Übersicht E-Mails FAQs

Die Funktion Übersicht E-Mails ist eine neue Automatisierungsfunktion von Jotform, mit der Formulareigentümer ihre Antworten anhand regelmäßiger E-Mail-Zusammenfassungen verfolgen und analysieren können. Bei Übersicht E-Mails handelt es sich in der Regel um geplante E-Mails, die automatisch von einer digitalen Plattform generiert werden, um Informationen auf einer wiederkehrenden Basis zusammenzustellen.

Die Übersicht E-Mails von Jotform enthalten die Anzahl der Formularantworten im letzten Zeitraum, ein Diagramm mit den Antworten auf die vom Formulareigentümer ausgewählten Formularfelder und die Details zu diesen ausgewählten Feldern. Mit dieser neuen nativen Funktion können Formulareigentümer schnell und effizient einen Überblick über die letzten Antworten erhalten — ohne mühsame manuelle Datenkonsolidierung.

Wenn Sie keine Zeit haben, einzelne Antworten auf Formulare zu überprüfen – oder einfach nicht für jede Antwort eine E-Mail erhalten möchten – sind Übersicht E-Mails der perfekte Weg, um Ihren Workflow zu verbessern.

Bisher bot Jotform eine Tägliche Übersicht App an, die als Integration fungierte, aber die neue native Funktion erleichtert es, benutzerfreundliche Übersicht E-Mails in Ihrem Jotform Konto einzurichten, anzupassen und zu verwalten.

Jotform-Benutzer, die Übersicht E-Mails erhalten, können die Aktivitäten bei der Beantwortung von Formularen in ihrem letzten Beantwortungszeitraum leicht nachverfolgen und mit E-Mails, die in ihren Workflow passen, schnelle Einblicke gewinnen. Übersicht E-Mails bieten nahtlose Unterstützung für mehrere Formulare, sodass Formulareigentümer alle ihre Antworten an einem Ort sehen können. Darüber hinaus können Sie bei der Einrichtung der Übersicht zwischen drei Zeiträumen wählen: täglich, wöchentlich und monatlich. So können Sie die Tageszeit, den Wochentag und/oder den Tag des Monats festlegen, an dem Sie E-Mails erhalten möchten.

Übersicht E-Mails zeigen die Anzahl der Antworten im vorangegangenen Zeitraum, ein Diagramm mit den vom Formulareigentümer ausgewählten Feldern und Details zu diesen Feldern. Mit regelmäßigen Schnappschüssen dieser wichtigen Informationen können Sie Zeit sparen und unterwegs verwertbare Erkenntnisse gewinnen.

Sie können Übersicht E-Mails über die Seite Meine Berichte erstellen, indem Sie einfach oben links auf Neuen Bericht erstellen klicken und Digest E-Mails auswählen. Sie können auf die Übersicht E-Mails auch über das Menü E-Mails im Abschnitt Einstellungen des Formulargenerators zugreifen, indem Sie auf E-Mail hinzufügen klicken und Übersicht E-Mail auswählen. Schließlich können Sie Übersicht E-Mails auf der Seite Meine Formulare erstellen. Wählen Sie ein Formular aus, klicken Sie auf Mehr ganz rechts und wählen Sie Übersicht E-Mail erstellen.

Sie können die Empfänger Ihrer Übersicht E-Mails bei der Einrichtung festlegen. Mit einem kostenlosen Abo können Sie Übersicht E-Mails nur an einen Empfänger senden, mit einem kostenpflichtigen Abo sind bis zu 10 Empfänger möglich. Wenn Sie ein Enterprise-Nutzer sind, können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern für Ihre Übersicht E-Mails hinzufügen.

Ja – Jotform ist die einzige Formularsoftware, die mehrere Formulare unterstützt und E-Mail-Zusammenfassungen aller Ihrer Antworten über mehrere Formulare hinweg bietet. Wählen Sie einfach die Formulare aus, die Sie in Ihre Übersicht E-Mail aufnehmen möchten.

Ja, das ist einer der besten Vorteile unserer neuen Funktion für Übersicht E-Mails! Die Übersicht hat ein Standardlayout, das Sie nach Ihren Wünschen anpassen können. Fügen Sie bestimmte Informationen hinzu oder blenden Sie sie aus, ändern Sie die Betreffzeile der E-Mail und passen Sie Diagramme an, indem Sie auswählen, welche Formularfelder und Antworten angezeigt werden sollen, den Diagrammtyp ändern und vieles mehr.

Bei der Erstellung von Übersicht E-Mails erstellen Sie das Layout der E-Mails, die Sie in regelmäßigen Abständen erhalten werden. Zu diesem Zeitpunkt sehen Sie in Ihren Feldern und Diagrammen nur Platzhalterinformationen, da die Informationen über den aktuellen Übersichtszeitraum noch gesammelt werden.

Ja, die Visualisierung von Diagrammen ist eine wichtige Funktion von Übersicht E-Mails. Diagramme sind eine nützliche Methode, um schnelle Einblicke in Ihre Antworten zu erhalten, und wenn Ihr Formular den richtigen Fragetyp enthält, wird standardmäßig mindestens ein Diagramm hinzugefügt. Keine Sorge – Sie können den Diagrammtyp und die Felder an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Die Arten von Fragen, die sich für die Übersicht E-Mail eignen, sind Single-Choice, Multiple-Choice, Dropdown, Sternebewertung und Ja/Nein (nur für Kartenformulare).

Wenn Sie Inhaber eines HIPAA-Kontos sind, können Sie Übersicht E-Mails erstellen, um die Anzahl der Antworten auf Ihre Formulare anzuzeigen, aber Sie können keine Antworttabellen für Felder erhalten, die PHI (Protected Health Information) enthalten. So wird sichergestellt, dass sensible Patientendaten in Übereinstimmung mit den HIPAA-Vorschriften geschützt und sicher bleiben.

Ja, Sie können Übersicht E-Mails für Ihre verschlüsselten Formulare erstellen. Sie können jedoch nur die Anzahl der Antworten anzeigen. Diagramme und Listen können für verschlüsselte Formulare nicht erstellt werden, wodurch sichergestellt wird, dass die in diesen Formularen eingegebenen Informationen durchgehend sicher bleiben.

Ja, Sie können Übersicht E-Mails in Ihren Team-Workspaces erstellen! Mit dieser Funktion können alle Mitglieder Ihres Teams ganz einfach auf die Informationen zu den Antworten zugreifen. Sie können eine bestehende Übersicht E-Mail in einen Teams-Workspace verschieben, wenn Sie auch die enthaltenen Formulare übernehmen.