkonto, d.h. eine Person kann Formulare erstellen, Daten erfassen und auf Daten zugreifen.

HIPAA-Vorschriften besagen, dass jeder einzelne Zugriff sensibler Gesundheitsdaten (PHI) auf individuelle Nutzer und deren eindeutige Zugangsdaten rückverfolgbar sein muss.

Zugangsdaten zu teilen, stellt eine signifikante Verletzung von HIPAA dar und kann zu rechtlichen Schwierigkeiten führen.

Auch wenn nur eine Person Formulare in Ihrem Konto erstellt, benötigen Sie Jotform Enterprise, wenn mehrere Personen auf die gesammelten Gesundheitsdaten zugreifen sollen. Jotform Enterprise ist die einzige Plattform, die mehrere Benutzer unterstützt.