Top-Software für die Kundenannahme
In gewisser Weise ist eine Kundenbeziehung wie eine Liebesbeziehung – Sie können Ihren Kunden nicht bei der ersten Interaktion bitten, auf der gepunkteten Linie zu unterschreiben, genauso wie Sie nicht jemanden beim ersten Date bitten können, Sie zu heiraten. Beide Arten von Beziehungen benötigen eine solide Grundlage, um zu gedeihen.
In der Welt der Kundenbeziehungen wird diese Grundlage während des Kundenannahmeprozesses gelegt.
Diese Informationssammlung zu Beginn der Kunden-Geschäftsbeziehung hilft sicherzustellen, dass die Parteien gut zueinander passen. Sie als Unternehmensvertreter bitten den Kunden um Informationen darüber, wer er ist und welche Ziele er erreichen möchte. Durch die Teilnahme an diesem Prozess erfährt der Kunde auch mehr über Ihr Unternehmen.
Während einige Unternehmen Kundendaten manuell über Papierformulare oder PDFs erfassen, bevorzugen andere die Verwendung einer Kundenannahmesoftware, da diese den Prozess erheblich beschleunigt und eine Reihe von Vorteilen bietet.
Wenn Sie den Kauf einer Kundenannahmesoftware in Erwägung ziehen, sind Sie hier genau richtig! Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, worauf Sie bei einer Softwareanwendung achten sollten, und stellt Ihnen fünf führende Optionen vor. Wir zeigen Ihnen auch, wie einfach es ist, ein Kundenannahmeformular in Jotform zu erstellen, damit Sie schnell loslegen können.
Wie eine Kundenannahmesoftware funktioniert
Eine Kundenannahmesoftware ist eine Art Online-Anwendung, die den Kundenannahmeprozess erleichtert.
Die Software erleichtert das Erfassen von Informationen über digitale Formulare. Außerdem beschleunigt sie den Prozess mithilfe von Automatisierung.
Anstatt beispielsweise Dokumente manuell von einer Partei zur nächsten zu senden, können Sie dies von der Software erledigen lassen, die sie automatisch weiterleitet, sobald jede Phase des Prozesses abgeschlossen ist. Heutige Software-Lösungen können nahezu den gesamten Prozess der Informationserfassung automatisieren, vom Versand von Kundenfragebögen und Erinnerungen bis hin zur Zusammenstellung der Ergebnisse.
Formulare zur Kundenannahme sind am häufigsten in den Bereichen Recht, Finanzen, Gesundheitswesen, Fitness, professionelle Dienstleistungen, häusliche Pflege und Marketing zu finden, werden aber auch gelegentlich in anderen Branchen eingesetzt. Die Art der erfassten Informationen variiert je nach Branche. Einige Kundenannahmesoftwares sind branchenunabhängig und können an unterschiedliche Geschäftsanforderungen angepasst werden, während andere branchenspezifisch sind.
Worauf Sie bei einer Software für die Kundenannahme achten sollten
Wenn Sie die verschiedenen verfügbaren Softwareoptionen in Betracht ziehen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Branchenspezifisch vs. branchenunabhängig: Möchten Sie eine Kundenannahmesoftware verwenden, die auf die Besonderheiten Ihrer Branche zugeschnitten ist? In einigen Branchen wie der Rechtsbranche kann sich die Kundenannahmesoftware stark von der unterscheiden, die für andere Arten von Unternehmen geeignet ist, sodass ein branchenspezifisches Tool möglicherweise mehr Wert bietet.
- Anpassung: Jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche, hat einen einzigartigen Kundenannahmeprozess. Von der Art der Informationen, die Sie benötigen, bis hin zum Zeitpunkt, zu dem Sie sie erfassen müssen, kann der Prozess viele Variablen haben. Entscheiden Sie sich für eine Kundenannahmesoftware, mit der Sie die Annahmeformulare und Automatisierungen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.
- Elektronische Unterschriften: Bei vielen Kundenannahmeverfahren ist eine Unterschrift des Kunden erforderlich, entweder um die Richtigkeit der Informationen zu überprüfen oder um einen Vertrag zu unterzeichnen. Entscheiden Sie sich für eine Software, die elektronische Unterschriften ermöglicht.
- Zahlungen: In einigen Branchen stellen Unternehmen für eine Erstberatung, die den Kundenannahmeprozess umfasst, eine Gebühr in Rechnung. Wenn dies bei Ihrem Unternehmen der Fall ist, benötigen Sie eine Software, die elektronische Zahlungen akzeptiert und den Prozess für beide Seiten vereinfacht.
5 führende Software-Optionen für die Kundenannahme
1. Jotform
Jotform ist ein hochgradig anpassbarer Formulargenerator, den Unternehmen jeder Branche nutzen können.
Er enthält viele Vorlagen für Kundenannahmeformulare, die Sie an Ihr Branding und Ihre Informationsbedürfnisse anpassen können. Bei Bedarf können Sie sogar Verzweigungslogik und Formularberechnungen integrieren. Jotform ermöglicht auch elektronische Unterschriften und akzeptiert Online-Zahlungen, wodurch ein optimierter Kundenannahmeprozess von Anfang bis Ende ermöglicht wird.
Als Jotform Nutzer können Sie auch die anderen Geschäftsvorlagen für alles von Onboarding-Dokumenten und Zeitplänen bis hin zu Verträgen, Rechnungen und mehr nutzen.
Jotform ist in einem kostenlosen Plan verfügbar und umfasst auch vier Stufen kostenpflichtiger Pläne ab $34 pro Monat.
2. Clio Grow
Wenn Sie nach einer Software für die Mandantenannahme suchen, die speziell auf die Rechtsbranche zugeschnitten ist, werfen Sie einen Blick auf Clio Grow. Sie können die digitalen Formulare per E-Mail, SMS oder über Ihre Website an Ihre Mandanten weitergeben. Die Software hilft Ihnen auch bei der Planung von Mandantenberatungen, der Annahme von Online-Zahlungen, der Überprüfung auf Interessenkonflikte und dem Versand personalisierter Nachrichten.
Clio bietet eine kostenlose, siebentägige Testversion an und ist in vier Stufen kostenpflichtiger Pläne ab $39 pro Monat erhältlich.
3. FreshBooks
FreshBooks ist eine Buchhaltungssoftware, die Sie auch für die Kundenannnahme verwenden können.
Mit FreshBooks können Sie Formulare für die Kundenannnahme erstellen und Ihre Kunden bitten, diese auszufüllen. Darüber hinaus ermöglicht FreshBooks Ihnen, alle kundenbezogenen Dokumente in einem System zu speichern, was die Zusammenarbeit und das Auffinden von Dokumenten erleichtert. Außerdem sind die Funktionen zur Finanzverwaltung und zum Projektmanagement nützlich, sobald aus potenziellen Kunden zahlende Kunden werden.
FreshBooks bietet vier Stufen von kostenpflichtigen Plänen ab $17 pro Monat und eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.
4. intakeQ
intakeQ ist für die Patientenaufnahme im Gesundheitswesen konzipiert.
Verwenden Sie es, um wichtige Patientendaten zu erfassen, Behandlungsnotizen zu machen und Online-Unterschriften und -Zahlungen zu akzeptieren. Es dient auch als Speicherort für alle Ihre patientenbezogenen Informationen und kann Ihnen sogar bei der Durchführung und Analyse von Umfragen und Erhebungen helfen.
intakeQ bietet eine kostenlose Testversion an; der Preis für das reine Formular-Abo beträgt $49,90 pro Monat.
5. HubSpot
HubSpot ist eine Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenerfolg, die Unternehmen jeder Branche für die Kundengewinnung nutzen können.
Verwenden Sie das HubSpot Marketing Hub-Produkt, um ein Formular für die Kundenannahme zu erstellen und es an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Mit HubSpot können Sie alle kundenbezogenen Details, einschließlich aller Interaktionen und Engagements, an einem Ort festhalten, sodass Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens mit dem Kunden verfolgen können.
HubSpot bietet einen eingeschränkten kostenlosen Plan und mehrere kostenpflichtige Pläne für Einzelpersonen und kleine Teams sowie für Unternehmen und Konzerne an.
Warum Jotform die erste Wahl für Kundenannahmesoftware ist
Wenn Sie nach einer anpassbaren und flexiblen Kundenannahmesoftware suchen, sollten Sie Jotform ausprobieren.
Damit Sie schnell loslegen können, enthält es eine Vielzahl von branchenunabhängigen Vorlagen für Kundenannahmeformulare sowie Vorlagen, die speziell für Anwaltskanzleien, Buchhaltungsunternehmen, und Massagepraxen entwickelt wurden. Passen Sie sie einfach mit dem Formulargenerator per Drag & Drop an Ihre eigenen Geschäftsanforderungen an.
Sicherheit steht bei Jotform an erster Stelle – denn weder Sie noch Ihre Kunden möchten, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten. Aus diesem Grund ist bei jedem Formular, das Sie mit Jotform erstellen, automatisch eine 256-Bit-SSL-Verbindung (Secure Sockets Layer) aktiviert, sodass alle Beantwortungen von Formularen hochsicher sind.
Jotform erleichtert Ihnen auch die Weitergabe von Kundenannahmeformularen, indem Sie diese in Ihre Website einbetten. Alternativ können Sie sie per E-Mail über einen Link oder über einen QR-Code weitergeben.
Wie man mit Jotform ein Formular für die Kundenannahme erstellt
Einer der Hauptvorteile von Jotform ist seine einfache Bedienung – Sie können in nur wenigen Minuten ein Formular für die Kundenaufnahme erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Erstellen Sie ein Jotform-Konto.
- Melden Sie sich an.
- Gehen Sie zur Seite „Meine Formulare“ und klicken Sie auf den orangefarbenen Button „Formular erstellen“.
- Wählen Sie die Option „Vorlage verwenden“.
Geben Sie in der Suchleiste die Schlüsselwörter für die Vorlage des Kundenannahmeformulars ein, die Sie verwenden möchten. Sie können beispielsweise „Mandantenaufnahmeformular“ eingeben.
- Wenn Sie die gewünschte Vorlage gefunden haben, klicken Sie auf den grünen Button „Vorlage verwenden“.
- Wählen Sie „Formular bearbeiten“, um den Jotform Formulargenerator zu öffnen.
- Bearbeiten Sie das Kundenannahmeformular nach Ihren Wünschen. Sie können den Text, die Formularfelder, die Farben und vieles mehr anpassen.
- Klicken Sie nach der Bearbeitung des Formulars auf die Registerkarte „Veröffentlichen“. Wählen Sie aus, wie Sie das Formular teilen möchten.
Und das war’s!
Jotform ist nicht nur anpassbar, flexibel und intuitiv, sondern auch schnell, was es zu einer hervorragenden Software-Option für die Kundengewinnung für jedes Unternehmen macht. Beginnen Sie Ihre Kundenbeziehung mit Jotform von Anfang an richtig.
Foto von Michelangelo Buonarroti
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