Wie Sie Microsoft Teams für das Projektmanagement nutzen können

Als Projektmanager ist es Ihre oberste Priorität, Ihr Team auf Kurs zu halten. Die Organisation von Aufträgen, die Verfolgung von Fristen und die Verwaltung von Aufgaben ist jedoch eine große Aufgabe. Deshalb ist die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Projektmanagement-Prozesses.

Microsoft Teams ist eine der beliebtesten Plattformen für Zusammenarbeit und Kommunikation und verfügt über Funktionen, die auch Projektmanagern helfen können. Teams bietet leistungsstarke Tools, die Sie bei Ihren täglichen Arbeitsabläufen unterstützen können, einschließlich der Möglichkeit zur Integration mit hilfreichen Lösungen von Drittanbietern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Teams für das Projektmanagement nutzen können, und erhalten einige hilfreiche Tipps, wie Sie Ihre Produktivität mit leistungsstarken Integrationen maximieren können.

Gründe für die Verwendung von Microsoft Teams für das Projektmanagement

Ihr Unternehmen verlässt sich vielleicht schon auf Microsoft Teams für Teamkommunikation und -besprechungen, so dass es keine große Hürde darstellen sollte, die Vorteile der Projektmanagementfunktionen zu nutzen.

Mit Teams können Sie Ihre Projektteams verwalten, Dateien gemeinsam nutzen, wichtige Projektzeitpläne verfolgen und sich mit Ihrem Team über mögliche Änderungen oder Aktualisierungen austauschen.

Wichtige Microsoft Teams-Funktionen

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Teams-Funktionen, die Sie wahrscheinlich bei Ihrer täglichen Arbeit verwenden werden:

• Chat: Wenn Sie sich schnell mit einem Mitglied Ihrer Organisation über Projektaktualisierungen, Aufgaben oder Fragen in Verbindung setzen müssen, können Sie ihm mit der Chat-Funktion von Teams direkt eine Nachricht senden.
• Kanäle: Zur besseren Organisation und Kommunikation mit bestimmten Projektteams können Sie in Teams sowohl öffentliche als auch private Kanäle erstellen, in denen bestimmte Themen und Diskussionen stattfinden. Diese Kanäle können sich um Projekte, Abteilungen, Ziele und andere Themen drehen und bieten einer bestimmten Gruppe einen eigenen Raum für die Kommunikation. In diesen Kanälen können Sie relevante Dateien speichern, nach Projektaktualisierungen fragen und wichtige Informationen weitergeben.
• Meetings: Microsoft Teams bietet umfassende Unterstützung für virtuelle Meetings. Dazu gehören Video- und Audiobesprechungen und Anrufe, die Ihr Team nutzen kann, um sich über Projektaktualisierungen zu informieren, Ideen zu sammeln, mit Kunden in Kontakt zu treten und potenzielle Probleme zu beheben. Sie können Besprechungen mit einer Vielzahl von fortschrittlichen Tools an Ihre Bedürfnisse anpassen, um sicherzustellen, dass Ihr Projektteam effektiv kommunizieren kann.
• Gemeinsame Nutzung von Dateien: Microsoft Teams kann als sekundäre Ressource für die Speicherung wichtiger projektbezogener Dateien dienen, sei es in einer privaten Nachricht oder in einem speziellen Kanal. Sie können problemlos Dateien aus SharePoint, OneDrive und anderen Quellen importieren, um Ihrem Team schnellen Zugriff zu gewähren. Die Verwendung von Kanälen für die Freigabe von Dateien erleichtert auch die effiziente Verbreitung relevanter Informationen an große Gruppen, ohne dass Sie sich um den Zugriff oder die Sichtbarkeit sorgen müssen.
• Microsoft 365-Integration: Wenn Ihr Team bereits die gesamte Microsoft 365-Lösungssuite nutzt, ist einer der Hauptvorteile von Teams die Möglichkeit der Integration mit anderen Microsoft-Produkten, auf die Sie angewiesen sind. Sie können Dateien von SharePoint hochladen, an Word-Dokumenten und Excel-Tabellen innerhalb der Teams-Oberfläche zusammenarbeiten oder Microsoft Copilot zur Unterstützung des automatisierten Projektmanagements verwenden.

Die 5 besten Tipps für das Projektmanagement mit Microsoft Teams

Ein effizienter Projektmanagementprozess kann ohne die richtigen Tools schwierig sein. Hier sind einige Tipps für die Verwendung von Microsoft Teams-Funktionen zur Verbesserung des Projektmanagements.

1. Behalten Sie den Überblick über Ihren Kalender

Die Verwaltung Ihrer Zeit ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Wenn Ihr Unternehmen Outlook als E-Mail-Dienst verwendet, werden alle über Outlook geplanten Meetings automatisch mit Ihrem Teams-Kalender synchronisiert und umgekehrt. So behalten Sie den Überblick über Ihren Tag, ohne zwischen den Plattformen wechseln zu müssen.

Durch diese Interkonnektivität wird das Potenzial für menschliches Versagen, Fehlkommunikation oder Doppelbuchungen reduziert, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit effizient nutzen können und die Projektzeitpläne auf dem neuesten Stand sind.

2. Nutzen Sie das integrierte Whiteboarding

Microsoft bietet ein Whiteboarding-Tool, auf das Sie direkt in Teams zugreifen können, um Ihre Projektbesprechungen und Ideenfindung zu verbessern. Ähnlich wie ein physisches Whiteboard dient Microsoft Whiteboard als visuelles Kollaborationstool, mit dem Ihr Team Brainstorming betreiben, Probleme lösen und an Projekten arbeiten kann.

Sie können Whiteboards im Voraus erstellen, um sie Ihrem Team zu präsentieren, leere Whiteboards als kreatives Tool während Meetings verwenden oder Whiteboard-Vorlagen nutzen, um einen schnellen Einstieg zu finden.

3. Zentralisieren Sie Dokumente und arbeiten Sie gemeinsam daran

Anstatt Ihr Team zu zwingen, einen Dateiserver nach relevanten Projektdokumenten zu durchsuchen, können Sie diese Dateien einfach in einem Teams-Kanal oder Chat freigeben oder hosten. Diejenigen, die Zugriff auf diese Dateien benötigen, haben dann einen speziellen Ort, an dem sie sie leicht finden können. Sie können Kanal-Registerkarten verwenden, um wichtige Dokumente zum einfachen Nachschlagen zu hosten.

Teammitglieder können in Teams aktiv an Dokumenten zusammenarbeiten, sie können diese in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und Dokumente während eines Meetings problemlos anzeigen.

4. Verwenden Sie Kanal-Registerkarten für Projekte

Mit Microsoft Teams können Sie innerhalb von Kanälen Registerkarten erstellen, die Sie als Projektdatenbank verwenden können, um wichtige Informationen zu speichern. Anstatt externe Styleguides oder Kundenpräferenzblätter zu pflegen, können Sie die wichtigsten Informationen für jeden Kunden, jedes Projekt oder jede Aufgabe einfach auf einer Registerkarte des Kanals speichern. Jeder im Kanal kann auf diese Registerkarten zugreifen und so Informationsengpässe vermeiden.

Sie können auch Software-Integrationen als Registerkarten hinzufügen, einschließlich Projektmanagement-Apps wie Asana, so dass Sie direkt von diesen Plattformen aus in Teams auf Projektinformationen zugreifen können.

5. Integrieren Sie Microsoft Planner zur Aufgabenverwaltung in Teams

Microsoft Planner ist die potenziell leistungsstärkste Integration für das Projektmanagement in Microsoft Teams und fungiert als All-in-One-Lösung. Mit Planner können Sie Aufgaben zuweisen, den Projektfortschritt verfolgen, Zeitpläne und Sprints erstellen und vieles mehr. Durch die Synchronisierung dieses Tools mit Microsoft Teams schaffen Sie eine leistungsstarke Kommunikations- und Managementlösung.

So können Sie beispielsweise Aufgaben erstellen, die in Planner einzelnen Personen oder Teams zugewiesen werden. Diese Informationen können Sie dann mit Ihrem Teams-Kanal synchronisieren. Teammitglieder werden über Projektaktualisierungen benachrichtigt, Meetings und Termine werden zu ihren Plänen hinzugefügt und sie haben Zugriff auf Dateien, die für jede Aufgabe oder jedes Projekt relevant sind.

Microsoft Teams verfügt nicht nur über eine Reihe interner Funktionen zur Unterstützung des Projektmanagements, sondern auch über die Möglichkeit der Integration mit leistungsstarken Lösungen von Drittanbietern wie Jotform, die Ihre Arbeit noch effizienter machen können.

Jotform: Verbessertes Projektmanagement in Microsoft Teams

Wenn Ihr Unternehmen auf Formulare zur Datenverwaltung oder Terminplanung angewiesen ist, können Jotform und Microsoft Teams Hand in Hand arbeiten, um einen einfacheren Projektmanagementprozess zu schaffen. Durch die Integration von Microsoft Teams mit Jotform können Beantwortungen von Formularen automatisch Workflows und Aktionen auslösen, wie z. B.

• Senden einer Nachricht an einen öffentlichen Kanal
• Senden einer Nachricht an einen privaten Kanal
• Senden einer Chat-Nachricht
• Eine Besprechung erstellen

Wenn ein Formular über Jotform gesendet wird, wird die Microsoft Teams-Integration eine dieser Aktionen auslösen. Formulardaten können z. B. automatisch an einen bestimmten Kanal gesendet werden, oder ein Ereignis kann automatisch zu Ihren Teams- und Outlook-Kalendern hinzugefügt werden, basierend auf den Formulardaten.

Jotform bietet auch eine Reihe von hilfreichen Vorlagen zur Optimierung des Projektmanagements. Dazu gehören Geschäftsformulare, wie z. B. ein Projektantragsformular, oder Jotform Tabellen-Projektmanagementvorlagen, die Informationen automatisch in einer Datenbank organisieren.

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Microsoft Teams für das Projektmanagement nutzen können, können Sie eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welche Software für Sie am besten geeignet ist. Die Verwendung der von Microsoft bereitgestellten Lösungen – sowie die Inanspruchnahme externer Hilfe von Jotform – kann Ihr Projektmanagement auf die nächste Stufe heben.

Foto von Mikhail Nilov