Ein wichtiges Hilfsmittel für jeden Menschen, insbesondere für Webworker, ist der Kalender. Ein Großteil der täglichen Organisation wird über ihn abgewickelt – und nicht nur über ein einziges Gerät wie den Papierplaner von früher.
Es ist wichtig, dass Termine und Aufgaben auf jedem Gerät, wie z.B. Notebook und Smartphone, korrekt angezeigt und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Für Apple-Nutzer ist das ganz einfach, denn die Apple-Betriebssysteme kümmern sich selbst darum. Aber auch für Windows und Android gibt es inzwischen gute und durchdachte Lösungen. Heute werde ich Ihnen die besten plattformübergreifenden Lösungen vorstellen, damit Sie organisiert bleiben und keine Termine verpassen.
Beachten Sie, dass ich “plattformübergreifend” geschrieben habe. Das bedeutet, dass Sie hier keine Apps finden werden, die nur für eine Plattform verfügbar sind. Die Mindestvoraussetzung, um hier aufgeführt zu werden, war die Verfügbarkeit einer Web-App.
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Was macht eine gute Kalender-/Taskmanager-Lösung aus?
Heutzutage arbeitet der durchschnittliche Kreative nicht mehr mit einem einzigen Gerät. Stattdessen werden neben dem Computer oder Notebook auch Smartphones oder Tablets verwendet. Die erste und wichtigste Anforderung ist daher eine schnelle und zuverlässige Synchronisierung von Terminen und Aufgaben über alle verwendeten Geräte hinweg. Eine klare Struktur ist ebenso wichtig. Sie müssen in der Lage sein, sich schnell zurechtzufinden. Es würde auch nicht schaden, wenn es die Möglichkeit gäbe, Termine und Fristen mit anderen zu teilen.
Wir haben uns ein paar Lösungen unter diesen Gesichtspunkten angeschaut. Hier sind die Ergebnisse:
Calendar
Calendar ist eine Kalenderplattform für Desktop und App (iOS und Android), die einen digitalen Kalender mit stündlicher, täglicher, wöchentlicher, monatlicher und jährlicher Ansicht mit Ihren anderen digitalen Kalendern, einschließlich Google, Apple und Outlook, verbindet. Sie können auch das Aussehen Ihres Kalenders anpassen und ihn mit anderen Geschäftstools wie E-Mail, Vertriebs- und Marketingplattformen, Videokonferenzen und mehr integrieren. Außerdem können Sie die Freigabe von Kalendern und Terminen durch einzelne Personen festlegen. Binden Sie den Kalender auf Ihrer Website ein, um Kunden die Terminplanung zu erleichtern. Die Kalenderplattform und die App sind kostenlos. Es gibt jedoch kostenpflichtige Tarife, die zusätzliche Funktionen bieten, darunter die Transkription von Meetings und eine Reihe von Analysetools.
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Sunrise Calendar
Sunrise war eine vielversprechende Lösung, bis sie von Microsoft übernommen und eingestellt wurde. Die Server ruhen seit Mitte 2016. Jetzt sollen ein paar Funktionen direkt in Outlook integriert werden. Bis jetzt habe ich noch nichts darüber gesehen. Der Melancholie halber werde ich den Sunrise Kalender noch eine Weile in diesem Artikel belassen. (ahe)
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook gibt es nun schon seit gut zwanzig Jahren und es war noch nie kostenlos. Seit Outlook.com die früheren kostenlosen Mailer Hotmail und Live Mail abgelöst hat, ist das Gesamtbild differenzierter geworden. Outlook als Programm ist für Windows-Computer immer noch kostenpflichtig. Sie können es entweder für etwa €135 kaufen oder zusammen mit dem Rest der Office365-Reihe mieten. In diesem Fall kostet es Sie €69 pro Jahr und Sie erhalten Zugang zu allen Office-Produkten sowie ein Terabyte Online-Speicherplatz auf OneDrive. Bei Dropbox wäre der Speicherplatz allein teurer, was übrigens der Grund war, warum ich von Dropbox zu OneDrive gewechselt habe.
Wenn Sie jedoch kein Geld ausgeben möchten, können Sie auch die Outlook-Web-App verwenden, genau wie die mobilen Apps, die für Android-, iOS- und Windows-Smartphones verfügbar sind. Outlook integriert auch Mac- und Google-Kalender, so dass Sie eine Art Nachrichten- und Terminzentrale aufbauen können, die über das Web und auf Ihren mobilen Geräten funktioniert.
Ich verwende Outlook als Standard-Mailprogramm sowohl auf iOS als auch auf Android. Allerdings schöpfe ich die Software noch nicht aus. Ich könnte es auch für die Verwaltung meiner Termine verwenden. Ich habe sie auch integriert, so dass ich in Outlook einen vollständigen Überblick habe. Das einzige, was ich nicht tue, ist, sie dort zu verwalten, aber das ist eine persönliche Vorliebe. Für mich liegt der Grund dafür darin, dass ich die Google-Apps auf dem Desktop verwende, so dass ich auf mobilen Geräten nur einen guten Überblick über die Daten brauche.
Unter iOS verwende ich Outlook hauptsächlich wegen der Fähigkeit, die wenigen relevanten von der Masse der anderen Nachrichten zu trennen. Ich habe die Benachrichtigungen für andere Nachrichten deaktiviert, um sicherzustellen, dass iOS mich nur dann benachrichtigt, wenn es wichtige Mails gibt. In dem anderen Fall, in dem ich die iOS-Mail-App verwende, würde ich alle paar Minuten eine Benachrichtigung erhalten. Das ist lästig.
Outlook gehört definitiv in unsere Übersicht. Schon die kostenlose Version bietet genügend Komfort und Synchronisationsmöglichkeiten, um höheren Ansprüchen gerecht zu werden. Übrigens: Wenn Sie auch eine Desktop-Version für den Zugriff auf die Informationen benötigen, können Sie unter macOS einfach die integrierten Programme verwenden. Unter Windows verwenden Sie die Mail-App und starten von dort aus die Kalender-App. Das funktioniert alles ganz reibungslos. (dpe)
Microsoft To Do
Da wir gerade von Microsoft sprechen, können wir auch einen Blick auf Microsoft To Do (früher bekannt als Wunderlist) als plattformübergreifende Taskmanager-Lösung werfen. Auch Microsoft To Do wurde von dem Unternehmen aus Redmond geschluckt, aber zumindest im Moment hat es nicht das gleiche Schicksal erlitten wie die Sunrise App. Stattdessen wird der Taskmanager aus Berlin nach wie vor auf die gleiche Weise betrieben wie bisher.
Microsoft To Do glänzt von Anfang an mit seiner extrem breiten Plattformunterstützung, und daran hat sich nichts geändert. Es gibt eigene Apps für macOS, Windows, Android, iOS und Windows-Smartphones. Sie können auch Bookmarklets für Chrome, Firefox und Safari integrieren oder eine Chrome-Erweiterung installieren. Microsoft To Do ist nahtlos in Microsoft Outlook integrierbar.
Neben all den eigenen Optionen kann Microsoft To Do auch als Web-App verwendet werden – flexibler geht es im Grunde nicht mehr. Vor allem im Zusammenspiel mit Outlook spielt Microsoft To Do seine Stärken voll aus, aber auch Nutzer anderer Systeme und Dienste sollten nicht zögern, es zu verwenden. (dpe)
Kin Calendar
Der Kin-Kalender befindet sich derzeit in einer Beta-Phase und ist nur über eine Einladung zugänglich. Laut den Entwicklern steht die Schaffung dieser Lösung in direktem Zusammenhang mit dem Verschwinden des Sunrise Kalenders. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich Kin in Sachen Design stark an dem verblichenen Vorbild orientiert.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist Kin keine wirkliche Alternative zu den anderen in diesem Artikel genannten Lösungen, selbst für Leute wie mich, die eine Einladung haben. Sicher, Kin sieht fantastisch aus. Alle Interaktionen sind flüssig animiert und es gibt bereits einige Integrationen mit Diensten wie Trello oder Microsoft To Do. Visuell ist Kin ein echter Hingucker. Aber viel mehr gibt es noch nicht und auch keine mobilen Apps.
Wenn das Innovationstempo jedoch so weitergeht, könnte Kin schon bald zu einem der Stars in diesem Artikel aufsteigen. (dpe)
Google Kalender
Google liefert einen Klassiker unter den plattformübergreifenden Kalenderlösungen. Google Kalender lässt sich perfekt mit Android und iOS synchronisieren und sogar der Mac-Kalender ist in Verbindung mit Google Kalender nutzbar. Natürlich gibt es sowohl für Android als auch für iOS Apps. Außerdem können iOS- und Mac-Nutzer nach einer einfachen Konfiguration Google Kalender mit ihren eigenen Kalenderlösungen verwenden. Windows-Nutzer können entweder die Weboberfläche verwenden oder den Google Kalender mit der Thunderbird-Erweiterung Lightning synchronisieren. Die Microsoft-Lösung Outlook ist ebenfalls vollständig mit dem Google Kalender kompatibel.
Das Gute daran ist, dass Nutzer ihre Kalender sowohl öffentlich als auch mit ausgewählten Personen teilen können. Eine Besonderheit ist, dass es möglich ist, den Google Kalender per Feed zu abonnieren. Außerdem können Sie die Kalender in Websites einbetten, eine Funktion, die nicht viele Dienste bieten. Nun ist es fast selbstverständlich, dass Sie andere Personen zu Veranstaltungen einladen können. (ahe)
Any.do
Any.do ist keine Kalender-App, sondern ein Aufgabenmanager. Die kostenpflichtige App ist einfach zu bedienen und synchronisiert sich perfekt auf allen Geräten. Es gibt Apps für Android bzw. iOS, eine spezielle Erweiterung für Chrome und eine Weboberfläche.
Die To-Do-Listen können mit Freunden, Familienmitgliedern oder Kollegen geteilt werden. Teilen Sie die Einkaufsliste mit Ihrem Partner, planen Sie eine Veranstaltung mit Ihren Freunden, oder behalten Sie einfach den Überblick über ein berufliches Projekt. Any.do kann über eine Erweiterung in Gmail integriert werden und meldet sich in jeder E-Mail, um Aufgabenoptionen anzubieten. (she)
Any.do Cal
Wahrscheinlich aufgrund des großen Erfolgs der Aufgabenmanager-App haben die Macher von Any.do beschlossen, einen Kalender herauszubringen, der zum Aufgabenplaner passt. Dieser trägt den einfachen Namen Cal und fügt sich nahtlos in das Erscheinungsbild von Any.do ein.
Dieses Video zeigt nur die Android-App. Sie ist jedoch weitgehend identisch mit der iOS-Version, sowohl optisch als auch funktional. Im Gegensatz zu Any.do selbst gibt es keine Web-App, zumindest im Moment. Cal ist ebenfalls kostenlos erhältlich.
Der Haken an der Sache ist, dass Cal kein echter Kalender ist, sondern nur als Frontend für einen Kalender verwendet werden kann, den Sie irgendwo anders eingerichtet haben. So können Sie beispielsweise Ihren Google-Kalender mit Cal verwalten. Das heißt, wenn Sie noch keinen Kalenderdienst verwenden, ist Cal keine Alternative für Sie.
Cal bringt Ihnen nur dann den vollen Nutzen, wenn Sie es zusammen mit dem Taskmanager Any.do verwenden. Deshalb können und sollten Sie die beiden Dienste miteinander verbinden. Wenn Sie das nicht tun, wird Cal Sie immer wieder mit der Empfehlung nerven, dies zu tun.
Bei der Verwendung von Cal wird sehr deutlich, dass das Hauptaugenmerk der Entwickler auf dem Design lag. Dies führte zu Entscheidungen, die an einigen Stellen fragwürdig sind. Natürlich sieht es viel besser aus, wenn nur ein Tag sichtbar ist. Aber manchmal wäre eine Übersicht über eine ganze Woche oder zumindest eine Agenda-Ansicht sehr viel hilfreicher. Cal bietet beides nicht. Stattdessen erhalten Sie den schönsten Dialog zum Hinzufügen neuer Termine, den es auf dem Markt gibt. (dpe)
Todoist
Todoist feiert im Jahr 2017 seinen zehnten Geburtstag. Mittlerweile arbeiten fast 50 Mitarbeiter an dem Dienst, der kürzlich seinen 10-millionsten Nutzer begrüßen konnte. Todoist hatte von Anfang an seinen eigenen Ansatz, seine eigene Vorstellung von Aufgabenmanagement. Ich weiß nicht, ob oder wie oft das Team intern darüber diskutiert hat, die Aufgabenverwaltung um einen Kalender zu ergänzen. Jedenfalls ist das noch nicht geschehen, und nach zehn Jahren würde ich das auch nicht erwarten.
Das erste, was uns auffällt, wenn wir nach einem Kalender suchen, ist, dass es keinen Kalender gibt. In Todoist erfolgt die Anzeige von Aufgaben in der Regel in Listen. Hier gibt es zeitbezogene Listen wie “heute” und “die nächsten sieben Tage”. Dort sehen Sie auch die Tage, denen keine Aufgaben zugewiesen sind, so dass Sie diese Ansicht mit viel Fantasie als Kalender verwenden können. Natürlich ist es Ihre Sache, wie Sie Todoist verwenden. Sie könnten einfach alle Termine als Aufgaben eintragen, auch wenn das so nicht vorgesehen war.
Eine der größten Stärken von Todoist ist seine umfassende Plattformunterstützung. Egal, welches mobile Gerät Sie verwenden, es gibt eine App. Eigene Apps sind auch für Windows und macOS verfügbar, obwohl mir die Web-App immer noch völlig ausreichend war. Auf Desktop-Geräten verwende ich keine eigene Todoist-App. Stattdessen verwende ich ausschließlich die Weboberfläche.
Zusätzlich zu den Apps gibt es mehrere Erweiterungen für Todoist, mit denen Sie Todoist z.B. in Gmail oder Outlook integrieren können. Ich verwende auch gerne die Browser-Erweiterung, mit der ich die Website, die ich gerade besucht habe, als Aufgabe hinzufügen kann.
Optisch ist Todoist auf das absolute Minimum reduziert, was die Arbeit mit dem Dienst sehr einfach und konzentriert macht. Todoist macht all das, was heute in Sachen Design gepredigt wird, schon seit zehn Jahren.
Meine Lieblingsfunktion ist die Möglichkeit, Termine in natürlicher Sprache einzugeben. Wenn Sie zum Beispiel “Morgen früh um 8 Uhr” eingeben, wird Todoist den Termin korrekt eintragen. Dasselbe gilt für das Einrichten wiederkehrender Termine, z.B. über “jeden Montag um 8 Uhr”.
Insgesamt bietet Todoist ein ausgereiftes Paket, das nicht viel zu wünschen übrig lässt. Das macht es natürlich auch leicht, Aufgaben zu delegieren und im Team zu verwalten. Segmentierte Projekte und Unteraufgaben sorgen für viel mehr Übersichtlichkeit innerhalb komplexer Aufgabenbeziehungen. All diese Funktionen sind kostenlos verfügbar.
Wenn Sie jedoch mit Kommentaren arbeiten oder Aufgaben über Tags und Filter sortieren möchten, benötigen Sie ein Pro-Konto. Dieses kostet günstige €4 pro Monat. Sie können sich hier über die verschiedenen Tarife informieren. (dpe)
Jorte
Jorte ist ein Kalender aus dem Land der aufgehenden Sonne, was das verspielte, kitschige Design für die westlichen Augen erklären dürfte. Jorte ist für Smartphones unter iOS, Android und Windows verfügbar, sowie als Web-App namens Jorte Cloud. Was das Aussehen anbelangt, so werden alle Arten von schlechtem Geschmack geliefert, wobei sogar ein samtartiges Design wählbar ist.
Was die Funktionalität angeht, orientiert sich Jorte an bewährten Konzepten aus der analogen Welt, wie z.B. der Idee eines Filofax. Die App deckt Notizen, Termine und Aufgaben auf einmal ab, was sie zu einer hervorragenden Wahl für den täglichen Ablauf macht. Ähnlich wie bei Google Kalender können externe Kalender in Jorte integriert werden, so dass Sie immer sehen, wann die nächsten Schulferien oder Feiertage sind, sofern Sie öffentlich verfügbare Kalender integriert haben. Sie können Ihre Kalender auch mit einem Team oder sogar öffentlich teilen. Es gibt keine weiteren Optionen, wie z.B. die Delegation.
Während die Web-App reibungslos funktioniert, sind es die mobilen Apps, die den Fans dieses Kalenders am meisten Spaß machen werden. Hier können Sie direkt Fotos zu Terminen hinzufügen und dabei aus einer Vielzahl verschiedener Symbole und Schriftarten wählen. Wenn Sie es mögen…
Um die Werbung in Jorte zu deaktivieren, müssen Sie $3,99 pro Jahr bezahlen. Wenn Sie Evernote mit Jorte verknüpfen möchten und ein Fan von verspielten Designs sind, kostet das $2,99 pro Monat für den Premium-Tarif. (dpe)
Fruux – Kontakte, Kalender & Aufgaben
Fruux, ein Startup aus Münster in Deutschland, hat sich zum Ziel gesetzt, alles mit jedem in Echtzeit zu synchronisieren. Daher wird Fruux mit den Apps verwendet, die wir bereits kennen und lieben. Die Synchronisationslösung ist nicht an ein bestimmtes Betriebssystem gebunden; sie soll einfach mit allem funktionieren. Egal, ob Sie Windows, Linux, macOS, Android oder iOS verwenden. Teilen Sie Ihren Kalender mit Freunden, erstellen Sie ein Team-Adressbuch oder arbeiten Sie andere Dinge aus, die Sie gemeinsam nutzen möchten. Alle Informationen, die Sie Fruux anvertrauen, werden in der internen Cloud auf europäischen Servern gespeichert.
Nachdem Sie sich für das kostenlose Basiskonto angemeldet haben, werden Sie aufgefordert, Ihre Geräte und Anwendungen zu synchronisieren, was ziemlich schnell und einfach erledigt ist. Dies ist nur einmal erforderlich, und danach übernimmt Fruux die Arbeit und hält alle verbundenen Geräte synchron. Im Allgemeinen können Kontakte, Kalender und Aufgabenlisten synchronisiert werden.
Danach können Sie Fruux auf jedem Gerät und an jedem Ort verwenden. In der kostenlosen Basisversion ist es möglich, zwei Geräte zu synchronisieren.
Wenn Sie mehr synchronisieren oder die Vorteile von Fruux mit Ihrem Team nutzen möchten, müssen Sie sich für einen der Premium-Accounts entscheiden.
Das Pro-Konto ist mit €4 pro Monat erschwinglich. Damit können Sie bis zu 10 Geräte oder Anwendungen synchronisieren. Auf diese Weise können Sie auch Dinge mit anderen teilen, so oft Sie wollen. (ahe)
Fazit
Vor allem im Bereich der plattformübergreifenden Kalender und Aufgabenmanager gibt es Entwicklungsbedarf. Meiner Meinung nach war die beste Lösung in unserem kleinen Testfeld der Sunrise Kalender. Leider hat er den Weg allen Fleisches genommen.
Die zweite App, die sich von der Masse abhebt, ist Any.do, die ich sehr spannend finde. Keine Kosten, und auf das Wesentliche reduziert – aber nur für die Aufgabenverwaltung. Die App Cal, die vom gleichen Entwickler stammt, vervollständigt das Paket jedoch nur unzureichend.
Der Google Kalender hingegen könnte eine Weiterentwicklung und Überarbeitung vertragen. Die Designer von Google sollten ihn sich noch einmal ansehen. Natürlich ist der Google Kalender in Bezug auf die Funktionalität nicht schlecht, kein Zweifel.
Microsoft Outlook sticht hier heraus, denn es lässt sich mit vielen Diensten integrieren. So können Sie zum Beispiel Ihren Google Kalender mit Outlook verwalten.
Für Termine verwende ich den Google-Kalender und für Aufgaben verwende ich Todoist. Was verwenden Sie?
(ahe/dpe)
Verwandte Links
Calendar
Google Kalender
Microsoft Outlook
Microsoft To Do
Kin Calendar
Any.do
- Any.do Homepage und Webinterface
- Weitere Erklärungen einschließlich eines Videos zu Any.do
- Any.do App im Apple App Store
- Any.do im Google Play Store
Calendar by Any.do
Todoist
Jorte
SmartDay
Fruux
Foto von Vlada Karpovich
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