Warum ist Projektplanung wichtig?

Wenn ein Unternehmen beschließt, ein Projekt in Angriff zu nehmen, ist eines der ersten Dinge, die Teamleiter tun müssen, einen Projektplan zu erstellen. Klingt einfach, oder?

Tatsächlich kann die Entwicklung eines soliden Projektplans schnell und einfach sein, aber auch ein komplexer und langwieriger Prozess. Das hängt wirklich von der Art des Projekts ab. In jedem Fall kann man die Bedeutung der Projektplanung nicht hoch genug einschätzen.

Die Projektplanung ist nicht nur eine weitere Phase des Projektmanagements. Sie ist eine der wichtigsten Phasen des gesamten Prozesses. Lassen Sie uns genau verstehen, warum die Projektplanung so wichtig ist – nicht nur für das Projekt, sondern auch für das gesamte Unternehmen und seine Mitarbeiter.

1. Es steigert die Projektleistung und die Erfolgsquote

Leider liegt die Quote der gescheiterten Projekte bei den meisten Unternehmen bei 70 Prozent. Das Erreichen der Ziele eines Projekts ist oft nicht so einfach, wie es scheint.

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Projekte scheitern. So geben 38 Prozent der Unternehmen an, dass der Hauptgrund für das Scheitern darin liegt, dass die Teammitglieder über ihre individuellen Rollen und Verantwortlichkeiten im Unklaren sind. Siebenunddreißig Prozent der Projekte scheitern, weil die Projektleiter die Projektziele und Meilensteine nicht klar definieren. Wenn die Teamleiter die Anforderungen nicht effektiv verwalten, verfehlen 47 Prozent der Projekte ihre Ziele.

Die Projektplanung umfasst eine umfassende Zuordnung und Organisation von Projektzielen, Aufgaben, Zeitplänen und Ressourcen, bevor jemand die Rollen für das Projekt zuweist und das Team mit der Ausführung des Plans beginnt. Mit einer guten Projektplanung können Sie fast alle Probleme vermeiden, die zum Scheitern von Projekten führen.

2. Es spart Geld

Gescheiterte Projekte sind teuer. Selbst wenn ein Unternehmen ein Projekt erfolgreich abschließt, kann es eine Menge unnötiges, zusätzliches Budget verbrauchen.

Bei einem schlecht geplanten Projekt kann es leicht zu Verzögerungen, unerwarteten Pannen und einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs kommen. Von einer Ausweitung des Projektumfangs spricht man, wenn ein Projekt aufgrund unvorhergesehener Umstände oder Änderungen allmählich an Umfang (und Kosten) zunimmt.

Die Projektplanung sorgt für Struktur und Weitsicht in der Ausführungsphase und hilft dabei, verschwenderische Aktivitäten und Muster zu vermeiden. Aus diesem Grund verschwenden Unternehmen, die sich an solide Projektmanagementpraktiken halten, viel weniger Geld als Unternehmen, die dies nicht tun – und zwar beeindruckende 28 Mal weniger.

3. Es verbessert die Kommunikation im Team 

Eine gute Kommunikation ist für eine reibungslose Projektdurchführung unerlässlich, und das gilt für Projekte jeder Größe und Art. Selbst zwei Mitarbeiter müssen gut miteinander kommunizieren, um sicherzustellen, dass sie die Projektaufgaben pünktlich erledigen.

Wenn an einem Projekt mehrere Mitarbeiter oder Teams, ausgelagerte Lieferanten und vielleicht sogar Mitarbeiter an anderen Standorten oder in anderen Zeitzonen beteiligt sind, ist die Planung, wie Projektleiter und Teammitglieder die Kommunikation handhaben, von entscheidender Bedeutung.

Ein Projektplan berücksichtigt die Kommunikationsbedürfnisse des Teams und zeigt die effektivsten Kanäle auf, um die Verbindung zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten – z. B. E-Mail, Chat, virtuelle Meetings, gemeinsame Dokumente und mehr.

4. Sie gewährleistet die optimale Nutzung der Ressourcen

Eine der wichtigsten Komponenten der Projektplanung ist die Ressourcenplanung. Jedes Projekt basiert auf dem Einsatz von Ressourcen, einschließlich Personal, Ausrüstung, Budget, Bürofläche und Zeit. Ohne eine ordnungsgemäße Planung ist es fast unmöglich, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die Ressourcen auf die kosteneffizienteste und angemessenste Weise zuweist und einsetzt.

Verschiedene Projektaufgaben konkurrieren oft um begrenzte Ressourcen, so dass die Projektplaner im Voraus entscheiden müssen, wie sie diese Ressourcen am besten einsetzen. Dazu gehört eine Kosten-Nutzen-Analyse für jede Projektaufgabe, so dass die Planer die Ressourcen nicht einfach wahllos zuweisen, sondern dies mit Bedacht tun, auf der Grundlage intelligenter Prognosen und unter Berücksichtigung der Projektziele und Leistungskennzahlen (Key-Performance-Indicators/KPIs).

5. Es macht es einfach, die Projektziele und -ergebnisse zu verfolgen

Ein weiterer wichtiger Teil des Projektplanungsprozesses ist die Definition der Projektziele. Klar definierte und spezifische Projektziele lassen sich von den Teamleitern leichter in quantitative Erfolgsmessungen umsetzen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen plant die Einführung eines neuen Produkts. Eines der Projektziele ist es, in den ersten zwei Monaten 1.000 Verkäufe zu erzielen. Die Teamleiter überwachen dieses spezifische, messbare Ziel im Laufe des Projekts und können die Projektdurchführung entsprechend den Ergebnissen der Verfolgung anpassen. Wenn also die Verkäufe am Ende des ersten Monats schwach sind, kann das Team die Ressourcen umverteilen, um die Marketingaktivitäten im nächsten Monat zu verstärken.

Wenn die Projektplanung eine detaillierte Zuordnung von KPIs beinhaltet, ist es viel einfacher, die tatsächliche Leistung des Projekts im Laufe der Zeit zu messen – und zu entscheiden, wie die Ausführung angepasst werden kann, um diese Ziele zu erreichen.

6. Es hilft, alle Mitarbeiter auf einer Linie zu halten

Teamarbeit ist ein entscheidender Faktor bei jeder Gruppenaktivität – insbesondere im Projektmanagement.

Gute Teamarbeit ist nur dann möglich, wenn alle Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen, wissen, wie sich ihr Teil in das Ganze einfügt, welche Auswirkungen ihre Handlungen auf die Produktivität der anderen Teammitglieder haben und welche Erwartungen die Projektleiter an sie als Einzelpersonen und als Team stellen.

Ein solider Projektplan bietet einen offiziellen Bezugspunkt für alle Mitarbeiter. Auf diese Weise ist jeder auf dem Laufenden, was Aufgaben, Zeitpläne, Erwartungen und Arbeitsabläufe angeht. Wenn Sie für die Erstellung eines Projektplans eine Projektmanagement-Software verwenden, ist es für alle Mitarbeiter noch einfacher, jederzeit auf den gesamten Plan zuzugreifen und ihn einzusehen – und sogar ihre Meinungen und ihr Fachwissen in die Planungsphase einzubringen.

7. Es verbessert die Mitarbeiterbindung

Die Projektplanung kommt nicht nur der Leistung und dem Ergebnis des Projekts zugute, sondern spielt auch eine Rolle bei der Mitarbeiterbindung. Es ist achtmal wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter bei ihrem Arbeitgeber bleiben, wenn sie glauben, dass ihre Manager sie bei der Verwaltung ihrer Arbeitsbelastung unterstützen. Das hilft ihnen, sich mit ihrer Arbeit verbunden zu fühlen und wenn sie sich verbunden fühlen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihren Arbeitsplatz verlassen, 87 Prozent geringer.

Die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Projektplanung ermutigt sie, ihre Sichtweise und ihre Fähigkeiten einzubringen, anstatt ihnen einfach zu sagen, was sie zu tun haben. Dies gewährleistet eine effektivere Ausführung und gibt den Teammitgliedern das Gefühl, ein geschätzter Teil des Unternehmens zu sein.

Die Bedeutung der Projektplanung geht weit über das Projekt selbst hinaus. Sie hat einen direkten Einfluss darauf, wie die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz empfinden – und ob sie gehen oder bleiben.

Planung steigert die Leistung

Projekte sind nicht losgelöst von den täglichen Abläufen in Ihrem Unternehmen. Sie haben einen großen Einfluss auf das Unternehmen als Ganzes. Wenn es richtig gemacht wird, spart Projektmanagement Ressourcen, senkt die Kosten, verbessert die Unternehmenskultur und die Moral der Mitarbeiter. Und gutes Projektmanagement beginnt immer mit der Projektplanung. Wenn Ihre Projektplanungsphase zielgerichtet und präzise ist, werden Sie die Früchte des Projekterfolgs ernten.