Die 5 besten Software-Tools für das Veranstaltungsmanagement auf dem Markt

Veranstaltungen sind ein starker Motor für Unternehmen aller Größen und Branchen. Unternehmen, die in B2B-Nischen tätig sind, können Konferenzen mit hochkarätigen Hauptrednern und tiefgreifenden Diskussionen über Markttrends veranstalten. Kleine gemeinnützige Organisationen können mit 5000m-Läufen, Galas und anderen Veranstaltungen Spenden sammeln und so wertvolle Einnahmen erzielen.

Eine gute Veranstaltung bringt Menschen zusammen und sorgt dafür, dass sie etwas Wertvolles mit nach Hause nehmen, seien es tiefgreifende Informationen oder schöne Erinnerungen.

Eine solche Veranstaltung zu organisieren ist nicht einfach. Selbst ein kleines Treffen mit ein paar Branchenführern erfordert Planung in Bezug auf das Essen, den Tagungsraum, die Technologie, die Verwaltung der Gästeliste und die Unterbringung. Sie müssen sich auf die kleinsten Details konzentrieren – wie die Bereitstellung von Kaffeesahne und Servietten neben dem Kaffee – oder Ihre Teilnehmer könnten frustriert sein.

Hier kommt die Veranstaltungsmanagement-Software ins Spiel. Mit den richtigen Tools können Sie sich um diese kleinen Details kümmern und eine herausragende Veranstaltung für Ihre Gäste und Sponsoren organisieren. Außerdem können Sie Ihre Bemühungen für größere Veranstaltungen ausweiten, ohne Ihr Planungsteam zu überfordern.

Software für das Veranstaltungsmanagement: Ein Überblick

Veranstaltungsmanagement-Software ist ein hochspezialisiertes Tool, das Veranstaltungsplaner und -teams durch die Feinheiten der Zusammenstellung eines hochwertigen Erlebnisses führt. Die Planung von Veranstaltungen erfordert interne Planung und externe Verhandlungen mit verschiedenen Parteien. Teilnehmer, Sponsoren und Anbieter sind alle involviert und werden von einem Team aus Mitarbeitern und Freiwilligen verwaltet.

Anstatt von den Teams zu verlangen, mehrere Arten von Software zu verwenden, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren, haben einige Unternehmen gezielte Software entwickelt, um alles unter einem Dach zu halten.

Im Folgenden finden Sie einige gängige Funktionen von Veranstaltungssoftware:

• Gästeerlebnis. RSVP-Verwaltung, Check-Ins, Informationsaustausch, Upgrade-Optionen und Umfragen nach der Veranstaltung können in einer einzigen App erfolgen.
• Vereinbarungen mit Lieferanten. Verträge, Quittungen, Menüs, Liefertermine und andere Formen der Kommunikation sind alle an einem Ort.
• Beziehungen zu Sponsoren. Mit der Veranstaltungssoftware können Sie Sponsoren anwerben und registrieren, über den Erfolg der Veranstaltung berichten und den Sponsoren für ihre Unterstützung danken.
• Verwaltung von Freiwilligen und Mitarbeitern. Sie können Anmeldungen von Freiwilligen erfassen oder Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben für den Tag Ihrer Veranstaltung betrauen. Außerdem können Sie den Beteiligten die Möglichkeit geben, den Plan zu überprüfen und Änderungen am Budget vorzunehmen.

Auch wenn jede Veranstaltung anders ist, müssen Sie wahrscheinlich mindestens eine dieser Funktionen mit Ihrer Veranstaltungsmanagement-Software abdecken. Einige fortgeschrittene Teams benötigen alle vier – und manchmal mehr.

Die besten Software-Tools für das Veranstaltungsmanagement

Es gibt eine Reihe von Softwareoptionen für das Veranstaltungsmanagement, mit denen Sie Ihre Prozesse verbessern können. Hier finden Sie einige der besten Tools, die derzeit von prominenten Marken verwendet werden, mit einzigartigen Funktionen, Preisen und Optionen, die Ihren speziellen Veranstaltungsanforderungen entsprechen.

1. Bizzabo

Bizzabo bietet Registrierungs- und Planungstools mit Fokus auf die Menschen, die zu Ihren Veranstaltungen kommen. Mit diesem System können Sie eine Veranstaltungswebsite erstellen, die alle relevanten Informationen enthält, die Ihre Gäste benötigen. Außerdem können Sie Ihren Gästen Änderungen mitteilen – was nützlich ist, je näher die Veranstaltung rückt – und weitere Details zu Parkmöglichkeiten, VIP-Upgrades und anderen Vergünstigungen bereitstellen.

Bizzabo richtet sich auch an Organisationen, die Sponsoren zur Finanzierung ihrer Veranstaltungen benötigen. Veranstaltungsplaner können den Sponsoren den ROI nachweisen, indem sie Berichte über die Besucherzahlen, das Engagement und die Erfahrungen der Gäste erstellen. Die Planer können über die Schnittstelle auch Upgrades für Sponsoren anbieten und die Gäste über Push-Benachrichtigungen über Sonderangebote der Sponsorunternehmen informieren.

Bizzabo hat sich während der COVID-19-Pandemie angepasst, indem es virtuelle Veranstaltungsplanung anbietet und Organisationen dabei hilft, einen Mehrwert für die Teilnehmer zu schaffen, selbst wenn sich die Planer am anderen Ende des Landes befinden. Mit den Tools von Bizzabo können sich die Teilnehmer in kleinere Sitzungen aufteilen (was für Konferenzen unerlässlich ist) und dann wieder als ganze Gruppe zu einer größeren Diskussion zusammenkommen. Es gibt auch Tools für die Verwaltung von Rednern, um sicherzustellen, dass jeder Redner bereit und in der Lage ist, vor dem virtuellen Publikum zu sprechen.

2. Cvent

Sowohl Organisationen als auch professionelle Veranstaltungsorte nutzen Cvent für das Veranstaltungsmanagement. Es ist ideal für große Organisationen, die regelmäßig Veranstaltungen organisieren. Es gibt Check-in-Tools und Arbeitsaufgaben, die Sie organisieren und Freiwilligen oder Mitarbeitern zuweisen können, sowie Marketingoptionen, um die Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu erhöhen.

Eine der nützlichsten Funktionen von Cvent ist die Benutzeroberfläche. Es liefert klare Daten zu den Ausgaben und ermöglicht es mehreren Beteiligten, Budgets anzufordern und zu genehmigen. So kann zum Beispiel eine Führungskraft das aktuell vorgeschlagene Budget prüfen und genehmigen, bevor die Planer vorankommen. Das macht die Berichterstattung einfach und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Dieses System greift auch auf Analyse- und Marketing-Tools zurück, um in den Tagen nach der Veranstaltung Erkenntnisse zu gewinnen. Sie können Umfragen an die Teilnehmer senden und andere Metriken verfolgen, um herauszufinden, was die Teilnehmer für wertvoll hielten und was wiederholt werden sollte.

3. Jotform

Jotform bietet eine Vielzahl von Tools für Veranstaltungsplaner, die sicherstellen möchten, dass sie alle Details ihrer Veranstaltung im Griff haben – angefangen bei der Anmeldung zur Veranstaltung. Gäste können ganz einfach zusagen und relevante Informationen senden – egal, ob sie berufliche Details für ein B2B-Webinar angeben oder sich bei einer Hochzeit zwischen Huhn oder Fisch entscheiden – und zwar über angepasste Veranstaltungsformulare.

Wenn Ihre Gästeliste wächst, kann Ihr Team Veranstaltungen mit speziellen Vorlagen für die Veranstaltungsplanung zusammenstellen, um eine Spendenaktion, eine Party oder eine Konferenz zu einem Erfolg zu machen. Jotform bietet auch Buchungsformulare für Dienstleister und Künstler, die ihre Informationen an einen Veranstaltungsort oder eine Veranstaltungsfläche senden müssen. Sie können diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Jotform bietet Rabatte für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen und erleichtert Ihnen so die Planung Ihrer nächsten Gala- oder Studentenveranstaltung, damit diese ein Erfolg wird.

4. Fonteva

Fonteva ist eine der besten Optionen für B2B-Konferenzen und Gipfeltreffen. Handelsverbände, Berufsverbände und Organisationen, die Branchenführer auf der ganzen Welt zusammenbringen, nutzen es zur Planung ihrer Veranstaltungen.

Tatsächlich hat Fonteva bis heute 90 Millionen Nutzer und Kunden bedient. Fonteva wird in mehr als 100 Ländern verwendet, was es einfach macht, internationale Gäste einzuladen und ihre Anmeldungen und Zahlungen zu verwalten.

Dieses System ermöglicht es Marken, virtuelle oder persönliche Veranstaltungen mit einem einfachen Registrierungsprozess zu organisieren. Die Planer können die Redner verwalten (einschließlich ihrer Biografien, Foliendateien und Ressourcen zum Mitnehmen), um sicherzustellen, dass die Präsentationen reibungslos ablaufen und die Teilnehmer Zugang zu den benötigten Informationen haben.

Fonteva ist ein Produkt von Salesforce, d. h. Nutzer, die mit dieser Marke vertraut sind, können das Tool problemlos bedienen und integrieren.

5. Tripleseat

Tripleseat verfügt über eine Nutzerbasis von über 60.000 Veranstaltuns-Sales Managern und eine Weiterempfehlungsrate von 98,8 Prozent. Die Mehrheit der Mitarbeiter hat Erfahrung im Gastgewerbe und kann so den Kunden helfen, Herausforderungen zu meistern und ihre Veranstaltungen zu verbessern.

Dieses Softwaretool für das Veranstaltungsmanagement wird für Restaurants, Hotels und einzigartige Veranstaltungsorte empfohlen, die häufig Veranstaltungen unterschiedlicher Größe und Art durchführen. Ein großes Restaurant könnte zum Beispiel vier oder fünf verschiedene Veranstaltungen pro Woche haben – darunter Live-Musik, Hochzeiten, Geburtstagsfeiern und Geschäftsessen.

Mit Tripleseat können Sie ganz einfach Bestellungen, Angebote und Verträge für Bankettveranstaltungen an die Kunden Ihres Veranstaltungsortes senden. Sie können auch mit Caterern, Barkeepern, Unterhaltungskünstlern und Fotografen zusammenarbeiten, die nicht zu Ihrem internen Personal gehören. Eine organisierte Ablage und die Möglichkeit zur elektronischen Unterschrift sorgen dafür, dass Sie Verträge schnell abschließen können.

Tripleseat verfügt auch über einen Buchungskalender zur Verwaltung verschiedener Veranstaltungen. Dies ist nützlich, wenn Sie jeden Tag mehrere Veranstaltungen an verschiedenen Orten durchführen. Ein Hotel mit mehreren Konferenzräumen könnte zum Beispiel ein berufliches Treffen am Morgen und eine Hochzeit am Nachmittag buchen.

Vorteile einer umfassenden Veranstaltungsmanagement-App

Die Zeiten, in denen Veranstaltungsplaner dicke Aktenordner durchblättern oder sich durch endlose Tabellen klicken mussten, gehen zu Ende. Das Zusammenstellen einer makellosen Spendenaktion oder einer wertvollen Konferenz kann viel weniger stressig sein, wenn Sie Veranstaltungsmanagement-Systeme verwenden.

Anstatt einem einzigen Planer die Last aufzubürden, können Teams zusammenarbeiten, um ihre Ziele zu erreichen und Manager können virtuell an Mitarbeiter delegieren. Stakeholder und Sponsoren können mehr über die Veranstaltung erfahren, ohne viel beschäftigte Teammitglieder um Berichte zu bitten. All diese Faktoren tragen dazu bei, das Erlebnis für die Teilnehmer zu verbessern und sie zur Teilnahme an Ihrer nächsten Veranstaltung zu bewegen.

Foto von: StockSnap