CRM für Immobilien: Ein Leitfaden für Einsteiger

Der Immobilienmarkt ist, gelinde gesagt, unberechenbar. Als Immobilienmakler wissen Sie, dass Sie in der Hochphase des Marktes keine Zeit haben, in Akten nach Kundendaten zu suchen. Und wenn es nicht so gut läuft, möchten Sie mehr Zeit damit verbringen, mit Interessenten in Kontakt zu treten, anstatt nach deren Kontaktdaten zu suchen.

Für einen erfolgreichen Immobilienmakler ist es unabdingbar, alle Kunden- und Lead-Informationen an einem Ort zu haben – und genau das leistet ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) für Immobilien.

“Wenn Sie einen Makler fragen, der auf hohem und effizientem Niveau arbeitet, ist das richtige CRM das Herzstück Ihres Immobiliengeschäfts”, sagt Erin Hybart, Lead Listing Agent und Lead Investor Consultant bei Clients First Realty. “Zu den Vorteilen gehört, dass Sie einen Ort haben, an dem alle Notizen zu Ihren Kunden und Interessenten, die mit den Transaktionen verbundenen Aufgaben und die Kontaktinformationen der Kunden gespeichert werden. Ein gut genutztes CRM ermöglicht es Ihnen, Kunden-, Transaktions- oder Lead-Informationen schnell zu finden oder zu protokollieren.”

In diesem Artikel gehen wir näher auf Immobilien-CRMs ein, einschließlich der Frage, was sie sind, wie Sie sie am besten nutzen können und welche Immobilien-CRMs es wert sind, ausprobiert zu werden.

Wie man ein CRM für Immobilien einsetzt

Ein Customer Relationship Management (CRM) Tool für Immobilien ist eine Online-Softwarelösung, mit der Immobilienmakler Informationen über ihre Kunden und Interessenten erfassen, organisieren, verwalten und analysieren können.

Sie können ein CRM-Tool während des gesamten Lebenszyklus eines Kunden einsetzen, vom ersten Kontakt mit Ihnen – z.B. über ein Kontaktformular auf Ihrer Website oder eine Online-Anzeige – bis zum letzten. CRM-Systeme dienen als einzige Quelle der Wahrheit für Kundendaten. Sie enthalten alle relevanten Details über Ihre Kunden, wie Kontaktinformationen, Vorlieben, Bedürfnisse, Budgets, Herausforderungen und vieles mehr.

“Ein CRM sollte für die meisten Arbeiten in Ihrem Unternehmen verwendet werden”, sagt Hybart. “Es sollte ein Ort sein, an dem Sie Kunden- und Lead-Notizen speichern, Immobilien vermarkten, Leads suchen und nachfassen, Aufgaben für Transaktionen organisieren, E-Mail-Marketing betreiben, Geschäftsausgaben erfassen und mit Teammitgliedern oder Assistenten zusammenarbeiten.”

Hier sind einige der vielen Möglichkeiten, CRM-Software für Immobilien zu nutzen:

• Behalten Sie den Überblick über Leads und aktuelle Kunden: Sie können sich Notizen zu jedem Kundenkontakt machen, so dass Sie und Ihr Team ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse, Herausforderungen, Vorlieben und Budgets der Kunden gewinnen können.
• Verwalten Sie Ihre Vertriebspipeline: Mit einem CRM-Tool ist es einfach zu sehen, mit wie vielen potenziellen Kunden Sie sprechen und wann Sie mit einem Abschluss rechnen.
• Reaktivieren Sie frühere Kunden: Sie können ein CRM-System für das Beziehungsmanagement mit Kunden nutzen, mit denen Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, um sie um Empfehlungen zu bitten und Ihr Unternehmen in Erinnerung zu behalten, falls sie Ihre Dienste erneut benötigen.
• Automatisieren Sie lästige Aufgaben: Ein CRM kann ausgehende E-Mail-Nachfassaktionen, Kalendererinnerungen (z. B. für Hausbesichtigungen), Teamzuweisungen an bestimmte Kunden und vieles mehr automatisieren.
• Verstehen Sie das Verhalten der Kunden: Viele CRM-Systeme verfügen über Funktionen, mit denen Sie das Website-Verhalten von Leads (z. B. welche Seiten sie besucht haben) oder ihr E-Mail-Verhalten (z. B. ob sie E-Mails von Ihnen öffnen und auf Links klicken) analysieren können.

Die besten Immobilien-CRMs zum Ausprobieren

Hybart gibt einige Expertentipps für die Auswahl des richtigen Immobilien-CRM: “Immobilienmakler sollten nach einem CRM suchen, das alle Funktionen bietet, die sie jetzt brauchen, und das es ihnen ermöglicht, ihr Geschäft in Zukunft zu erweitern. Eine mobilfreundliche App ist sehr wünschenswert, weil Sie damit unterwegs Notizen machen und Informationen abrufen können.”

“Ein CRM, das es mehreren Benutzern ermöglicht, bei Transaktionsaufgaben mit Teamkollegen zusammenzuarbeiten, ist ebenfalls sehr hilfreich”, sagt sie. “Ihr CRM sollte es Ihnen ermöglichen, Ihr Geschäft mit E-Mail-Marketing zu automatisieren und Leads aus dem Immobilienmarketing zu erfassen.”

“Das Tätigen von Anrufen, das Versenden von SMS und das Verbinden Ihrer E-Mails ist ebenfalls ein Vorteil, damit Sie nicht an mehreren Stellen Notizen und Details haben. Ich kenne zu viele Agenten, die ihr CRM nicht mehr benutzen, weil es nicht benutzerfreundlich ist oder weil sie nicht den nötigen Kundensupport erhalten. Die UX und ein guter Kundendienst sind sehr wichtig.”

Hier sind drei führende Anbieter, die Sie in Betracht ziehen sollten.

1. Jotform

Jotform ist ein vielseitiger Online Formulargenerator, den Immobilienmakler als CRM-Plattform für ihr Immobiliengeschäft nutzen können.

Mit Jotform können Immobilienmakler Lead- und Kundeninformationen über Formulare erfassen, die Details in einer tabellenbasierten Datenbank verwalten und visuelle Berichte mit einem intuitiven Formulargenerator erstellen. Jotform lässt sich in viele andere Geschäftslösungen integrieren, z. B. in Kommunikationstools, Cloud-Speicherplattformen und Projektmanagement-Tools.

Jotform bietet eine kostenlose Version sowie vier verschiedene kostenpflichtige Versionen ab $34 pro Monat.

2. Salesforce

Salesforce ist ein CRM-Tool, mit dem Immobilienmakler mithilfe von KI-Analysen wichtige Erkenntnisse über ihre Leads und Kunden gewinnen können. Zu den wichtigsten Funktionen gehören das Management der Vertriebsleistung, Tools für die Teamproduktivität, Umsatzinformationen und hochgradig personalisierte Marketingkampagnen.

Salesforce bietet eine kostenlose Testversion sowie mehrere kostenpflichtige Tarife für jedes seiner CRM-Produkte an.

3. Wise Agent

Wise Agent ist ein CRM, das speziell für die Immobilienbranche entwickelt wurde. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Lead-Automatisierung, Transaktionsmanagement, Zeitmanagement-Tools, Automatisierungs-Tools, Marketing-Lösungen, Makler-Tools und eine zentrale Datenbank.

Wise Agent kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden und es gibt drei kostenpflichtige Tarife ab $32 pro Monat.

Jotform: Eine ideale CRM-Lösung für Immobilienmakler

Für Immobilienmakler, die Flexibilität und die Möglichkeit zur Anpassung ihrer Customer Relationship Management-Lösung wünschen, ist Jotform die Antwort.

Mit Jotform können Sie Ihre CRM-Formulare so anpassen, dass sie die Informationen erfassen, die Sie von Ihren Interessenten und Kunden benötigen. Sie können automatische Genehmigungs-Workflows erstellen und Berichte anpassen, um Trends und Anomalien zu erkennen.

Jotform ist äußerst intuitiv zu bedienen, so dass jeder in Ihrem Team es leicht erlernen kann – selbst wenn er keine Programmierkenntnisse hat. Und Sicherheit ist für Jotform genauso wichtig wie für Ihr Unternehmen, so dass Ihre Daten immer sicher bleiben. Außerdem ist Jotform für Mobiltelefone optimiert, so dass Sie – und Ihre Leads und Kunden – es auch unterwegs nutzen können.

Die Immobilienbranche kann stürmisch sein, aber mit Jotform als CRM-Tool können Sie die Höhen und Tiefen Ihres Geschäfts bewältigen.

Foto von Sora Shimazaki