Leitfaden für wirksame Kommunikation am Arbeitsplatz

Warum ist Kommunikation am Arbeitsplatz so wichtig? Weil sie die Grundlage für alles ist, was Sie tun. Sie können einen direkten Zusammenhang zwischen interner Kommunikation und dem Erfolg Ihres Unternehmens herstellen. Hunkins zeigt die Verbindung auf:

“Alle Unternehmen versuchen, eine Art ideales Ergebnis zu erzielen, wie auch immer Sie Ihr Geschäftsergebnis messen”, sagt er. “Ergebnisse entstehen durch Handlungen, die sich aus Ihren Entscheidungen ergeben. Sie können nur dann großartige Entscheidungen treffen, wenn Sie sie auf ein genaues Verständnis stützen.”

Denken Sie daran, dass das Ziel der Kommunikation darin besteht, Verständnis zu vermitteln. Sie wollen, dass alle im gleichen kontextuellen Kanu sitzen, damit sie alle in die gleiche Richtung rudern können.

“Ein gemeinsames Verständnis wird zur Plattform, von der alle zukünftigen Handlungen abhängen”, sagt Hunkins. Wenn Sie nach einem einzigen Argument für die Bedeutung der Kommunikation am Arbeitsplatz suchen, dann ist es dieses: Alles hängt von der Qualität des Gesprächs ab.

Lassen Sie uns nun einige der detaillierteren Vorteile einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz aufschlüsseln:

• Kommunikation verbessert das Vertrauen zwischen Managern und Teams. Die Harvard Business Review berichtet, dass weniger als die Hälfte der Berufstätigen “großes Vertrauen” in ihren Arbeitgeber haben. Das deutet auf eine allgemein schlechte Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern hin. Wenn Manager nicht kommunizieren, führt dies zu Misstrauen – und manchmal auch zu Unmut. Glücklicherweise kann auch das Gegenteil der Fall sein.
• Starke Kommunikation verringert die Personalfluktuation. Diese Lektion stammt aus der Welt des Bildungswesens, wo Lehrer eher an Schulen mit einer kooperativen Kultur und hohen Kommunikationsstandards bleiben. Ähnlich verhält es sich in Unternehmen, wo “schlechte Kommunikation” der “wahre Schuldige für eine hohe Personalfluktuation” ist, so die Personal-Website HRZone.com.
• Eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz verbessert die Leistung. Laut Forbes haben Mitarbeiter, die sich sicher sind, dass ihr Beitrag geschätzt wird, fast fünfmal so häufig das Gefühl, dass sie ihre beste Arbeit leisten können. Außerdem sind besser informierte Kollegen besser in der Lage, effektive Beiträge zu leisten, was bedeutet, dass die Leistungssteigerung einer der größten Vorteile der Kommunikation am Arbeitsplatz ist.

Es gibt einige häufige Kommunikationshindernisse, die einer gemeinsamen Verständigung zwischen Teams im Wege stehen. Wir werden in Kapitel 3 über diese Herausforderungen sprechen, aber zunächst werden wir uns mit den grundlegenden Arten der Kommunikation beschäftigen, die wir bei der Arbeit verwenden.

“Menschen sind in vielen Dingen gut, aber Gedankenlesen gehört nicht dazu”, sagt Hunkins. “Wir alle haben implizite Annahmen – z.B. was wir unter ‘zeitgerecht’ oder ‘Qualität’ verstehen. Ich schlage vor, dass Sie Ihre impliziten Annahmen explizit machen.”

Dieses Kapitel ist ein Versuch, genau das zu tun. Wir sprechen über klare Kommunikation, also ist eine kleine Klarstellung angebracht. Wenn wir über die verschiedenen Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz sprechen, was genau meinen wir dann?

Auf der grundlegendsten Ebene können wir die Kommunikation am Arbeitsplatz in drei grundlegende Kategorien einteilen: schriftlich, verbal und nonverbal. Werfen wir einen genaueren Blick auf die einzelnen Kategorien.

Schriftliche Kommunikation am Arbeitsplatz

Ein großer Teil der Sprache, die wir bei der Arbeit austauschen, findet auf einer Seite oder einem Bildschirm statt. Ob es sich nun um eine Sofortnachricht, eine E-Mail oder einen detaillierten Bericht handelt, dessen Erstellung Wochen in Anspruch nimmt, die schriftliche Sprache ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

Schreiben ist nicht nur etwas für die Marketingabteilung. Jeder muss in der Lage sein, klar, prägnant und mit einem Minimum an störenden Fehlern in Grammatik, Zeichensetzung oder Rechtschreibung zu schreiben. Die Strategien, die wir im weiteren Verlauf dieses Leitfadens erörtern, gelten für alle Memos, Newsletter, Textnachrichten, offiziellen Dokumente und alles andere, bei dem das geschriebene Wort verwendet wird, um Informationen zur Erreichung der Geschäftsziele auszutauschen.

Beachten Sie jedoch, dass es beim Schreiben nicht nur um den Inhalt Ihrer Nachricht geht. Es geht auch um den Tonfall, der nicht nur für die verbale Kommunikation am Arbeitsplatz gilt. Beim Schreiben wird der Tonfall vor allem durch die Wahl der Sprache und die Formatierung vermittelt. Sie können sogar mit übertriebener Großschreibung und vielen Ausrufezeichen auf der Seite “schreien”.

Der Tonfall verrät die Absicht des Verfassers, ohne dass er sie ausdrücklich erwähnt. Es ist der Unterschied zwischen einer E-Mail Ihres Chefs mit den Worten “Wo bleibt der Bericht?” und “Dieser Bericht hat höchste Priorität”. Dieselbe Information, aber eine andere emotionale Erfahrung.

“Es ist wichtig zu erkennen, dass sich vieles in Ihrem Tonfall ausdrückt, sei es der Ton Ihres Schreibens oder, wenn Sie sprechen, der Ton Ihrer Stimme und Ihrer Körpersprache”, sagt Hunkins. “Sie müssen alle diese Elemente aufeinander abstimmen, damit sie Ihre Botschaft unterstützen und nicht im Weg stehen.”

Mündliche Kommunikation am Arbeitsplatz

Mündliche (oder mündliche) Kommunikation umfasst das gesprochene Wort. Wenn Sie in einer Besprechung etwas vortragen, an einem Zoom-Anruf teilnehmen oder einen Kunden auf Ihrem Handy anrufen, führen Sie einen verbalen Austausch durch. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist aus offensichtlichen Gründen eher verbal.

In einem Beitrag für Psychology Today behauptet der Wirtschaftsjournalist Douglas Van Praet, dass “E-Mails nur 7 Prozent so effektiv sind wie Gespräche”. Das ist zwar etwas weit hergeholt – wir werden die Forschungsergebnisse, die zu dieser Behauptung geführt haben, in dem Abschnitt über nonverbale Kommunikation näher erläutern -, aber die Aussage ist richtig: Die Menschen haben sich entwickelt, um persönlich zu kommunizieren, indem sie sprechen.

Und genau wie bei der schriftlichen Kommunikation vermittelt die Art und Weise, wie Sie sprechen, ebenso effektiv Informationen wie das, was Sie sagen. “Menschen werden viel stärker von Emotionen als von Logik gesteuert”, sagt Hunkins. “Werbefachleute wissen das schon seit langem. Der Tonfall unserer Stimme vermittelt Botschaften darüber, wie wir uns fühlen. Ihr Tonfall vermittelt definitiv emotionale Signale.”

Effektive Kommunikatoren verstehen das und passen den Tonfall ihrer Stimme an die Ziele ihrer Botschaft an. Wenn Sie das nächste Mal in einer Besprechung das Wort ergreifen, eine angespannte Verhandlung mit einem potenziellen Kunden führen oder auch nur am Wasserspender Dampf ablassen, denken Sie daran, Ihren Ton zu kontrollieren. “Emotionen sind ansteckend”, sagt Hunkins. “Überlegen Sie, womit Sie die Leute anstecken wollen, wenn Sie sprechen.”

Nonverbale Kommunikation am Arbeitsplatz

Wir haben die Bedeutung der nonverbalen Kommunikation in diesem Kapitel bereits angedeutet. Und wenn Wirtschaftsjournalisten über nonverbale Kommunikation sprechen, dann taucht mit Sicherheit ein Psychologe namens Albert Mehrabian auf.

Mehrabian ist bekannt für die oft zitierte Studie, die besagt, dass 55 Prozent dessen, was in der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht vermittelt wird, aus der Körpersprache stammt, 38 Prozent aus dem Tonfall und nur 7 Prozent der geteilten Informationen in den tatsächlich gesprochenen Worten enthalten sind. (Dies sind die Zahlen, die Van Praet in seinem Artikel über die relative Ineffektivität von E-Mails anführt). Und obwohl Mehrabian selbst darauf hingewiesen hat, dass seine Formel nur bedingt gilt und nicht auf jede Situation gleichermaßen angewandt werden sollte, brauchen Sie keine exakten Prozentzahlen, um zu verstehen, dass nonverbale Kommunikation wichtig ist.

Nehmen Sie zum Beispiel diese Geschichte: Hunkins nahm einmal an der jährlichen Konferenz eines Fortune 100-Unternehmens teil. Die Mitarbeiter waren aus der ganzen Welt angereist und 1.500 von ihnen versammelten sich im Konferenzraum, um die “State of the Union”-Rede des CEO zu hören.

“Dieser CEO grüßt nicht einmal”, erinnert sich Hunkins. “Es gibt keinen Sinn für eine Begrüßung. Er zeigt eine Folie und sagt: ‘Das ist der ROI. Das sind die Rendite auf das investierte Kapital. Warten Sie. Warum erzähle ich Ihnen das? Wenn Sie nicht wissen, was das ist, gehören Sie nicht in diesen Raum.’ “

Von da an wurde es nur noch schlimmer, und das Publikum reagierte vorhersehbar.

“Alle verschränken die Hände, als ob sie sich schützen wollten”, sagt Hunkins. “Ihre Körpersprache lässt nach – und das nur, weil der CEO sie angreift.”

Der CEO in dieser Geschichte hatte die falsche Sprache. Er hatte den falschen Tonfall. Aber auch seine körperliche Kommunikation stimmte mit seiner Sprache und seinem Tonfall überein, um die falsche Botschaft zu vermitteln: Verachtung für seine Mitarbeiter.

“Das ist ein Beispiel dafür, wie der Tonfall und die Körpersprache – nicht nur das, was er sagte, sondern auch die Art und Weise, wie er es sagte – einen schrecklichen Einfluss auf das gesamte Unternehmen hatten”, sagt Hunkins.

Kombinieren Sie mehrere Arten der Kommunikation am Arbeitsplatz

Die drei oben genannten Kategorien der Kommunikation am Arbeitsplatz decken nicht alles ab. Es gibt auch visuelle Kommunikation am Arbeitsplatz – zum Beispiel all die Grafiken, Diagramme und Infografiken, die Daten in einem grafischen Format vermitteln. Visuelle Kommunikationsobjekte (wie Diagramme) werden in der Regel mit schriftlichen Berichten kombiniert, um komplexe Botschaften zu vermitteln.

Diese Kombination von Kommunikationsmethoden ist typisch. Kommunikatoren verlassen sich oft auf mehrere Kanäle gleichzeitig, um Botschaften kontinuierlich und zyklisch zu übermitteln. Schließlich handelt es sich bei vielen Geschäftszielen um langfristige Projekte; die Kommunikation baut auf sich selbst auf, eine E-Mail nach der anderen, ein Meeting nach dem anderen. Frühe Missverständnisse können noch Wochen oder Monate später zu Problemen führen.

Deshalb ist es so wichtig, die Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen, die einer klaren Kommunikation im Wege stehen – und dem letztendlichen Ziel der Verständigung zwischen den Beteiligten. Im nächsten Kapitel werden wir uns ansehen, was im Kommunikationsprozess schief gehen kann.

Das Ziel der Kommunikation ist es, so nah wie möglich an ein 100-prozentiges Verständnis aller Beteiligten heranzukommen, was eine mehr oder weniger perfekte Abstimmung von vier Dingen erfordert:

• Was der Kommunikator meint
• Was der Kommunikator sagt
• Was der Empfänger hört
• Wie der Empfänger die Nachricht interpretiert

Kommunikationsbarrieren können an jedem Punkt des Weges entstehen. Viele Herausforderungen ergeben sich aus den Annahmen des Sprechers: dass wir genau das gesagt haben, was wir gemeint haben, dass alle Gesprächsteilnehmer die gleiche Definition von Schlüsselbegriffen haben oder dass alle Teilnehmer über genügend Hintergrundwissen verfügen, um die Nachricht in den richtigen Kontext zu setzen, zum Beispiel. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, um diese Annahmen zu erkennen, bevor sie zu Problemen führen.

Wie Redner und Autoren Kommunikationsprobleme bei der Arbeit vermeiden

Annahmen behindern eine klare Kommunikation, indem sie Verständnislücken verschleiern. Egal ob Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen oder ein persönliches Gespräch führen, halten Sie ab und zu inne. Fragen Sie Ihre Zuhörer, was sie aus Ihren Aussagen mitnehmen – und versuchen Sie es noch einmal, wenn Sie nicht alle auf der gleichen Seite stehen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie Fragen stellen und um eine Antwort bitten, um zu prüfen, ob Sie verstanden wurden.

Auch mit diesen Tipps können Sie Kommunikationsprobleme auf ein Minimum reduzieren:

1. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Botschaft für jeden verständlich ist

Was für Sie klar ist, kann für Ihr Publikum verwirrend sein. Wenn ein Manager dem Team sagt: “Wir brauchen mehr Beteiligung an der nächsten Sitzung”, bedeutet das dann, dass jeder Mitarbeiter einen detaillierten Bericht vorbereiten soll? Oder nur, dass zu viele Mitarbeiter beim letzten Mal auf ihr Telefon gestarrt haben? An dieser Stelle kann das “Explizitmachen des Impliziten” helfen. Seien Sie klar und quantifizierbar, besonders wenn Sie Bedürfnisse oder Erwartungen diskutieren.

Dieser Ratschlag verbessert auch die Schreibfähigkeiten. Schlechtes Schreiben ist eine häufige Ursache für Verwirrung, Frustration, Fehlkommunikation und sogar Produktivitätseinbußen – und Beispiele für schlecht geschriebene Geschäftskommunikation sind in den meisten Unternehmen erschreckend leicht zu finden. Eine klare Sprache und vollständige, gut zusammenhängende Gedanken werden Ihre schriftlichen Ausführungen verbessern.

Auch wenn Sie die Klarheit Ihrer schriftlichen und mündlichen Mitteilungen verbessern können, indem Sie die Sprache vereinfachen und Ihre Ideen sorgfältig miteinander verbinden, gibt es keinen Ersatz dafür, die Zuhörer in das Gespräch einzubeziehen. Fragen Sie sie, ob Sie sich verständlich machen, oder lassen Sie sie die Nachricht umschreiben. Gehen Sie nicht davon aus, dass das Versenden einer Nachricht automatisch garantiert, dass alle Empfänger diese Nachricht verstehen werden. Das ist vielleicht nicht der Fall.

“Irgendwann haben wir alle schon einmal jemanden sagen hören: ‘Nun, ich habe die E-Mail geschickt. Die sollten wissen, was zu tun ist”, sagt Hunkins. “Als ob der Druck auf Senden bei einer E-Mail auf magische Weise Verständnis schafft.” Vermeiden Sie diese Falle, indem Sie Kontrollen einbauen, um Fehlkommunikation am Arbeitsplatz zu vermeiden. (Wir werden einige dieser Kontrollen im nächsten Kapitel besprechen).

2. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Zuhörer alle Hintergrundinformationen hat, die er braucht.

Eine Tatsache bedeutet nicht viel in einem Vakuum. Informationen haben einen Kontext – umgebende Umstände oder Fakten, die ihre Bedeutung erhellen. Allzu oft gehen wir davon aus, dass die Zuhörer wissen, was wir wissen, und dass sie unsere Botschaften genauso einordnen können wie wir.

“Sie sind der Mittelpunkt Ihrer Informationen”, sagt Hunkins. “In Ihrem eigenen Kopf ist alles kristallklar, aber niemand sonst hat den gleichen Hintergrund, den Kontext, die Geschichte. Der fehlende Kontext, die Unfähigkeit, die Dinge in einen Rahmen zu setzen, kann also zu Missverständnissen führen.”

Wenn es um den Kontext geht, sollten Sie es mit der Erklärung nicht übertreiben. In einem schriftlichen Dokument können Sie die Hintergrundinformationen immer unter die Hauptaussage stellen. Beim Sprechen können Sie sich den Luxus erlauben, Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass es keine fehlenden Glieder in der Botschaft gibt.

3. Gehen Sie nicht davon aus, dass jemand eine weitere Nachricht verarbeiten kann

Die meisten von uns befinden sich in einem ständigen Zustand der Informationsüberflutung. Es kann sein, dass ein Kollege Ihre Nachricht empfängt und sogar versteht, sie dann aber aufgrund der Datenflut am modernen Arbeitsplatz wieder vergisst.

“Wir ertrinken in Informationen, aber hungern nach Wissen”, schrieb John Naisbitt 1982 in seinem Bestseller Megatrends. Heben Sie Ihre Botschaft aus der Masse hervor, indem Sie sie mit den übergeordneten Zielen des Teams verbinden. Sagen Sie Ihrem Leser, wie sich Ihre Botschaft auf sein tägliches Arbeitsleben auswirkt. Erklären Sie, warum das, was Sie zu sagen haben, wichtig ist. Und senden Sie Erinnerungen. Manchmal müssen Sie ein Thema wieder in das Bewusstsein des Lesers rücken.

Wie Leser und Zuhörer die Herausforderungen der Kommunikation am Arbeitsplatz meistern

Auch die Empfänger von Nachrichten müssen etwas tun, um das Verständnis zu verbessern. Effektive Zuhörer vermeiden Unterbrechungen, stellen Fragen, wenn der Sprecher eine Pause macht und bleiben bei der Themenwahl des Sprechers. Sie üben sich nicht im passiven Zuhören.

Ebenso vergewissern sich geübte E-Mail-Leser, dass sie jeden Absatz verstanden haben, bevor sie mit dem nächsten fortfahren und kommen bei Unklarheiten mit Fragen zurück.

Mitarbeiter auf allen Seiten des Kommunikationstisches müssen dazu beitragen, einen sicheren psychologischen Raum für alle Teilnehmer zu schaffen. Menschen, die das Gefühl haben, dass sie herausgefordert werden, behalten ihre Ideen oft für sich – zum Nachteil des Unternehmens.

Mit der Zunahme der interkulturellen Kommunikation am globalen Arbeitsplatz steht den Unternehmen von heute eine große Vielfalt an Erfahrungen und Meinungen zur Verfügung. Aber damit ein Unternehmen von diesem Reichtum an Perspektiven profitieren kann, müssen sich seine Mitarbeiter und Partner sicher genug fühlen, um daran teilzunehmen.

Wenn Manager nicht wissen, ob sich ihre Mitarbeiter bei Diskussionen am Arbeitsplatz wohl fühlen, sollten sie nachfragen. Anonyme Mitarbeiter-Feedback-Formulare von Jotform machen es einfach, sich bei den Mitarbeitern zu erkundigen, um eventuelle Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz aufzudecken.

Vielleicht ist Ihnen ein roter Faden in diesem Kapitel aufgefallen: Fragen bauen die Barrieren für die Kommunikation am Arbeitsplatz ab. Das beste Heilmittel für schlechte Kommunikation ist mehr Kommunikation. Es braucht sowohl Sprecher als auch Zuhörer, um Kommunikationsbemühungen in echtes Verständnis umzusetzen.

Aber welche konkreten Schritte können wir unternehmen, um Kommunikationsprobleme am Arbeitsplatz zu beseitigen? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz, insbesondere in Teams. Den größten Nutzen erzielen Sie, wenn Sie diese in eine größere, organisierte Liste von Kommunikationsstandards einbeziehen. Diese Grundregeln werden dazu beitragen, die Erwartungen an die Kommunikation bei der Arbeit anzugleichen und die Voraussetzungen für ein gemeinsames Verständnis bei fast jedem Thema zu schaffen. Jeder Standard sollte sich auf ein bestimmtes internes Kommunikationsziel beziehen, schriftlich oder mündlich, online oder offline.

Dokumentieren Sie Ihre Standards und stellen Sie sie jedem im Team zur Verfügung – insbesondere neuen Mitarbeitern. Eine Einführung in die Kommunikationsstandards sollte fester Bestandteil des Onboarding-Prozesses sein. Überprüfen Sie diese Richtlinien in regelmäßigen Abständen und scheuen Sie sich nicht, diejenigen zu ersetzen, die nicht so funktionieren, wie Sie es sich erhofft haben.

Richtlinien für die Kommunikation am Arbeitsplatz

1. Jede Kommunikation sollte ein klares, eindeutiges Ziel haben

Bevor Sie zur Tastatur greifen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das Ziel der E-Mail zu bestimmen, die Sie versenden möchten. “Versuchen Sie zu informieren?” fragt Hunkins. “Versuchen Sie, zu überzeugen? Versuchen Sie zu informieren, zu inspirieren, zu unterhalten? Machen Sie sich klar, was Ihr Ziel ist.”

Sobald Sie Ihr Ziel erkannt haben, teilen Sie es mit Ihrem Publikum. Diese Offenheit stellt Ihre Botschaft in einen breiteren Kontext und trägt dazu bei, dass Ihre Erwartungen deutlicher werden. Das Ergebnis? Bessere Kommunikation und besseres Verständnis.

2. Halten Sie die Botschaften so einfach wie möglich 

“Erstellen Sie eine sehr klare, prägnante zentrale Botschaft”, sagt Hunkins. “Wenn Sie Ihre Botschaft in weniger als acht Worte fassen könnten, wie würde sie lauten?” Sobald Sie Ihre zentrale Botschaft gefunden haben, sollten Sie sie nicht unnötig ausschmücken. Halten Sie sie einfach.

“Einer der wichtigsten Punkte für gute Kommunikation ist die Einfachheit”, sagt Hunkins.

3. Definieren Sie Begriffe klar und deutlich

Einfachheit bedeutet nicht, dass Sie wichtige Informationen weglassen. Fügen Sie im Zweifelsfall Definitionen der wichtigsten Begriffe in Ihre Nachricht ein – vor allem, wenn Sie alltägliche Wörter verwenden, die für verschiedene Sprecher sehr unterschiedliche Bedeutungen haben können.

Wenn Sie beispielsweise einen Kollegen bitten, Sie “häufig” auf dem Laufenden zu halten, erklären Sie, was “häufig” für Sie bedeutet. “Wenn Sie von mir erwarten, dass ich mich ‘häufig’ melde, bedeutet das dann jede Stunde?” sagt Hunkins. “Einmal am Tag? Einmal in der Woche? Seien Sie wirklich klar und formulieren Sie die Dinge für andere Menschen.”

4. Sorgen Sie dafür, dass sich die Teilnehmer sicher fühlen, wenn sie zu dem Gespräch beitragen.

“Was tun Sie, um einen sicheren Raum zu schaffen, in dem die Menschen das Gefühl haben, dass sie sich äußern und sie selbst sein können, ohne dass es zu Konsequenzen kommt?” fragt Hunkins. Wenn Mitarbeiter sich psychologisch zu sehr bedroht fühlen, um das Wort zu ergreifen, kommt es immer wieder zu Missverständnissen.

Jeder Gesprächsteilnehmer ist dafür verantwortlich, ein Umfeld zu schaffen, das einer offenen Kommunikation förderlich ist. Das erfordert aktives Zuhören, Respekt für andere Sichtweisen und die Vermeidung von wertender Sprache.

5. Prüfen Sie, ob Sie verstanden wurden

Der beste Weg, um festzustellen, ob Ihre Kollegen Ihre Botschaft verstanden haben, ist zu fragen. Planen Sie ein, wann immer es möglich ist, das Verständnis zu überprüfen, vor allem bei Teambesprechungen, die dafür berüchtigt sind, dass sie Zeit vergeuden, ohne Erkenntnisse zu vermitteln.

“Wenn unsere Besprechung eine Stunde dauert, sollten wir 10 Minuten vorher aufhören”, schlägt Hunkins vor. “Lassen Sie uns einfach klären und alle fragen, wozu sie sich verpflichten. Sprechen Sie es laut aus und bestätigen Sie, wer was tut, denn die Alternative ist das Meeting nach dem Meeting – diese Flursitzungen, bei denen die Leute fragen: ‘Was haben wir gerade gesagt? Was tun wir jetzt?’ “

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern zwischen den Meetings Feedback-Kanäle zur Verfügung, über die sie sicher (und sogar anonym) ihre Verständnislücken schließen können. Mitarbeiter-Feedback-Formulare von Jotform sind eine gute Möglichkeit, die Kommunikation zwischen Managern und Mitarbeitern aufrechtzuerhalten und Formulare nach Meetings machen es einfach zu überprüfen, ob jeder verstanden hat, was los ist.

Einsatz von Aktivitäten zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten am Arbeitsplatz

Die Umsetzung von Standards ist genauso wichtig wie ihre Niederschrift. Bewährte Praktiken wie die oben aufgeführten können die Zusammenarbeit erheblich verbessern – aber nur, wenn sich alle im Team daran halten. Wie können Sie also eine neue Kommunikationskultur unter den bestehenden Mitarbeitern aufbauen?

Versuchen Sie, regelmäßige Kommunikationsaktivitäten am Arbeitsplatz einzuplanen. Visual Thinking Strategies (VTS) zum Beispiel ist ein Rahmen für die Kommunikation, der Diskussionen über visuelle Kunstwerke zwischen verschiedenen Teams (wie Abteilungsmitgliedern, Projektmitarbeitern usw.) beinhaltet. Unter der Anleitung eines Moderators studieren alle ein Kunstwerk und führen eine geführte Diskussion darüber.

Alexandra West ist die Gründerin von Art at Work, einer Agentur, die geführte Teamsitzungen in VTS anbietet. Die strukturierte Diskussion über Kunst trägt dazu bei, ein Gefühl der Sicherheit bei der Kommunikation zu schaffen und ist ideal, um schüchterne Teammitglieder aus der Reserve zu locken, sagt West.

“Unsere ruhigeren Kollegen haben vielleicht großartige Ideen, die Sie nie hören, weil sie sich nicht trauen, sie in einer Gruppe zu äußern”, sagt West. “VTS-Sitzungen eröffnen all diese Kommunikationswege und helfen den Leuten, sich mit unterschiedlichen Meinungen auseinanderzusetzen, ohne in einen Streit zu verfallen.”

Strukturierte VTS-Sitzungen verbessern die Kommunikationsfähigkeiten – Ambiguitätstoleranz, zivile Debatte, Offenheit -, die für eine erfolgreiche geschäftliche Zusammenarbeit entscheidend sind. Aber dies ist nur ein Beispiel. Sehen Sie sich unsere Ideen für Teambuilding-Aktivitäten im Bereich Kommunikation am Arbeitsplatz an, insbesondere für Remote-Teams.

Lassen Sie uns in der Zwischenzeit einige der Tools für die geschäftliche Kommunikation untersuchen, die Ihnen helfen können, alles, was Sie in diesem Leitfaden gelernt haben, in die Praxis umzusetzen.

Wir haben in diesem Leitfaden bereits eine Menge behandelt, aber eine Frage bleibt offen: Welche Tools für die Unternehmenskommunikation sollten Sie verwenden, um Ihre sorgfältig ausgearbeiteten Botschaften zu verbreiten? Hier finden Sie einige der führenden Kommunikationssoftware-Tools, die heute verfügbar sind, nach Kategorien geordnet und mit Beispielen versehen.

Online-Formulare

Ideal für den Fall, dass Sie viele Informationen von einer Vielzahl von Beteiligten einholen müssen.

Viele Unternehmen verwenden bereits Online-Formulare für die externe Kommunikation, um Leads, Zahlungen und Anmeldungen aller Art zu erfassen. Aber diese Tools eignen sich auch hervorragend für die Kommunikation innerhalb von Teams.

Wie wir bereits erwähnt haben, können Manager Feedback-Formulare für Mitarbeiter erfassen, um die Sichtweise der Mitarbeiter besser zu verstehen. Fragebögen nach Meetings können ein guter Test für das Verständnis sein. Online-Formulare sind ein schneller und einfacher Weg, um automatisch Beiträge von allen Mitgliedern eines großen Teams zu erfassen.

Mit dem Drag & Drop-Generator von Jotform können Sie in wenigen Minuten ein leistungsstarkes, professionelles Online-Formular erstellen. Eine ständig wachsende Anzahl von Geschäftsintegrationen verbindet die Formularantworten mit der Software, die Ihr Geschäft reibungslos am Laufen hält. Wenn wir im Folgenden andere Tools für die Unternehmenskommunikation besprechen, verlinken wir auf relevante Jotform-Integrationen, die Ihnen helfen, alle Ihre digitalen Kanäle zu zentralisieren.

Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Ideal, um den Beitrag des gesamten Teams zu wichtigen Dokumenten zu erhalten.

Kein einzelner Mitarbeiter schreibt den gesamten Vertrag, das Angebot, den Jahresbericht oder den Marketingplan. Teams brauchen eine Möglichkeit, geschäftskritische Dokumente aus der Ferne zu bearbeiten, mit Anmerkungen zu versehen und zu diskutieren. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Tools für die Online-Zusammenarbeit, die es mehreren Teammitgliedern ermöglichen, gleichzeitig auf ein Dokument zuzugreifen und es zu bearbeiten, so dass die Diskussion nicht mehr so unübersichtlich ist. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für diese Kommunikations-Tools:

• Google Drive. Die kollaborativen Google Docs, Tabellen und Slides wurden für die Cloud entwickelt, und Drive bietet einen gemeinsamen Speicherplatz und Organisation für das gesamte Team. Integrieren Sie Jotform mit Google Drive, um Antworten von Formularen und/oder Datei-Uploads sofort an den entsprechenden Ordner zu senden.
• Dropbox. Dropbox Business bietet einen zentralisierten, cloudbasierten Speicher für die Remote-Zusammenarbeit. In Dropbox-Ordnern können Sie Inline-Kommentare hinterlassen und Mitglieder markieren. Und Sie können Jotform und Dropbox integrieren.
• Box. Box bietet ebenfalls einen gemeinsamen Cloud-basierten Speicherplatz und eine Dateiorganisation mit integrierten Kommunikationstools. Die Notizfunktion von Box, Box Notes, zentralisiert Diskussionen in einem einzigen Thread. Sie können Jotform mit Box integrieren.

Projektmanagement-Software

Unverzichtbar für die Organisation von Projekten und den Menschen, die sie durchführen.

Projektmanagement-Tools tragen viele Hüte, genau wie ihre Nutzer. Diese Software kann Funktionen für die Verwaltung von Gesamtplanung, Zeitplänen, täglichen Aufgaben, Teams, Budgets und, ja, für die Kommunikation zwischen den Beteiligten enthalten. Nachfolgend finden Sie einige beliebte Projektmanagement-Software-Tools mit In-App-Kommunikationsfunktionen:

• Asana. Asana bietet einen zentralen Knotenpunkt für jedes Element eines Projekts und hilft den Teammitgliedern zu verstehen, wie ihre Rollen mit dem Gesamtprojekt zusammenhängen. Zu den Kommunikationstools gehört die Möglichkeit, Pläne, Besprechungspläne und Notizen gemeinsam zu nutzen, Dashboards zu kommentieren und Statusaktualisierungen zu zentralisieren. Integrieren Sie Jotform mit Asana, um über Ihre Formulare automatisch Aufgaben, Projekte und Kommentare in Asana hinzuzufügen.
• Airtable. Dabei handelt es sich weniger um eine Projektmanagement-App als vielmehr um eine anpassbare Datenbank, aber die leistungsstarke Projektmanagement-Vorlage von Airtable macht den Einstieg leicht. Die Kommunikation erfolgt in der App über gemeinsame Datenbanken, die Markierung von Teammitgliedern und zuverlässige Kommentaroptionen. Integrieren Sie Jotform mit Ihrem Airtable-Konto.
• monday.com. Diese Projektmanagement-App bietet einen zentralen Arbeitsbereich für Teams. Dieser Arbeitsbereich kann so aussehen, wie Sie wollen – wie ein Kalender, ein Kanban-Board, eine Aufgabenliste, eine Kombination aus allen drei oder eine von vielen anderen Optionen. Die gemeinsamen Ansichten ermöglichen eine sofortige, datenintensive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern. Integrieren Sie Jotform mit monday.com, um Elemente automatisch zu aktualisieren, neue Elemente hinzuzufügen oder neue Aktualisierungen durch Antworten zu monday.com hinzuzufügen.
• Jotform Tabellen. Wie Airtable ist dies eine anpassbare Datenbank, aber im Gegensatz zu Airtable konzentriert sich Jotform Tabellen auf die Datenerfassung. Dieses Tool unterstützt das Projektmanagement, indem es einen All-in-One-Arbeitsbereich mit flexiblem Zugriff für Mitarbeiter und der Möglichkeit bietet, direkt aus einer bestimmten Tabelle E-Mails an die Beteiligten zu senden. Weisen Sie Aufgaben zu, verfolgen Sie den Aufwand im Laufe der Zeit und visualisieren Sie die Projektdaten in Berichten, die für Meetings geeignet sind und die Beteiligten bei der Stange halten. Außerdem ist keine Integration erforderlich, da Jotform Tabellen Teil der Produktivitätssuite von Jotform ist.

Software für Videokonferenzen 

Ein Muss für Remote-Teams.

Fernarbeit ist eine Tatsache im modernen Büroalltag. Wie wir bereits besprochen haben, enthält die nonverbale Kommunikation eine Menge Informationen. Videokonferenz-Apps ermöglichen es uns, die visuellen Signale in unseren Gesprächen beizubehalten, wenn wir Remote-Meetings und -Diskussionen abhalten. Hier sind ein paar Beispiele für Videokonferenz-Tools für Unternehmen:

• Zoom. Diese führende Plattform für Videokonferenzen ist vollgepackt mit Funktionen, die die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern, z. B. Breakout-Räume, optionale Passwörter und Chats während des Gesprächs. Sie können Zoom mit Jotform integrieren.
• Google Meet. Wenn Sie bei der Arbeit bereits die G Suite von Google verwenden, können Sie mit Google Meet ganz einfach schnelle Videoanrufe in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Sie können ein Meeting sogar von Ihrem Google-Kalender aus starten.
• GoToMeeting. Dies war eines der ersten beliebten Videokonferenzprodukte auf dem Unternehmensmarkt und es ist nach wie vor ideal für die Geschäftskommunikation. Zu den Tools für die Zusammenarbeit in Meetings gehören ein digitales Whiteboard, einfache Bildschirmfreigabe und Chat.

Sehen Sie sich weitere Anbieter von Videokonferenzen an.

Instant Messaging-Plattformen

Die Lösung für die schnelle, alltägliche Kommunikation, einzeln oder in Gruppen.

Messaging-Plattformen am Arbeitsplatz bieten gemeinsame öffentliche Threads und persönliche Textkanäle, die es jedem ermöglichen, einen Beitrag zu leisten, wann immer er kann – im Moment oder asynchron. Das Ergebnis ist mehr Kommunikation, die zu einem besseren Verständnis führt. Hier sind einige der besten Messaging-Plattformen für die Kommunikation am Arbeitsplatz:

• Slack. Wenn Sie dies lesen, haben Sie wahrscheinlich schon von Slack gehört. Diese Cloud-basierte Messaging-App hat den Markt gesättigt. Die kostenlose Version enthält erweiterte Funktionen wie Sprach- und Videoanrufe. Und was noch besser ist: Slack lässt sich nahtlos in Jotform integrieren.
• Google Chat. Nutzer von Googles Bürosoftware G Suite erhalten kostenlosen Zugang zu Chat, was es zu einer guten Wahl für Google-Kunden macht. Chat funktioniert allein oder als Ergänzung zu Gmail und bietet Funktionen wie spezielle virtuelle Räume und Gruppen- oder Direktnachrichten.
• Microsoft Teams. Büros, die mit Microsoft 365 arbeiten, bevorzugen vielleicht Microsoft Teams. Diese Messaging-App spiegelt die Organisation von Threads in den anderen Programmen dieser Liste wider. Auch Sprach- und Videoanrufe sind möglich.

Darüber hinaus sollten Sie vielleicht auch andere Alternativen zu Slack in Betracht ziehen.

Diese Tools für die Unternehmenskommunikation werden Ihnen helfen, Ihre internen Diskussionen zu optimieren, aber es ist wichtig, dass Sie das Ziel nicht aus den Augen verlieren: Das Ziel der Kommunikation am Arbeitsplatz ist immer die Verständigung.

“Wenn Sie eine solide Grundlage des Verständnisses haben, treffen Sie gute Entscheidungen”, sagt Hunkins. “Sie können gut handeln, was zu guten Ergebnissen führt. Wenn es sich um eine schlechte Grundlage von Missverständnissen handelt, sind Sie sich nicht wirklich sicher, was vor sich geht – und Sie werden schlechte Entscheidungen treffen und miserable Ergebnisse erzielen.”

Mit anderen Worten: Eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen.

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