Wie man eine digitale Checkliste erstellt 

In der Luftfahrtindustrie wurden Checklisten in den 1930er Jahren standardisiert, aber heute helfen sie Menschen in jeder Branche, den Überblick über wichtige Dinge und Aufgaben zu behalten. Früher wurden Checklisten auf Schmierpapier und als formelle Dokumente geführt, aber das sind nicht mehr die effizientesten Methoden, um sie zu verwalten. Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt sind auch die Checklisten elektronisch geworden.

Digitale Checklisten können für jede Art von Projekt nützlich sein. Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine digitale Checkliste erstellen können, wird es Sie freuen zu erfahren, dass dies ganz einfach ist – vorausgesetzt, Sie verwenden die richtigen Tools. Lesen Sie weiter, um alles zu erfahren, was Sie über digitale Checklisten wissen müssen, und wie Sie sie mit Jotform erstellen und verwalten können.

Wie digitale Checklisten helfen können

Bevor Sie lernen, wie man eine digitale Checkliste erstellt, ist es wichtig, die möglichen Anwendungsfälle für eine solche Liste zu verstehen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über einige der Möglichkeiten, wie digitale Checklisten helfen können.

Tägliches und persönliches Aufgabenmanagement

Digitale Checklisten ermöglichen es, Aufgabenlisten zu erstellen, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen. Sie erinnern Sie daran, tägliche Aufgaben und Routinen zu erledigen, Besorgungen zu machen und persönliche Ziele zu erreichen. Wenn Sie eine tägliche Aufgabe aus irgendeinem Grund nicht erledigen, können Sie sie einfach auf die Aufgaben des nächsten Tages übertragen oder die Checkliste mit zusätzlichen Punkten aktualisieren, wenn ein Projekt unvorhergesehene Schritte erfordert.

Projektmanagement

Digitale Checklisten können Teams dabei helfen, große Projekte in kleinere Aufgaben zu unterteilen, sich zu organisieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fristen festzulegen, die Fertigstellung von Projektleistungen zu überwachen und sogar die Teammitglieder über den Projektstatus auf dem Laufenden zu halten.

Audits und Inspektionen

Digitale Checklisten sind in Branchen wie der Fertigungsindustrie, dem Baugewerbe und dem Gesundheitswesen nahezu unverzichtbar, um die Qualitätskontrolle zu gewährleisten. Bei Inspektionen und Audits helfen digitale Checklisten dabei, standardisierte Verfahren zu skizzieren, Beobachtungen aufzuzeichnen, Compliance-Verstöße zu dokumentieren, potenzielle Gefahren zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu verfolgen.

Wartung

Da die Wartung häufig Routinekontrollen, planmäßige Inspektionen und Präventivmaßnahmen umfasst, können digitale Checklisten bei der Aufzeichnung des Anlagenzustands, der Verfolgung von Inspektionsplänen und der Dokumentation von Reparaturen oder durchgeführten Wartungsmaßnahmen helfen.

Planung von Events

Digitale Checklisten können auch helfen, Ordnung zu schaffen und das Chaos bei der Eventplanung zu koordinieren. Eventplaner können Checklisten verwenden, um die Details großer Projekte wie die Auswahl des Veranstaltungsortes, das Lieferantenmanagement, die Budgetierung, das Marketing und die Logistik zu verwalten und diese großen Projekte in überschaubare Teilaufgaben aufzuteilen, die nach und nach abgehakt werden können.

Wie man eine digitale Checkliste erstellt

Digitale Checklisten sind für eine Vielzahl von Projekten und Aufgaben nützlich, aber sie erfordern eine Softwareplattform, die das Hinzufügen, Bearbeiten und Verwalten abhakbarer Elemente erleichtert. Jotform zum Beispiel ist ein robuster Online-Formulargenerator, mit dem Benutzer Formulare aus einer Bibliothek mit mehr als 10 000 Vorlagen erstellen und anpassen können – einschließlich digitaler Checklisten. 

Mit den Funktionen von Jotform’s digitalen Checklistengenerator können Benutzer Checklisten für jede Art von Projekt, an dem sie arbeiten, erstellen und verwalten. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit Jotform eine digitale Checkliste erstellen können: 

1. Gehen Sie zur Jotform Checklistengenerator Seite. 

2. Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein neues Konto.
3. Klicken Sie auf den Button Zu meinen Formularen gehen
4. Wählen Sie Vorlage verwenden

5. Im nächsten Fenster suchen Sie nach “Checklist”
6. Wählen Sie die Vorlage aus unseren mehr als 400 Checklisten-Vorlagen, die Ihre Bedürfnisse am besten abdeckt.

7. Sobald die Formularvorlage lädt, sehen Sie sich jedes Feld an und identifizieren Sie, was Sie für Ihre Zwecke anpassen müssen.

8. Um den Namen Ihrer Checkliste anzupassen, klicken Sie die Textbox und bearbeiten Sie es dementsprechend.
9. Um existierende Felder im Formular anzupassen, klicken Sie jede Box und dann den Button Eigenschaften rechts, um das passende Untermenü zu öffnen.

10. Passen Sie Attribute, wie Beschriftungsausrichtung, maximale Zeichenlimits und mehr an Ihre Vorlieben an.

11. Um Felder zu IHrem Formular hinzuzufügen, klicken Sie den Button Element hinzufügen links am Bildschirm.

Wenn Sie eine Checklisten-App für leichteren Zugriff erstellen möchten, bietet Jotform auch hierfür einige Vorlagen.

Sie können Jotform nutzen, um Ihre eigene Mobilapp ohne Coding zu entwickeln. So gehts:

1. Gehen Sie zum Jotform Checklistengenerator
2. Scrollen Sie zum nächsten Abschnitt und wählen Sie die Checklisten-Vorlage, die am ehesten Ihren Bedürfnissen entspricht. In diesem Abschnitt sehen Sie 3 Vorlagen, doch wir haben noch viele andere, aus denen Sie wählen können.  

3. Gleich wie mit dem Checklistengenerator für Onlineformulare, können Sie sich die App ansehen, sobald Ihre Vorlage lädt. Passen Sie Elemente an oder fügen Sie sie hinzu, wie Sie es brauchen.
4. Finden Sie das Formularelement in Ihrer Vorlage. In diesem Fall steht hier Fill out the checklist.

5. Sie können das Formular bearbeiten oder austauschen. Um es zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol Formular bearbeiten. Führen Sie Änderungen durch und kehren Sie zum Appgenerator zurück.

6. Um das Formular in der App auszutauschen, öffnen Sie das Menü Eigenschaften, welches sich rechts vom Formularelement befindet.

7. Im Menü Eigenschaften klicken Sie auf Formular ändern. Wählen Sie das passende Checklistenformular für Ihre App.

8. Ihre Checklisten-App ist jetzt fertig und bereit zur Nutzung.

Wie man eine digitale Checkliste auf einfache Weise erstellt

Jotform ist eine tolle Lösung, um jede Art von Formular zu erstellen. Das Interface ohne Programmieren, robuste Anpassungsoptionen und Drag & Drop Funktionalität ermöglichen es Nutzern, Checklisten einfach zu erstellen und für ihre Bedürfnisse zu gestalten. Und das Beste? Die Formulare, die Sie erstellen, sind auf jedem Gerät von überall, wo Sie einen Internetzugang haben, erhältlich.

Sie können auch eine digitale Checklisten-App mit Jotform erstellen und jeder kann auf der Cloud ganz einfach über Computer, Tablets oder Smartphones darauf zugreifen. Mit der richtigen Checklisten-App kann Ihr Team alles im Blick behalten, damit Ihre Projekte organisierter, überschaubarer und effizienter werden. 

Foto von Karolina Grabowska