Was ist Formularmanagement?

Nahezu jedes Unternehmen arbeitet in irgendeiner Form mit Formularen, sei es intern oder extern. Es ist eine bewährte Methode, um auf einfache Weise Informationen von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und anderen Parteien zu erfassen. Wenn Menschen Formulare sehen, wissen sie, was sie zu tun haben – sie folgen den Anweisungen und füllen die angeforderten Informationen aus.

Aber Formulare sind wie Ameisen – wenn Sie eines haben, haben Sie wahrscheinlich 100 weitere. Der Umgang mit einer Vielzahl von Formularen kann überwältigend sein, es sei denn, Sie haben eine Möglichkeit, sie zu organisieren und zu verwalten. Hier kommt die Formularverwaltung ins Spiel.

Was ist Formularmanagement?

Unter Formularmanagement versteht man das Erstellen, Verteilen, Ausfüllen, Auswerten und Automatisieren von Formularen zum Zweck der Informationserfassung und Entscheidungsfindung.

In der Vergangenheit waren Formulare physische Gegenstände, aber viele Unternehmen haben den Übergang von Papier zu elektronischen Dokumenten vollzogen. In dem Maße, in dem die Automatisierung – der Einsatz von Technologie zur automatischen Erledigung von Aufgaben, die normalerweise von Menschen erledigt werden – zugenommen hat, hat sie auch Einzug in die Formularverwaltung gehalten.

Stacey Kane, Leiterin der Geschäftsentwicklung bei EasyMerchant, erklärt, dass die wichtigsten Ziele der Formularverwaltung darin bestehen, Folgendes zu kontrollieren

• Die Erstellung neuer Formulare
• Die Speicherung vorhandener Formulare
• Das Abrufen, Ausfüllen und Auswerten von Formularen

“Beim Formularmanagement geht es nicht nur darum, Formulare von einem Ort zum anderen zu verschieben oder Fragen über eine Online-Umfrage zu stellen”, sagt Mandy Kilinskis, Marketing Manager bei Datamation Imaging Services. “Es geht darum, dass Sie die erfassten Daten effektiv an die richtigen Personen weiterleiten, damit diese fundierte Entscheidungen treffen und ihre Arbeit präzise erledigen können.”

“Informationen sind die Grundlage vieler organisatorischer Aktivitäten”, fügt Kane hinzu. “Wenn es richtig gemacht wird, kann das Formularmanagement die Effizienz steigern und die Abläufe optimieren.”

Papierformulare vs. digitale Formulare

“Heutzutage werden Papierformulare langsam durch digitale Formulare ersetzt, die einfacher zu verwalten und zu speichern sind”, sagt Kane. Sie weist darauf hin, dass Papierformulare oft ineffizient sind, weil man sie nicht so einfach ausfüllen, speichern, abrufen oder durchsuchen kann wie ihre digitalen Gegenstücke.

“Einige Unternehmen haben einfach nicht den Platz, um eine endlose Flut von Formularen zu speichern”, erklärt Kane. “Und mit dem zunehmenden Einsatz von Technologie im Geschäftsleben erwarten die Menschen, dass die meisten ihrer Interaktionen mit einer Organisation digital erfolgen, einschließlich des Ausfüllens von Formularen.”

Kilinskis führt die jüngste weltweite Pandemie als Motivation für Unternehmen an, auf digitale Formulare umzustellen. “Papierlose Büros und Telearbeit sind schon seit einiger Zeit auf dem Vormarsch, aber die Pandemie zwang viele papierbasierte Unternehmen dazu, schnell digitale Verfahren einzuführen, einschließlich der Formularverwaltung. Darunter waren so unterschiedliche Unternehmen wie Krankenhäuser, Tierkliniken und Schulen.”

Sie können fast jedes Papierformular in ein digitales Format umwandeln. Hier sind nur einige Beispiele:

• Mitarbeiteranträge
• Spesenabrechnungen
• Bestellanforderungen für Einkäufe und Materialien
• Reisegutscheine und -anträge
• Anträge auf Urlaubs- und Krankheitszeiten
• Anfragen zur technischen Unterstützung
• Wartungsanfragen

“Beginnen Sie damit, die einfachsten, alltäglichen Formulare zu konvertieren, damit sich die Leute mit dem Gedanken an die Digitalisierung anfreunden können”, rät Kilinskis. “Sie können zum Beispiel ein Formular für Ausrüstungsanfragen umwandeln, das nur ein paar Felder hat.”

Vorteile von digitalen Formularen

Kilinskis stellt fest, dass die Umstellung auf digitale Formulare eine Reihe von Vorteilen bietet.

• Größere Mobilität der Informationen: Informationen sind in digitaler Form besser übertragbar. Ein Papierformular muss physisch vor Ihnen liegen, um es auszufüllen oder zu überprüfen. Und es ist leicht zu verlieren oder zu beschädigen.
• Höhere Genauigkeit: Beim Eingeben von Informationen aus einem Papierformular in einen Computer werden oft Fehler gemacht. Wenn die Informationen bereits in einem digitalen Format vorliegen, können Sie dieses Problem vermeiden.
• Verbesserte Agilität: Wenn Sie den zusätzlichen Schritt der Dateneingabe vermeiden, können Sie die Informationen schneller in die richtigen Hände geben.
• Höhere Qualität der Antworten: Bei physischen Formularen “malen die Leute oft außerhalb der Linien” – sowohl im übertragenen als auch im wörtlichen Sinne. Mit digitalen Formularen haben Sie eine bessere Kontrolle über die Art und Menge der Daten, die die Befragten in Ihr Formular eingeben können und vermeiden das Problem der unleserlichen Handschrift. Beide Aspekte führen zu einer höheren Qualität der Antworten.
• Schnellere Änderungen des Inhalts: Papierformulare verleiten oft zu einem statischen Ansatz bei der Verwaltung von Formularen – die Fragen bleiben oft jahrelang dieselben, selbst wenn die Mitarbeiter Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifiziert haben. Wer will schon Hunderte von bereits gedruckten Formularen verschwenden und Hunderte weitere drucken? Digitale Formulare können Sie jederzeit ändern und die neue Version kann sofort online gehen.

Ein tangentialer Vorteil, der laut Kilinskis bei der Umstellung auf digitale Formulare oft übersehen wird, ist die Vertriebschance, nicht nur die Formulare selbst, sondern auch die aktuellen Geschäftsprozesse zu überprüfen.

“So wie sich Papierformulare jahrelang nicht ändern, so ändern sich auch die Prozesse, die diese Formulare unterstützen”, erklärt Kilinskis. “Wenn Sie den digitalen Weg einschlagen, haben Sie die Möglichkeit, Prozesse zu bewerten und Elemente zu identifizieren, die aktualisiert werden sollten. Gibt es unnötige Schritte, zu viele beteiligte Personen oder Engpässe? Wie können wir dieses Formular und die damit verbundenen Prozesse verbessern, um effizienter zu werden?”

Beispiele für digitale Formulare in Aktion

“Stellen Sie sich einen Gutachter für ein Pflegeheim vor, der in verschiedene Gemeinden reist, um über die Qualität der Pflege der Bewohner zu berichten”, sagt Kilinskis. Wenn der Gutachter Papierformulare verwendet, können diese beim Transport oder auf dem Weg durch die Einrichtung verloren gehen oder beschädigt werden.

Dies würde zu Datenverlusten oder vermeidbarem Doppelaufwand führen, wenn die Formulare erneut ausgefüllt werden müssen. “Mit digitalen Formularen, z.B. auf einem Mobiltelefon oder Tablet”, sagt Kilinskis, “könnte der Prüfer seine Runden drehen und sich Notizen machen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass er die erfassten Informationen verlegt oder beschädigt.”

Hier ist ein weiteres Beispiel: Denken Sie an ein Onboarding-Formular für neue Mitarbeiter und die vielen Informationen, die es enthält und die für verschiedene Abteilungen relevant sind. Die Personalabteilung benötigt Kontaktinformationen für Notfälle. Die IT-Abteilung benötigt ihre eigenen Informationen, um ein Mitarbeiterprofil in den Unternehmenssystemen einzurichten und Geräte zuzuweisen.

“Sie müssten Kopien anfertigen, sie an die einzelnen Abteilungen weitergeben und hoffen, dass sie unterwegs nicht verloren gehen oder auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen bleiben”, erklärt Kilinskis. “Mit der digitalen Formularverwaltung können Sie das Formular ganz einfach an denjenigen weitergeben, der die Informationen benötigt.”

Der Zyklus der Formulare

Bei der Verwaltung von Formularen berücksichtigen Sie sorgfältig jede Phase des Lebenszyklus eines Formulars, vom Entwurf bis zur Verarbeitung der erfassten Informationen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie bei jedem Schritt in diesem Zyklus beachten müssen.

1. Vorbereitung

Bevor Sie Ihr Formular erstellen, müssen Sie den Zweck und die Verwendung des Formulars festlegen. Kane stellt Ihnen einige Beispielfragen zur Verfügung, die Sie beantworten können:

• Um welche Art von Formular handelt es sich?
• Was wird der Empfänger dieses Formulars damit machen?
• Wie wird der Empfänger es verwenden?
• Muss der Empfänger das Formular unterschreiben oder notariell beglaubigen lassen, bevor er es einreicht?
• Sind die Informationen auf dem Formular vertraulich oder sensibel?
• An wen soll der Empfänger das ausgefüllte Dokument senden?

Kilinskis weist darauf hin, dass es auch wichtig ist, das Design des Formulars zu berücksichtigen:

• Welche Felder sollten erforderlich oder optional sein?
• Welche Abschnitte müssen aufgrund früherer Antworten sichtbar oder verborgen sein?
• Werden die Empfänger dieses Formular auf ihren Computern oder mobilen Geräten ausfüllen?
• Müssen die Empfänger Anhänge hochladen?

2. Erstellung

Sobald Sie die Vorbereitungen getroffen haben, müssen Sie das Formular mit der Plattform Ihrer Wahl erstellen. Sie könnten zwar den einfachen Weg gehen und z.B. Microsoft Word verwenden, aber das würde Ihre Möglichkeiten einschränken. Wie würden Sie die Antworten von Formularen effizient verfolgen, speichern und auswerten?

Am besten verwenden Sie eine Lösung, die auf die Verwaltung von Formularen zugeschnitten ist. Jotform zum Beispiel ist ein leistungsstarker Formulargenerator, mit dem Sie nicht nur Formulare speichern und Antworten verfolgen können, sondern der Ihnen auch hilft, die erfassten Informationen mit informativen Tabellen, Diagrammen und Benutzeroberflächen auszuwerten.

3. Fertigstellung

Als nächstes müssen Sie Ihr Formular verteilen und Informationen erfassen. “Hier erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen von den ausgewählten Empfängern. Sie sollten eine Lösung verwenden, die die Antworten an einem zentralen Ort sammelt, damit Ihr Team die Antworten leicht überprüfen kann”, sagt Kilinskis.

Ihre Lösung sollte auch über eine Funktion verfügen, die automatische Erinnerungen an Empfänger sendet, die Ihr Formular nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausgefüllt haben. Kilinskis sagt: “Manchmal brauchen die Leute einen sanften Anstoß, um ein Formular auszufüllen – und warum sollten Sie selbst Zeit damit verbringen, Erinnerungen zu verschicken, wenn ein System dies für Sie tun kann?”

In Jotform können Sie die Antworten verfolgen und die Empfänger daran erinnern, Ihre Formulare auszufüllen, egal ob es sich um Anmeldungen, Bewerbungen oder Fragebögen handelt. Jotform verfügt über Tausende von vorgefertigten Vorlagen für eine Vielzahl von organisatorischen Anforderungen.

4. Auswertung

Sobald Sie erste Antworten erhalten, können Sie mit der Auswertung Ihrer Formulare beginnen. Sie können jede Antwort einzeln auswerten, aber das kann sehr zeitaufwändig sein.

Kilinskis sagt, dass es am besten ist, die Antworten in ihrer Gesamtheit zu betrachten, um Trends bei den Antworten zu erkennen. “Ihre Formularlösung sollte über aussagekräftige Grafiken verfügen, um die Auswertung zu erleichtern”, sagt sie. “Natürlich können Sie bei Bedarf auch einzelne Antworten überprüfen.”

5. Entscheidungsfindung

Die letzte Phase des Formularzyklus besteht darin, die erfassten und ausgewerteten Informationen zu nutzen, um Aufgaben zu erledigen und Entscheidungen zu treffen. Wenn Sie beispielsweise eine Mitarbeiterbefragung erstellt und verteilt haben, haben Sie wahrscheinlich einige wichtige Erkenntnisse darüber gewonnen, wie Ihr Team über sein Arbeitsumfeld oder die jüngsten Maßnahmen des Managements denkt. Mit den Antworten in der Hand können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, wie Sie auf die Bedenken der Mitarbeiter eingehen können.

Tipps für den Formularzyklus

Kane und Kilinskis geben ein paar zusätzliche Tipps für einen effektiven Formularzyklus.

• “Erinnern Sie die Empfänger daran, beim Ausfüllen der Formulare so genau und gründlich wie möglich zu sein, insbesondere wenn das Formular für strategische Entscheidungen oder betriebliche Veränderungen entscheidend ist”, sagt Kane.
• “Erklären Sie den Empfängern, warum das Formular wichtig ist, damit sie einen Kontext für ihre Antworten haben”, bemerkt Kane.
• “Geben Sie gegebenenfalls eine Kontaktperson an, an die sich die Empfänger wenden können, wenn sie Fragen zum Formular haben”, erklärt Kane.
• “Nehmen Sie sich die Zeit, die Fragen in Ihren Formularen genau zu prüfen, damit Sie die richtigen Antworten erhalten”, sagt Kilinskis.
• “Scheuen Sie sich nicht, Ihr Formular zu ändern – wenn etwas nicht funktioniert, ändern Sie es. Das Schöne an digitalen Formularen ist, dass Sie schnell und einfach Änderungen vornehmen können”, erklärt Kilinskis.

Die Verwaltung von Formularen kann einfach sein, wenn Sie die richtige Lösung haben. Jotform ist ein leistungsstarker Formulargenerator und ein Tool zur Erfassung von Informationen mit Tausenden von Vorlagen für die Erfassung und Organisation von Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen und Kundeninformationen. Starten Sie noch heute mit einer Jotform-Vorlage.

Foto von Vlada Karpovich