Die Vorteile von Kanban

Kanban hat eine lange Geschichte der Verbesserung von Arbeitsabläufen – und manchmal sogar der Umgestaltung von Unternehmen. Die Kanban-Methode wurde in den 1950er Jahren von Toyota entwickelt und spielte eine entscheidende Rolle beim Aufstieg des Unternehmens.

Seitdem hat sich Kanban zu einer der bevorzugten Methoden von Softwareentwicklern für die Verwaltung von Arbeitsabläufen entwickelt. Eine Studie der technischen Abteilung der California State University, East Bay, hat ergeben, dass Kanban den Anwendern hilft, Projektzeitpläne besser zu verwalten als andere agile Workflow-Methoden wie Scrum. Die Forscher kamen zu dem Schluss, dass Kanban eine größere Konsistenz in den Arbeitsabläufen und anderen Faktoren des Projektmanagements schafft.

Jetzt, da immer mehr Branchen in das Informationszeitalter eintreten, wenden auch Betriebs-, Kundensupport-, Finanz-, Vertriebs- und Marketingabteilungen Kanban-Methoden an. Wie in einem State of Scrum-Bericht der Scrum Alliance festgestellt wurde, verwenden etwa 60 Prozent der Scrum-Anwender auch Kanban, was darauf hindeutet, dass die selbsternannten Scrum-Teams Kanban häufiger verwenden als Scrum selbst.

Sie fragen sich vielleicht, was Kanban für Ihr Unternehmen tun kann. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Einführung dieser Art von Workflow.

Übersichtliche Workflow-Visualisierung

Das zentrale Merkmal der Kanban-Methode ist die Kanban-Tafel. Jeder kann einen Blick auf eine Kanban-Tafel werfen und sofort verstehen, wo genau ein Projekt steht. Die Tafel ist in Spalten unterteilt, die die Prozessstufen zeigen, die jeder Gegenstand oder jede Aufgabe (dargestellt durch eine Karte) bis zur Fertigstellung durchlaufen muss. Die Platzierung der Kanban-Karten in diesen Spalten zeigt, wo sich die einzelnen Elemente im Prozess befinden.

Die Einfachheit dieser Visualisierung zeigt auch, wo es Engpässe gibt. Wenn beispielsweise in einem Workflow zur Behebung von Softwarefehlern zu viele Probleme zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sind, könnte dies ein Hinweis darauf sein, dass das Unternehmen mehr Programmierer mit der Behebung von Fehlern beauftragen muss – oder dass es Prioritäten setzen und ein größeres Problem angehen muss.

Reduzierte Verschwendung

Als Taiichi Ohno bei Toyota den Kanban-Workflow erfand, identifizierte er sieben Arten von Verschwendung, die es aus den Produktionsprozessen zu eliminieren galt. Dazu gehörte vor allem die Verschwendung von Material, Zeit und Arbeit.

Heute wird Verschwendung als jede Handlung definiert, die Ressourcen verbraucht, ohne einen Mehrwert zu schaffen. Bei der Wissensarbeit sind die größten Verursacher von Verschwendung die Warteschlangen (wenn ein Mitarbeiter zwischen Aufgaben wechselt) und die Leerlaufzeit. Das Kanban-Konzept reduziert diese natürlich so weit wie möglich.

Erhöhter Fokus

Der Mythos, dass Multitasking eine effiziente Arbeitsmethode ist, hält sich hartnäckig – obwohl er nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein könnte. Die Aufteilung der Aufmerksamkeit, auch bekannt als Kontextwechsel, führt dazu, dass Arbeitnehmer bis zu 40 Prozent ihrer Zeit vergeuden, denn jedes Mal, wenn ein Arbeitnehmer seinen Fokus verschiebt, entstehen kognitive Kosten.

Einer der größten Vorteile von Kanban ist die Begrenzung der in Arbeit befindlichen Aufgaben (WIP), die besagt, dass eine Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor der Mitarbeiter eine neue Aufgabe in seine Warteschlange stellen kann.

Mehr Effizienz

Da Teams, die einen Kanban-Workflow verwenden, nicht ständig zwischen Projekten und Aufgaben hin- und herspringen, ist es einfacher, ein hohes Volumen an Aufgaben schneller zu erledigen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, sich von Kontextwechseln zu erholen, bearbeiten die Mitarbeiter mehr Aufgaben als üblich.

Einer der indirekten Vorteile von Kanban besteht darin, dass es den Mitarbeitern helfen kann, in einen Zustand zu gelangen, den Wissenschaftler als “Flow” bezeichnen, in dem sie mit weniger Aufwand und Energie eine höhere Leistung erbringen. Kanban betont den Fluss im Arbeitsablauf.

Gesteigerte Produktivität

Eine verbesserte Leistung schlägt sich direkt in einem verbesserten Endergebnis nieder. Das zeigen zwei der wichtigsten Kennzahlen für den Erfolg von Kanban: Durchlaufzeit und Durchsatz. In fast allen Fällen verbessert Kanban beides, indem es die traditionellen Wasserfall-Workflows ablöst. Darüber hinaus ermöglicht Kanban den Teams, ihre Arbeitsabläufe im Laufe der Zeit zu verfeinern, was bedeutet, dass die Zykluszeiten noch kürzer werden, wenn die Teams mehr Erfahrung und Effizienz gewinnen.

Besser vorhersehbare Arbeitsabläufe und Ergebnisse

In jedem Geschäft ist Zeit Geld. Je weniger Zeit Sie also für die Fertigstellung einer Sache benötigen, desto mehr Geld können Sie verdienen. Da Kanban-Workflows so eine große Menge an Artikeln verarbeiten, ist es einfach, schnell eine Menge Daten über die Zykluszeiten zu erfassen und vernünftig vorherzusagen, wie lange jeder Prozess dauern wird.

In Programmier-Workflows können Teams zum Beispiel einen durchschnittlichen Zeitrahmen für die Behebung eines Fehlers abschätzen, unabhängig davon, wie komplex das Problem ist. Wenn sie detailliertere Daten über bestimmte Fehler und die Dauer der Fehlerbehebung erfassen, können Sie Ihre Kunden sogar live über den Fortschritt informieren.

Bessere Zusammenarbeit

Kanban flacht Hierarchien ab, indem es Arbeitsabläufe transparent macht, so dass jeder den Gesamtprozess vom Projektstart bis zum Abschluss kennt – selbst wenn er nicht weiß, wie jeder Schritt ausgeführt wird. Dadurch wird die Verantwortung für die Ergebnisse demokratisiert, was zu einem höheren Engagement der Mitarbeiter führt.

Die Teammitglieder müssen eng zusammenarbeiten und auf Signale achten, dass es an der Zeit ist, ihren Teil des Projekts abzuschließen, was zu einer ehrlicheren Kommunikation und einer intensiveren Zusammenarbeit führen kann. Dies wiederum hilft den Teams, Arbeitsabläufe zu überarbeiten und die Effizienz gemeinsam zu steigern.

Weniger Stress und Belastung für die Mitarbeiter

Wenn Kanban-Workflows den Anschein erwecken, dass sie einfacher sind als herkömmliche Workflows, dann ist das so. Traditionell planen Vorgesetzte die Arbeit und schieben sie den Teams zu, unabhängig von deren Kapazität. Teams mit mehr Aufgaben, als sie vernünftigerweise bewältigen können, erleben Stress, Müdigkeit und sogar Burnout.

Die WIP-Limits von Kanban verhindern jedoch, dass die Mitarbeiter ihre Kapazität überschreiten, da es ihnen überlassen bleibt, wann sie Arbeit in die Warteschlange ziehen. Dies sorgt für einen viel reibungsloseren Arbeitsablauf – ohne Schocks, die durch eine plötzliche Flut von Aufgaben entstehen.

Kanban hat die modernen Arbeitsabläufe grundlegend verändert. Es stärkt die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, hebt die Arbeitsmoral, steigert die Wertschöpfung und erhöht die Leistung aller. Zu den Ergebnissen der Anwendung gehören Wachstum, höhere Qualität von Produkten und Dienstleistungen und größere Produktivität – all dies wird durch kontinuierliche Verbesserungen in allen Bereichen eines Unternehmens und seiner Abläufe erreicht.

Tatsächlich ist Kanban die Grundlage für die Kaizen-Kultur, eine Arbeitsphilosophie, die endlose Zyklen der langsamen und stetigen Veränderung und Verbesserung unterstützt. Diese Veränderungen schaffen eine Feedbackschleife mit den Mitarbeitern, die zu weiteren Veränderungen führt, von denen die Unternehmen langfristig profitieren.

Die Kombination von Kanban mit Jotform

Jotform verfügt über alle Tools, die Sie benötigen, um einen starken, Kanban-basierten, automatisierten Workflow aufzubauen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Antworten aus mehr als 10.000 Formularvorlagen zu erfassen, die Sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können.

Kombinieren Sie diese Formulare mit der bedingten Logik von Jotform Approvals und sie verwandeln sich in einen automatisierten Workflow, der Supportanfragen, Produktentwicklung und andere genehmigungsbasierte Prozesse optimiert. Noch besser: Jotform lässt sich mit Kanban-fähiger Software wie Asana und Jira sowie mit Zapier integrieren, um eine Verbindung zu KanbanFlow und anderen führenden Plattformen herzustellen. In nur wenigen Minuten können Sie Ihre Jotform Antworten in wunderschöne Kanban-Boards verwandeln und alle Vorteile von Kanban nutzen.

Foto von Teona Swift