Wie Sie Google Formulare anonymisieren können

Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, Daten über alles Mögliche zu erfassen, von der Leistung Ihres Unternehmens bis hin zur Meinung Ihrer Mitarbeiter über die jüngsten Veränderungen im Unternehmen. Manche Umfragen funktionieren jedoch besser als anonyme Umfragen, während andere wirklich identifizierende Informationen benötigen. In diesem Beitrag erläutern wir Ihnen die Grundlagen einer anonymen Umfrage, die Gründe, warum Sie sich für eine Umfrage entscheiden sollten, sowie einige Vor- und Nachteile einer solchen Umfrage.

Wenn Sie mit der Google Suite vertraut sind und das Umfragetool verwenden möchten, sollten Sie wissen, wie Sie Google Formulare anonymisieren können. Wir werden diesen Vorgang im Folgenden kurz erläutern, aber zunächst beginnen wir mit den Grundlagen.

Was ist eine anonyme Umfrage?

Eine anonyme Umfrage ermöglicht es Ihnen, Antworten von Teilnehmern zu erfassen, ohne dass deren Identität bekannt wird. Das bedeutet, dass Sie keine Daten Ihrer Teilnehmer – wie E-Mail-Adresse, Name, IP-Adresse oder andere persönlich identifizierbare Informationen (PII) – erfassen werden. Bei einer anonymen Umfrage gibt es keine Möglichkeit, eine Antwort zum Teilnehmer zurückzuverfolgen. Daher ist es wichtig, dass Sie zunächst feststellen, ob dies die Art von Umfrage ist, die Sie benötigen.

Wie können Sie Google Formulare anonymisieren?

Nachdem wir nun die Grundlagen einer anonymen Umfrage behandelt haben, wollen wir uns genauer ansehen, wie Sie Google Formulare anonymisieren können. Das können Sie in nur vier einfachen Schritten tun:

1. Klicken Sie von der Hauptseite von Google Formulare aus auf Neues Formular anlegen. Sie können entweder ein leeres Formular oder eine Vorlage aus der Galerie wählen.

2. Erstellen Sie Ihr Formular, indem Sie die Fragen und Antworten hinzufügen. Setzen Sie die Antworten bei Bedarf als erforderlich.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen. Deaktivieren Sie unter Antworten das Kontrollkästchen E-Mail-Adressen erfassen.
4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf 1 Antwort beschränken, da dies eine Google-Anmeldung erfordert.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Alternative zu Ihrem anonymen Google-Formular sind, sollten Sie sich Jotform ansehen. Jotform bietet ein einfaches Tool zur Formularerstellung, viele vorgefertigte Vorlagen und erstklassige Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Antworten – unabhängig davon, ob Sie diese anonym halten möchten oder nicht.

Wann sollten Sie eine Umfrage anonym machen?

Wann ist es also sinnvoll, Ihre Umfrage anonym zu halten? Zunächst einmal, wenn Sie vertrauliche Informationen erheben, die die Teilnehmer wahrscheinlich nicht weitergeben möchten, ist eine anonyme Umfrage oft der richtige Weg. Die Teilnehmer möchten wahrscheinlich keine medizinischen Daten oder andere Informationen preisgeben, die sich negativ auf sie auswirken könnten.

Als Umfrageersteller haben Sie vielleicht auch Gründe, die Umfrage anonym zu halten. Ein Grund könnte sein, dass Sie nicht möchten, dass personenbezogene Daten Ihr Urteilsvermögen bei der Auswertung der Daten beeinträchtigen. Oft funktioniert eine anonyme Umfrage am besten, wenn Sie wirklich nur die harten Datenpunkte verwenden und keine unwesentlichen Informationen über die Teilnehmer erhalten möchten.

Es kann auch hilfreich sein, eine Umfrage anonym zu halten, wenn Sie hoffen, Feedback zu etwas zu erhalten, aber nicht wollen, dass Ihre Teilnehmer sich zurückhalten. Feedback zu geben, kann sich manchmal persönlich anfühlen. Wenn Sie also versuchen, konstruktive Kommentare zu erfassen, ohne dass es zu Verstimmungen kommt, können Sie das Feedback völlig anonym halten.

Was sind die Vor- und Nachteile einer anonymen Umfrage?

Die Anonymität Ihrer Umfrage hat Vor- und Nachteile, die Sie bedenken sollten, bevor Sie eine Umfrage versenden. Wie bereits erwähnt, gibt es bestimmte Zeiten, in denen eine vertrauliche Behandlung sinnvoller ist, und andere Zeiten, in denen die Geheimhaltung dieser Informationen mehr Nachteile mit sich bringt. Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile näher betrachten.

Vorteile

• Ihre Antworten werden ehrlicher sein. Wenn Sie schon einmal vor einem Publikum Ihre Meinung sagen mussten, wissen Sie, wie nervenaufreibend das sein kann. Manche Menschen haben das gleiche Gefühl bei einer Online-Umfrage, wenn sie wissen, dass ihre Antworten mit ihnen in Verbindung gebracht werden können.

Anonyme Antworten können Ihre Teilnehmer beruhigen und Sie erhalten möglicherweise ehrlichere Antworten. Dies gilt insbesondere, wenn es darum geht, Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten.

• So erhalten Sie vielleicht mehr Antworten. Die Anonymität kann auch ein Anreiz sein, überhaupt an Ihrer Umfrage teilzunehmen. Die Leute mögen es oft nicht, wenn sie ihre Kontaktdaten in ein Formular eingeben müssen und sie sind vielleicht besorgt über den Spam, den sie erhalten könnten, wenn sie ihre E-Mail-Adressen angeben. Anonyme Umfragen sind manchmal schneller und einfacher, so dass Sie vielleicht eine bessere Antwortquote erzielen.
• Keine unnötige Datenerfassung. Wenn Sie eine Umfrage an Hunderte von Personen versenden und nicht die Absicht haben, deren Kontaktinformationen zu verwenden, ist es wahrscheinlich am besten, diese überhaupt nicht zu verlangen. Vielleicht beruhigt es Ihre Teilnehmer, dass sie nicht mit Folge-E-Mails zugemüllt werden und Sie müssen sich nicht um die Sicherheit dieser Informationen kümmern.

Je nach Plattform, die Sie verwenden, können Sie sich für unterschiedliche Sicherheitsstufen bei Ihrer Umfrage entscheiden. Bestimmte Online-Formular-Tools wie Jotform bieten verschlüsselte Formulare und die Einhaltung von Vorschriften wie DSGVO, HIPAA und CCPA, um die Daten zu schützen, wenn Sie diese Informationen nicht anonym halten möchten.

Nachteile

• Sie werden nicht in der Lage sein, nachzufragen. Wenn Sie eine anonyme Antwort erhalten, die der Klärung bedarf, müssen Sie sich leider mit dieser Unklarheit abfinden. Wenn Sie jedoch eine E-Mail-Adresse zur Hand haben, haben Sie eine Absicherung, falls Sie jemals mit einem Teilnehmer nachfassen und weitere Informationen einholen müssen. Anonyme Umfragebeantwortungen sind im Grunde genommen endgültig, so dass Ihnen am Ende nur sehr wenig zur Verfügung stehen könnte.
• Sie werden in den Antworten weniger Aufwand sehen. Das mag wie ein Widerspruch zu dem klingen, was Sie im Abschnitt Vorteile gelesen haben, aber sehen Sie es einmal so: Wenn Sie als Manager eine Umfrage an eine große Gruppe verschicken, ohne die Teilnehmer aufzufordern, sich zu identifizieren, könnte ein vielbeschäftigter Mitarbeiter die Umfrage durchgehen, ohne groß darüber nachzudenken.

Wenn Sie bei jeder Umfrage einen Namen verlangen, werden die Mitarbeiter mehr Druck verspüren, diese Aufgabe für ihren Vorgesetzten angemessen auszufüllen. Wenn Sie eine Identifizierung verlangen, sind Ihre Teilnehmer für ihre Angaben in der Umfrage verantwortlich, was oft zu besseren Ergebnissen führt.

• Ihren Daten wird der Kontext fehlen. Wenn Sie Ihre Antworten aus einer anonymen Umfrage zurückbekommen, sehen Sie vielleicht einige großartige Rückmeldungen – aber werden sie die gleiche Wirkung haben, wenn Sie wissen, wer das Feedback konkret gegeben hat?

Hier ist ein Beispiel: Nehmen wir an, Sie sind ein Manager, der herausfinden möchte, ob Ihr derzeitiger Zeitplan mit drei Besprechungen pro Woche mit Ihren Mitarbeitern gut funktioniert. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter mit unterschiedlichen Anforderungen und Bandbreiten leiten, ist es vielleicht nicht der richtige Weg, den Puls der Gruppe als Ganzes zu fühlen.

Eine nicht-anonyme Umfrage gibt den Antworten mehr Kontext, so dass Sie z.B. feststellen können, dass Ihre Mitarbeiter auf der Einstiegsebene eine bestimmte Meinung haben, Ihre Mitarbeiter auf der höheren Ebene jedoch eine andere Meinung. Dadurch erhalten Sie letztlich eine bessere Datengrundlage und können Ihre Umfrage besser umsetzen.