8 E-Mail-Vorlagen für Terminerinnerungen

Das Nichterscheinen von Kunden ist eines der häufigsten Probleme für Unternehmen, die Kundentermine wahrnehmen. Wenn ein Kunde nicht zum vereinbarten Termin erscheint, entgeht Ihrem Unternehmen – und anderen Kunden – eine Gelegenheit, Geschäfte zu machen.

Diese verpassten Termine führen nicht nur zu Umsatzeinbußen, sondern der Versuch, einen neuen Termin für Ihren Kunden zu vereinbaren, kann Sie mehr Zeit und Geld kosten.

Jede Branche hat ihr eigenes Problem mit dem Nichterscheinen von Kunden, aber im Gesundheitswesen beispielsweise liegt die Quote der Nichterscheinen von Kunden im Durchschnitt bei 30 Prozent. Kunden verpassen oft Termine, weil sie es vergessen haben, die falsche Zeit angegeben haben oder einen Terminkonflikt hatten.

Terminerinnerungen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Termine verpasst werden. Deshalb sollte Ihr Unternehmen die Einrichtung eines Erinnerungssystems in Betracht ziehen. Anstatt Zeit mit einzelnen Telefonanrufen zu verschwenden, können Sie die Effizienz durch automatische Terminerinnerungen verbessern.

Sie können in Ihrem Terminsystem eine E-Mail-Vorlage zur Terminerinnerung einrichten, um Kunden über anstehende Termine zu informieren und so dafür zu sorgen, dass die Leute zur richtigen Zeit durch die Tür kommen.

Alle folgenden Vorlagen lassen sich ganz einfach mit dem Jotform Terminslots-Widget verwenden. Mit diesem No-Code-Werkzeug  können Sie den Text und die visuellen Elemente von Erinnerungs-E-Mails anpassen, damit Sie effektiver mit Ihren Kunden kommunizieren können.

E-Mail-Vorlagen-Anpassung

Berücksichtigen Sie Ihre Marke und Ihre Branche, wenn Sie eine E-Mail-Vorlage für Terminerinnerungen auswählen. Einfache, schnörkellose E-Mail-Vorlagen erfüllen ihren Zweck – aber Sie können auch die Gelegenheit nutzen, etwas von Ihrer Persönlichkeit und Unternehmenskultur in Ihre Terminerinnerungen einfließen zu lassen.

Welche Botschaft und welchen Ton wollen Sie in der Erinnerungs-E-Mail vermitteln? Sie können sich für etwas Professionelles, Einfaches, Lustiges oder Formelles entscheiden. Wählen Sie eine der unten stehenden Vorlagen aus – und vergessen Sie nicht, die Nachricht zu personalisieren, um ihr eine freundliche Note zu verleihen.  

Vorlage für eine formelle E-Mail-Erinnerung

Betreffzeile: Ihr bevorstehender Termin am [DATUM & ZEIT]

Hallo [NAME DES KUNDEN],

Ihr bevorstehender Termin bei [NAME DES ANBIETERS] ist am [DATUM] um [UHRZEIT]. Bevor Sie in unsere Praxis kommen, lesen Sie bitte die folgenden Informationen:

• Bitte füllen Sie vor dem Termin unsere digitalen Aufnahmeformulare aus: [WEBSITE-LINK].
• Bringen Sie Ihre Versicherungskarte, Ihren Ausweis und andere wichtige Dokumente mit.
• Die Zuzahlungen werden zum Zeitpunkt der Behandlung fällig.

Wenn Sie diesen Termin nicht wahrnehmen können, setzen Sie sich bitte so schnell wie möglich mit unserem Büro in Verbindung, um den Termin zu verschieben. Wir freuen uns darauf, Sie zu sehen!

Mit freundlichen Grüßen,

[NAME DES UNTERNEHMENS]

[GESCHÄFTSADRESSE]

[GESCHÄFTSTELEFON]

Kurze E-Mail-Erinnerungsvorlage

Betreffzeile: Terminerinnerung für [DATUM & ZEIT]

Sehr geehrter [NAME DES KUNDEN],

dies ist eine Erinnerung von [NAME DES UNTERNEHMENS] an Ihren Termin am [DATUM & UHRZEIT]. Wenn Sie den Termin verschieben müssen, antworten Sie bitte auf diese E-Mail oder rufen Sie uns unter [TELEFONNUMMER] an.

E-Mail-Vorlage zur Terminbestätigung

Betreffzeile: Ihr Termin am [DATUM & ZEIT]

Hallo! Diese E-Mail bestätigt Ihren bevorstehenden Termin bei [NAME DES ANBIETERS] am [DATUM & UHRZEIT]. Wenn Sie den Termin verschieben müssen, rufen Sie uns bitte mindestens 48 Stunden vor dem Termin an, um eine Stornierungsgebühr zu vermeiden.

Vorlage für eine zwanglose E-Mail-Erinnerung

Betreffzeile: Ihr Termin am [DATUM & ZEIT]

Hallo [NAME DES KUNDEN],

ich möchte Sie nur kurz an Ihren bevorstehenden Termin am [DATUM & ZEIT] erinnern.

Bitte antworten Sie, um diesen Termin zu bestätigen. Sie können unser Büro unter [TELEFONNUMMER] jederzeit anrufen, wenn Sie den Termin verschieben möchten.

Wir sehen uns bald wieder!

[NAME DES UNTERNEHMENS]

[GESCHÄFTSADRESSE]

[GESCHÄFTSTELEFON]

Vorlage für eine lustige E-Mail-Erinnerung

Betreffzeile: [NAME DES KUNDEN], wir können es kaum erwarten, Sie zu sehen!

Guten Tag [NAME DES KUNDEN],

die Tage bis zu Ihrem Termin werden immer kürzer. Wir haben Sie für [DATUM & ZEIT] angemeldet. Passt Ihnen das noch?

Wie die meisten Menschen mögen wir es nicht, wenn man uns versetzt. Schicken Sie uns also eine Nachricht, wenn Sie den Termin aus irgendeinem Grund verschieben müssen.

Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!

[NAME DES UNTERNEHMENS]

E-Mail-Vorlage zur Erinnerung an einen Kosmetiktermin

Betreffzeile: Es ist Zeit, sich am [DATUM & ZEIT] frisch zu machen

Hallo meine Schöne,

Sind Sie bereit, Ihren Look bei [NAME DES SALON] aufzufrischen? Wir haben Sie für [SERVICE NAME] am [DATUM & UHRZEIT] angemeldet. Lassen Sie uns wissen, ob Ihnen diese Zeit noch passt – antworten Sie direkt auf diese Mail, um Ihren Termin zu bestätigen oder zu verschieben.

Lustige E-Mail-Vorlage zur Erinnerung an einen Zahnarzttermin

Betreffzeile: Ein Lächeln für Sie am [DATUM & ZEIT]

Hallo [NAME DES PATIENTEN],

wir freuen uns darauf, Ihr Lächeln am [DATUM & UHRZEIT] in unserer Praxis zu sehen. Sie sind für einen [NAME DER DIENSTLEISTUNG] bei [NAME DES ZAHNARZTES] angemeldet. Bitte kommen Sie ein paar Minuten früher, damit wir pünktlich beginnen können.

Unvorhergesehenes kommt manchmal vor, daher verstehen wir es, wenn Sie den Termin verschieben müssen. Wenn dieser Tag für Sie nicht in Frage kommt, dann machen Sie sich keine Sorgen und rufen Sie uns an, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Wir sind gerne für Sie da.

Wir sehen uns bald wieder!

[NAME DER ZAHNARZTPRAXIS]

[TELEFONNUMMER]

Vorlage für eine freundliche E-Mail-Erinnerung

Betreffzeile: [NAME DES KUNDEN]: Ihr Termin am [DATUM & ZEIT]

Lieber [NAME DES KUNDEN],

wir möchten Sie freundlich an Ihren bevorstehenden Termin am [DATUM & ZEIT] bei [NAME DES ANBIETERS] erinnern. Unser Team freut sich darauf, Sie bald zu sehen!

Wie immer möchten wir Ihnen die beste Qualität der Behandlung bieten. Wenn Sie Fragen haben oder mit uns über Ihre bevorstehenden Leistungen sprechen möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden.

Bitte lassen Sie uns wissen, wenn wir noch etwas für Sie tun können.

Mit freundlichen Grüßen,

[NAME DES UNTERNEHMENS]

[GESCHÄFTSADRESSE]

[GESCHÄFTSTELEFON]