Wie man in 5 einfachen Schritten ein Geschäftsangebot erstellt

Nehmen wir an, Sie haben in Ihrem Unternehmen alles richtig gemacht – Sie haben großartige Produkte und Dienstleistungen entwickelt, eine solide Website erstellt, die Besucherzahlen auf Ihrer Website in die Höhe getrieben und sogar Mund-zu-Mund-Propaganda und anderes Marketing betrieben, das Sie bei den richtigen Leuten bekannt gemacht hat.

Machen Sie sich diese positive Aufmerksamkeit zunutze, indem Sie es potenziellen Kunden leicht machen, ein Angebot anzufordern, sobald sie sich für Ihr Angebot entschieden haben?

Erinnern Sie sich an das letzte Mal, als Sie sich online über eine Dienstleistung informiert haben – Autoversicherung, Rasenpflege, Website-Design oder etwas anderes. War es einfach und unkompliziert, herauszufinden, was die Dienstleistung kostet?

Wenn nicht, sind Sie wahrscheinlich auf eine der 87 anderen Websites geflüchtet, die auftauchten, als Sie z.B. “Website-Design” gegoogelt haben.

Deshalb brauchen Sie ein effizientes System, mit dem Sie potenziellen Kunden schnell und einfach Angebote unterbreiten können. Denn wenn es zu kompliziert ist, ein Angebot einzuholen, oder schlimmer noch, wenn es nicht möglich ist, werden potenzielle Kunden Ihre Website verlassen und sich wahrscheinlich für immer von Ihnen verabschieden.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Ein Angebot oder Kostenvoranschlag ist ein Dokument, das einem potenziellen Kunden die Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung nennt.

Nehmen wir an, ein potenzieller Kunde landet auf Ihrer Website, beschließt, dass Ihr Unternehmen für die von ihm gesuchte Dienstleistung in Frage kommt, und bittet um Preisinformationen.

Sie müssen dann ein Angebot mit einer Aufschlüsselung aller Kosten, die für die Erfüllung seiner Anforderungen erforderlich sind, sowie den Festpreis für den Auftrag erstellen. Der Kunde vergleicht Ihr Angebot mit den anderen Angeboten, die er erhalten hat, und entscheidet sich hoffentlich für Sie.

Wenn Sie dafür gesorgt haben, dass sowohl das Anfordern als auch das Ausfüllen des Kostenvoranschlags schnell und problemlos vonstatten geht, sind Sie Ihren Konkurrenten, die nicht so effizient arbeiten, einen Schritt voraus.

Der Unterschied zwischen einem Angebot, einer Rechnung und einem Kostenvoranschlag

Sie werden oft die Begriffe Rechnung und Kostenvoranschlag zusammen mit dem Begriff Angebot hören, und manche Leute verwechseln die verschiedenen Begriffe. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass es sich bei Angeboten, Rechnungen und Kostenvoranschlägen um unterschiedliche – wenn auch verwandte – Dinge handelt.

Ein Angebot ist ein Dokument, in dem einem potenziellen Kunden die Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung mitgeteilt werden.

Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, das Sie (als Verkäufer) an den Kunden (den Käufer) schicken, um ihn zur Zahlung aufzufordern. Sie enthält einen Überblick über die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen und Produkte und gibt an, wie viel der Kunde Ihnen dafür schuldet. Die Rechnung enthält in der Regel auch andere wichtige Informationen, wie z.B. die Zahlungsbedingungen, die Zahlungsmethode und das Fälligkeitsdatum.Ein Kostenvoranschlag ähnelt insofern einem Angebot, als er einem potenziellen Kunden vor einem Verkauf ebenfalls die Kosten für ein Produkt oder eine Dienstleistung nennt. Bei einem Kostenvoranschlag handelt es sich jedoch eher um eine Schätzung als um einen exakten Preis, wie er bei einem Angebot angegeben wird. In einigen Branchen bietet ein Unternehmen zunächst einen Kostenvoranschlag an, damit die Kunden ihn prüfen und bewerten können. Anschließend unterbreitet das Unternehmen dem potenziellen Kunden ein offizielles Angebot.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung eines Angebots

Da ein Angebot ein wichtiger erster Schritt bei der Akquise von Aufträgen ist, möchten Sie mit Ihrem Angebot einen guten Eindruck hinterlassen. Das bedeutet, dass Sie einen einfachen Prozess wie den folgenden anwenden sollten.

1. Wählen Sie eine Vorlage

Der schnellste Weg, den Prozess zu beginnen, ist die Verwendung eines vorgefertigten Angebotsformulars oder einer Vorlage.

Jotform bietet Online-Vorlagen für Angebotsformulare an, die eine gute Möglichkeit für den Einstieg sind. Wählen Sie einfach das passende Angebotsformular aus und passen Sie es an Ihr Unternehmen an.

Sie können auch die PDF-Angebotsvorlagen von Jotform verwenden, um sofortige Preisangebote für Ihre Kunden zu erstellen. Alle gesendeten Angebotsanfragen werden automatisch zu Preisangeboten im PDF-Format, die Sie einfach an Ihre Kunden weitergeben und für Ihre Unterlagen ausdrucken können.

2. Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein

Die Informationen auf dem Angebotsformular hängen von der von Ihnen gewählten Angebotsvorlage oder Ihrem bestehenden Angebotssystem ab (falls Sie bereits eines haben), sollten aber folgende Angaben enthalten

• Ihr Firmenname und Logo.
• Ihre Kontaktinformationen.
• Die Unternehmensdaten Ihres Kunden.
• Die Kontaktinformationen Ihres Kunden.
• Eine Angebotsnummer zur leichteren Bezugnahme.
• Das Ausstellungsdatum, das besonders wichtig ist, wenn Ihr Angebot ein Ablaufdatum hat, was in der Regel der Fall sein sollte.
• Einzelposten, die genau beschreiben, welche Produkte oder Dienstleistungen Sie anbieten, mit den jeweiligen Kosten.
• Alles, was nicht im Angebot enthalten ist, um Verwechslungen zu vermeiden. Wenn Sie beispielsweise Webdesign-Dienste anbieten, sollten Sie klarstellen, dass Ihr Webdesign-Paket keine Texterstellung beinhaltet.
• Die Gesamtkosten für das Projekt, einschließlich Steuern, falls zutreffend.
• Das Ablaufdatum des Angebots. Preise können aus verschiedenen Gründen schwanken. Geben Sie daher ein festes Ablaufdatum an, um zu vermeiden, dass Sie Geld verlieren, wenn die Kosten für die Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistungen steigen.
• Die Bedingungen für eine Kaution, falls Sie eine verlangen, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem die Kaution gezahlt werden muss, und ob und unter welchen Bedingungen sie zurückerstattet werden kann, usw.
• Bedingungen und Konditionen. Was passiert zum Beispiel, wenn Sie den vereinbarten Termin für die Projektfertigstellung nicht einhalten? Behalten Sie die Anzahlung, wenn der Auftraggeber oder Kunde die Arbeit storniert? Möchten Sie per Scheck oder direkter Überweisung bezahlt werden? Was geschieht, wenn der Kunde nicht pünktlich zahlt?
• Ein Dankeschön. Es ist immer eine nette Geste, eine Notiz hinzuzufügen, in der es heißt: “Vielen Dank für die Möglichkeit, an diesem Projekt zu arbeiten! Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen.”

3. Bearbeiten und Korrekturlesen

Es gibt nichts Peinlicheres, als ein Angebot über 1.000 Dollar zu schicken, wenn Sie eigentlich 10.000 Dollar sagen wollten. Prüfen und bestätigen Sie also Ihre Zahlen – und kontrollieren Sie auch Ihre Rechtschreibung und Grammatik.

4. Senden Sie das Angebot an den Kunden

Unabhängig davon, ob Sie eine Word-Datei, eine Excel-Tabelle oder eine vorgefertigte Vorlage verwenden, besteht der nächste Schritt darin, das Angebot an den potenziellen Auftraggeber oder Kunden zu senden.

Am besten ist es, wenn Sie das Angebot so schnell wie möglich nach Erhalt der Anfrage versenden – am besten innerhalb von 24 Stunden – und eine E-Mail ist in der Regel der schnellste und effizienteste Weg.

Die PDF-Angebotsvorlagen von Jotform können automatisch per E-Mail an Kunden versandt werden. Sie können sie auch herunterladen und für Ihre Unterlagen ausdrucken.

5. Nachfassen

Haben Sie Ihr Angebot verschickt und Tage später immer noch keine Rückmeldung bekommen?

Ihre potenziellen Auftraggeber und Kunden ignorieren Sie wahrscheinlich nicht – sie sind einfach nur beschäftigt. Vielleicht haben sie mehrere Angebote angefordert und sind noch dabei, ihre Optionen abzuwägen.

Deshalb ist es so wichtig, dass Sie nachfassen, vor allem, wenn sie mehrere Angebote angefordert haben. Heben Sie sich von der Masse ab, indem Sie sich höflich melden und anbieten, alle Fragen zu beantworten oder auf eventuelle Bedenken einzugehen. Vielleicht sind Sie der Einzige, der rücksichtsvoll und professionell genug ist, um dies zu tun, was Ihre Chancen auf den Auftrag erhöht.

Wann man ein Angebot senden sollte

Der Zeitplan für den Versand eines Angebots hängt von Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen ab.

In der Regel unterbreitet ein Unternehmen einem Interessenten jedoch ein Angebot zu Beginn des Kontakts und sobald der Interessent Preisinformationen angefordert hat. Es ist unüblich, ein Angebot zu versenden, wenn ein Interessent nicht darum gebeten hat.

Ein potenzieller Kunde besucht beispielsweise Ihre Website, sieht sich Ihr Angebot an und schickt Ihnen eine E-Mail, in der er nach den Preisen für eine bestimmte Dienstleistung fragt. Sie können ihm dann ein Angebot auf der Grundlage der Art der angefragten Dienstleistung schicken. In einigen Branchen müssen Sie möglicherweise ein Beratungsgespräch oder mehrere Treffen mit dem Interessenten abhalten, um den Umfang seiner Bedürfnisse besser zu verstehen. Sobald Sie diese Daten erfasst haben, geben Sie das Angebot ab.

Was man bei der Erstellung eines internationalen Angebots beachten sollte

Wenn Ihr Unternehmen mit Kunden in anderen Ländern zu tun hat, müssen Sie bei der Erstellung eines Angebots eine Reihe von besonderen Faktoren berücksichtigen, darunter

• Die Währung für die Zahlung
• Details zu Import- und Exportlizenzen
• Versandmethoden
• Fristen und Kosten für den Versand
• Vom Land des Kunden geforderte Zertifizierungen
• Handelsbedingungen zwischen Ihrem Land und dem Land des Kunden

Wie man ein Angebot anfordert

Wenn Sie ein Angebot von einem anderen Unternehmen anfordern möchten, können Sie das tun, indem Sie den Prozess befolgen, den das Unternehmen auf seiner Website oder in anderen Marketingmaterialien beschreibt.

Wenn Sie beispielsweise einen Angebot von einem bestimmten Auftragnehmer anfordern möchten, um einige Reparaturen in Ihrem Geschäft durchzuführen, sollten Sie sich auf dessen Website oder in seiner Broschüre nach den Einzelheiten des Verfahrens erkundigen. Viele Unternehmen bieten einen Überblick über ihre Geschäftsabläufe und teilen Ihnen mit, wie Sie einen Angebot anfordern können, z. B. indem Sie ein Formular ausfüllen oder eine E-Mail senden.

Einige Unternehmen bitten um eine Beratung oder ein Treffen mit Ihnen, bevor sie Ihnen ein Angebot machen. In diesem Fall müssen Sie sich mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, um einen Termin für ein Gespräch oder ein Treffen zu vereinbaren und die erforderlichen Informationen zu liefern, damit das Unternehmen ein vollständigeres und genaueres Angebot erstellen kann.

Wie man ein Angebot ablehnt

Ein Angebot anzufordern bedeutet nicht, dass Sie sich auf eine Zusammenarbeit mit dem Unternehmen festlegen. Wenn Sie ein Angebot erhalten haben, mit dem Sie nicht zufrieden sind, haben Sie mehrere Möglichkeiten.

Sie können das Angebot einfach ablehnen, indem Sie das Unternehmen wissen lassen, dass das Angebot nicht Ihren Erwartungen entspricht. Oder Sie können um Anpassungen bitten, wenn es bestimmte Aspekte des Angebots gibt, die Sie nicht verstehen oder mit denen Sie nicht einverstanden sind. Möglicherweise ist das Unternehmen bereit, das Angebot an Ihre Anforderungen anzupassen.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, bleiben Sie höflich. Bieten Sie alternative Vorschläge nur an, wenn Sie mit dem Unternehmen im Rahmen einer anderen Vereinbarung zusammenarbeiten möchten. Wenn das nicht der Fall ist, sagen Sie einfach, dass Sie sich für eine andere Option entscheiden und machen Sie weiter.

Wie man mit Jotform Angebote einfach erstellen kann

Angebotsanfragen und -erfüllung sind ein Standardbestandteil der meisten Unternehmen. Wenn Sie diese Option in Ihrem Unternehmen noch nicht eingeführt haben, machen Sie sich keine Sorgen. Mit den Vorlagen von Jotform können Sie schnell und einfach professionell aussehende Angebote erstellen – so wird die Umwandlung heißer Leads in neue Kunden zum Kinderspiel.

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