Möchten Sie ein Meeting mit Ihren Kollegen planen und dazu den günstigsten Termin ermitteln? Oder suchen Sie einen geeigneten Termin für eine Veranstaltung, an der möglichst viele Ihrer Kollegen oder Freunde teilnehmen können? Digitale Terminumfragen bieten Ihnen dazu eine effiziente und zeitsparende Lösung.
Mithilfe von digitalen Terminumfragen, wie beispielsweise von Doodle oder Jotform, können Sie einfach und schnell einen passenden Termin ausfindig machen. Aber wie gehen Sie beim Erstellen einer Terminumfrage am besten vor?
Also, was müssen Sie beim Erstellen einer Terminumfrage beachten? Wenn Sie eine Terminumfrage erstellen möchten, sollten Sie den Zweck der Umfrage und die Zielgruppe definieren. Holen Sie zudem Teilnehmerkontaktinformationen ein und legen Sie die verschiedenen Terminoptionen fest. Sie können ebenso den Zeitrahmen der Terminumfrage angeben, ggf. Erinnerungen senden und anschließend die Ergebnisse auswerten und den Termin verkünden. Beachten Sie dabei außerdem die Datenschutzbestimmungen.
Erfahren Sie im Folgenden, welche Vorteile Sie bei digitalen Terminumfragen gegenüber herkömmlichen Terminumfragen haben, wie Sie eine solche Terminumfrage erstellen und was Sie dabei beachten sollten.
Was ist eine Terminumfrage?
Eine Terminumfrage ist eine Umfrage, die Sie verwenden können, um den besten Termin oder Zeitpunkt für eine bestimmte Veranstaltung oder für ein Treffen mit Freunden oder Kollegen zu ermitteln. Mit einer solchen Abstimmung für Termine können Sie unkompliziert die Verfügbarkeit der Teilnehmer erfassen und den günstigsten Termin ermitteln.
In welchen Bereichen werden digitale Terminumfragen benötigt?
Digitale Terminumfragen finden in unterschiedlichen Branchen Anwendung. Hier sind einige Beispiele:
- Geschäftstreffen
- Beratungsgespräche mit Kunden
- Veranstaltungsplanung
- akademische Termine (z.B. bei der Planung von Unterrichtsstunden, Prüfungen oder Beratungssitzungen)
- Patiententermine
- für Freizeitaktivitäten (Sportvereine, Musikgruppen usw.)
- für Behörden oder öffentliche Veranstaltungen
Was sind die Vorteile einer digitalen Terminumfrage?
Mithilfe von digitalen Terminumfragen, z.B. von Doodle oder Jotform können Sie die Verfügbarkeit mehrerer Personen einfach koordinieren und Konflikte bei der Terminplanung minimieren.
Digitale Terminumfragen sparen Zeit und sind effizienter als herkömmliche Terminumfragen, bei denen Telefonanrufe getätigt oder E-Mails gesendet werden. Zudem können die Teilnehmer aus einer Reihe von verfügbaren Terminen auswählen. Diese Funktion vereinfacht es, einen Termin zu finden, der für alle passt.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass niemand die Abstimmung bzw. den Termin vergisst, können Sie automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen einstellen, um die Teilnehmer daran zu erinnern.
Zudem können Sie mit digitalen Terminumfragen alle Informationen in einer zentralen Datenbank speichern und verwalten. Dies erleichtert die Organisation von Terminen und ermöglicht Ihnen, auf vergangene Umfragen und Termine zuzugreifen.
Was müssen Sie beim Erstellen einer Terminumfrage beachten?
Planen Sie Meetings, Veranstaltungen oder anderen Aktivitäten? Dann sollten Sie wissen, wie Sie bei der Erstellung von Umfragen am besten vorgehen. Beim Erstellen einer Terminumfrage sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:
- Legen Sie den Anlass und die Zielgruppe fest: Vielleicht möchten Sie einen geeigneten Termin für ein Meeting finden oder eine andere Veranstaltung planen. Indem Sie die Zielgruppe und den Anlass definieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Terminumfrage an die richtigen Personen weitergeben und sie mit allen wichtigen Informationen versorgen.
- Holen Sie sich ggf. fehlende Kontaktinformationen ein: Bitten Sie die Teilnehmer um ihre Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adressen oder Telefonnummern), damit Sie die Terminumfrage an alle Teilnehmer versenden können.
- Legen Sie die Terminoptionen fest? Legen Sie die möglichen Termine oder Zeitfenster fest, die zur Auswahl stehen. Je nach Anlass können Sie spezifische Uhrzeiten oder allgemeinere Optionen wie “Vormittag” oder “Nachmittag” angeben.
- Halten Sie die Datenschutzbestimmungen ein: Teilen Sie den Teilnehmern mit, wie ihre Daten verwendet werden. Die Umfrageplattform oder das Tool, das Sie verwenden, sollte sicher sein und die Privatsphäre der Teilnehmer schützen.
- Geben Sie einen angemessenen Zeitrahmen an, in dem die Teilnehmer ihre Antworten abgeben können: Je nach Dringlichkeit der Terminfindung kann dieser kürzer oder länger ausfallen. Stellen Sie sicher, dass genügend Zeit bleibt, damit alle Teilnehmer abstimmen können.
- Senden Sie eine Erinnerung an die Teilnehmer: Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer nicht vergessen, die Umfrage auszufüllen. Außerdem können E-Mail-Benachrichtigungen dafür verwendet werden, die Teilnehmer an den abgestimmten Termin zu erinnern.
- Werten Sie die Ergebnisse aus, um den besten Termin zu ermitteln: Unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit der meisten Teilnehmer können Sie einen Termin auswählen, der für die Mehrheit akzeptabel ist.
- Teilen Sie den Teilnehmern die Ergebnisse mit: Geben Sie den festen Termin bekannt.
Eine Terminumfrage mit Jotform erstellen
Jotform bietet hinsichtlich der Terminumfragen eine gute Alternative zu Doodle. Mithilfe von Terminformular-Vorlagen können Sie digitale Terminumfragen erstellen und einen gemeinsamen Termin für Ihre Veranstaltung ermitteln. Mit den folgenden Schritten können Sie eine digitale Terminumfrage mit Jotform erstellen:
- Öffnen Sie die Terminformular-Vorlagen von Jotform.
- Wählen Sie (im rechten grauen Fenster) die Art des Treffens oder der Veranstaltung aus. Hier können Sie zwischen zwei Optionen wählen: “One-on-one-Meetings” (also einem Treffen mit maximal einer Person pro Termin) oder “Gruppen-Meetings” (mehrere Personen pro Termin). Wählen Sie für die Terminumfrage “Gruppen-Meetings” aus.
- Geben Sie in der Zeile darunter an, wie viele Teilnehmer an Ihrem Termin maximal teilnehmen können.
- Legen Sie die Termine, die zur Auswahl stehen, fest und streichen Sie die Termine, die nicht verfügbar sind.
- Schicken Sie den Link zur Umfrage an die Teilnehmer (beispielsweise per WhatsApp oder E-Mail). Die Teilnehmer können mit Klick auf den Link die bevorzugte Uhrzeit und das gewünschte Datum angeben.
- Werten Sie die Umfrage aus. Unter “Jotform Tabellen” können Sie die einzelnen Stimmen einsehen.
- Geben Sie anschließend Ihre Entscheidung für den optimalen Termin bekannt.
Welche Vorteile haben Sie, wenn Sie Terminumfragen mit Jotform erstellen?
Wenn Sie sich für Jotform entscheiden, um eine Terminumfrage durchzuführen, haben Sie folgende Vorteile:
- Benutzerfreundlichkeit: Jotform ist eine benutzerfreundliche Plattform, mit der Sie Terminvorlagen leicht anpassen (z.B. Logos hinzufügen, Farben und Schriftarten ändern) und auf Ihre Zielgruppe zuschneiden können, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.
- Möglichkeiten zur Integration: Jotform lässt sich mit vielen Anwendungen und Plattformen wie Google Drive, Dropbox, Google Kalender und Outlook verbinden. So können Sie die Daten schnell und einfach synchronisieren und die Umfrageergebnisse in anderen Tools nutzen.
- Smartphone-Freundlichkeit: Jotform-Formulare können auf verschiedenen Geräten und Bildschirmgrößen verwendet werden. Die Teilnehmer können die Terminumfrage problemlos von ihren Smartphones oder Tablets aus bearbeiten, was die Teilnahmebereitschaft erhöht.
- Hohe Sicherheit: Mit Jotform können Sie sicher sein, dass die Daten Ihrer Umfrage geschützt sind. Dank SSL-Verschlüsselungen, HIPAA-Konformitäten (für sensible Gesundheitsdaten) und die Möglichkeit, Ihre Umfrage mit einem Passwortschutz zu versehen, ist der Datenschutz zu hundert Prozent gewährleistet.
- Teamarbeit: Laden Sie Ihr Team bzw. Ihre Kollegen ein, um an der Erstellung und Verwaltung der Terminumfrage mitzuarbeiten. Sie können Kommentare hinterlassen und Aufgaben zuweisen, um die Effizienz Ihrer Teamarbeit zu steigern.
Profitieren Sie von weiteren Vorlagen von Jotform
Auf Jotform können Sie nicht nur Terminvorlagen verwenden, sondern noch weitere Online-Formulare, Umfragen und Vorlagen nutzen. Auf unserer Internetseite finden Sie unter anderem:
- App Vorlagen
- PDF-Vorlagen
- Tabellen-Vorlagen
- Vorlagen für Kartenformulare
- Shop-Generator-Vorlagen
- Genehmigungs-Vorlagen
- e-Signatur Vorlagen
Wir bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Sie Umfragen, Anmeldeformulare, Bestellformulare, Registrierungsformulare und vieles mehr erstellen können. Sie erhalten außerdem eine umfangreiche Sammlung an Vorlagen für verschiedene Formulartypen, die Sie frei nach Ihren Wünschen anpassen können.
Foto von Pixabay
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