Seit dem Aufkommen des Informationszeitalters hat sich die Arbeitswelt stark verändert, und die Zusammensetzung der Belegschaft hat sich mit ihr weiterentwickelt. Im Jahr 2019 überschritt die Zahl der Wissensarbeiter weltweit die Marke von 1 Milliarde. Die wertvollsten Unternehmen von heute stellen keine greifbaren Produkte her oder bauen Ressourcen ab – sie treiben technologische Innovationen voran, die unser Leben besser machen.
Die Art und Weise, wie wir diese Art von Arbeit organisieren und messen, unterscheidet sich von den Prozessen und Erfolgsmetriken, die im Industriezeitalter vorherrschten, und erfordert eine umfassende Aktualisierung der Arbeitsorganisation.
Aus diesem Grund haben während des Booms der Softwareentwicklung in den 1990er und 2000er Jahren eine Reihe von Technologen neue Arbeitsmethoden entwickelt, um ihre Teams und Projekte besser zu organisieren. Diese Systeme werden im Allgemeinen als agil bezeichnet und umfassen Methoden wie Scrum, Lean und Kanban.
Diese Techniken zur Verwaltung von Arbeitsabläufen haben Entwicklern und Programmierern geholfen, die Software zu erstellen, die das Informationszeitalter möglich gemacht hat. Da immer mehr Arbeit wissens- und technologiebasiert wird, finden diese Methoden immer breitere Anwendung in Geschäftsabläufen, Finanzen, Vertrieb und Marketing – so ziemlich jede Art von Arbeit, die wiederkehrende und sich wiederholende Prozesse beinhaltet.
Zwei der beliebtesten Workflow-Methoden sind Kanban und Lean. Jede hat ihre eigenen Stärken und Schwächen und eignet sich am besten für bestimmte Situationen. Wenn es um Lean oder Kanban geht, welche Methode sollten Sie dann einsetzen?
Ein Überblick über Kanban
Kanban ist ein japanisches Wort, das „Tafel“ bedeutet – ein Name, der sich auf die Visualisierung bezieht, die es von anderen Methoden unterscheidet. In den 1950er Jahren war Toyota noch nicht ganz das Kraftpaket, das es heute ist. Um mit US-Automobilherstellern wie Ford konkurrieren zu können, entwickelte ein Toyota-Ingenieur namens Taiichi Ohno einen Fertigungsprozess, der Verschwendung verhinderte, indem er dafür sorgte, dass Produkte nur nach Bedarf hergestellt wurden.
Die größte Herausforderung bestand darin, einen Weg zu finden, um zu signalisieren, wann es an der Zeit war, mehr von einem bestimmten Produkt zu produzieren. Ohno implantierte einen Signalisierungsmechanismus direkt in den Prozess selbst. Er brachte an jedem Produkt eine Kanban-Karte an, die es während des gesamten Herstellungsprozesses begleiten sollte. Sobald das Produkt fertig war, brachte ein Arbeiter die Karte zurück an den Anfang der Fertigungslinie, um zu signalisieren, dass es Zeit war, ein weiteres Produkt herzustellen.
Diese Methode wurde dann in den 1990er Jahren von Softwareentwicklern übernommen, die Kanban-Workflows für ihre Zwecke aktualisierten. Kanban erwies sich als unglaublich vorteilhaft für die Entwicklung neuer Produktfunktionen, die Behebung von Fehlern und die Bearbeitung anderer Arten von wiederkehrenden, anforderungsbasierten Prozessen.
In einem modernen Kanban-Workflow wird die gesamte Arbeit auf einer Kanban-Tafel angezeigt. Darauf ist ein Projekt in mehrere Spalten unterteilt, die verschiedene Stadien darstellen (normalerweise „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“).
Kanban-Karten stehen für bestimmte Aufgaben und ihre Position auf der Tafel zeigt ihren Status an. Diese Visualisierung hilft den Teammitgliedern zu verstehen, wie sie die einzelnen Elemente durch den Workflow führen müssen und wie viel sie zu tun haben. Ebenso kann ein Außenstehender einen Blick auf eine Kanban-Tafel werfen und den Status eines Projekts sehen, ohne jemanden um ein Update zu bitten.
Ein weiteres charakteristisches Merkmal des Kanban-Workflow-Systems ist die Begrenzung der in Arbeit befindlichen Aufgaben, die vorgibt, wie viele Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt in Bearbeitung sein können. Im Gegensatz zu einem Fließband, bei dem den Mitarbeitern die Arbeit aufgehalst wird, können die Mitarbeiter bei Kanban-Workflows die Arbeit entsprechend ihrer Kapazität in ihre Aufgabenliste „ziehen“. Dies verbessert die Konzentration, da die Mitarbeiter weniger zwischen verschiedenen Kontexten wechseln müssen und somit effizienter und stressfreier arbeiten können.
Wenn Sie zwischen Lean und Kanban abwägen, sollten Sie überlegen, ob die Projekte Ihres Unternehmens auf einer Kanban-Tafel gut dargestellt werden könnten.
Ein Überblick über Lean
Während Kanban wiederkehrende Prozesse verwaltet, eignet sich die Lean-Methode am besten für die Entwicklung neuer Produkte und Geschäftsvorhaben. Softwareentwickler haben Lean entwickelt, um die Zeit zwischen der Ideenfindung und der Auslieferung eines Minimum Viable Product (MVP) zu verkürzen.
In traditionellen Arbeitsabläufen hatten die Entwickler eine Idee für ein neues Programm oder eine Softwareverbesserung, entwickelten es und lieferten es aus. Wenn sie jedoch die ursprüngliche Idee nicht ausreichend weiterentwickelt hatten, konnte sich das Produkt auf dem Markt nicht durchsetzen und überlebte nicht einmal den Entwicklungsprozess. In der Zwischenzeit türmten sich die Entwicklungskosten auf, ohne dass sie durch ein Produkt wieder hereingeholt werden konnten.
Bei der Lean-Methode hingegen liegt der Schwerpunkt auf dem Experimentieren und der Bewertung, um ein minimal lebensfähiges Produkt zu schaffen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Produktentwicklungsteams den Kunden einen echten Mehrwert bieten, anstatt eine Idee umzusetzen, die es nicht wert ist, weiterverfolgt zu werden. Um zu verhindern, dass Projekte sich im Chaos verlieren, legt Lean Wert auf eine Reihe von Prinzipien, auf die sich die Entwickler konzentrieren sollten.
Eine der wichtigsten davon ist die Innovationsrechnung. Die meisten Unternehmen können ihren Erfolg anhand des Umsatzes und der Anzahl der Kunden messen. Bei Startups, die nur aus einer Idee heraus gegründet wurden, können sich die Teams dank der Innovationsrechnung auf weniger greifbare Erfolgskennzahlen konzentrieren, die ihren potenziellen Wert bestimmen können.
Ein Startup mit einem minimal lebensfähigen Produkt schneidet zum Beispiel besser ab als ein Startup, das sich noch in der Entwicklung befindet. Auch andere Kennzahlen, wie die Zykluszeit, können den Teams helfen, ihre Leistung zu beurteilen.
Manchmal entwickelt sich ein Produkt trotz sorgfältiger Forschung und kontinuierlicher Verbesserungen nicht zum Erfolg. Glücklicherweise umfasst die Lean-Entwicklungskultur auch größere Geschäftsumschwünge. Groupon hat sich nach dieser Methodik von einer gescheiterten Aktivismus-App zu einem Multi-Milliarden-Dollar-Unternehmen entwickelt.
Lean vs. Kanban: Was ist das Beste für Ihr Team?
Sowohl Kanban als auch Lean sind unter verschiedenen Umständen von Vorteil. Es geht also nicht darum, sich für Lean oder Kanban zu entscheiden, sondern darum, die verschiedenen Methoden je nach Ihren Bedürfnissen einzusetzen.
Lean eignet sich hervorragend, um neue Produkte schnell zu entwickeln und auf den Markt zu bringen. Kanban hilft Teams, Produkte zu pflegen und zu verbessern, wenn sie bereits in Produktion sind.
Ihr Team kann diese beiden Workflow-Methoden mit einem Tool wie Jotform Workflows umsetzen. Mit Workflows können Sie einen formularbasierten Workflow mit bedingter Logik entwickeln, der Formulare automatisch an die entsprechenden Teammitglieder weiterleitet. Sie können auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen über Änderungen im Produktstatus generieren.
Und das Beste daran: Jotform bietet anpassbare Formulare, die sich nahtlos in agile Workflow-Management-Plattformen wie Trello und Jira integrieren lassen. Es lässt sich auch mit Zapier integrieren, um noch mehr Funktionen zu erhalten. Jotform kann Ihnen dabei helfen, einen Workflow aufzubauen, der es Ihrer Organisation ermöglicht, ihre beste Arbeit zu leisten.
Foto von George Milton
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